Командировочный лист отменили или нет. Командировки «по-новому»: нужно ли отказываться от командировочного удостоверения

Немалый резонанс среди работников, по роду деятельности часто выезжающих в другие города, стала отмена в 2019 году командировочных удостоверений. Вопрос о том, как это скажется на процедуре оформления служебных поездок, и как подтвердить факт пребывания сотрудника в командировке, волнует не только самих трудящихся, но и работников отделов кадров.

Можно ли оформлять командировочные удостоверения, несмотря на их отмену?

Постановление Правительства РФ, отменяющее командировочные удостоверения, тем не менее не запрещает их оформление в том случае, если работодатель считает наличие такого документа необходимым.

Для этого потребуется включить в учетную политику организации информацию об указанном документе, с приложением его формы, утвержденной руководителем компании. Кроме того, командировочное удостоверение может использоваться в том случае, если каким-либо приказом, установленным в организации до момента отмены данного документа на федеральном уровне, была установлена необходимость его оформления и ведения для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки.

Как подтвердить факт пребывания в командировке в том случае, если нет соответствующего удостоверения?

Для того чтобы доказать факт совершения служебной поездки, сотруднику будет достаточно предъявить проездные документы (билеты на поезд, самолет или автобус), в которых указаны даты его отъезда и возвращения. В случае выезда за границу по служебной необходимости, работник сможет подтвердить его с помощью заграничного паспорта с проставленными в нем отметками о пересечении государственной границы.

Если выезд в командировку осуществлялся на личном транспорте, сотруднику потребуется заблаговременно оформить служебную записку, подписанную руководством, направляющим его в поездку. Подтверждением того, что командировка была осуществлена, в этом случае могут являться чеки с АЗС, путевые листы и иные квитанции.

Отмена командировочного удостоверения позволила освободить бухгалтеров предприятий от излишней работы, связанной с подсчетом расходов, которые понес работник, будучи в командировке. Теперь учет затраченных денежных средств осуществляется по фактическим документам, подтверждающих факт поездки – билетам,

С огласно новой редакции командировочное удостоверение и служебное задание при направлении работника в командировку оформлять не требуется. Каким образом теперь необходимо оформлять командировки и стоит ли торопиться отказываться от «старой формы» командировочных удостоверений, мы и обсудим в данной статье.

Что такое командировка?

Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается ­командировкой (там же).

Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с ­формальной точки зрения неоткуда.

Что изменилось?

Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).

Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.

Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение - это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение - это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.

Командировка как факт хозяйственной жизни

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя - это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Сов­мина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки - при командировании в Москву, ­Ленинград и столицы союзных республик.

Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.

При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Для чего было нужно командировочное удостоверение

Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
• документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, ­квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).

Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный ­документ, позволяющий установить:

1. куда был командирован работник (организация или местность);
2. с какой целью;
3. на сколько дней он был направлен в командировку;
4. когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
5. взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.

Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов - начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных ­целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для ­организации.

Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.

Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.

Можно много спорить о законности целого ряда требований налоговой инспекции, однако нужно понимать, что возникновение конфликта с проверяющими возможно буквально на ровном месте. А практика показывает, что стоимость сопровождения спора может оказаться намного выше, чем те усилия, которые требовались, чтобы его избежать.

С командировками может получиться именно так. Необходимо достаточно четко понимать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем ­подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее.

Как живем дальше?

Итак, как и ранее, при проведении проверки организации необходимо будет доказать проверяющим:

• сам факт командировки;
• срок командировки;
• наличие взаимосвязи между поездкой сотрудника и деятельностью компании (экономическую целесообразность поездки);
• осуществление работником действий, направленных на достижение цели командировки.

Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Факт поездки будет подтверждаться как наличием билетов, так и совокупностью иных оправдательных документов по прочим расходам (по проживанию, представительским и пр.).

При этом, на наш взгляд, возрастет значимость других документов, ранее носивших вспомогательный характер. Так, при определении взаимосвязи между поездкой и хозяйственной деятельностью компании основную роль теперь будет играть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Соответственно, при составлении такого документа можно рекомендовать включить в него указание на цель командировки, ссылку на служебное задание или непосредственно в тексте приказа прописать детализированное задание на командировку.

