Когда компания переходит на электронный обмен документами это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору электронного документооборота, местная получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо сканов компания начинает отправлять в ФНС электронные подлинники.
Документы каких форматов принимает ФНС?
Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ , в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП.
Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи, нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML , а отсканированные экземпляры - TIFF или JPG .
Пробелы законодательного характера
Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованного электронного документа - это , акт выполненных работ, (форма №ТОРГ-12). Остальные документы - неформализованные.
По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML . При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первичной документации это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML , эти документы в автоматическом порядке причисляются к неформализованным.
При представлении формализованных документов в контролирующие органы трудностей не возникает. Другое дело - как быть с документами, созданными или полученными в таких форматах, как DOC , PDF , XLS ? Эта тема под большим вопросом.
Решение есть
В законодательстве РФ процедура представления неформализованных электронных документов по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить документ через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML . Как же поступить?
Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC в нужный формат. Например, в JPG , TIFF или XML . Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного договора. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML , инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.
Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG . Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.
Оба представленных способа возможны с технической точки зрения, но на практике они пока не реализованы.
Универсальный формат
В 2015 году налоговая не должна обойти вниманием такую проблему, как выбор универсального формата. В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF /A . Не исключено, что и в B 2B -секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.
Есть вероятность, что в 2015 году будут утверждены новые форматы, предназначенные для договоров, счетов и других документов.
Если форматы электронных документов разработаны, значит, их нужно использовать. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы.
Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.
Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на электронный обмен документами. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.
02.10.2012
Электронное декларирование (ЭД2). Альта-Софт.
14 сентября 2012 в Digital October (г. Москва, Берсеневская набережная, 6, стр. 3) состоялся Круглый стол на тему: «Информационные таможенные технологии и актуальные аспекты таможенного оформления товаров».
На семинаре выступил Станислав Сергеевич Искендеров, заместитель генерального директора ООО "Альта-Софт". Тема выступления: "Перспективные IT-решения в сфере таможенного оформления".
Организатор мероприятия: компания «Альта-Софт» .
Видеозапись выступления Станислава Искендерова.
В первую очередь хотелось бы посвятить пару слов программным продуктам нашей компании, с которыми наверняка большинство из вас и начали наше знакомство и сотрудничество.
Наше основное направление деятельности это программы для декларирования. Это в первую очередь всем известная программа «Альта-ГТД», на которой многие из вас осуществляли бумажное декларирование. Сейчас большинство наших пользователей уже перешло на её ПРО версию, которая называется «ГТД-PRO» и имеет весь функционал, связанный с электронным декларированием.
И так же сравнительно молодой наш продукт, которому всего несколько месяцев – это система «Альта-ПИ». Система «Альта-ПИ» - это ограниченная до функционала предварительного информирования версия программы ГТД, которая необходима тем, кто занимается исключительно предварительным информированием. Данный продукт распространяется для абонентов нашей компании как информационного оператора свободно.
Помимо этого, достаточно большой интерес вызывает наша справочно-информационная система. Здесь стоит отметить, прежде всего, программу «Такса» – это калькулятор таможенных платежей. Удобная система, которая предоставляется как в виде полнофункционального программного продукта, так и в виде онлайн-сервиса, о котором я расскажу несколько позже.
Программа «Таможенные документы» («ТамДок»), которая позволяет работать полноценно со всей нормативно-правовой базой документов по таможенной тематике, искать нужные документы по ключевым словам.
Система «Товары и коды», которая пользуется все большей и большей популярностью у тех, кому необходимо классифицировать товар по кодам товарной номенклатуры, и связанное с ней приложение «Пояснения по товарной номенклатуре» («Пояснения к ТНВЭД»).
Также очень большой интерес вызывают средства автоматизации таможенного оформления.
Это, прежде всего, система «Заполнитель», которая позволяет автоматически преобразовывать данные из любых текстовых форматов в программу «ГТД», «Альта-ГТД», «ГТД-PRO» или «Альта-ПИ».
