Материальные ценности могут быть приобретены за наличный расчет через подотчетное лицо. В таких случаях руководитель организации принимает решение о необходимости совершения операции по приобретению МПЗ, назначает ответственное лицо за операцию и оформляет решение в виде приказа или распоряжения.
Реализация учетной процедуры включает пять этапов:
· Выдача наличных денежных средств под отчет для приобретения материалов.
В бухгалтерии организации выписывается расходный кассовый ордер. Кассир принимает РКО к исполнению и на основании документа, подтверждающего личность, выдает подотчетному лицу – работнику организации наличные денежные средства.
Совершенная кассовая операция регистрируется в кассовой книге и отражается в учете проводкой в Дт 71 с Кт 50.
· Покупка МПЗ подотчетным лицом.
Подотчетное лицо производит оплату приобретаемых МПЗ в кассовый терминал торгового предприятия. Кроме того, на получение денежных средств от подотчетного лица, действующему на основании доверенности организации, выписывается приходный кассовый ордер, подотчетному лицу выдается квитанция к этому ордеру.
Подотчетное лицо получает МПЗ и сопроводительные документы: счет-фактуру, накладную, квитанцию ПКО, а также чек ККМ.
В бухгалтерском учете организации-покупателя эта операция не отражается.
· Оприходование МПЗ на склад организации-покупателя.
Подотчетное лицо передает МПЗ на склад организации. В бухгалтерии полученные материалы регистрируются в справочнике «Номенклатура».
Кладовщик проверяет количество и качество поступивших МПЗ на соответствие накладной. На фактически сданные на склад МПЗ выписывается приходный складской ордер, данные о поступивших МПЗ заносятся в карточку складского учета.
· Оформление авансового отчета о расходовании подотчетной суммы.
В бухгалтерии организации подотчетное лицо заполняет авансовый отчет об использовании подотчетной суммы. К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (чек ККМ, квитанция к ПКО торгового предприятия).
Для выполнения операций 3 и 4 в программе используется документ «Авансовый отчет».
· На остаток недоиспользованной суммы в бухгалтерии выписывается ПКО, по которому остаток наличных сдается в кассу. Эта операция отражается бухгалтерской проводкой в дебет счета 50.01 с кредита счета 71.01.
Если был перерасход, то на сумму перерасхода выписывается ВКО, по которому выплачиваются наличные и записывается проводка: Дт 71.01 и Кт 50.01 на сумму перерасхода.
Учет выдачи денежных средств под отчет на приобретение материалов.
14 февраля водителю-экспедитору транспортного отдела Крохину Д.Ю., по расходному кассовому ордеру № 2 от 14 февраля из кассы организации выданы под отчет наличные в размере 3000 руб. на приобретение МПЗ в мелкооптовом магазине ГУП «Маяк» и на предприятии ООО «Дубок».
Удостоверение личности работника Крохина Д.Ю.: паспорт гражданина России серия 38 17 № 245674, выдан ОВД «Отрадное» г.Москвы 11 сентября 2002 г.
Предварительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по кассе за 1 квартал. Из отчета видно, что наличные денежные средства в кассе есть (Рисунок 1).
Рисунок 1 – Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50
Ведомость можно оставить открытой.
Выпишите расходный кассовый ордер для Крохина Д.Ю. Обязательно укажите статью движений денежных средств (ДДС) – Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов, Вид операции – Выдача подотчетному лицу (Рисунок 2).
Отредактируйте печатную форму документа и заполните поля Основание (Для закупки МПЗ) и Приложение (По распоряжению руководителя).
Рисунок 2 – Расходный кассовый ордер
Посмотрите проводку документа (Рисунок 3).
Рисунок 3 – Движение документа
Откройте карточку счета 50.01 и убедитесь, что зарегистрирована правильная проводка (Рисунок 4).
Рисунок 4 – Карточка счета 50
Таблица 1 – Накладная ГУП "Маяк"
От продавца получен счет-фактура № 112 от 15 февраля, чек ККМ № 101208 и квитанция к приходному кассовому ордеру № 120, все документы на сумму 996 руб.