Сложнее обстоит дело с подтверждением факта исполнения работником полученного задания. С одной стороны, налоговым органам незачем контролировать, провел ли сотрудник переговоры, встретился ли с контрагентами, участвовал ли в проверке товара. Все это относится к области внутреннего контроля работодателя, поэтому отмена ­командировочного удостоверения выглядит достаточно логично.

С другой стороны, с точки зрения проверяющих, ситуация может представляться не столь однозначно. Можно обратить внимание на то, что разработаны порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8 Положения о командировках, приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», далее - ­Порядок).

Данный ­Порядок, кроме всего прочего, устанавливает обязанность организаций вести журналы выбытия в командировку собственных работников и прибытия на предприятия работников других организаций. То есть имеет место перекрестный учет работников. Добавим к этому оригинальность мышления отдельных сотрудников налоговых инспекторов и в результате при проверках мы можем получить требования о предоставлении сведений из таких журналов от контрагентов организации. На первый взгляд, подобное предположение отдает паранойей, однако опыт 2008 и 1998 годов подсказывает, что в кризисные периоды российской истории скрупулезность и принципиальность в действиях налоговых органов могут находиться на грани здравого смысла. Кроме того, необходимо учитывать, что любое новшество, даже когда оно направлено на упрощение ситуации, требует определенного периода адаптации, в течение которого возможны ­разнообразные эксцессы.

Что можно рекомендовать в этой ситуации? На наш взгляд, не стоит торопиться и отказываться от командировочного удостоверения как такового. Данный документ нес определенную смысловую нагрузку, причем не только в отношениях, связанных с налоговым учетом; этот документ конкретизировал цель командировки и в определенной степени дисциплинировал работников. В ряде случаев он также позволял работодателю контролировать исполнение цели командировки сотрудником. Да, безусловно, для организаций, в которых командировка - это событие на грани форс-мажора, отказ от командировочных удостоверений означает, что одной бумажкой в бюрократическом документообороте стало меньше. Но, возможно, тем работодателям, для которых командировки являются нормой, стоит задуматься о сохранении обновленной версии командировочного удостоверения в своем арсенале, закрепив его форму и порядок использования в локальном ­нормативном акте.

Слухи об отмене оплаты командировочных затрат периодически будоражат общественное мнение. Давайте разберемся. Действительно ли возможна отмена командировочных расходов и насколько это законно?

С 8 января 2015 года, направляя подчинённого сотрудника в служебную поездку, работодатель не обязан соблюдать необходимую ранее процедуру оформления командировочного удостоверения. Помимо того, законодательством отменено обязательное составление и других документов - служебного задания и отчета о выполненной работе вернувшегося из командировки сотрудника.

Такие изменения зафиксированы в Постановлении правительства РФ № 1595 от 29.12.14, вступившего в силу в вышеуказанную дату (в народе - закон об отмене командировочных). Основанием отправки работника в служебную поездку является решение его работодателя. Данный документ, как и раньше, должен фиксировать сроки такой командировки. Но необходимости в составлении служебного задания больше нет.

Отмена командировочных удостоверений: постановление и его последствия

Новые правила гласят: подсчитывать сроки (фактические), в которые работник находился в командировке, можно и нужно по предоставленным им по возвращении проездным документам.

В случае отбытия его туда посредством личного транспорта указанием фактического срока нахождения в месте назначения командированный обязан озаботиться при составлении служебной записки. Подает ее он с приложением документов, способных подтвердить передвижение на указанном транспорте (речь может идти о путевом листе, квитанциях, счетах и кассовых чеках).

Вернувшись из служебной поездки, в трехдневный срок командированный должен предъявить составленный им авансовый отчет с приложением документов об аренде помещения и фактически понесенных расходах. Отчёт о проделанной работе составлять больше не требуется. Но никакой отмены командировочных выплат не предполагается.

Нововведения вызвали некоторое недоумение в среде работников бухгалтерских служб. Возникающие вопросы касались возможных проблем с официальным утверждением командировочных расходов в случае отказа от вышеупомянутых документов. Также непонятно было, что делать с освобождением от НДФЛ.