Система «Артикул», которая незаменима для участников ВЭД работающих с большой повторяющейся номенклатурой, артикульной базой. И средство автоматизации в масштабах предприятия – «ГТД-Сервер».
Также у нас есть специальные и вспомогательные программы, такие как «Альта СВХ-PRO» – новая версия программы «Альта-СВХ», которая поддерживает сдачу отчетности через интернет, аналогично системе электронного декларирования, которое сейчас как раз набирает обороты, начинается работа по электронной сдаче отчетности СВХ таможенным органам. Система «ЖД Тариф», предназначенная для расчета оптимальных маршрутов и провозной платы при железнодорожных перевозках. И программа «Отчет брокера», необходимая для сдачи брокерской отчетности.
Это линейка основных наших программных продуктов, которые решают практически полный перечень задач необходимых участникам ВЭД.
Большой популярностью пользуются онлайн-сервисы на базе этих программных продуктов.
Это конечно несколько ограниченные по функционалу по сравнению с настольными версиями, но в то же время весьма полезные инструменты, размещенные на нашем сайте. К ним относится прежде всего онлайн-версия программы «Такса», «Товарная номенклатура», онлайн-версия «Жд Тариф», сервис по поиску жд вагонов («Поиск вагонов») и классификатор адресов («КЛАДР»). Это топ-5 сервисов которые в онлайне пользуются у нас наибольшей популярностью, поэтому пару слов о них поподробнее.
Онлайн-версия «ТНВЭД» позволяет посмотреть максимально детализованную справку по тому или иному коду товара, посмотреть его классификацию, как видно на рисунке. Посмотреть какими он будет облагаться пошлинами, акцизами, НДС, какие требуются разрешительные документы и так далее.
Также на базе этого сервиса существует онлайн-система «Такса», которая позволяет в режиме реального времени с любого компьютера или смартфона подключенного к интернету рассчитать режим импорта товара, ставки пошлин, акцизы, НДС, посмотреть какие будут запреты и ограничения, рассчитать контракт по импорту этого. Данный сервис интересен тем, что он доступен одновременно на русском и английском языках.
Существует еще такой интересный онлайн-сервис, как «ЖД Тариф». Это аналог нашей программы, который позволяет рассчитать стоимость перевозки груза. Мы задаем параметры, станцию отправления, назначения, какой у нас груз и какие есть параметры у данной отправки, и после этого система строит нам детальный отчет, какой маршрут оптимальный для следования этого груза, какие есть варианты, сколько это будет стоить. То есть в режиме онлайн можно получить полную финансовую составляющую.
Ещё один онлайн-сервис для тех, кто пользуется железнодорожным транспортом - «Поиск вагонов». Сервис работает как в бесплатной, так и в платной расширенной версии. Мы можем ввести прямо на сайте www.alta.ru номер интересующего нас вагона или контейнера, получим уникальный пароль, вводим его и получаем отчет, где находится данный вагон или контейнер. Вот вы видите станция назначения, дорога и так далее, полная отчетность по данной системе.
Вы все знаете, что наша компания является ведущим информационным оператором по передаче электронных документов в таможенные органы.
Ключевое направление деятельности компании – электронное декларирование, в последующем к этому присоединилась и отправка предварительной информации, а также самая молодая и актуальная на данный момент тема - передача отчетности СВХ.
Для наших абонентов электронного декларирования мы оказываем дополнительные услуги, спектр которых постоянно расширяется, интерес к ним неуклонно растет.
Срочный выпуск электронной подписи. Наверное, многие из вас сталкивались что, когда подпись требуется получить быстрее, чем это предлагает ГНИВЦ, ныне правильно называется ЦТУ ФТС. Там сроки составляют порядка двух недель, поэтому для них у нас есть срочный выпуск. Есть сервис по формализации документов. Сервис по sms- и е-мейл уведомлению о тех или иных событиях. Многие из вас, возможно, видели наш мониторинг и биллинг, его функционал тоже значительно расширился за последнее время.
