Программное обеспечение, благодаря которому компьютеры из груды железа становятся ценностью, имеют определенные особенности бухгалтерского учета. Связаны они с тем, что у программ отсутствует материально-вещественная осязаемая форма. Кроме того, при приобретении их собственник получает не какую-либо вещь, а лишь право пользоваться ею. Это касается офисных и специализированных программ, например, 1-С Бухгалтерии, антивирусов. Как же правильно оформить и зафиксировать в бухгалтерском учете расходы на их приобретение?
Как оформить?
Бухгалтерский учет программного обеспечения, как и учет прочего имущества и обязательств предприятия, основан на документальном оформлении. Основным документом, подтверждающим величину расходов на приобретение лицензионной программы, является лицензионный договор. В соответствии с ним лицензиар или обладатель прав на программное обеспечение должен предоставить предприятию, которое в этом случае выступает лицензиатом, право на использование программного обеспечения в соответствии с условиями, указанными в договоре. В этом документе в обязательном порядке следует прописать размер вознаграждения собственнику (стоимость программы) и срок его действия. В случае, когда по каким-либо причинам срок не прописан, то он приравнивается к 5 годам. Лицензионный договор и другие сопроводительные документы могут иметь разную форму, которая зависит от того, каким способом приобреталась программа.
Варианты пакета документов при покупке программы
Перечисленные первичные документы позволяют зафиксировать затраты на покупку программного продукта в бухгалтерии.
Способы отражения издержек
Вариант отражения издержек на покупку программы для ЭВМ зависит от того, в каком виде ее продали. Программа могла быть сразу установлена на компьютере или же продаваться на отдельном электронном носителе. Также порядок учета издержек на покупку программы зависит того, как она воздействует на функционирование компьютера в качестве объекта основных фондов.
Например, без установленной операционной системы компьютер работать не может и становится бесполезным. Значит, расходы, связанные с ее установкой, следует отнести на увеличение первоначальной стоимости ЭВМ. Но вполне возможно, что на компьютере уже установлена какая-то другая оболочка, которая позволяет ему работать, и новая программа покупается по отдельному договору обособленно от него. В этом случае затраты на покупку дополнительного программного обеспечения не относят на увеличение стоимости основного средства, а учитывают их как прочие расходы.
Бухгалтерский учет, когда получены исключительные права
Исключительными правами на программу обладает ее владелец, который:
- сам создал ее;
- заказал и оплатил ее разработку при условии того, что в договоре обозначен переход исключительного права к заказчику;
- купил ее вместе с исключительным правом, что нашло отражение в договоре купли-продажи
- в редких случаях исключительное право передается путем оформления исключительной лицензии, означающей разрешение использования программы кому-то одному.
В случае, когда вместе с программой покупатель приобретает и исключительные права не нее, затраты, связанные с покупкой не могут увеличить стоимость основных фондов. Это нематериальные активы.
Когда программное обеспечение создано собственными силами предприятия и разработчик получает в результате этого исключительные права при наличия патента или аналогичного документа, подтверждающего эти права, стоимость программы учитывается как нематериальные активы:
Дт08 Кт 10, 69, 70, 02 – издержки на создание программы;
Дт04 Кт08 – списание затрат на стоимость программного обеспечения при принятии его к учету.
При покупке программы с исключительными правами:
Дт08 Кт60, 76 – стоимость купленного программного обеспечения при условии передачи исключительных прав;
Дт60 Кт51 – перечислены денежные средства продавцу за программу;
Дт19 Кт60, 76 – НДС по купленному программному обеспечению;
Дт04 Кт08 – программное обеспечение принято к учету в качестве нематериального средства.
По мере эксплуатации программы необходимо отразить начисление амортизации:
Дт20, 23, 25, 26, 44 Кт05
Бухгалтерский учет, когда права неисключительные
Если ПО приобретается вместе с компьютером
Если программное обеспечение устанавливается на новый компьютер при покупке, то затраты, связанные с его приобретением, включаются в стоимость основного средства. Такие издержки в будущем будут списаны постепенно по мере износа компьютера.
Пример 1. Организация купила компьютер и операционную систему для него. Стоимость ЭВМ по договору составила 26000 рублей (в т.ч. НДС 4000 рублей), цена программного обеспечения 4000 рублей (в т.ч. НДС 580 рублей). Новый собственник установил для себя срок полезного использования операционной системы в 2 года.
Записи в бухгалтерском учете:
Если ПО приобретается отдельно
Если компьютерная программа приобретается по неисключительным правам в дополнение к использующимся программам, то стоимость ее не относится на основные фонды, а учитывается как расходы. При условии применения программы для производства продукции, продажи товара или управления предприятием издержки необходимо включить в расходы по обычным видам деятельности.
