Сайт журнала «Зарплата в учреждении »

Электронный журнал «Зарплата в учреждении »

Обязательно ли оформление листка

В статье 136 Трудового кодекса РФ определено, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого сотрудника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты, отпускных, сумм при увольнении, иных выплат;

3) о размерах и основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Вот для этого и нужен расчетный листок. И учтите такой момент: расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам учреждения независимо от того, постоянный работник или временный, совместитель он или надомник и т. п.

Если работодатель, нарушая требования действующего законодательства, не выдает работникам расчетные листки, к нему могут быть применены санкции по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях как за нарушение законодательства о труде. Для должностных лиц это штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для учреждения - штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Каким должно быть оформление расчетного листка

Расчетный листок не имеет законодательно утвержденной формы. Поэтому оформление расчетного листка происходит так, как определяет работодатель своим приказом с учетом мнения органа работников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса РФ.

На практике многие работодатели применяют форму, которая есть в бухгалтерской программе по начислению зарплаты в учреждении. Расчетный листок должен содержать следующую основную информацию. В титульной части:

• Ф. И. О. сотрудника;
• его должность;
• табельный номер;
• (оклад);
• период, за который осуществляется начисление;
• отработанный период (часы);
• стандартные налоговые вычеты.

В табличной части:

1) составные части заработной платы:

• оклад (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);
• надбавки за работу во вредных условиях, за работу в особых климатических условиях, районный коэффициент, за совмещение профессий (должностей), за выслугу лет, интенсивность работы и т. д.;
• премии (единовременные, квартальные, годовые, за достижения в работе и др.);
• материальная помощь;
• отпускные;
• денежная компенсация за задержку заработной платы и других выплат работнику;
• пособие по временной нетрудоспособности;
• общая начисленная сумма;

2) удержания из заработной платы:

• суммы НДФЛ;
• профсоюзные вносы;
• неотработанный или полученный работником аванс;
• суммы, излишне выплаченные работнику в результате счетных ошибок;
• взыскания по исполнительным листам;
• другие удержания;
• общая сумма удержаний;

3) сумма к выдаче.

То есть при утверждении формы расчетного листка необходимо предусмотреть возможность всех выплат и удержаний, имеющихся в учреждении.

Отметим, что выдавать расчетные листки работодатели должны независимо от способа выплаты заработной платы: наличными из кассы в виде перечислений на карту работника. Об этом сказано в письме Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1. В нем также указано, что порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен. Соответственно, его можно определить в локальном акте, в котором установлена сама форма расчетного листка.

Поэтому при утверждении формы расчетного листка следует также определить порядок его выдачи: на бумаге, в электронном виде (например, для этого необходимо наличие письменного заявления работника), под подпись, установить сроки выдачи.

Важным является то, чтобы определенный приказом порядок выдачи был приемлем для работников.

Также в приказе следует указать, что расчетный листок выдают при окончательном расчете за месяц. При начислении и выплате работникам второй части зарплаты всем должны быть выданы расчетные листки, в том числе работникам, ушедшим в отпуск, находящимся в командировке или на больничном. При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета.

Как расчетные листки нужно хранить

Бухгалтер должен распечатывать расчетный листок в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой - подклеивается к Карточке-справке (ф. 0504417), где предусмотрено место для подклейки расчетных листков. Форма карточки утверждена приказом от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Т. Фисенко ,
МУ «Централизованная бухгалтерия»

М.Г. Мошкович, юрист

Тайны расчетного листка

Зачем организации нужны расчетные листки и как правильно выдавать их работникам

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Расчетные листки при выдаче зарплаты зачастую не выдают работникам даже вполне законопослушные организации. Дескать, оплата труда белая, выплачиваем вовремя - к чему лишний раз бумагу переводить? Попросит работник - так мы ему сразу листок и распечатаем. А некоторые работодатели, чего греха таить, и вовсе не знают о том, что у них есть такая обязанность.

Поэтому сегодня мы будем разбираться, что такое расчетный листок и зачем он нужен организации и работнику.

Зачем работнику расчетный листок

Цель выдачи расчетного листка - проинформировать работника о том, из чего складывается очередная полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину мы узнаем и так, при получении денег у кассира или когда они «прилетят» на карту. А вот что за что - не всегда понятно.

Можно предположить, что часть работодателей избегает выдачи расчетных листков намеренно, дабы избежать «ненужных» вопросов. Изучит работник свой листок и начнет интересоваться: где оплата за сверхурочные, почему премия стала меньше и т. д.