Для максимального удобства наших абонентов мы производим удаленную настройку всех рабочих мест по электронному декларированию, делается это совершенно бесплатно и не требует временных и финансовых затрат на вызов специалиста. Все наши абоненты, которые хотят настроить новое рабочее место или переустановить старое обращаются в нашу службу технической поддержки, наш специалист удаленно подключается к компьютеру и прямо в присутствии пользователя проводит все необходимые настройки.
Немного о срочном выпуске ЭЦП.
Срочный выпуск был запущен в феврале этого года. У нас в московском офисе мы начали прямо в присутствии клиентов, в день предоставления оригиналов документов выпускать сертификаты электронной цифровой подписи. То есть абоненты, которые обращаются к нам за этой услугой, не ожидают две недели обычного выпуска, а уходят из нашего офиса уже с готовым рабочим сертификатом ЭЦП. Эта услуга сейчас активно внедряется и запускается во всех наших филиалах. На данный момент она оказывается в Санкт-Петербурге, Набережных Челнах и во Владивостоке, срок выпуска в этих филиалах сейчас составляет 2-3 дня, но в ближайшее время станет возможным получить ЭЦП в день обращения. Этот список будет расширяться, так что услуга будет доступна для всей России.
Отдельно хочется сказать по новому, вызывающему большой интерес у наших абонентов, сервису по формализации документов. Что такое формализация документов?
Все мы знаем, что для подачи документа в таможенные органы по системе электронного декларирования или предварительного информирования нужно его формализовать, то есть потратить некоторое время на то чтобы бумажный документ перевести в электронный вид: отсканировать, распознать, потом исправить ошибки или просто напечатать этот документ. У наших абонентов иногда складываются ситуации, когда они не хотят этим заниматься, не хотят тратить на это время, или просто им не располагают, по причине высокой загрузки. Мы рады прийти им на помощь с помощью этого сервиса. Здесь на слайде представлен пример в виде инвойса, хотя естественно там может быть любой документ предусмотренный альбомом форматов. Наш клиент закачивает этот документ к нам на сервер, после чего операторы формализуют этот документ и отправляют обратно уже готовый xml файл. К нам приходит либо текст в виде exel, pdf, либо скан в jpg или в любом общепринятом формате. В ответ через полчаса-час, в зависимости от объема работы, количества страниц, приходит готовый формализованный документ. У нас работает целая группа операторов по этому направлению. Стоит эта услуга сравнительно рынка недорого – 149 и 185 рублей за текстовый и сканированный документ соответственно. Полученный ответ можно сразу же загрузить в программу ГТД-PRO, он уже формализован по текущему альбому формату определенному ЦТУ ФТС и готов к отправке в таможенные органы.
Помимо этого многие из вас видели, что мы всем нашим абонентам системы электронного декларирования представляем отчет по пересылкам.
Что такое пересылки? Это информационный обмен в рамках одной процедуры декларирования. Сервис пользуется достаточно большим интересом, потому что часто возникают спорные моменты, где задержалась декларация, была ли она отправлена в срок, не была, когда таможенный орган на нее ответил. И нашим пользователям удобно отслеживать все это дело в режиме реального времени.
На базе этого сервиса недавно был запущен его расширенный вариант, который называется «Монитор ЭД».
Он позволяет не только получить детальную информацию по каждой пересылке. Здесь мы видим, когда был документ сформирован, какой тип документа, в каком альбоме он представлен, когда и на какой пост был отправлен, за чьей подписью и соответственно какой инспектор его обрабатывал. Также можно посмотреть и в целом состояние по предприятию.
Вот эта система называется «Монитор ЭД», она доступна по персональному логину/паролю каждому абоненту и позволяет комплексно увидеть какие декларации находятся в данный момент в каком статусе таможенного оформления. Этот инструмент пользуется интересом не только у декларантов, но и у руководителей, которым интересно отслеживать обработку грузов, как в офисе, так и возможно во всех филиалах компании, потому что мы рекомендуем нашим абонентам в рамках одного договора работать со всеми своими подразделениями.
