Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- - входящие (поступающие) документы;
- - исходящие (отправляемые) документы;
- - внутренние документы.
Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,
обработке и движении.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата.
Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.
Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- - содержанием или функциональной принадлежностью;
- - структурой;
- - режимом или цикличностью;
- - направлением;
- - объемом.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности:
- - архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
- - кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
- - бухгалтерский документооборот;
- - секретное и конфиденциальное делопроизводство;
- - технический и технологический документооборот;
- - документооборот системы менеджмента качества.
Систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.
Обычно организация документооборота на предприятии производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники.
Время, затрачиваемое на работу с каждым документом должно быть минимальным, поэтому необходимо тщательно продумывать маршрут движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии. Количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы документооборота так же должно стремиться к минимуму.
Выделяют следующие основные принципы, обеспечивающие оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени:
- - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов заключается в том, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ
- - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку)
- - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов)
- - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении)
- - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя)
- - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения
- - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам)
- - снижение уровня подписания документов.
Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть подразделены по следующим основным признакам:
- - По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
- - По объему отраженных хозяйственных операций - первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
- - По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
- - По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
- - По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
- - По способу заполнения - документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
- - Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.
Таким образом, основными функциями документооборота являются:
- - коммуникативная - заключается в обеспечении информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;
- - директивная - заключается в обеспечении прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения.
Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).
На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):
подготовка проекта внутреннего документа;
обеспечение согласования документа;
утверждение;
контроль исполнения документа;
подшивка копии в дело.
Рис. 3. Обработка внутренних документов
Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.
Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению.
· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
· Структура и штатная численность
· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
· Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
· Заявки (на оборудование и т. д.).
· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
· Командировочные и другие служебные удостоверения.
· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
· Свидетельства об открытии представительств.
· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
· Характеристики.
· Штатные расписания и изменения к ним.
· Перечень документов, не подлежащих регистрации.
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
· Графики, наряды, заявки.
· Сводки и информация, присланные для сведения.
· Прейскуранты, прайс-листы.
· Технические условия.
· Нормы и нормативы расходов материалов.
· Поздравительные письма.
· Пригласительные билеты.
· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
· Формы статистической отчетности.
· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
· Объяснительные записки.
· Форма журнала регистрации входящих документов
Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".
Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .
Специалисты
- это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители
- это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.
Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:
1). Пpием и pегистpация (учет) документов
2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям
3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов
4). Стеногpафиpование и печатание документов
5). Контpоль за сpоками исполнения документов
6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив
7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.
Вопросы для самопроверки.
1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?
2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?
3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?
4. Как организован внутренний документооборот в организации?
5. Каков порядок регистрации документов секретарем?
6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?
Похожая информация.
Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.
Важно понимать, что существует два вида документооборота - внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.
В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.
Зачем нужен электронный документооборот
Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.
Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.
Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.
Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:
- Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
- Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
- Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
- Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
- Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.
Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.
Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.
На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.
Из чего состоит электронный документооборот
В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:
- Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
- Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
- Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
- Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.
Как это реализуется на практике:
- Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
- Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
- Площадка фиксирует данные о документе.
- После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.
Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.
Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.
При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.
При электронном документообороте:
- Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
- Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.
Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.
Электронная подпись
Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.
Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.
Площадки (сервисы) документооборота
Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:
- Получение электронного документа от пользователя.
- Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
- Фиксация данных о документе и отправке.
При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.
В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.
Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Интеграция с 1С и другими учетными системами
Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.
Зачем это нужно:
- Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
- После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
- Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
- При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.
Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.
Стоимость услуги
Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.
К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.
Часто задаваемые вопросы
Все ли документы надо отправлять через электронную систему?
Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.
Оплата отправки производится за документ или страницу?
Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.
Насколько это безопасно?
Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.
Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?
Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.
Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?
Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.
Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?
Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.
А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?
У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.
Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО (внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.
Теги: Добавить метки
Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.
Из статьи вы узнаете:
Схема документооборота на предприятии
Централизованная
Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.
Децентрализованная
Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.
Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.
Смешанная
При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.
