Приказ об изменении паспортных данных работника. Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
Договор передачи, отчуждения
Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
Договор поручения, договор поручительства
Договор поставки, контрактации
Договор проката: бытового, строительного
Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
Договор страхования, перестрахования
Трудовой договор с работником
Договор уступки прав и перевода долга
Ученический договор с работником
Учредительный договор, договор о совместной деятельности
Договор хранения, материальной ответственности
Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века В сепаратном договоре не ищи спасения. (К.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

паспорт;
свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба.
Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника.

Важно

Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.

Какой приказ нужно оформить в случае изменения у работника личных данных?

Инфо

Если это первое, то и номер его будет №1 к ТД такому-то от такой-то даты.

В тексте указать, что пункт такой-то ТД изложить в следующей редакции: и повторить этот пункт из ТД, вписав новые персональные сведения. Датировать доп. соглашение необходимо числом после даты выхода приказа.
Подпись на доп.

соглашении должна стоять одного из первых руководителей предприятия, так как подобный документ фактически стоит на одном уровне с ТД.Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы, и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации. Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору о смене фамилии Интересное видео Смена фамилии.

Бланкер.ру

Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу Образец внесения изменений в трудовую книжку приведен в подборке материалов Системы. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет И.И.

Шкловец При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст.

57 ТК РФ). В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф.

Внимание

Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор.

Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Карьера

Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.

Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств). Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека. Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. © Материал из Системы КадрыГотовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru Изменение фамилии: в каких отразить документах? Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить? В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т.

д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

Приказ об изменении паспорта сотрудника пример

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно. У вас не останется вопросов о приказе о награждении почетной грамотой после прочтения статьи по ссылке. В карточке Т-2 впишите новые паспортные данные и прописку, подпись лица, который внес новые данные и дату. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Приказ об изменении личных данных в кадровых документах

СК РФ) Свидетельство о заключении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность) Расторжение брака День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст. 25 СК РФ) Свидетельство о расторжении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность) Перемена имени День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу Свидетельство о перемене имени Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет) Заявление. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже.

Приказ об изменении паспортных данных работника

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно! Оглавление:

Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?
Как внести изменения в трудовой договор?
Издание специального приказа
Подготовка дополнительного соглашения
Интересное видео

Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации, иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой.

Приказ об изменении паспортных данных

В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл. 22.10.2012». 2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Подписи сторон: Работодатель: «Альфа»Адрес: 125008, г. Москва,ул. Михалковская, д. 20ИНН 7708123456, КПП770801001р/с 4070281040000001111вАКБ «Надежный»к/с30101810400000000222БИК044583222 Работник: Зайцева Виктория Николаевнапаспорт серии 46 02 № 545177выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл.

Образец приказа об изменении паспортных данных работника

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника – документ, составление которого необходимо при решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные работников. С данным приказом в обязательном порядке должен быть ознакомлен работник, в чьи документы вносились изменения, работники кадровой службы и бухгалтерии предприятия. На основании раннее составленного согласия работника на обработку персональных данных, конфиденциальная информация о нем может быть использована определенным кругом лиц при осуществлении им трудовых отношений. Перечень лиц в обязательном порядке должен быть зафиксирован в Приказе об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудника. При решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные конкретного сотрудника целесообразно утвердить соответствующий приказ.

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
место жительства (при переезде или смене регистрации);
сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

Шаг 1

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Шаг 2

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Шаг 3

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Шаг 4

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

Шаг 5

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.

Шаг 6

В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Шаг 7

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Шаг 8

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Шаг 9

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Шаг 10

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Таблица

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Предоставляемые работником документы-основания	Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление; копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);	Приказ о внесении изменений в учетные документы; изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2); внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54); новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление; копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства	Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника; изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление; копия документа об образовании	Дополнения на титульном листе трудовой книжки; дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление; копия паспорта с новыми данными	Приказ о внесении изменений в учетные документы работника; изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)

Приложение 1

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

Приложение 2

Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Приложение 3

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
место жительства (при переезде или смене регистрации);
сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Предоставляемые работником документы-основания	Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление; копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);	Приказ о внесении изменений в учетные документы; изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2); внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54); новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление; копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства	Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника; изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление; копия документа об образовании	Дополнения на титульном листе трудовой книжки; дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление; копия паспорта с новыми данными	Приказ о внесении изменений в учетные документы работника; изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)

Приложение 1

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

Приложение 2

Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Приложение 3

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Татьяна Скоробогатова, Москва

Кадровое делопроизводство и Трудовое право

В жизни работников происходят различные события — заключение или расторжение брака, рождение детей, смена места жительства и пр. Результатом, как правило, является смена фамилии, места регистрации, изменение данных документа, удостоверяющего личность. В таких случаях перед кадровиком встает вопрос: в какие документы вносить изменения и как? Об этом расскажем ниже.