Почему расчетный листок важен для организации

Расчетные листки предусмотрены ТКст. 136 ТК РФ , поэтому при проверке трудинспектор отметит их невыдачу как нарушение и накажет организаци юп. 3.7 приложения № 2 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Роструда от 25.11.2011 № 280 ; Постановление Самарского облсуда от 06.05.2014 № 4а-275/2014 .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Штраф за невыдачу расчетного листка может составить: от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для директора или ИП, от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для организаци ич. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . А если директора поймают на этом нарушении повторно в течение года со дня уплаты штрафа, то могут дисквалифицироват ьч. 2 ст. 5.27 , ст. 4.6 КоАП РФ ; Обзор ВС, утв. Постановлением Президиума ВС от 07.03.2007 (вопрос 8) .

Однако это не самое главное. Штраф, конечно, вещь неприятная, но трудинспекторы приходят с проверками редко. Выдача расчетных листков важна в другом аспекте - на случай, если работник пойдет судиться с вами, считая, что ему недоплатили. Дело в том, что по закону гражданин должен подать исковое заявление в очень короткие срок ист. 392 ТК РФ :

• по спорам об увольнении - в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки;
• по другим трудовым спорам - в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Но многие судьи считают, что работник не мог знать о нарушении своих прав по оплате труда, если расчетный листок не выдавался. Поэтому они отсчитывают срок не с даты выплаты работнику спорной суммы, а с даты, когда он из других источников узнал о том, что его обидели.

К примеру, работница уволилась 29.12.2012 и через суд потребовала выплатить ей сверхурочные за май - декабрь 2012 г. Работодатель пытался отбить хотя бы часть суммы (май - сентябрь), указывая, что 3 месяца с момента выплаты зарплаты за эти месяцы давно прошли. Однако суд решил так: поскольку расчетные листки не выдавались, работница не могла знать о составе выплачиваемых ей сумм. О нарушении своих прав она узнала только при увольнении и обратилась в суд в пределах месяца после него. С организации взыскали также компенсацию за просрочку выплаты, за моральный вред и судебные расход ыАпелляционное определение Воронежского облсуда от 02.07.2013 № 33-3271 .

В другом случае женщина уволилась 31.07.2012. И только в сентябре 2012 г., когда пошли судиться другие работники, она узнала, что и ей зарплату в период 2010- 2012 гг. начисляли без уральского коэффициента. Формально срок для обращения в суд она пропустила, но суд восстановил его, указав, что истица не получала расчетные листки и не имела возможности узнать о недоплатах. В результате с работодателя взыскали задолженность за весь период, компенсацию морального вреда и расходы на адвокат аОпределение Свердловского облсуда от 22.02.2013 № 33-1620/2013 .

Еще один работник вообще сослался на рассказ коллег о неправильном расчете выходного пособия. Через несколько месяцев после увольнения они сообщили ему: при расчете среднего заработка не были учтены суммы выплаченных премий. Работодатель не смог доказать обратное, а расчетный листок при увольнении не выдавался. Поэтому суд решил, что 3 месяца надо отсчитывать от даты, когда, по словам гражданина, его «просветили» бывшие коллеги. Иск был удовлетворе нАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 13.06.2012 № 33-4044/2012 .

Таким образом, выводы следующие:

• <если> расчетный листок выдается, у работника есть только 3 месяца после даты его выдачи, чтобы судиться с вами по зарплате. В случае опоздания вы просто заявляете в суде о пропуске срока подачи заявления и иск не рассматривается по существ уАпелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 07.08.2014 № 33-1800/2014 . Конечно, если судья не увидит каких-либо уважительных причин для восстановления срока;
• <если> расчетный листок не выдается, время для обращения работника в суд ничем не ограничено. Он приведет в суде любой источник, из которого узнал о нарушении своих прав, и вам будет сложно это опровергнуть. И даже если в итоге суд закончится вашей победой, будут потрачены финансы и время на судебные заседания.

Кстати, расчетный листок может пригодиться и в налоговых спорах. С его помощью можно подтвердить, например, понесенные затраты на оплату труд аПостановление ФАС МО от 22.05.2013 № А40-91515/12-115-603 .

Что включается в расчетный листок

В расчетном листке должны быть показаны следующие сумм ыст. 136 ТК РФ :

• составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. То есть, например, оклад, надбавка, премия, коэффициент и т. д.;
• иные начисления работнику, в том числе оплата больничного, компенсация за задержку зарплаты или других выпла тст. 236 ТК РФ ;
• удержания из зарплаты с указанием оснований, например НДФЛ или алименты;
• общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Эти требования важно соблюдать, поскольку неполное заполнение расчетного листка - это тоже нарушение ТК.