15 февраля на предприятии ООО «Дубок» Крохиным Д.Ю. за наличные приобретены следующие материальные ценности:
Таблица 2 – Накладная ООО "Дубок"
От продавца получен счет-фактура № 548 от 15 февраля, чек ККМ № 2412, квитанция к приходному кассовому ордеру № 160, все документы на сумму 1980.00 руб.
Внесите в справочник «Номенклатура» в группу «Материалы» сведения о новых МПЗ. По возможности используйте возможность создавать новые элементы справочника копированием.
Проверьте результат (Рисунок 5).
Рисунок 5 – Справочник "Номенклатура"
Поскольку цены за материалы в накладных, полученных от продавца, указаны с учетом НДС, для автоматического расчета суммы налога необходимо в справочник «Типы цен номенклатуры» добавить элемент с наименованием Покупная (с НДС) и установить для него флажок «Цены включают НДС» (Рисунок 6).
Рисунок 6 – Тип цены номенклатуры
Оформление документа «Авансовый отчет».
15 февраля приобретенные материалы в полном объеме доставлены на склад материалов, где приняты кладовщиком и оприходованы приемным складским ордером.
В этот же день Крохин Д.Ю. представил в бухгалтерию авансовый отчет № 1, приложив к нему все полученные на предприятии ГУП «Маяк» и в ООО «Дубок» документы. Отчет утвержден в сумме 2976,00 руб. Оформить документа «Авансовый отчет».
Банк и касса – Авансовый отчет (Рисунок 7-10).
Рисунок 7 – Авансовый отчет
Рисунок 8 – Настройка документа
Рисунок 9 – Цена и валюта
Рисунок 10 – Настройка документа
Заполните вкладку Товары, используя кнопку Подбор (Рисунок 11).
Рисунок 11 – Вкладка "Товары"
Проверьте общую сумму документа 2976 руб.
После завершения заполнения табличной части поступившими материалами в соответствующих графах справа необходимо указать продавца материалов (поставщика) и реквизиты счет-фактуры (Рисунок 12).
Рисунок 12 – Данные о поставщиках
При проведении документа программа автоматически сформирует проводки и создаст два документа «счет-фактура полученный»: один – поставщика ГУП «Маяк», второй – поставщика ООО «Дубок» (Рисунок 13 и Рисунок 14).
Рисунок 13 – Счета-фактуры поставщиков
Рисунок 14 – Счета-фактуры
Зайдите в каждую счет-фактуру и проверьте указание вычета НДС (Рисунок 15).
Рисунок 15 – Счет- фактура ООО "Дубок"
И наличие проводок (Рисунок 16 и Рисунок 17).
Рисунок 16 – Движение документа
Рисунок 17 – Движение документа
Для анализа результатов сформируйте отчет «Анализ счета 71.01» за 15 февраля для работника Крохина Д.Ю (Рисунок 18).
Рисунок 18 – Анализ счета 71
Проверьте записи в книге покупок (Рисунок 19).
Рисунок 19 – Книга покупок
Возврат в кассу неиспользованной суммы.
Выпишите приходный кассовый ордер от 16 февраля на неиспользованную Крохиным Д.Ю. сумму 24 руб. Вид операции – Возврат от подотчетного лица (Рисунок 20).
Рисунок 20 – Приходный кассовый ордер
Проведите документ, обновить отчет. Убедитесь, что Крохин Д.Ю. ничего не должен организации (Рисунок 21).
Рисунок 21 – Анализ счета 71
Сформируйте другой отчет – Анализ счета 71 по датам за февраль с детализацией по субконто Крохин Д.Ю (рисунок 22).
Рисунок 22 – Анализ счета 71 с детализацией
Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.
К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.
Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.
В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.
На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, и кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:
- - товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
- - счета;
- - счета-фактуры;
- - торгово-закупочные акты;
- - накладные на отпуск товаров;
- - акты выполненных работ, оказанных услуг,
с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.
Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.
Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.
Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.
Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; "канцтовары" или "хозтовары", а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в том случае, когда видна их производственная направленность.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.
В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.
Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.
При представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.
В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:
Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;
Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;
Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;
Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,
где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.
В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:
Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;
Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;
Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,
где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:
- - подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета);
- - подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).
При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- 1) наименование документа;
- 2) дата составления документа;
- 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
- 4) содержание факта хозяйственной жизни;
- 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- 7) подписи лиц, предусмотренных настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.
