В этом уроке показана операция закупки ТМЦ через подотчетное лицо с использование документа поступление товаров и услуг.

Перейдем в журнал документов закупки:

Закупка через подотчетное лицо

Создадим новый документ с типом операции Закупка через подотчетное лицо :

На первой закладке заполним основные сведения: выберем подотчетника, организацию и склад:

На второй закладке заполним сведения о закупаемых товарах:

На закладке Доставка указывается вариант доставки товаров (подробно рассмотрим в отдельном уроке):

На последней закладке указываются:

менеджер , ответственный за документ,
подразделение , на которое поступают покупные товары,
руководитель (для вывода в печатных формах), отдельно можно заполнить реквизиты печати авансового отчета,
вариант оплаты,
хозяйственная операция заполнилась автоматически при создании документа,
статья ДДС - цель выдачи аванса в подотчет,
закупка под деятельность - т.к. мы включили обособленный учет товаров по разным ставкам НДС у нас ведется раздельный учет товаров для целей НДС
номер и дата входящего документа - т.е. документа, предоставленного подотчетным лицом.

Если собираемся печатать авансовый отчет из документа, можем заполнить необходимые реквизиты:

Полный список доступных печатных форм такой:

Авансовый отчет выглядит вполне стандартно:

Теперь осталось провести и закрыть документ.

Убедимся, что товары действительно поступили на склад (для этого сформируем ведомость по товарам на складах):

Состояние расчетов с подотчетником аналогично посмотреть не сможем к сожалению - подобного отчета в системе нет. Однако сможем проследить это по журналу:

На первой закладке журнала видим созданный нами документ, переходим на вторую закладку:

Возврат перерасхода денежных средств

Видим, что по подотчетному лицу имеет место перерасход, необходимо его вернуть. Выделим строку таблицу и нажимаем Оформить :

Варианта в данном случае два: выдать из кассы или перечислить на счет. Выбираем первый:

Автоматически создался документ РКО, осталось только провести:

После проведения РКО таблица на второй закладке очищается:

Это говорит о том, что расчеты с подотчетниками в программе закрыты "в ноль".

Организация на ОСНО, есть частая необходимость закупа некоторых расходных материалов для оборудования (термостаты, батарейки, болты, саморезы и пр.) - для этого ответственный сотрудник получает деньги подотчет, уточните пожалуйста какие документы на приобретенные ТМЦ должны быть в наличии (и как они должны быть правильно оформлены) в авансовом отчете чтобы отразить эти затраты в учете.

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Все документы должны быть оформлены в соответствии с нормами законодательства.

Проводки и порядок отражения в налоговом учете приведены в тексте подробного ответа.

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Отчет по подотчетным суммам*

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно . Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Документальное подтверждение покупок

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Да, можно.*

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , ).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , ).

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД

Да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.*

Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:
– наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
– наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
– наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
– сумму оплаты;
– должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2 , от 11 ноября 2009 г. № 03-01-15/10-499 , от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470 .

Купив имущество у человека, составьте документ, форму которого разработайте самостоятельно. Ведь в отличие от покупки у организации или предпринимателя для ситуации, когда вещь приобретают у человека, никаких унифицированных форм нет. Таким документом может быть, например, акт закупки у физического лица .

Утверждение авансового отчета*

Документальное подтверждение*

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Приобретение имущества*

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Пример приобретения товаров через подотчетное лицо

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50

Дебет 10 Кредит 71
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

Входной НДС*

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

поставить к вычету;
включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);

Такой вывод следует из статей , Налогового кодекса РФ.

Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:

– предъявлен к вычету НДС (на основании счета-фактуры поставщика).

Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств – в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов – в пунктах и ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) – в пункте 6 ПБУ 5/01.

При списании НДС за счет собственных средств (если входной НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) сделайте такую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС за счет собственных средств организации.

Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль*

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения*

3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку для организации канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.).

6 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер «Альфы» списал входной НДС за счет собственных средств организации.

В бухучете эти операции он отразил такими проводками.

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

Дебет 10 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

Дебет 91-2 Кредит 19

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил в прочие производственные расходы 1695 руб.

Допустим, сотруднику поручено только оплатить расходы организации (без получения имущества). Например, внести предоплату или погасить задолженность. Учет такой операции зависит от того, каким методом организация ведет налоговый учет.