Начисленные взносы в фонды показывать в расчетном листке не нужно, за исключением следующей ситуации. Работники могут подать заявление об удержании с них дополнительных взносов в ПФР, а у работодателя есть право присоединиться и также начислять в их пользу дополнительные взнос ыстатьи 5 , 8 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ . Если это ваш случай, то таких работников надо информировать как об удержанных дополнительных взносах в ПФР, так и о перечисленных за них дополнительно организацией. Поскольку полагается делать это одновременно с предоставлением расчетного листк ач. 8 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ , то лучше просто включить эту информацию в их листки.

Как оформить расчетный листок

Форма расчетного листка нормативно не утверждена, но она есть в любой бухгалтерской программе. Вы можете использовать ее или разработать свою.

Главное - не забудьте утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных акто вст. 136 ТК РФ . Ведь применение неутвержденной формы расчетного листка - это тоже основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательств аПостановление ВС от 23.12.2010 № 75-АД 10-3 ; Решение Пермского крайсуда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014 .

А вот для работника факт утверждения формы не важен. Суд примет у него в качестве доказательства и неутвержденный листок, если организация не докажет, что у них применялась другая форм аАпелляционное определение Забайкальского крайсуда от 25.06.2014 № 33-2498-2014 . Поэтому не надейтесь, что неутвержденная форма поможет вам выиграть спор с работником.

Форму утверждает работодатель приказом следующего содержания.

Общество с ограниченной ответственностью «Рамзес»

ПРИКАЗ

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму расчетного листка - приложение № 1 к приказу.

3. Назначить бухгалтера А.С. Кириенко ответственной за выдачу расчетных листков сотрудникам в день выплаты заработной платы.

С приказом ознакомлена:

Если у вас в компании есть профсоюзная организация, нужно предварительно направить туда проект формы расчетного листка и получить мотивированное мнение профсоюза об этой форме в том же порядке, что и при согласовании локальных нормативных акто вст. 372 ТК РФ .

Всю процедуру следует повторить, если вы статьи 8 , 138 ТК РФ :

• <или> сменили программу и форма листка в новой версии другая;
• <или> внесли изменения в самостоятельно разработанную форму.

Покажем вариант заполнения расчетного листка на примере.

Пример. Заполнение расчетного листка работника

/ условие / Сергиенко Ирина Александровна работает в ООО «Компонент» в должности руководителя отдела консалтинга по графику 40-ча -совой рабочей недели. Ее оклад - 50 000 руб. в месяц. В соответствии с положением о премировании в октябре ей полагается ежемесячная премия в размере 20% от оклада.

С 1 по 5 октября И.А. Сергиенко была на больничном. Сумма пособия по нетрудоспособности составила 11 560 руб.

5 ноября ей выплачена зарплата за вторую половину октября, а также оплачен период нетрудоспособности.

/ решение / Рассчитаем размер зарплаты за фактически отработанное в октябре время. Он составит 43 478,26 руб. (50 000 руб. / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Премия за отработанное время составит 8695,65 руб. ((50 000 руб. х 20%) / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Сумма НДФЛ за октябрь с начисленных сумм составит 8285 руб. ((43 478,26 руб. + 11 560 руб. + 8695,65 руб.) х 13%).

Сумма зарплаты к выплате 5 ноября составит 23 888,91 руб. (43 478,26 руб. + 8695,65 руб. – 8285 руб. – 20 000 руб.).

Заполним расчетный листок.

Организация				ООО «Компонент»
Подразделение/код/табельный номер				Отдел консалтинга/03/201
ФИО				Сергиенко Ирина Александровна
Должность/профессия				Руководитель отдела консалтинга
Оклад (руб.)				50 000,00
Месяц/год		Рабочие дни			Рабочие часы (40-ча -совая рабочая неделя)
Октябрь/2014		23			184
Начислено	Период	Дни	Часы	Сумма (руб.)	Удержано	Период	Сумма (руб.)
Зарплата за отработанное время	06.10- 31.10	20	160	43 478,26	НДФЛ	Октябрь 2014 г.	8285
	01.10- 05.10	5		11 560,00
Ежемесячная премия	06.10- 31.10	20	160	8 695,65
Всего начислено				63 733,91	Всего удержано		8285
Выплачено	Дата			Сумма (руб.)
Аванс	20.10.2014			20 000,00
Зарплата	05.11.2014			23 888,91
Пособие по нетрудоспособности	05.11.2014			11 560,00
Всего выплачено:				55 448,50

Требуются ли печать и подпись ответственного лица на расчетном листке? Закон об этом умалчивает, и на практике их обычно не ставят. За разъяснениями мы обратились в Роструд.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Заверять расчетные листки печатью и подписью при ежемесячной выдаче работникам нет необходимости, такого требования в ТК нет. Не нужно это делать и в том случае, когда работник просит выдать ему расчетные листки при увольнении в порядке ст. 84.1 ТК РФ. Представляется, что расчетный листок не относится к документам, которые должны заверяться надлежащим образо м” .