Итак, в свете всего этого стоит взглянуть на проблему более внимательно и определиться, стоит или нет продолжать выписывание командировочных удостоверений. Этот вопрос актуален для руководства и бухгалтерских служб. Рядовым же сотрудникам беспокоиться не о чем - отмену командировочных расходов (точнее, их возмещения конкретному работнику) никто не планирует.

Немного о сути дела

Любая из служебных командировок чревата множеством расходов, требующих возмещения. Чтобы учесть и осуществить данные предполагаемые выплаты, бухгалтерия требует их документального подтверждения. Как уже было сказано, ранее в составе обязательных к предъявлению бумаг числились командировочные удостоверения и служебные задания совместно с отчетами о выполненной работе. Но с указанной даты (8 января 2015 года) постановление об отмене командировочных удостоверений ликвидировало необходимость их оформления.

Таким образом, в числе таковых остался лишь приказ, направляющий подчиненного в служебную поездку. В данном документе должен быть оговорен срок командировки и ее цель.

Как распорядиться проездными документами

Их задача теперь - подтвердить фактический срок нахождения сотрудника по месту командировки. Предъявить таковые он должен по возвращении. Например, если служебная поездка связана с авиаперелетом, то даты начала и окончания будут установлены с предъявлением билетов на самолет.

Когда же сотрудник отправляется в путь на собственной автомашине, возвращаясь, он составляет служебную записку с указанием дат убытия-прибытия. Что в данном случае может подтвердить указанную там информацию? Такими свидетельствами послужат чеки на бензин со станции автозаправки, квитанции на оплату парковочных мест и т. п.

Если вдруг какие-то из данных документов окажутся утерянными, отмена командировочных выплат совсем не обязательна. Работодатель может сделать дополнительный запрос в транспортную организацию с целью подтверждения факта поездки. Командировочное удостоверение больше не служит определяющим фактором.

Оформляем расходы документально

Согласно части первой ТК РФ, список расходов, которые работодатель обязан возместить командированному сотруднику, состоит из затрат на проезд, аренду жилья и суточных. С точки зрения бухгалтерского учета, в случае успешного подтверждения соответствующими документами облагать командировочные расходы НДФЛ не положено. Данная норма зафиксирована в 217-й статье НК РФ. При отсутствии подтверждающих документов НДФЛ придётся начислять.

Прямого требования об обязательном предъявлении упомянутого удостоверения НК не содержит. Даже до момента отмены командировочных удостоверений в случае споров и судебных разбирательств арбитраж приходил к выводам, что отсутствие такового не влечет за собой автоматического налогообложения. Тем более теперь - риск относительно НДФЛ совершенно отсутствует.

О страховых взносах

Аналогичная ситуация - со страховыми взносами. Установленные официально расходы (суточные, на аренду жилья и проезд) страховыми взносами не облагают. Здесь точно так же соблюдается предъявления подтверждающих документов.

Если до 2015 года удостоверение рассматривалось в качестве обязательного приложения при составлении авансового отчета, то при его отсутствии, согласно письму Роструда № 17-4/1647 от 2013 года, страховые взносы подлежали начислению. Теперь, после отмены командировочных удостоверений, это основание утрачено, и поданный без них авансовый отчет не считается нарушением.

О налоге на прибыль

Согласно нормам бухгалтерского учета, к составу прочих расходов, имеющих место в процессе производства и реализации, причисляются те из затрат организации, которые связаны с отправкой сотрудников в служебные командировки. Это делается при расчете налога на прибыль. Оформляется соответствующая проводка на ту дату, на которую утвержден авансовый отчет. Как и в указанных выше случаях - при документально подтвержденных затратах. Причём оформление обязано соответствовать законодательным нормативам Российской Федерации.

Ситуация подобна описанной ранее для страховых взносов. Официально прежде считалось, что отсутствие командировочного удостоверения автоматически исключает данные затраты из состава расходов. Но в сложившейся ситуации (отмена командировочных документов "лишнего" характера) о подобном подходе речи уже не идет.

Много не тратить!