При методе начисления учет расходов не зависит от момента их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому в такой ситуации утвержденный авансовый отчет ни на что не повлияет. Израсходованные сотрудником суммы отразите как авансы выданные.

НДС*

В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

принять к вычету;
включить в стоимость расходов;
списать за счет собственных средств организации.

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:

налог предъявлен поставщиками;
товары (работы, услуги) приняты на учет ;
товары (работы, услуги) будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.

Такие требования содержит статьи 171 и пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Пример предъявления к вычету входного НДС по услугам, приобретенным подотчетным лицом

3 апреля водителю ООО «Торговая фирма "Гермес"» Ю.И. Колесову выдано 5000 руб. на ремонт служебной машины в автосервисе.

6 апреля Колесов отремонтировал автомобиль. За это он заплатил 5000 руб. В этот же день руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет сотрудника. Согласно счету-фактуре, который приложен к отчету, входной НДС по услугам автосервиса составил 763 руб. К отчету также приложен акт, который подтверждает факт их оказания. Отремонтированный автомобиль организация использует в деятельности, облагаемой НДС.

Бухгалтер «Гермеса» сделал в бухучете такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет Колесову.

Дебет 44 Кредит 71
– 4237 руб. (5000 руб. – 763 руб.) – отражена стоимость услуг по ремонту автомобиля;

Дебет 19 Кредит 71
– 763 руб. – учтен НДС по услугам, оказанным автосервисом;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 763 руб. – поставлен к вычету НДС по услугам, оказанным автосервисом.

Входной НДС надо включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) при соблюдении одного из условий, предусмотренных в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. В частности, это ситуации, когда:*

полученные ценности (работы, услуги) не будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
организация пользуется освобождением от НДС по Налогового кодекса РФ.

Пример списания НДС за счет собственных средств организации по расходам, понесенным через подотчетное лицо*

3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации.

6 апреля секретарь купила канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, выделен НДС в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Поэтому бухгалтер «Альфы» отнес «входной» налог за счет собственных средств организации.

В бухучете он сделал такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

Дебет 10 Кредит 71
– 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;

Дебет 19 Кредит 71
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 61 руб. (305 руб. х 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, если счет-фактура отсутствует

Нет, нельзя.*

По общему правилу получить вычет НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, можно только на основании счета-фактуры (

Министерства разъясняют

Совсем недавно вышло совместное письмо от 05.08.2014 Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и и Минфина России № 02-02-04/39043 о позиции указанных министерств по некоторым вопросам применения норм Закона № 44-ФЗ (далее - Совместное письмо).
Авторы Совместного письма разъяснили два случая закупок через подотчетных лиц: при направлении работников в командировку и при осуществлении заказчиком закупки через подотчетных лиц.

Направление работника в служебную командировку

Трудовым законодательством предусмотрены случаи предоставления работникам компенсаций, в том числе произведенных работником расходов на оплату товаров, работ, услуг. Указанные затраты работника возмещаются в силу положений статьи 164 ТК РФ, если они связаны с исполнением им трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.
При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя (ст. 165 ТК РФ).
Гарантии и компенсации касаются не только служебных командировок, но и исполнения государственных или общественных обязанностей (присяжные заседатели, доноры, члены избирательных комиссий и другие). Органы и организации, в интересах которых работник исполняет государственные или общественные обязанности, производят работнику выплаты в порядке и на условиях, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Что касается командировок, то, согласно положениям статьи 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Данные расходы должны быть произведены с разрешения или с ведома работодателя.
Соответствующие правила установлены пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 .
В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) органах, работникам государственных внебюджетных фондов, государственных (муниципальных) учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, правовыми актами органов местного самоуправления (части 2 и 3 ст. 168 ТК РФ). Так, в отношении сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти применяется постановление Правительства РФ

«Мелкие» закупки

Закупки через подотчетных лиц. О чем следует помнить

Даже если «подотчетники» приобретают товары на небольшие суммы, эти закупки нельзя совершить в обход Но оформить их гораздо проще, надо лишь знать ряд важных нюансов…

Александр БУРКОВ, ведущий аналитик Института управления закупками и продажами им. А. Б. Соловьева ГУ-ВШЭ

Закупки через подотчет

Бюджетные учреждения как заказчики имеют право выдавать своим сотрудникам деньги под отчет для производственных нужд. Их не ограничивает Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе). Однако надо учесть следующее.