Что ж, цель составления листков и правда чисто информационная, поэтому регулярно ставить на них печать и подпись действительно не стоит. Но если работник просит или вы представляете листки в качестве доказательств в суде, то можно и заверить, нарушения в этом нет. Были случаи, когда судьи не принимали расчетные листки, указывая, что без печати невозможно определить, кем выдан такой докумен тАпелляционные определения ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014 , от 29.05.2014 № 33-5742/2014 .

Когда нужно выдавать расчетный листок

По закону расчетный листок нужно выдавать при выплате зарплаты, а зарплата по общему правилу выплачивается не реже двух раз в меся цст. 136 ТК РФ . Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты с указанием всех сумм, выплаченных в текущем месяце.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены и, таким образом, расчетные листки не будут содержать исчерпывающую информацию о заработной плате. Поэтому расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие. При этом отдельно показывать в листке составные части за каждые полмесяца не требуетс я” .

Роструд

Имейте в виду, что при выплате отпускных расчетный листок не оформляется, поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка - это не зарплат аст. 129 ТК РФ ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 3) . А вот при увольнении его нужно сделать. Ведь в этом случае делается полный расчет, то есть работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе зарплата. Это нам подтвердили и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При прекращении трудового договора день выплаты заработной платы и день увольнения могут не совпадать. Зарплата и иные причитающиеся работнику суммы в таких случаях должны быть выплачены в день увольнения. Таким образом, при увольнении работнику следует выдать расчетный листо к” .

Роструд

Если деньги выплачиваются через кассу, то листки лучше выдавать одновременно с деньгами, чтобы не бегать потом за работниками. А в какой момент их выдавать, если зарплата перечисляется на карточки, - до или после перечисления? Решите этот вопрос сами и пропишите порядок выдачи в локальном нормативном акте (ЛНА)Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 .

Как подтвердить факт выдачи расчетных листков

Распространенный вариант - распечатка расчетного листка по запросу работника. Бухгалтеры рассуждают так: кому надо, тому выдадим, а при проверке скажем, что выдавали всем. Ан нет, не получится. Если нельзя подтвердить факт выдачи документально, то инспекторы при проверке могут вам не поверить и оштрафовать вас. Поэтому надо выдавать листки регулярно, а также продумать способ подтверждения:

• <или> сделать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
• <или> внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.

В унифицированной форме платежной ведомости (№ Т-53) есть графа «Примечание», можно использовать ее для подписи работника;

• <или> сделать форму из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.

В любом случае, определяясь с порядком выдачи расчетного листка, помните, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускаетс яст. 88 ТК РФ ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ . Поэтому при предоставлении расчетных листков вам нужно исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника-адресата. То есть нельзя просто раскладывать расчетные листки на столы работникам, нельзя передавать через других лиц и т. д. Иначе можно нарушить Закон о персональных данных и тоже попасть под административный штраф. Он может составить от 300 до 500 руб. для сотрудника, от 500 до 1000 руб. для руководителя и от 5000 до 10 000 руб. для организаци ист. 13.11 КоАП РФ .

Административное дело о нарушении персональных данных вправе завести прокурор, к примеру, по жалобе пострадавшего работник ач. 1 ст. 28.4 КоАП РФ , а штраф налагается по решению судач. 1 ст. 23.1 КоАП РФ .

Отметим, что если работник получает зарплату на карточку, то распечатывать листки каждому работнику неудобно. Проще было бы рассылать их по электронной почте с подтверждением о получении. Однако в Роструде с этим не согласны.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Развитие информационных технологий дает все основания для применения различных способов доведения информации до работников. Однако пока ТК разрешает направлять расчетный листок по электронной почте только дистанционным работника мч. 5 ст. 312.1 ТК РФ . Для остальных же обязателен письменный документ. Причем если сотрудник работает вне основного офиса, то о получении им расчетного листка обязан позаботиться работодател ь” .

Роструд

Заметим, что некоторые судьи не видят криминала в рассылке расчетных листков работникам по email Апелляционное определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 № 33-204/2013 . Так, Мосгорсуд отказал инспектору по кадрам в иске о взыскании оплаты за сверхурочную работу. Работодатель заявил, что женщина регулярно получала расчетные листки по электронной почте и могла вовремя узнать о нарушении своих прав. Когда она обратилась в суд, 3 месяца с момента получения расчетного листка уже прошли. Следовательно, срок для подачи искового заявления был пропуще нОпределение Мосгорсуда от 18.07.2011 № 33-22203 .