Поскольку наиболее распространена ситуация, когда сначала программу оплачивают, а затем на протяжении нескольких лет она используется, то речь идет о расходах будущих периодов, для учета которых предусмотрен счет 97 «Расходы будущих периодов». Это значит, что сначала затраты учитывают на счете 97, а затем на протяжении срока использования программы равными долями списывают на счета 20,23, 25, 44 в соответствии с планом счетов, закрепленным учетной политикой. Срок полезного использования можно определить по лицензионному договору в случае, если он там отражен. Если такой срок не указан в соглашении, то предприятие самостоятельно установит его.
Дт60, 76 Кт51 – перечислены средства поставщику за программное обеспечение;
Дт97 Кт60, 76 – расходы, связанные с покупкой программы;
Дт20, 25, 26, 44 Кт97 – списана ежемесячно часть расходов по программному обеспечению.
Пример 2. Организация купила программу 1-С Бухгалтерия. Цена программы 40000 рублей (в т.ч. НДС 5800 рублей). В лицензионном договоре срок полезного использования программы установлен равным 2 годам.
Записи в бухгалтерском учете:
| Проводка | Содержание хозяйственной операции | Сумма | |
| Дебет | Кредит | ||
| 97 | 60 | Расходы на покупку программы | 34200 |
| 19 | 60 | НДС по приобретенной программе | 5800 |
| 68 | 19 | НДС к зачету | 5800 |
| 26, 44 | 97 | Ежемесячное включение в затраты | 1425 |
Издержки по переустановке и восстановлению ПО
Иногда программное обеспечение может выходить из строя и техника без него функционировать не сможет. В таком случает затраты на его повторную установку можно отнести на ремонт основных фондов:
- в расходы по обычным видам деятельности, если техника применяется в обычной деятельности предприятия;
- в прочие расходы, если техника применяется для получения прочих доходов.
Ответы на актуальные вопросы по бухгалтерскому учету компьютерных программ
Вопрос 1. Организацией куплено программное обеспечение с неисключительными правами. Как правильно учитывать издержки по его покупке в бухгалтерии?
Ответ. Объекты, поступившие по лицензионному договору с неисключительными правами, не могут включаться в состав нематериальных активов. Можно рассматривать это как получение нематериальных активов в пользование, ведь права собственности на них у покупателя не возникло. В связи с чем пользователь отражает стоимость программы за балансовом на счете 012 «Нематериальный актив, полученный в пользование на основании лицензионного договора». Когда организация прекратит использование этого объекта, то стоимость его будет списана с указанного забалансового счета. При этом сумма, которая была перечислена за право пользования программой, учитывается в качестве расходов будущих периодов и должна быть списана в течение срока использования, указанного в договоре или установленного организацией самостоятельно.
Вопрос 2. Как учесть расходы по покупке программы с исключительными правами?
Ответ. Такая программа должна быть включена в состав нематериальных активов, если единовременно исполняются два условия:
- расходы на ее приобретение более 100000 рублей;
- срок использования не менее двух лет.
В противном случае эти издержки следует включить в расходы предприятия.
Вопрос 3. Предприятие, занимающееся очисткой воды, не может осуществлять свою деятельность без специальной компьютерной программы, вышедшей из строя и требующей переустановки. Как правильно учитывать издержки на ее восстановление?
Ответ. Издержки, возникшие при переустановке программы, необходимо отнести на ремонт основных фондов в составе расходов по обычным видам деятельности.
Дт19 Кт 60 – НДС по затратам на восстановление ПО;
Дт20 Кт60 – издержки по восстановлению ПО;
Дт68 Кт19 – НДС к вычету.
Вопрос 4. Предусмотрена ли какая-либо ответственность для руководителя при использовании на предприятии нелицензионного программного обеспечения?
Ответ. Да, за использование нелицензионных программ предусмотрена ответственность для руководителя организации.
Вопрос 5. Учитываются ли издержки, возникшие при покупке ПО с неисключительными правами, при начислении налога на прибыль?
Ответ. Если у покупателя не возникло исключительных прав на купленное ПО, то издержки, связанные с его покупкой, нельзя отражать в стоимости нематериальных активов. Поэтому они включаются в расходы в том периоде, к которому относятся, вне зависимости от того, когда выплачены денежные средства поставщику. Период расходов должен устанавливаться по сведениям лицензионного договора. Если в этом документе не отражен срок эксплуатации ПО, допускается его установление предприятием по своему усмотрению. В основу учета нужно поставить принцип равномерности признания доходов и расходов. Если продолжительность службы программы не прописана в договоре, предприятие может включить издержки, связанные с ее покупкой, в расходы единовременно всей суммой при определении налога на прибыль.
из текста вопроса можно сделать вывод о том, что Ваша организация получила исключительное право пользования программным обеспечением по лицензионному договору. Программное обеспечение, полученное в пользование по лицензионному договору, отражается в составе:
Расходов будущих периодов, если за использование компьютерной программы установлена фиксированная сумма, которая перечисляется единовременно;
Текущих расходов, если за использование компьютерной программы перечисляются периодические платежи.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух»
Компьютерную программу организация может не только создать самостоятельно, но и купить.