Затраты, связанные со служебными поездками, должны быть обоснованы с экономической точки зрения. Задача их - принести прибыль организации. Указанная в приказе цель командировки, будучи связанной с коммерческой деятельностью, должна подразумевать экономически обоснованные командировочные расходы.

Даже раньше налоговиками часто высказывалось мнение о необходимости наличия приказа о соответствующем направлении в поездку сотрудника. Отмена командировочных удостоверений не несет в себе никаких потенциальных проблем и в этом плане, т. к. функции их аналогичны.

А можно ли продолжать оформление командировочных удостоверений?

В принципе, это не запрещается. Нигде законодательно не прописана обязательная отмена командировочных удостоверений. Если они вместе со служебными заданиями удобны работодателю в целях внутреннего учета, он имеет полное право заниматься и в дальнейшем их составлением. Но засвидетельствовать деловую поездку благодаря лишь одному удостоверению больше не получится. Повторим - само по себе, без прилагаемых билетов, приказа и т. п., оно никак не сможет служить подтверждением командировочных расходов и права на освобождение от взносов и НДФЛ.

Как фиксируется новая форма командировочной документации

Согласно общим правилам, работодатель рядом внутренних определяет все моменты, касающиеся размера и порядка возмещения расходов командированным сотрудникам. Таким правом наделяет его статья № 168 ТК РФ. Стандартным ходом является утверждение с подобной целью документа, именуемого Положением о командировках. Если в связи с нововведениями в компании решили прекратить использование удостоверений, данный акт потребуется соответствующим образом изменить с ознакомлением под подпись всех сотрудников.

Какие изменения потребуется внести в упомянутый нормативный акт?

1. В нём больше не должны упоминаться служебные задания, а в связи с отменой командировочных удостоверений из документа следует убрать данное понятие.

2. Должен быть прописан пункт об определении цели и срока командировки в приказе.

3. Отдельным пунктом следует закрепить необходимость предоставления работником служебной записки с подтверждающими документами в случае поездки на личном транспорте.

Информацию о выбытии командированного следует отражать в журнале специальной формы № 739н, которая была принята по приказу Минздравсоцразвития в сентябре 2009 года. Подобный журнал имеет отдельную графу, прежде предназначенную для внесения номера командировочного удостоверения и срока, на который оно выписывалось. В новых условиях заполнение такой графы не обязательно. Если там будет стоять прочерк или вовсе ничего, нарушением считаться это не будет.

Возможна ли отмена командировочных суточных?

Как известно, во время командировки работник обеспечивается средним заработком, а также суточными, выплачиваемыми за каждый из календарных дней командировки. Под последним понятием подразумеваются те дополнительные расходы, которые он несет из-за пребывания вне постоянного места жительства.

Ожидалось, что с 1 января 2016 года выплату суточных отменят. Но данного события так и не произошло. 168-я статья ТК РФ зафиксировала обязательное возмещение работнику дополнительных, связанных с проживанием вне своего ПМЖ расходов при направлении в служебную поездку. То есть отмена командировочных суточных означала бы нарушение трудового законодательства.

Размер их определяется самостоятельно в каждой организации. Эта сумма должна быть закреплена в тех нормативных локальных актах, которые касаются служебных поездок (например, в Положении о командировках). Согласно закону, обложению НДФЛ не подлежит максимальный их размер, равный 700 руб. в пределах территории нашей страны и 2500 руб. при поездках за рубеж. Это означает, что в случае установления распоряжением руководства суточных, скажем, в 1000 руб. НДФЛ придётся уплатить с суммы, превышающей 700 руб. - то есть 300 руб.

За какие дни положено возмещение

Возмещают их за все дни командировки, включая праздничные и выходные. Сюда же входят и те дни, что сотрудник находится в дороге или в ситуации вынужденной остановки. Если командировка однодневная, то по России выплачивать суточные не обязательно. Впрочем, никто не запрещает работодателю локальным актом предусмотреть аналогичную компенсацию и в данном случае.

Лимита подобных выплат как такового в случае если организация коммерческая, не существует. Законодательно закреплены лишь указанные выше суммы (700 и 2500 руб. соответственно), не подлежащие налогообложению. Подсчет дней, за которые положено данное возмещение работнику, делается теперь согласно общему правилу и в соответствии со служебной запиской.