От имени юридического лица могут выступать не только его органы в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (ст. 53 Гражданского кодекса РФ), но и его представители. Это лица, действующие на основании выданной им доверенности или полномочия которых следуют из обстановки (п. 1 ст. 182 , п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Действия представителя (подотчетного лица) непосредственно создают, изменяют и прекращают гражданские права и обязанности представляемого учреждения (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ).

Поскольку подотчетное лицо, закупая товары (работы, услуги) по поручению учреждения, действует от его имени и в его интересах, то оно выступает в качестве уполномоченного представителя учреждения. Поэтому приобретение им за наличные деньги товаров (работ, услуг) от имени заказчика квалифицируют как закупку, которая должна совершаться в соответствии с правилами Закона о контрактной системе .

Исходя из сказанного, можно сделать вывод, что если на суммы, выданные подотчетным лицам, закупают товары (работы, услуги) для обеспечения государственных (муниципальных) нужд или нужд учреждений, то такие отношения регулируются положениями Закона о контрактной системе и указанные средства должны быть учтены в плане-графике размещения заказов в 2015 году (письмо Минэкономразвития России от 28 марта 2014 г. № Д28и-385).

«Мелкие» закупки

Рассмотрим подробнее, чего при закупке малого объема делать не надо.

Не требуется составлять отчет с обоснованием невозможности или нецелесообразности использования иных способов закупки, начальной цены и иных существенных условий контракта. Случаи оформления этого отчета регламентированы частью 3 статьи 93 Закона о контрактной системе.

Не нужно размещать на сайте извещение о закупке. Но при некоторых закупках у единственного поставщика его все же надо опубликовать – не позднее чем за пять дней до даты заключения контракта (ч. 2 ст. 93 Закона о контрактной системе).

Кроме того, нет необходимости устанавливать обеспечение исполнения контракта. Ведь заказчик обязан это делать только в ситуациях, предусмотренных частью 1 статьи 96 Закона о контрактной системе.

На заметку

Контракт может быть заключен в любой форме, предусмотренной Гражданским кодексом РФ, в том числе и в устной.

Сведения о такой закупке не включают в реестр контрактов (ст. 103 Закона о контрактной системе). Отчет об исполнении контракта (ч. 9 ст. 94 Закона о контрактной системе) по форме, определенной постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1093 , тоже не составляют.

При закупке небольшого объема заказчик может отступать от требований статьи 34 Закона о контрактной системе.

Требования к закупке

Информацию о закупках, которые планируется совершать в соответствии с пунктами , части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе, указывают в плане-графике одной строкой по каждому коду бюджетной классификации в размере совокупного годового объема денежных средств по закупкам товаров, работ, услуг, не превышающих 100 тыс. руб. и не превышающих 400 тыс. руб. При этом расчет допустимого объема «мелких» закупок на период до конца 2015 года производится без учета плана-графика.

Предельный размер расчетов наличными для учреждений – 100 тыс. руб.

Заказчик должен корректно определить свой общий совокупный годовой объем закупок, то есть утвержденный на соответствующий финансовый год общий объем финансового обеспечения для осуществления закупок, в том числе для оплаты контрактов, заключенных до начала указанного финансового года и подлежащих оплате в указанном финансовом году.

До 2016 года такой расчет делают исходя из бюджетной сметы или плана финансово-хозяйственной деятельности заказчика. До следующего года эти понятия не связаны с планом-графиком.

Для закупок товаров, работ, услуг на сумму, не превышающую 100 тыс. руб., заказчику надо выбрать схему расчета объема «мелких» закупок: или общее количество таких закупок не должно превышать 2 млн руб. в год, или нужно ориентироваться на 5 процентов совокупного годового объема закупок.

Первый вариант подойдет заказчику с небольшими объемами закупок, второй – заказчику с крупными объемами. При проведении закупок в соответствии с пунктами , части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе надо помнить, что сумму таких закупок не учитывают при вычислении минимального объема закупок, которые заказчик обязан проводить с ограничением для субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций.