Помимо этого сейчас запущен дополнительный сервис sms и е-мейл уведомлений. Очень часто, у небольших компаний в особенности, возникает ситуация когда декларант отправил декларацию в таможенный орган и хочет получить информацию, когда по ней будут запрошены документы или принято какое-то решение инспектором. Но при этом не сидеть за компьютером и не ждать, когда этот ответ поступит. Именно для этого есть услуга е-мейл и sms уведомлений. Здесь, на примере отдельно взятой процедуры декларирования, в качестве примера выбран режим импорт 40, мы видим, какие могут наступить статусы по этой процедуре. Галочками можно отметить, какие из них нас интересуют. Указать, кого их контактов подписать на эти уведомления и как только из таможни придет соответствующее сообщение, несмотря на то, что компьютер декларанта может быть вообще выключен, он получит себе на телефон или на е-мейл, или туда и туда соответствующее уведомление. Например, о том, что принято решение по товарам или декларация отозвана или переведена на бумагу. Эта система позволяет, даже не находясь за компьютером, полностью отслеживать статус по интересующим нашего абонента декларациям.
Развитием этого сервиса стало построение полноценной отчетности в режиме онлайн.
Ранее, для того чтобы таможенный представитель мог сдать отчетность, ему необходимо было со всех филиалов своих реплицировать базы данных в единое хранилище и уже на базе данных этой центральной базы строить те или иные отчеты. Для того чтобы не требовать от наших абонентов такой сложной инфраструктуры, мы разработали аналогичный продукт работающий в онлайне. Так как все данные и так передаются через наш сервер, по заказу абонента мы можем собирать заказанную им статистику по любым полям этой декларации. Данный сервис, хоть и называется отчет таможенного представителя («Отчет ТП»), но он интересен не только таможенным представителям, но и участникам ВЭД которые хотят иметь в режиме реального времени полную статистику, полную картину оформления товаров.
Теги: Альта-Софт, программа, предварительное информирование, декларирование, онлайн-сервис, программный продукт, СВХ, ТНВЭД, декларант, таможенный орган, ЭЦП
Автор(ы):
Когда компания переходит на электронный обмен документами, это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору ЭДО, местная налоговая инспекция получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо привычного бумажного скана компания может отправить электронный документ в налоговую.
Какие форматы принимает ФНС?
Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML, а отсканированные экземпляры – TIFF или JPG.
Пробелы законодательного характера
Электронные документы (далее – ЭД) бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованных ЭД – это счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная (форма №ТОРГ-12). Остальные – неформализованные.
По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML. При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первички это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML, в автоматическом порядке они будут причислены к неформализованным.
При отправке формализованных электронных документов в налоговую трудностей не возникает. Другое дело – как быть с документами, созданными или полученными в DOC, PDF, XLS? Эта тема под большим вопросом.
Решение есть
В законодательстве РФ процедура представления неформализованных ЭД по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить электронный документ в налоговую через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML. Как же поступить?
- Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC, например, в JPG, TIFF или XML. Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного документа. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML, инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.
- Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG. Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.
С технической точки зрения оба представленных способа позволяют отправить электронный документ в налоговую, но на практике они пока не реализованы.
Универсальный формат
В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF/A. Не исключено, что и в B2B-секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.
- Если форматы разработаны, значит, их нужно использовать и отправлять электронные документы в налоговую в установленных форматах. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы. А следить за тем, как развивается ситуация с форматами, поможет наша рубрика «Новости законодательства» .
- Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.
- Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на обмен ЭД. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В прошлых главах мы уже рассмотрели целый ряд интересных вопросов, связанных с электронным документооборотом: и . В новой главе мы расскажем вам об основе документооборота - электронном документе. Несмотря на кажущуюся простоту понятия, документы в электронном виде вызывают ничуть не меньше, а то и больше вопросов у бухгалтеров. Сегодня мы обсудим ключевые первичные документы, которые уже прямо сейчас можно использовать в цифровом виде, расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.
Электронный документ и юридическая сила
Как мы и говорили, документ - это основополагающее понятие в документообороте. Определение электронного документа содержится в ст. 2 ФЗ 149: электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры могут быть электронными.