В 2015 году командировочное удостоверение отменили: что делать теперь, как перейти на новую схему оформления командировок и какие документы требовать у работника по возвращении из поездки, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Любую командировку, хоть длительную, хоть краткосрочную, следует правильно оформить и оплатить. С недавних пор головной боли у работодателей, регулярно отправляющих персонал в служебные поездки, стало меньше - часть документов, ранее считавшихся обязательными, была упразднена. Правда, сразу же возникли новые вопросы, связанные с подтверждением срока . В качестве подтверждающих документов рассматриваются не служебные отчеты и командировочные удостоверения, а выданные работнику в ходе поездки квитанции, чеки, договоры и расписки.

Когда отменили командировочные удостоверения в России

Упрощенные правила оформления служебных поездок вступили в силу с 8 января 2015 года. Основанием для перехода на новый алгоритм стало постановление правительства РФ №1595 от 29.12.2014г. (далее - «Постановление»). Пакет сопроводительных документов для оформления командировки стал менее объемным. Помимо командировочного удостоверения, лишним документом признали и служебное задание, ранее считавшееся обязательным.

Скачайте документы по теме:

Заполненный бланк служебного задания, содержащий подробные сведения о цели поездки и краткий отчет о ее результатах, служил подтверждением успешного выполнения командированным сотрудником всех поставленных задач.

Теперь же вся необходимая информация отражается в , а сроки и результаты командировок подтверждаются с помощью других документов - служебных записок, авансовых отчетов, чеков и квитанций, проездных документов. Сроки зарубежной поездки подтверждаются отметками в загранпаспорте сотрудника, поэтому командировочное удостоверение не требуется (п.18 «Положения о служебных командировках», утвержденного постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008г.).

Важно: в командировку можно отправить только работника, состоящего в трудовых отношениях с работодателем (лица, выполняющие работы по договору ГПХ, не направляются в командировки).

Хотя командировочное удостоверение отменили, в 2018 году ряд организаций продолжает, как и прежде, использовать формы Т-10 и Т-10а в кадровой работе. Причин тому масса: от банального нежелания что-либо менять в существующей системе оформления документации до твердой уверенности в незаменимости унифицированных форм - удобных, содержательных и снабженных всеми необходимыми реквизитами.

Как оформить служебную поездку по новым правилам

Когда отменили командировочное удостоверение и служебное задание, многие кадровики испытали облегчение. Оформлять поездки стало не в пример проще, уменьшился объем бумажной работы. Чтобы направить сотрудника в служебную поездку, достаточно издать соответствующий приказ и выплатить аванс, покрывающий жилищные, дорожные и дополнительные расходы.

Формальным основанием для оформления приказа служит записка непосредственного руководителя командируемого сотрудника. Статья « : рассмотрим особенности» поможет правильно оформить служебную поездку сотрудника бюджетного учреждения. Как поступить, если командируемый - иностранный гражданин, эксперт рассказывает в статье « : какие ошибки допускает компания и принимающая сторона».

Важно: переход на новый алгоритм оформления командировок следует закрепить документально, отразив все внесенные изменения в локальных нормативных актах.

Направлять в командировки беременных женщин, несовершеннолетних и принятых в организацию на основании ученического договора сотрудников запрещено законом. Прежде, чем издать приказ, убедитесь, что сотрудник не принадлежит ни к одной из этих категорий. Как командировать в другой город или страну аспиранта (студента), читайте в заметке «Можно ли ». Некоторых сотрудников разрешено направлять в командировки только с их письменного согласия:

Приказ оформляется с применением унифицированной формы Т-9 или разработанного работодателем бланка. В нем указываются сроки и цели поездки, а также сведения о принимающей стороне: адрес, наименование и форма собственности организации (например, «Россия, г.Москва, ООО «Гермес»; «Россия, г.Пенза, ЗАО «Альфа» и т.д.). Также вписываются данные о командируемом работнике:

• табельный номер;
• фамилия, имя и отчество;
• структурное подразделение (отдел, служба, цех);
• должность (специальность).