Персональные данные

Итак, изменились персональные данные работника. Статья 85 ТК РФ относит к ним информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» разъяснил, что относится к таким данным. Исходя из п. 1 ст. 3 к ним можно отнести:

— фамилию, имя, отчество;

— пол, возраст;

— место жительства;

— семейное положение, наличие детей, родственные связи;

— образование, квалификацию, профессиональную подготовку и сведения о повышении квалификации;

— состояние здоровья;

— привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);

— деловые, иные личные качества, которые могут способствовать идентификации человека.

Напомним, что в силу гл. 14 ТК РФ работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных.

Во-первых…

У работника изменились какие-либо учетные данные? Ему необходимо уведомить кадровое подразделение об этом. Как? Написать заявление в произвольной форме. Можно заранее заготовить бланки, в специально отведенные графы которых работники будут вписывать изменившиеся данные.

Во-вторых…

На основании такого заявления составляется (в произвольной форме) приказ о внесении изменений в учетные документы и обязательно регистрируется в журнале. С этим документом нужно ознакомить работника, чьи документы требуют изменений, а также бухгалтерию.

В-третьих…

На основании приказа следует внести изменения:

1. В личную карточку (форма Т-2). Правил исправления сведений в данном документе нет, поэтому поступим так: одной чертой зачеркнем прежнюю фамилию и сверху впишем новую. Исправление нужно заверить подписью кадрового работника и поставить дату. Возникает вопрос: где указывать наименование документа, на основании которого изменяется фамилия? Полагаем, что не будет ошибкой указать его реквизиты в разделе Х личной карточки.

Возможно, придется изменять и другие пункты раздела I личной карточки:

— п. 6 «Образование» — если было заполнено, то через запятую добавляем новую запись, а ниже вписываем наименование учебного заведения и реквизиты документа, подтверждающего получение соответствующего уровня образования (например, диплома, аттестата);

— п. 10 «Состав семьи» можем дополнить новыми сведениями или вычеркнуть некоторые записи;

— сведения в п. 11 «Паспорт» также иногда изменяются, однако в форме личной карточки мало места для внесения новых данных, поэтому можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные;

— п. 12 «Адрес места жительства» — зачеркиваем старый адрес и вписываем новый.

2. В трудовую книжку (форма бланка утверждена Постановлением N 225). Поскольку трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, порядок внесения изменений в нее строго регламентирован, в частности, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В соответствии с п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При этом ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Обратите внимание! В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 27, 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Измениться могут не только Ф. И.О., но и, например, сведения об образовании, профессии или квалификации. Если происходит их изменение, запись на первой странице (титульном листе) трудовой книжки о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. По аналогии с изменением ФИО иногда кадровики делают ссылку на дипломы и иные документы, удостоверяющие получение новой специальности, профессии и образования, на внутренней стороне обложки, хотя нормативными актами это не предусмотрено и не является обязательным требованием.

3. В документы по воинскому учету. На основании Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организации, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ, работодатель или лицо, ответственное за ведение воинского учета в компании, обязаны сообщать в военкомат не только сведения о приеме или увольнении военнообязанных граждан. В их обязанность также входит сообщать об изменении:

— семейного положения;

— образования;

— структурного подразделения и должности;

— места жительства (места пребывания).

Итак, необходимо заполнить и вручить работнику листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме согласно приложению 1 приложения 13 к Методическим рекомендациям под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним.

Если работник не сообщил в военный комиссариат изменившиеся сведения (не представил работодателю корешок листка сообщений с отметкой военного комиссариата), то лицо, ответственное за ведение воинского учета в организации, должно направить в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан сведения по форме согласно приложению 2 приложения 13 к Методическим рекомендациям. Приведем образец бланка на стр. 43.

Сведения

Об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете

4. В свидетельство государственного пенсионного страхования. На основании п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства или о выдаче его дубликата в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.

Поэтому сотрудник кадровой службы в двухнедельный срок со дня получения от работника такого заявления должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства вместе с описью документов. Формы заявления (АДВ-2) и описи (АДВ-6) утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

Пенсионный фонд в месячный срок после получения заявления об обмене страхового свидетельства принимает решение об обмене страхового свидетельства или об отказе в обмене.

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства с измененными данными выдает его работнику, который должен проверить правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписаться в сопроводительной ведомости в получении свидетельства.

Если возможности выдать страховое свидетельство нет (работник в длительной (свыше одного месяца) командировке, болеет и пр.), правильность сведений в этом документе проверяет сотрудник кадровой службы и расписывается за работника в сопроводительной ведомости. Напомним, что ее необходимо вернуть в территориальный орган ПФР в течение месяца после получения свидетельства.

5. В полис обязательного медицинского страхования. Пунктом 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и Правилами обязательного медицинского страхования установлено, что работник обязан уведомить страховую медицинскую организацию об изменении своих фамилии, имени, отчества, места жительства в течение одного месяца со дня, когда эти изменения произошли. Если у работника изменился адрес места жительства, он также в течение одного месяца должен выбрать новую страховую медицинскую организацию, если по новому месту жительства отсутствует медицинская организация, в которой ранее был застрахован гражданин.