Кстати, многие считают (и не без оснований), что юридическую силу электронному документу придает именно электронная подпись. Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть - только с помощью специалистов.
Из схемы видно, что для разных документов существуют разные гаранты юридической силы. Например, неформализованные документы - письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция - свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.
При наличии соответствующих корпоративных нормативов простой электронной подписью можно считать введение пары логин-пароль во внутренней системе электронного документооборота. Каждый внутренний документ фактически подписывается: система вас узнает по логину-паролю, фиксирует время и авторство подписи, когда вы осуществляете нажатие определенной кнопки, которое в свою очередь заносится в лог - специальный внутренний протокол событий в информационной системе. Следовательно, внутренний электронный документ автоматически становится юридически сильным и может использоваться при различных разбирательствах.
Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.
Формат и форма
Уже неоднократно в этой статье упоминалось слово «формат». Часто бухгалтеры путают формат и форму документа. В понимании оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота) формализованный документ - документ, созданный по формату ФНС. Фактически, это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма - это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма.Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.
Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия. Формат - это контейнер для информации, а форма - ее визуальное отражение.
А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные формализованные документы в ЭДО.
Электронные счета-фактуры
Счет-фактура - один из важнейших документов в работе бухгалтера. Не смотря на то, что электронные счета-фактуры неотличимы от бумажных аналогов, при работе с ними возникает множество вопросов.Работа с электронным счетом-фактурой жестко регламентирована. Процедура отправки и получения электронных счетов-фактур через оператора ЭДО прописана в Приказе Минфина от 25.04.2011 №50н «Об утверждении порядка выставления счетов-фактур в электронном виде по ТКС». Данный приказ предусматривает обязательность использования оператора ЭДО в случае необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде с обеспечением юридической значимости.
Также приказ Минфина РФ предусматривает создание участниками ЭДО, в том числе оператором ЭДО, служебных документов, которые фактически являются подтверждением получения документа участником ЭДО. В этих документах и скрыта вся суть регламента обмена: по факту, это самостоятельные.xml-файлы, которые пользователям не видны, но играют важную роль в обеспечении юридической значимости обмена счетами-фактурами.
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
Если в электронном счете-фактуре обнаружена ошибка, то продавец может создать исправленный или корректировочный счет-фактуру. Процесс аналогичен работе с бумажными документами, просто в электронном виде все происходит проще и быстрее. Сообщение об ошибке вам отправляет контрагент после ее обнаружения, соответственно, вы сможете оперативно подготовить исправленный или корректировочный документ.
Книги покупок и книги продаж
Сегодня в законодательстве РФ нет прямых указаний, обязывающих переводить журнал полученных и выставленных счетов-фактур и книги покупок/продаж в электронный вид при наличии ЭДО. Однако некоторые эксперты рекомендуют уже сейчас переводить книги в электронный вид.Правила ведения едины и для электронных, и для бумажных журналов и книг. Согласно Приложению 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 журнал полученных и выставленных счетов-фактур необходимо вести за каждый налоговый период. Электронный журнал должен быть подписан электронной подписью при передаче в контролирующие органы.
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним, составленные в электронном виде за налоговый период, подписываются электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ.
Электронные товарные накладные и акты
Существуют рекомендованные ФНС форматы товарной накладной и акта выполненных работ, утвержденные Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6 172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов (ТОРГ-12 и акт)». Само слово «рекомендованные» говорит о том, что данные форматы, по сути, не являются обязательными.При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь советуем пользоваться рекомендованным форматом. Так формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.
Но если же вы с контрагентами работаете с очень специфичными актами со множеством дополнительных данных и вам будет неудобно использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг), то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее.
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
Если налоговые органы потребуют акты и накладные для проверки, то способ их представления будет зависеть от того, в каком виде были составлены эти документы.