Укажите источник финансирования поездки (командирующая или принимающая сторона) и вид транспорта, используемый сотрудником. Пример правильно заполненного бланка Т-9 выглядит так:

Оплата внутренних и зарубежных командировок

Необходимость выплаты аванса обусловлена тем, что в ходе любой поездки командированный сотрудник вынужден какое-то время проводить вдали от места постоянного жительства. Поэтому ему необходимо компенсировать личные расходы (выплатить так называемые суточные) и возместить суммы, потраченные на:

• бронирование и аренду жилья в пункте назначения, а также в случае вынужденной остановки в пути;
• проезд общественным транспортом к станции, вокзалу, аэропорту;
• покупку проездных документов (автобусных, железнодорожных, морских или авиабилетов, багажных квитанций);
• оплату постельных принадлежностей в поездах;
• оплату мобильной связи, почтовых и банковских услуг, такси и т.д., произведенную с разрешения или ведома работодателя.

Если сотрудник отправляется по работе за границу, к основным расходам добавляются таможенные и консульские сборы, оплата медицинской страховки и визы, сборы за право въезда на личном транспорте и другие обязательные платежи, которые работодатель должен компенсировать. Порядок оплаты, виды и нормы командировочных расходов рекомендуется закрепить локальным документом:

Журнал, в котором отражены сведения о командировках персонала по территории Российской Федерации, хранятся в течение пяти лет. Журналы регистрации зарубежных командировок следует хранить не менее десяти лет. О правилах заполнения и визирования регистрационных журналов читайте в статье « которые проверит инспектор. Как оформить подписи и решить другие вопросы». В помощь кадровику - полезная таблица « »: вы узнаете, какие журналы ведутся в обязательном порядке, а какие - в добровольном.

В соответствии с Дорожной картой "Совершенствование налогового администрирования", утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, командировочные удостоверения должны были быть отменены еще в апреле 2014 г. Но это произошло лишь в январе 2015 г.
О новшествах, которые внесены в порядок оформления командировочных документов, читайте в предложенном материале.