В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.
Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако, следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).
При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.
При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.
Министерства разъясняют
Совсем недавно вышло совместное письмо от 05.08.2014 Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и и Минфина России № 02-02-04/39043 о позиции указанных министерств по некоторым вопросам применения норм Закона № 44-ФЗ (далее - Совместное письмо).
Авторы Совместного письма разъяснили два случая закупок через подотчетных лиц: при направлении работников в командировку и при осуществлении заказчиком закупки через подотчетных лиц.
Направление работника в служебную командировку
Трудовым законодательством предусмотрены случаи предоставления работникам компенсаций, в том числе произведенных работником расходов на оплату товаров, работ, услуг. Указанные затраты работника возмещаются в силу положений статьи 164 ТК РФ, если они связаны с исполнением им трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.
При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя (ст. 165 ТК РФ).
Гарантии и компенсации касаются не только служебных командировок, но и исполнения государственных или общественных обязанностей (присяжные заседатели, доноры, члены избирательных комиссий и другие). Органы и организации, в интересах которых работник исполняет государственные или общественные обязанности, производят работнику выплаты в порядке и на условиях, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Что касается командировок, то, согласно положениям статьи 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Данные расходы должны быть произведены с разрешения или с ведома работодателя.
Соответствующие правила установлены пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 .
В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) органах, работникам государственных внебюджетных фондов, государственных (муниципальных) учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, правовыми актами органов местного самоуправления (части 2 и 3 ст. 168 ТК РФ). Так, в отношении сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти применяется постановление Правительства РФ
Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.
Ситуация: можно ли выдавать доверенность М-2 гражданину, который не является сотрудником организации?
Ответ: да, можно.
Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а предусматривают, что доверенность по форме № М-2 можно выдавать только сотрудникам организации. Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 13 августа 1996 г. № 1792/96 сказано: с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица оформляют с учетом требований стать 185 Гражданского кодекса РФ. Данная норма допускает право выдавать доверенность любому лицу, а не только сотруднику (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
К тому же нет запрета выдавать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору. А доверенность на получение ТМЦ нужна как раз подотчетнику.
Таким образом, действующее законодательство разрешает выдавать доверенность на получение ТМЦ людям, которые не являются сотрудниками организации.
Аналогичные выводы следуют из решения Верховного суда РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617.
Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты
Это предусмотрено частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.
Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации?
Ответ: нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.
Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.
Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Получение наличных
Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.,
Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Отчет по подотчетным суммам
В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.
Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.
Ситуация: можно ли составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца? В течение месяца наличные выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го и 15-го числа).
Ответ: нет, нельзя.
Выдать наличные деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс. При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется. Это следует из пункта 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций.
Однако ответственность за этот проступок наступает в строго ограниченных случаях. Они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение не предусмотрен. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Ситуация: должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму?
Ответ: нет, не должен.
Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов не возникает.
На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
Проверка авансового отчета
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте - оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)?
Ответ: да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, - такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227-05).
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.
Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)?
Ответ: да, можно.
Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).
Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека)? Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД.
Ответ: да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.
Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:
Наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
Наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
Наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
Сумму оплаты;
Должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.
Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2, от 11 ноября 2009 г. № 03-01-15/10-499, от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470.
Утверждение авансового отчета
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).
Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации
30 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.
1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы - 420 руб. (2000 руб. - 1580 руб.).
Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.
В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.
Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Бухучет
Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.
Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества) , например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:
Дебет 60 Кредит 71
- внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.
Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо
3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты по корпоративному тарифу за услуги сотовой связи.
5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил отчет.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.
Дебет 71 Кредит 50
- 4000 руб. - выданы деньги под отчет Кондратьеву.
Дебет 60 Кредит 71
- 4000 руб. - внесена предоплата за услуги сотовой связи через подотчетное лицо.
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:
Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
- оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.
Пример приобретения товаров через подотчетное лицо
3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.
5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.
Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.
Дебет 71 Кредит 50
- 2000 руб. - выданы деньги под отчет Ивановой.
Дебет 10 Кредит 71
- 2000 руб. - получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.
Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
- оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.