Тем не менее для отправки расчетных листков по электронной почте надежней будет подождать внесения соответствующих поправок в ТК.

Лучше всего урегулировать все вопросы по расчетным листкам в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда или в специальном ЛНА. Там можно утвердить форму листка, периодичность выдачи, способ передачи работнику с учетом требований конфиденциальности и т. д. Так и бухгалтеру будет проще, и работники будут в курсе, ведь со всеми ЛНА организации они должны быть ознакомлены под роспис ьст. 68 ТК РФ .

Нормы трудового законодательства, касающиеся порядка оформления и выдачи расчетных листков по заработной плате, трактуются бухгалтерами по-разному. В настоящей статье поговорим о наболевшем. Выдача расчетных листков – право или обязанность работодателя? Какова форма расчетного листка? С какой периодичностью его выдают? Необходимо ли фиксировать факт выдачи расчетного листка? Надо ли формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков? Предусмотрена ли ответственность за невыдачу их?

"Детский дом"

Приказ

г. Осинники

Об утверждении формы расчетного листка по заработной плате

В соответствии со ст. 136 ТК РФ

Приказываю:
1. Утвердить форму расчетного листка по заработной плате на основании приложения 1 к настоящему приказу.
2. Согласовать форму расчетного листка по заработной плате с председателем профсоюзного комитета О.В. Ивановой.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера А.М. Кочетову.
4. Настоящий приказ вступает в силу с 16.05.2016.

к Приказу МКОУ "Детский дом"
от 16.05.2016 N 35

Председатель
профсоюзного
комитета О.В. Иванова Директор Э.В. Семенова
────────── ───────

"___" ___________ 2016 г.

Форма
расчетного листка по заработной плате
МКОУ "Детский дом"

Расчетный листок

Сотрудник:					Подразделение:
Табельный номер:					Должность:
1. Начислено					2. Удержано
Всего начислено					Всего удержано
3. Доходы в неденежной форме					4. Выплачено
Всего доходов в неденежной форме					Всего выплачено
Долг за учреждением на начало месяца __________					Долг за учреждением на конец месяца _____________

С какой периодичностью выдают расчетный листок?

Периодичность выдачи расчетных листков не регламентирована действующим трудовым законодательством. По общему правилу расчетный листок должен выдаваться при выплате заработной платы, а это случается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). То есть за первую половину месяца выплачивается аванс, а по итогам месяца производится окончательный расчет с работником.
Здесь возникает вопрос: нужно ли выдавать расчетный листок два раза в месяц? По мнению Роструда, изложенному в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1, расчетные листки следует выдавать в конце месяца при начислении и выплате второй части заработной платы.

К сведению. Периодичность выдачи расчетных листков следует прописать в локальном акте учреждения. Например, один раз в конце месяца при окончательном расчете с работником.

Обращаем ваше внимание, что при выплате отпускных сумм расчетный листок не оформляется, так как оплата отпуска выплатой заработной платы не является (ст. 129 ТК РФ). А при увольнении работника учреждение должно выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним. Поскольку в этом случае работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе заработная плата.

Необходимо ли фиксировать факт выдачи расчетного листка?

Прямого указания на фиксацию факта выдачи расчетного листка ТК РФ не содержит.
Однако на практике возможны ситуации, когда учреждению потребуется представить доказательства, подтверждающие надлежащее исполнение обязанности, предусмотренной ст. 136 ТК РФ. Так, при проведении проверки трудовой инспекцией, судебных разбирательствах могут затребовать документы, подтверждающие выдачу работникам расчетных листков. И если их не окажется, учреждение смогут оштрафовать. Подготовиться к таким ситуациям следует заранее и предусмотреть в локальном акте учреждения способ фиксации факта выдачи расчетного листка, например путем ведения журнала учета выдачи расчетных листков, содержащего удостоверяющие подписи работников, получивших листки.

Надо ли формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков?

Требований формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков Приказ N 52н не содержит. В свою очередь, такая обязанность может быть предусмотрена учетной политикой учреждения, поскольку ею утверждаются среди прочего правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота (п. 6 Инструкции N 157н*(2)). На это указывает и Минфин в Письме от 14.04.2016 N 02-06-05/21573.
Отметим, что в силу положений п. 14 Инструкции N 157н учреждение обязано обеспечивать хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Перечнем N 558*(3) определены сроки хранения бухгалтерской документации, которые распространяются и на казенные учреждения. Так, согласно ст. 412 данного перечня документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) должны храниться:
– при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
– при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
При этом исчисление срока хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
С учетом вышесказанного учреждение обязано формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков в течение сроков, установленных Перечнем N 558.