Как внести закупку в план-график

Важно запомнить

Запрещено включать в условия банковской гарантии требование о представлении заказчиком гаранту судебных актов, подтверждающих неисполнение принципалом обязательств, о беспечиваемых этой банковской гарантией (ч. 4 ст. 45 Закона о контрактной системе).

сумму, подлежащую уплате гарантом заказчику в случаях, установленных частью 13 статьи 44 или статьей 96 Закона о контрактной системе;
обязательства принципала, надлежащее исполнение которых обеспечивает гарантия;
обязанность гаранта уплатить заказчику неустойку в размере 0,1 процента денежной суммы, подлежащей уплате, за каждый день просрочки;
условие, согласно которому исполнением обязательств по банковской гарантии является фактическое поступление денежных сумм на счет, на котором в соответствии с законодательством РФ учитывают операции со средствами, поступающими заказчику;
срок действия банковской гарантии с учетом требований статей и Закона о контрактной системе;
отлагательное условие, предусматривающее заключение договора предоставления банковской гарантии по обязательствам принципала, возникшим из контракта при его заключении, в случае предоставления банковской гарантии в качестве обеспечения исполнения контракта;
установленный Правительством РФ перечень документов, предоставляемых заказчиком банку одновременно с требованием об осуществлении уплаты денежной суммы по банковской гарантии.

Устанавливаем дополнительные требования

Дополнительные требования к банковской гарантии, порядок ведения и размещения в ЕИС реестра этих гарантий, форма требования об уплате по гарантии определены в постановлении Правительства РФ от 8 ноября 2013 г. № 1005 .

С 20 декабря 2014 года оно действует в редакции постановления Правительства РФ от 9 декабря 2014 г. № 1339 .

В новой редакции сохранена норма о том, что банковская гарантия должна быть оформлена на бумаге или в виде электронного документа.

При этом уточнено, что усиленной неквалифицированной электронной подписью такой документ может подписать лицо, имеющее право действовать от имени банка на условиях, предусмотренных гражданским законодательством РФ и статьей 45 Закона о контрактной системе.

В банковской гарантии необходимо закрепить такие положения.

1. Право заказчика представить письменное требование об уплате денежной суммы и (или) ее части по банковской гарантии при ненадлежащем выполнении или невыполнении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, а также в случаях, установленных частью 13 статьи 44 Закона о контрактной системе.

7 мин на чтение

Примерное время

Распечатайте
и возьмите с собой

Распечатать статью

Скачать статью

Проверка

Поставщик нарушил обязательства: суммы можно удержать

Правительство РФ определило ряд случаев, когда заказчики в 2015 году могут заключать государственные контракты без предоставления обеспечения (Постановление Правительства РФ от 6 марта 2015 г. № 199). Если такое условие все же установлено, то эти суммы учитывают на отдельном лицевом счете. Причем впоследствии их можно будет удержать в счет неустоек...

Ольга ФУЦАЙ, эксперт журнала «Госзакупки в учреждениях»

Обеспечение по контракту – защита от мошенников

Победителю закупки необходимо перечислить аванс, если это предусмотрено контрактом. В то же время авансирование всегда связано с риском. Ведь есть вероятность того, что контрагент, взяв предоплату, не выполнит свою часть обязательств. Поэтому законодатели предусмотрели несколько механизмов защиты от недобросовестных поставщиков. В частности, авансовый платеж не должен превышать размер обеспечения контракта (залога).

А при финансировании контракта за счет средств субсидии на капвложения в объекты строительства государственной (муниципальной) собственности или на приобретение объектов недвижимости суммы удержания отражают на лицевом счете с отметкой «без права расходования».

Операции с данными средствами будут невозможны, пока учреждение не сдаст в отделение казначейства сведения об операциях с целевыми субсидиями, предоставленными государственному (муниципальному) учреждению (ф. 0501016). При этом в графах 6 и 8 указывают удержанные суммы, а в графе 9 – планируемые расходы.

Казенные учреждения должны перечислить удержанные суммы в соответствующий бюджет.

Перечисление и возврат средств казенным учреждением

Суммы удержанного казенным учреждением обеспечения подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета, для обеспечения нужд которого заключен контракт (подп. 6 п. 1 ст. 46 Бюджетного кодекса РФ).