Утвержденная Дорожная карта "Совершенствование налогового администрирования" направлена на совершенствование и оптимизацию системы налогового администрирования с созданием комфортных условий взаимодействия бизнеса (предпринимателей) и органов государственной власти в части процедур подачи и формирования налоговой отчетности, а также усовершенствования принципов документооборота. Одной из заявленных целей данного плана мероприятий является сокращение временных и материальных затрат предпринимателей на подготовку и представление налоговой отчетности, уплату налогов.
В числе планируемых мероприятий есть и сокращение количества документов, которые требуются для подтверждения командировочных и представительских расходов, и упрощение требований к оформлению первичных документов, и отмена командировочных удостоверений для коммерческих организаций. В рамках реализации указанной Дорожной карты в канун 2015 г. и было принято два документа:
- Приказ Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044 от 15.12.2014 "О признании не действующей на территории Российской Федерации Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Приказ Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044);
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" (далее - Постановление Правительства РФ N 1595).
Постановлением Правительства РФ N 1595, которое вступило в силу 8 января 2015 г., были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение).
Теперь работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Ранее речь шла о распоряжении работодателя, которое могло сделать и уполномоченное им лицо.
Упразднен п. 6 Положения, согласно которому цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.
Из Положения исключено понятие командировочного удостоверения. Не надо больше оформлять его при направлении работника в командировку, делать в нем отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него и прилагать его к авансовому отчету по окончании командировки.
Теперь фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Вместе с командировочным удостоверением отменен отчет о выполненной в командировке работе. Данный отчет (обязательно в письменном виде) не надо больше согласовывать с руководителем структурного подразделения работодателя, а затем прилагать к авансовому отчету.
До сих пор мы говорили о командировках на территории РФ.
Порядок направления работников в командировки за пределы РФ не изменился: это единственный случай, когда командировочные удостоверения не оформлялись и ранее, а время нахождения в командировке определялось по отметкам в загранпаспорте.
Что касается командировок на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения Государственной границы РФ теперь определяется по проездным документам (билетам).
Таким образом, изменился порядок оформления документов при направлении работника в командировку. Раньше действовали следующие правила:
1) оформлялось распоряжение работодателя - издавался приказ. Цель командировки указывалась в служебном задании, которое составлялось отдельно;
2) на основании приказа работодателя оформлялось командировочное удостоверение, которое подписывалось работодателем и вручалось работнику;
3) в командировочном удостоверении делались отметки о дате приезда в место командирования и дате отъезда из него, которые обязательно заверялись печатью и подписью ответственного лица;
4) составлялся авансовый отчет, к которому прилагались командировочное удостоверение, документы о фактически произведенных в командировке расходах и отчет о выполненной в командировке работе;
5) утверждался авансовый отчет в установленном порядке.
Новые правила таковы:
1) оформляется решение работодателя - издается приказ, в котором указывается цель командировки;
2) составляется авансовый отчет, к которому прилагаются документы о фактически произведенных в командировке расходах. Если работник едет в командировку на личном транспорте, он должен по возвращении из нее представить служебную записку с подтверждающими расходы документами;
3) авансовый отчет утверждается в установленном порядке.
Но это еще не все новшества, связанные с оформлением командировочных документов.
Приказом Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044 в целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством РФ признана не действующей на территории РФ Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62).
Отметим, что согласно ст. 423 ТК РФ до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и другие нормативные правовые акты бывшего СССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, Постановлением Верховного Совета РСФСР от 12.12.1991 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ. Исходя из этого Инструкция N 62 продолжала применяться в части, не противоречащей действующему законодательству (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Напомним, что именно этим документом был определен порядок выдачи командировочного удостоверения и была установлена его форма, а также были урегулированы другие вопросы, связанные с командировками работников.
Инструкцией N 62 были утверждены формы журналов учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из них.
Таким образом, на сегодняшний день Инструкция N 62 и утвержденные ею документы не действуют.
При этом в настоящее время необходимо вести журналы учета:
- работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (дату и номер командировочного удостоверения теперь указывать не надо);
- работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Формы и Порядок заполнения этих журналов утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.
Кроме того, остался прежним порядок учета работников, направленных в командировки, в табеле учета рабочего времени.
Подводя итог рассмотренным новшествам в порядке направления работников в командировки, отметим, что начиная с 08.01.2015 не надо оформлять:
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о выполненной в командировке работе.
При этом стал обязательным еще один документ - служебная записка, которая оформляется, если работник едет в командировку на личном транспорте.
Это нормы действующего сегодня законодательства. Если в организации или индивидуальным предпринимателем будет принято решение об отмене приведенных документов, необходимо будет внести поправки в положение о командировках в связи с изменением действующего законодательства. Если же будет принято решение о целесообразности сохранения, например, порядка составления служебного задания или отчета о выполненной в командировке работе, нужно будет отразить это в положении о командировках. Это не будет противоречить новым нормам.
Отметим, что изменения вступили в силу 08.01.2015, но это не значит, что поправки в локальном акте о командировках должны быть датированы этим же числом, тем более что это был нерабочий праздничный день. Но и затягивать с корректированием локального акта не стоит: в таком случае надо понимать, что, пока не внесены изменения в положение о командировках, действующее в хозяйствующем субъекте, оно действительно в части, не противоречащей новым правилам.
Данные новшества вызвали неоднозначную реакцию в бухгалтерском сообществе. На специализированных сайтах можно встретить мнение о том, что зря отменили командировочное удостоверение, в котором была представлена обобщенная информация по командировке. Частично с этим можно согласиться: действительно, в командировочном удостоверении была собрана практически вся необходимая информация по командировке. Но в данном случае сильное влияние оказывает и эффект привыкания: командировочное удостоверение было обязательным документом почти 27 лет.
Встречается даже предложение утвердить в организации командировочное удостоверение и продолжать применять его. Но такое предложение вызывает сомнения в его практическом применении. Если хозяйствующий субъект утвердит свою форму командировочного удостоверения, у организации (индивидуального предпринимателя), в которую командированное лицо прибывает, не будет обязанности проставлять отметки о прибытии в пункт назначения (выбытии из него) и заверять их печатью и подписью ответственного лица.
При этом в положении о командировках хозяйствующий субъект вправе утвердить любые нормы о направлении работников в командировки, не противоречащие действующему законодательству.