Предусмотрена ли ответственность за невыдачу расчетных листков?

Невыдача работникам расчетных листков – административно наказуемое деяние, ответственность за совершение которого установлена ст. 5.27 КоАП РФ. Размеры штрафных санкций следующие:
– для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
– для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, то штрафы увеличатся и составят:
– для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.;
– для юридических лиц – от 50 000 до 70 000 руб.
Кроме того, за повторное совершение должностным лицом административного правонарушения, предусмотренного ст. 5.27 КоАП РФ, ему грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

* * *

Выдача работникам расчетных листков по заработной плате – это не право работодателя, а его обязанность. Форма расчетного листка разрабатывается и утверждается учреждением самостоятельно во внутреннем локальном нормативном акте. В последнем дополнительно прописываются:
– периодичность выдачи расчетного листка, к примеру один раз в конце месяца при окончательном расчете с работником;
– способ фиксации факта выдачи расчетного листка, например путем ведения журнала учета выдачи расчетных листков, содержащего удостоверяющие подписи работников, получивших листки;
– порядок формирования и хранения вторых экземпляров расчетных листков.
Также следует знать, что невыдача работникам расчетных листков является нарушением в сфере трудового законодательства. В связи с этим учреждение, а также его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

Многие работодатели не уделяют должного внимания расчетным листкам – кто-то их вовсе не выдает, а кто-то выдает, но сегодня по одной форме, завтра по другой. Между тем законодательством установлены определенные требования к расчетному листку и сегодня мы о них расскажем. Кроме этого, вы узнаете, какая ответственность грозит работодателю, игнорирующему требования ТК РФ о расчетных листках.

Обязан ли работодатель выдавать расчетный листок?

Вознаграждением за труд является . Ее размер зависит от квалификации работника, сложности, количества и качества выполняемой работы. Напомним, что составными частями зарплаты в силу ст. 129 ТК РФ являются:

компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Статьей 136 ТК РФ определено, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;

о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Из формулировки названной нормы видно, что работодатель обязан выдавать расчетные листки. Причем это правило касается всех сотрудников организации – и совместителей, и работающих по срочным трудовым договорам.

Когда выдавать листки?

Итак, согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются «при выплате заработной платы». В свою очередь, по правилу ч. 6 данной статьи зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который зарплата начислена.

Из буквального толкования этих норм можно сделать вывод, что расчетный листок нужно выдавать два раза в месяц. Однако при выплате зарплаты за первую половину месяца не все составные части зарплаты могут быть определены, например, исчисление НДФЛ производится в последний день месяца. Кроме того, многие компании выплачивают за первую половину месяца аванс в фиксированной сумме, которая не меняется даже с учетом того, что работник, например, болел. Поэтому мы считаем, что логично выдавать расчетный листок при выплате части зарплаты за вторую половину месяца. При этом в листке нужно будет указать выплаченные за первую половину суммы.

Вопрос:

Когда выдавать расчетные листки сотрудникам, зарплата которых перечисляется на банковские карты?

Ответ:

Первым делом скажем, что многие работодатели вовсе не выдают расчетные листки сотрудникам, получающим зарплату на карту. Это нарушение Трудового кодекса. В нем не конкретизируется, при каком способе выплаты заработка выдаются листки. Следовательно, они должны выдаваться в любом случае, даже если сотрудник получает часть зарплаты в неденежной форме или каким-либо иным способом, не запрещенным трудовым законодательством.

Относительно сроков выдачи расчетных листков в таком случае Роструд в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1 указывал, что порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен . Полагаем, данный порядок может быть установлен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка.

При выплате отпускных расчетный листок выдавать не надо, поскольку оплата отпуска не является выплатой заработка. Однако при начислении и выплате зарплаты за вторую часть месяца расчетные листки должны быть выданы всем сотрудникам, в том числе находящимся в отпуске.

Если работник увольняется, расчетный листок должен быть выдан в день увольнения – последний рабочий день. Ведь согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику, производится в день увольнения . В случае предоставления отпуска с последующим увольнением расчетный листок должен быть выдан в последний рабочий день перед отпуском.

Чтобы у работников не возникало лишних вопросов, порядок выдачи расчетных листков лучше всего закрепить в локальном нормативном акте.

Форма расчетного листка

Форма расчетного листа не унифицирована. Однако она должна быть разработана и утверждена в каждой компании.

Для начала необходимо определиться со сведениями, которые должны быть включены в листок. Довольно часто работодатели включают в него информацию, которая абсолютно не нужна работнику, или составные части зарплаты обозначают аббревиатурами, разгадать которые ему не под силу.

Нужно постараться разработать такую форму, чтобы работнику было ясно, деньги за что и в каком размере ему начислили или удержали.