Универсальный передаточный документ в электронном виде
Фактически универсальный передаточный документ (УПД) - это счет-фактура с дополнительными полями. Но для счета-фактуры жестко установлен формат, и использовать какой-то другой мы не можем, поэтому вариант с созданием электронного УПД на его основе отпадает. Мы не знаем, как такой документ воспримет ФНС, и как организовать работу с его подписанием.Также следует учитывать, что в законодательстве нет порядка обмена УПД. Есть порядок обмена электронными счетами-фактурами. Официально ни в каком источнике не сказано, что электронными УПД нужно обмениваться по регламенту ЭСФ и использовать их же формат. Насколько нам известно, сегодня никто не обменивается УПД в электронном виде.
Отвечая на вопросы про УПД, мы всегда стараемся понять, а почему бухгалтеры вообще пользуются этим документом. Его основная цель - снизить объем документооборота, сделать его универсальным, из двух документов сделать один. При переходе на электронный документооборот налогоплательщик автоматически решает задачу оптимизации ресурсов. Получается, что объективные преимущества, которые дает применение УПД в бумажном виде, совершенно не актуальны для электронного документооборота.
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
Вместо заключения
Как видите, самые важные документы вполне себе живут в электронном виде. Да, многое завязано на непривычных технических нюансах, некоторым бухгалтерам придется привыкать к новым требованиям. Эффективней всего в электронном виде реализована работа с счетами-фактурами и актами, здесь наиболее проработанные процессы, прозрачный регламент и требования. Объяснить это просто: эти документы напрямую участвуют в налоговом администрировании, то есть, замешаны на процессах поступления налогов в казну. Другие документы вызывают меньше вопросов у государства, а, значит, к ним предъявляется меньше требований.Мы намеренно взяли в обзор только те документы, с которыми чаще всего работают именно бухгалтеры. Если бы мы добавили к этому списку неформализованные документы, договоры, свидетельства, доверенности - то пришлось бы писать две главы.
В следующей главе
В четвертой главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете о том, как ЭДО позволит вам эффективно взаимодействовать с ФНС, решать проблемы еще до их возникновения и минимизировать число визитов налоговых инспекторов в вашу организацию.Формализация системы документооборота
Документооборот предприятия – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Под формализацией системы документооборота мы понимаем совокупность мероприятий по оптимизации существующей системы документооборота, разработке единых стандартов к формам документов и описанию их маршрутов, регламентации движения документов и последующему внедрению полученных результатов.
Специалистами нашей фирмы разработана и апробирована методика формализации системы документооборота, позволяющая оптимизировать состав и качество документов, процедуру создания и прохождения документов, максимально эффективно использовать средства компьютерной техники в системе документооборота, с учетом особенностей Вашего предприятия и Ваших предпочтений.
Применение методики при формализации системы документооборота на Вашем предприятии позволит структурировать внешний и внутренний документопоток, оптимизировать внешний вид используемых документов, разграничить ответственность и полномочия лиц, участвующих в подготовке, утверждении и исполнении документов, создать основу для внедрения автоматизированной системы документооборота.
В результате, внедрение системы формализованного документооборота позволит:
1. Контролировать информационные потоки предприятия.
2. Оптимизировать количество циркулирующих на предприятии документов и объем содержащейся в них информации.
3. Повысить качество и скорость работы с документами.
4. Оптимизировать процесс согласования документов.
5. Контролировать прохождение документов по маршрутам (от создания (получения) до исполнения)
6. Систематизировать и оптимизировать документы, участвующие в системе документооборота.
7. Своевременно информировать сотрудников о поступивших (подготовленных) документах.
8. Контролировать исполнительскую дисциплину специалистов, ответственных за подготовку и исполнение документов.
9. Повысить ответственность персонала за работу, связанную с функционированием системы документооборота.
10. Централизованно хранить документы, подготовленные в электронной форме.
Ожидаемым эффектом от внедрения системы формализованного документооборота является:
1. Повышение качества предоставляемой информации и, как следствие, повышение качества принимаемых управленческих решений.
2. Повышение производительности и эффективности выполнения задач, связанных с движением информации.
3. Создание условий и возможностей для совершенствования организационной структуры и управленческих процессов предприятия.
4. Создание основы для качественного сбора данных для управленческого и бухгалтерского учета.