Поэтому если компания не является представителем работника в фонде ОМС, тот должен сам явиться в страховую медицинскую организацию и оформить новый полис, представив документ, подтверждающий необходимость внесения изменений.

Работник, у которого изменились персональные данные, — руководитель

В таком случае кадровому сотруднику придется провести дополнительную работу. Так, если руководитель является одновременно учредителем юридического лица, кадровик совместно с юристом компании должны внести изменения в учредительные документы и устав.

Поскольку в единых государственных реестрах содержится информация о руководителе юридического лица, лице, имеющем право без доверенности действовать от имени компании, об индивидуальном предпринимателе, при изменении персональных данных таких лиц необходимо уведомлять налоговый орган.

Ранее на основании п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» юридическое лицо при изменении сведений о фамилии, имени, отчестве, месте жительства и паспортных данных руководителя юридического лица было обязано в течение трех рабочих дней с момента изменения указанных сведений сообщить об этом в регистрирующий (налоговый) орган. Теперь, в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», с 1 июля 2011 года делать это не нужно. Данная обязанность возложена на органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России, либо регистрацию физических лиц по месту жительства: они должны передать изменившиеся сведения в электронной форме не позднее пяти рабочих дней со дня выдачи соответствующего документа либо регистрации указанных лиц по месту жительства.

Любая информация, позволяющая идентифицировать человека, относится к категории персональных данных. В последние годы вопросы их защиты стали особенно актуальными. Ведь современные технологии позволяют довольно просто завладеть информацией о сотрудниках компаний или, например, пациентов медицинских учреждений. Чтобы избежать утечек, в организациях внедряются процедуры и разрабатывается документация. В статье дан образец приказа о персональных данных работников-2018 и некоторые другие документы.

Мировая тенденция развития законодательства в области защиты персональных данных демонстрирует ужесточение норм, регламентирующих наказание за незаконное использование личной информации. Российское право в этом вопросе не стоит особняком и так же стремится к усилению контроля над утечкой данных. В связи с этим при организации защиты конфиденциальных сведений на предприятии необходимо опираться на главу 14 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" .

Какие данные относятся к персональным

К персональным относятся следующие сведения:

возраст;
семейное положение;
образование;
профессия;
адрес проживания;
расовая и национальная принадлежность;
вероисповедание;
биометрические данные;
политические взгляды;
состояние здоровья.

Этот список далеко не полный, в него могут быть включены многие другие типы информации о человеке. Однако все их нельзя разглашать и обрабатывать без разрешения того, к кому они относятся. Об этом говорит Закон №152-ФЗ от 27.07.2006. Исключение составляют, например, те случаи, когда раскрытие этой информации необходимо для предотвращения угрозы безопасности самого человека или государства. Чтобы не нарушить эти правила, на предприятиях должна быть разработана локальная нормативная база.

Подготовка приказа о защите персональных данных

На предприятии должен быть назначен сотрудник, ответственный за подготовку пакета документов о защите конфиденциальной информации. Такое назначение делается на основании соответствующего приказа руководителя. Ответственный сотрудник должен подготовить определенный пакет документов:

политика предприятия в отношении таких сведений;
перечень лиц, имеющих доступ к ним;
соглашение о неразглашении;
журнал учета передачи данных.

Этот пакет бумаг поможет не только соблюсти закон, но и обезопасить организацию от претензий со стороны Роскомнадзора, который является проверяющим органом в этой сфере. Порядок таких проверок, а также права и обязанности контролирующего органа и инспектируемой организации регулируются Приказом Минкомсвязи России № 312 от 14.11.2011 года .

Перечисленные документы вводятся в действие соответствующим приказом. Его образец представлен ниже.

Что еще стоит знать

Работодатель должен помнить, что вся информация о работнике должна быть получена от него самого или из третьих источников, но только с его письменного согласия. Воспользоваться такой возможностью можно, если утрачены какие-либо документы.

Нередки случаи, когда сведения о сотруднике меняются, например, при перемене фамилии или изменении семейного положения. Законодательство не устанавливает конкретный срок, в течение которого работник должен уведомить работодателя об изменениях. Поэтому рекомендуется закрепить сроки в локальном нормативном акте. Уведомить работодателя необходимо посредством соответствующего заявления, подкрепленного документами, удостоверяющими изменения. Образец представлен ниже.

На некоторых предприятиях затем на основании заявления издается приказ об изменении информации о сотруднике. Образец этого документа можно скачать ниже. Но для облегчения процедуры зачастую просто готовится дополнительное соглашение, вносятся изменения в личную карточку, трудовую книжку работника и другие документы при необходимости.

Особое внимание уделяется конфиденциальности информации о пациентах медицинских учреждений. Прежде всего, обязанность хранить молчание о состоянии пациентов лежит на самом враче. Но это не снимает с администрации лечебного учреждения необходимость издать приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».