Если подотчетное лицо оплачивало работы (услуги) непроизводственного характера , то оформите это такой записью:
Дебет 91-2 Кредит 71
- отражены расходы непроизводственного характера.
Входной НДС
Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:
Дебет 19 Кредит 71
- учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.
В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:
- поставить к вычету;
- включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);
- списать за счет собственных средств организации.
Такой вывод следует из статей 170, 171, 172 Налогового кодекса РФ.
Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- предъявлен к вычету НДС (на основании счета-фактуры поставщика).
Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств - в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов - в пунктах 7 и 8 ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) - в пункте 6 ПБУ 5/01.
При списании НДС за счет собственных средств (если входной НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) сделайте такую проводку:
Дебет 91-2 Кредит 19
- списан НДС за счет собственных средств организации.
Мы производим закупки согласно 44-ФЗ. Нужно отправить в командировку сотрудника. Задали вопрос в наш Комитет госзаказа о необходимости отражения расходов на оплату проезда и проживания в план-графике (т.к. с этим трудности - ЖД вокзал не предоставляет коммерческих предложений о стоимости проезда, невозможно в городе командирования собрать коммерческие предложения от гостиниц). Комитетом было предложено следующее: сотрудник едет в командировку за свои средства, по возвращении пишет заявление "прошу возместить расходы за проезд и проживание", тогда это за рамками 44-ФЗ. Но в данном случае ведь будет нарушение трудового законодательства - отправить сотрудника в служебную командировку, не выплатив командировочные расходы перед ее началом? Какая разница, когда выплачивать командировочные до начала командировки или после ее, чтоб оплата проезда и проживания была за рамками 44-ФЗ? Как правильно отразить расходы и нужно ли вносить изменения в план-график до начала командировки, если они все же подпадают под 44-ФЗ? В план-график изменения вносятся за 10 дней, а если командировка срочная и нет на это времени, либо узнали об учебе в другом городе за несколько дней до начала, как быть в этом случае?
Ответ
По общему правилу закупки, связанные с командировками сотрудников, учреждение должно производить у единственного поставщика, путем заключения контрактов на основании п. 26 части 1 статьи 93 Закона 44-ФЗ от 05.04.2013г. (то есть без выдачи наличных денег под отчет). Эти расходы должны быть учтены в совокупном годовом объеме закупок.
Согласно последним частным разъяснениям специалистов Минэкономразвития РФ закупки за наличный расчет, выдача командировочных сумм подотчетным лицам (в том числе и возмещение понесенных расходов) возможны, и они должны учитываться в плане-графике закупок как закупки у единственного поставщика до 100 тысяч рублей. Поясняется это тем, что в соответствии со статьей 21 закона № 44-ФЗ планы-графики содержат перечень закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд на финансовый год и являются основанием для осуществления закупок. В план-график включается информация в отношении каждой закупки, предусмотренная частью 3 указанной статьи. При этом Закон № 44-ФЗ не содержит понятия «возмещение расходов». Таким образом, возмещение расходов подотчетному лицу, в том числе командировочные расходы (кроме суточных), следует считать закупкой для нужд учреждения.
Для того, чтобы произвести закупку за наличный расчет у единственного поставщика Вам следует внести изменения в план-график и добавить эту закупку в него не позднее, чем за 10 календарных дней до дня закупки.
Закупки у единственного поставщика за наличный расчет следует обосновать по общим правилам в документально оформленном отчете (форма отчета в настоящее время не утверждена).
В случаях, когда производится закупка у единственного поставщика до 100 т.р., заказчик вправе оформить сделку, не учитывая требования по оформлению контракта, установленные Законом 44-ФЗ (часть 15 статьи 34 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
По мнению автора статьи 4 выдача наличных на командировки не является закупкой и не учитывается в плане-графике. Однако, по мнению специалистов Минэкономразвития России, эти суммы также должны быть учтены в 5% закупок у единственного поставщика.
Таким образом, суммы возмещения расходов подотчетным лицам следует учесть в 5% объеме закупок. Основанием для отражения в учете данных товаров (работ, услуг) в данном случае будут счета на оплату гостиничных услуг, (договор или акт, если сотрудник проживал в съемной квартире), проездные билеты, товарные чеки, счета.
Статьей 434 ГК РФ предусмотрено, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