табельный номер;

период, за который производятся начисления и удержания;

основания для начисления и удержания и их суммы;

сумма, подлежащую выплате;

составные части зарплаты (оклад, доплаты и надбавки).

Если работнику полагается несколько компенсационных или стимулирующих выплат, не нужно объединять их и указывать одной суммой. Например, если он в июне работал в праздник, а также выполнял сверхурочную работу, размер оплаты должен быть отражен по каждому из этих оснований.

Помимо зарплаты, в расчетном листке указывается выплата пособия по временной нетрудоспособности, а также иных сумм, начисленных работнику: в частности, денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику.

Удержания также должны быть расшифрованы и суммы указываются по каждому виду удержаний.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Приведем примерную форму расчетного листка далее.

Ф. И. О. ____________________________________
Должность: _________________________________
Табельный номер ____________________________

1. Начислено				2. Удержано
	Вид платежа				Вид удержания
				3. Выплачено
Общая сумма к выплате:

При наличии представительного органа предлагаемую форму расчетного листка нужно передать ему на рассмотрение. Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение пяти рабочих дней со дня получения проекта должен направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если представительный орган не согласен с формой расчетного листка либо предлагает внести в нее какие-либо изменения, работодатель может сразу согласиться либо обязан в течение трех дней провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если согласия достичь не удалось, разногласия фиксируются протоколом и работодатель имеет право утвердить расчетный листок в той форме, в которой посчитал нужным. Однако помните, что в данном случае представительный орган работников может обратиться в ГИТ или суд и обжаловать решение работодателя.

Вопрос:

Если в организации нет представительного органа работников, но есть профсоюз, нужно ли с ним согласовывать проект формы расчетного листа?

Ответ:

Бланк расчетного листка при наличии одного из указанных органов нужно согласовывать с ним, поскольку именно он представляет интересы работников. Если же отсутствует и тот, и другой орган, все решения работодатель принимает самостоятельно.

После завершения процедуры учета мнения представительного органа форма листка утверждается. Сделать это можно двумя способами:

1. Издать приказ об утверждении и введении в действие формы расчетного листка (пример см. ниже).

В соответствии с требованиями ст. 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 06.02.2017 форму расчетного листка (приложение 1).

2. Бухгалтеру-кассиру А. И. Стружкиной при выплате зарплаты выдавать каждому работнику расчетный листок под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: форма расчетного листка на 1 л. В 1 экз.

С приказом ознакомлены:

2. Проставить гриф утверждения на самой форме и издать приказ о введении в действие с определенного числа утвержденной формы.

Отметим: если в утверждении формы расчетного листка представительный орган работников не участвовал, об этом необходимо сделать отметку в приказе об утверждении и введении в действие, например: «На момент утверждения формы расчетного листа представительный орган работников не создан».

Вопрос:

Нужно ли проставлять печать организации на расчетном листке?

Ответ:

Напомним, что в настоящее время организации могут осуществлять свою деятельность вовсе без печати. Да и трудовое законодательство не обязывает проставлять оттиск печати на расчетном листке. Этот документ нужен, чтобы информировать работника о начислениях и удержаниях. Бывает, что работодатели, использующие печать, хитрят и не признают расчетный листок своим документом, ссылаясь на отсутствие на нем печати. Однако при возникновении спора суд рассмотрит, в каком виде был утвержден листок, и если печати в нем не предусмотрено, суд примет его за допустимое доказательство невыплаты той или иной суммы.

Так, работник обратился в суд с требованием о взыскании невыплаченной надбавки. В обоснование требований представил суду , которым предусмотрена спорная надбавка, и расчетные листки, в которых она отсутствовала. Работодатель просил отказать в удовлетворении требований, поскольку представленные расчетные листки не имеют юридической силы ввиду отсутствия реквизитов организации (подпись, печать и т. д.). Однако суд не принял во внимание данный довод. Форму расчетного листка работодатель утвердил самостоятельно и она не содержит печати. Следовательно, надбавка, предусмотренная трудовым договором, но не выплаченная работодателем, подлежит взысканию с него (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2014 по делу № 33-13912/2014).

Подтверждение выдачи расчетных листков

Расчетные листки как обязательный атрибут выплаты зарплаты довольно часто запрашивают сотрудники контролирующих органов (например, при проверке организации по заявлению работника), а также исследуют суды. Причем работники иногда лукавят и говорят контролерам, что не получают расчетные листки. Как работодателю обезопасить себя от таких провокаторов?

Действительно, Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под подпись. Вместе с тем работодатель может принять решение о введении какой-либо учетной формы, например, журнала регистрации выдачи листков, в котором работник своей подписью будет подтверждать получение.