А обеспечение, источником финансирования которого является межбюджетный трансферт, должно быть возвращено в бюджет, из которого оно предоставлено.

При этом указывают следующие коды КБК:

000 2 18 00000 00 0000 151 «Доходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации от возврата бюджетами бюджетной системы Российской Федерации остатков субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, прошлых лет» – при отсутствии потребности в возврате;
000 2 19 00000 00 0000 000 «Возврат остатков субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, прошлых лет» – при необходимости возврата средств для их последующего направления на эти же цели (на основании решения главного распорядителя бюджетных средств).

Впоследствии удержанный аванс по решению главного распорядителя бюджетных средств могут вернуть заказчику.

Так, если удержанное обеспечение поступило в течение финансового года, в котором были оплачены обязательства, при возврате казенное учреждение может направить средства на заключение нового госконтракта.

Если суммы удержаны после завершения финансового года, в котором выплачен аванс, сумму могут вернуть только для выполнения обязательств, которые должны быть исполнены в текущем финансовом году по заключенным контрактам.

Важно запомнить

Суммы, которые остались после соответствующих удержаний, должны быть возвращены контрагенту в срок, предусмотренный контрактом.

7 мин на чтение

Примерное время

Распечатайте
и возьмите с собой

Распечатать статью

Скачать статью

Закупки по закону № 223-ФЗ

Определены правила закупок у предпринимателей

Правительство РФ установило правила закупок с участием малого бизнеса, совершаемых из средств от приносящей доход деятельности по Закону № 223-ФЗ (Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2014 г. № 1352). Многим учреждениям надо будет руководствоваться новыми нормами уже с 1 июля.

годовой объем закупок (который данные заказчики обязаны закупить у малого и среднего бизнеса) и порядок расчета такого объема;

форму годового отчета о закупке у субъектов малого и среднего предпринимательства и требования к содержанию этого отчета.

Вместе с тем действует ограничение по численности работников: микропредприятия должны иметь до 15 работников, малые предприятия – до 100 работников, а средние предприятия – до 250 работников.

На заметку

Объем выручки за предшествующий год для признания бизнеса малым (средним) ограничен такими суммами (без учета НДС): микропредприятия – 60 млн руб.; малые предприятия – 400 млн руб.; средние предприятия – 1 млрд руб. (постановление Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. № 101).

Осуществление закупок у предпринимателей

В то же время участники закупок в заявках должны будут декларировать свою принадлежность к малому бизнесу (п. 11 Положения № 1352).

Отметим, что предельная начальная (максимальная) цена договора при проведении закупки только среди субъектов малого предпринимательства будет составлять 200 млн руб. (п. и Положения № 1352).

Как определить годовой объем закупок

Часть 5 Положения № 1352 предусматривает, что годовой объем закупок у малого и среднего бизнеса устанавливается в размере не менее 18 процентов совокупного годового стоимостного объема договоров, заключенных заказчиками по результатам закупок.

Совокупный годовой стоимостной объем договоров, заключенных по результатам закупок, предназначенных исключительно для малых и средних фирм, должен составлять не менее 10 процентов совокупного объема договоров, заключенных заказчиками по результатам закупок.

Об этом сказано в пункте 5 Положения № 1352.

Правила расчета совокупного годового объема закупок изложены в частях , Положения № 1352 и учитывают многочисленные особенности применения норм Закона № 223ФЗ различными заказчиками.

Важно запомнить!

Годовой отчет составляют по форме, утвержденной постановлением № 1352 , и размещают в ЕИС не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным.

Не забудьте отчитаться по закупкам

Положение № 1352 устанавливает требования к содержанию годового отчета о закупке товаров, работ, услуг отдельными юридическими лицами у среднего и малого бизнеса.

Важно, что данную отчетность составляют все заказчики вне зависимости от годового объема выручки. Заказчик должен помнить, что нормы, связанные с подготовкой и публикацией отчета, помимо этого дополняются требованиями части 19

6 мин на чтение

Примерное время

Распечатайте
и возьмите с собой

Распечатать статью

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, и кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

- товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
- счета;
- счета-фактуры;
- торгово-закупочные акты;
- накладные на отпуск товаров;
- акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; "канцтовары" или "хозтовары", а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в том случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

При представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

- подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета);
- подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако, следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.

При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.