Пример схемы документооборота
Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.
В данной схеме указываются:
- исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
- маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
- наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
- характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).
Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:
Рисунок 1. Схема документооборота предприятия
Читайте также:
Виды документных потоков
Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.
Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.
Первая классификация
- горизонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня);
- вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней);
- восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим);
- нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).
Вторая классификация
- входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
- исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
- внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.
Этапы документооборота в организации
Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:
Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.
Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.
Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.
Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.
Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.
Как составить схему документооборота
Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.
Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.
Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.
Этап второй.
Назначаем ответственных за оформление бумаг
С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.
Этап третий.
Устанавливаем сроки.
Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.
Этап четвертый.
Выбираем оформление
Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.
Правильно организовать внутренний документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. В статье мы определим основные виды внутренней документации и подробно рассмотрим вопросы внутренней переписки, унификации форм и правил работы с документами.
Правильно организовать внутренний документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. В статье мы определим основные виды внутренней документации и подробно рассмотрим вопросы внутренней переписки, унификации форм и правил работы с документами.
Общий массив документов организации можно разделить на три большие группы:
Внутренние, обеспечивающие решение управленческих задач в компании, в которой были созданы;
Входящие, поступающие из сторонних организаций, от физических лиц и органов государственной власти;
Исходящие, направляемые за пределы компании, в которой были созданы.
Таким образом, под внутренними документами мы будем понимать те из них, которые никогда не выйдут за пределы своей «родной» компании. Организация внутреннего документооборота производится для того, чтобы наладить работу с данными документами, сделать ее максимально эффективной и быстрой на всех стадиях жизненного цикла документа, от подготовки проекта до отправки на хранение.
Особенность внутренних документов в том, что на этапе их подготовки и оформления они проходят по маршрутам исходящих, а на этапе исполнения – входящих.
При этом следует помнить, что от правильного выполнения делопроизводственных процессов относительно каждого конкретного документа зависит его, документа, юридическая сила.
Внутренняя переписка
Внутри организации переписка между подразделениями ведется, как правило, путем направления адресатам служебных или докладных записок. Писем отделы друг другу не пишут! Обменяться между собой письмами могут, например, два обособленных подразделения одной организации.
Служебные/докладные записки и письма составляются по правилам создания документов, установленным внутри организации.
Просим обратить внимание на то, что без необходимости заниматься перепиской внутри одной организации не стоит. Особенно это касается служебных записок. Вот что говорится по этому поводу в Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160).
Как служебные записки, так и письма проходят обязательную процедуру регистрации. После рассмотрения адресатом они получают резолюцию и отправляются к исполнителю, который должен выполнить свое задание в установленный срок. Исполненный документ отправляется на хранение. Таким образом, путь внутренних информационно-справочных документов ничем не отличается от тех, что поступили в компанию извне. Отличие может быть, например, в сроке исполнения: зачастую для внутренних документов он намного меньше.
Помощники на местах
Работник, ответственный за делопроизводство в каждом структурном подразделении компании, способен оказать ощутимую помощь секретарю организации или службе ДОУ. Ответственный за делопроизводство является звеном между секретарем руководителя (канцелярией) и своим начальником и совмещает эту работу со своей основной трудовой функцией.
Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, назначаются путем издания приказа за подписью руководителя организации.
Единые правила для всех
Большую роль при организации внутреннего документооборота компании играет стремление к единообразию правил делопроизводства и форм документов. К сожалению, порой доходит до того, что в одной организации разные отделы используют разные варианты бланков документов, вносят информацию только в им одним ведомые журналы и крайне неохотно отвечают на вопросы о том, где находится тот или иной попавший к ним документ. Такого допускать нельзя: система делопроизводства должна быть централизованной.
Основной документ, регламентирующий правила делопроизводства внутри организации, – Инструкция по делопроизводству.
Соблюдение дисциплины в области работы с документами поможет организации свести к минимуму потери важных документов на пути к исполнителю, а также сделать в целом систему делопроизводства более прозрачной и эффективной.