Вопрос:

Можно ли расчетный листок отправить работнику на адрес его электронной почты – личной или рабочей?

Ответ:

Поскольку Трудовым кодексом не определено, в какой именно форме должно происходить извещение сотрудника о составных частях его зарплаты (за исключением дистанционных работников – ознакомить их с расчетным листком можно путем обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ)), утвержденную форму расчетного листка можно рассылать работникам посредством электронной почты. Более того, Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 высказал мнение о том, что если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативно м акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения статьи 136 ТК РФ.

Отметим, что суды в качестве надлежащего извещения работника о составных частях зарплаты признают и расчетный листок, размещенный работодателем на личной странице работника в интернет-банке. Но такой способ извещения работников должен быть определен в положении об оплате труда, утвержденном в организации (см., например, Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

При отправке расчетного листа на адрес электронной почты работника или размещении на странице интернет-сайта может возникнуть резонный вопрос о защите персональных данных – ведь доходы работника в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» относятся к таковым. Но этот вопрос может вставать и при выдаче листков в бумажном виде при выплате заработка через кассу организации.

Полагаем, что работодатель, принимая положение об обработке, защите и хранении персональных данных в компании, должен предусмотреть механизм защиты от их распространения лицами, которым в силу должностных обязанностей стали известны размеры зарплаты работников. Например, бухгалтер, который выдает зарплату, должен быть под подпись ознакомлен с локальным нормативным актом в области защиты персональных данных в компании и предупрежден об ответственности за распространение этих сведений.

К сведению: при рассылке расчетных листков на адреса электронной почты рекомендуется устанавливать свой шифр для файла каждому работнику или же для каждого создать отдельный почтовый ящик, чтобы логин и пароль для входа были только у одного человека.

Если расчетные листки выдаются в бумажной форме, возможно, стоит подумать о том, чтобы указывать не Ф. И. О. работника, а, например, лишь табельный номер. Ведь эта информация известна только самому работнику. Соответственно, если другой сотрудник увидит расчетный листок с чьей-то зарплатой, он не будет знать, чья она.

Ответственность работодателя

Инспектор ГИТ, в ходе контрольно-надзорных мероприятий выявив отсутствие уведомления работников о начислениях зарплаты и удержаниях из нее, применит меры административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Напомним, что согласно данной норме предусмотрены:

для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Так, постановлением инспектора ГИТ в Свердловской области ОАО было привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере 30 000 руб., поскольку инспектор в ходе проверки установил, что ОАО не выдавало расчетные листки о начисленной заработной плате и не составляло при увольнении записки-расчеты. ОАО обжаловало данное постановление, но суд, указав на обязанность по оформлению и выдаче названных документов, оставил постановление ГИТ в силе и признал штраф законным и обоснованным (Решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 по делу № 72-98/2016).

К аналогичной ответственности могут привлечь работодателя или его должностных лиц в случае, если расчетный листок содержит не все сведения, указанные в ст. 136 ТК РФ: о составных частях зарплаты, причитающейся работнику за соответствующий период (размере районного коэффициента, процентной надбавки и др.); о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработка, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний (Решение ВС Республики Карелия от 21.03.2016 № 21-110/2016).

Обратите внимание: согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 названной статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное нарушение, влечет: для должностных лиц – административный штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – штраф от 10 000 до 20 000 руб.; для юридических лиц – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Ну и конечно же, если компания будет использовать форму расчетного листка, не утвержденную надлежащим образом, у инспектора ГИТ также будет основание для привлечения к ответственности. Например, по результатам проверки АО был составлен протокол об административном правонарушении, в соответствии с которым были выявлены следующие нарушения: не утверждена форма расчетного листка, что является нарушением ч. 6 ст. 136 ТК РФ; в правилах внутреннего трудового распорядка дни выплаты заработной платы не соответствуют датам выплаты заработной платы в трудовых договорах, что является нарушением ст. 136 ТК РФ. За это постановлением АО привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Решением Забайкальского краевого суда от 21.03.2016 по делу № 7-21-105/2016 данное постановление признано законным.

Подведем итог

Каждый работодатель обязан извещать сотрудников о составных частях их заработной платы, размерах сумм, начисленных им, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, отпускных, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, о размерах и основаниях удержаний. Сделать это можно как лично, при выдаче зарплаты, так и другими способами, например по электронной почте. Главное, чтобы не произошло распространения персональных данных работника – сведений о размере его зарплаты.

Расчетный листок работник должен получить при выплате зарплаты, и не важно, каким образом осуществляется выплата – наличными в кассе организации или на банковский счет. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем, а порядок выдачи листков необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.

Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?