Покупая компьютерную программу, организация может приобрести:
- исключительные права на нее по договору отчуждения;
- права на ее использование (неисключительное право, лицензию) по лицензионному договору .
При приобретении компьютерной программы заключается договор с правообладателем (п. 1 ст. 1233 ГК РФ). При этом договор об отчуждении исключительных прав на компьютерную программу нужно составить в письменной форме (п. 2 ст. 1234 ГК РФ).
Права на использование
Если организация приобрела право на использование компьютерной программы по лицензионному договору (неисключительное право, лицензию), то это право может быть исключительным или неисключительным.
Если организации была предоставлена исключительная лицензия, она является единственной, кто использует компьютерную программу в рамках переданных ей прав.* Например, по заказу организации разработана программа для управленческого учета. По договору организации принадлежат исключительные права на использование программы в своей хозяйственной деятельности, а разработчику – исключительные права на нее. В такой ситуации разработчик не имеет права предоставлять компьютерную программу в пользование другим лицам, а организация не имеет права распоряжаться компьютерной программой способом, иным, чем использовать ее в своей деятельности.
Однако программа может использоваться и по простой (неисключительной) лицензии. Тогда за первоначальным обладателем программы сохраняется право заключать лицензионные договоры и с другими организациями.
Такой порядок следует из статей и Гражданского кодекса РФ.
Форма договора
Как правило, лицензионный договор заключается в письменной форме (п. 2 ст. 1235 ГК РФ). Исключением является приобретение экземпляра компьютерной программы. Условия такого договора могут излагаться на приобретаемом экземпляре (договор присоединения). Например, при установке компьютерной программы предлагается заключить лицензионное соглашение с правообладателем. Об этом сказано в пункте 3 статьи 1286 Гражданского кодекса РФ.
Внимание: использование контрафактных (пиратских) экземпляров компьютерной программы (в т. ч. при отсутствии (расторжении, истечении) договора отчуждения или лицензионного договора) влечет гражданскую, материальную, административную или уголовную ответственность (п. 1 ст. 1229 ГК РФ , ст. 146 УК РФ).
Использовать компьютерную программу можно только в том случае, если это право было предоставлено правообладателем.
На практике правообладатели часто распространяют экземпляры компьютерных программ через дилеров, с которыми заключены посреднические договоры. Такой порядок распространения компьютерной программы законодательством не запрещен. Поэтому при покупке компьютерной программы через дилера организация фактически приобретает ее (право использовать ее) у правообладателя.
Кроме того, экземпляр компьютерной программы можно купить у лиц, которые приобрели его для перепродажи (у правообладателя или лица, который приобрел ее у правообладателя). Например, экземпляр компьютерной программы можно приобрести в специализированном розничном магазине.
Приобретать компьютерную программу у других лиц законодательством запрещено.
В ряде случаев правоохранительные органы вправе привлечь нарушителей к уголовной ответственности в виде:
- штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере зарплаты, иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
- обязательных работ на срок до 480 часов;
- исправительных работ на срок до двух лет;
- принудительных работ на срок до двух лет;
- лишения свободы на срок до двух лет.
При этом не имеет значения, будет ли фактически причинен ущерб правообладателю или нет.
Правообладатель может потребовать с нарушителя возмещения убытков, причиненных нарушением исключительного права, либо установленную законом или решением суда компенсацию (см., например, ст. , ГК РФ).
<...>
Бухучет программы не в составе НМА
Если условия о признании компьютерной программы в составе нематериальных активов не выполняются, а также если она получена в пользование по лицензионному договору, затраты на ее приобретение отразите в составе:
- расходов будущих периодов, если за использование компьютерной программы установлена фиксированная сумма, которая перечисляется единовременно;
- текущих расходов, если за использование компьютерной программы перечисляются периодические платежи. Например, ежемесячная сумма платежа зависит от количества проданных экземпляров компьютерной программы.*
В бухучете при этом сделайте следующие проводки:
Дебет 97 Кредит 60 (76)
– учтен фиксированный разовый платеж за использование компьютерной программы;
Дебет (20, 23, 25, 26, 44...) Кредит 60 (76)
– учтены периодические платежи за использование компьютерной программы.
После ввода компьютерной программы в эксплуатацию расходы на ее приобретение, учтенные как расходы будущих периодов, подлежат списанию. Порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, организация устанавливает самостоятельно. Например, единовременный разовый платеж за использование компьютерной программы организация может списывать равномерно в течение периода, утвержденного приказом руководителя. Применяемый вариант списания расходов будущих периодов закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. и ПБУ 1/2008). Списание затрат на приобретение компьютерной программы, учтенных как расходы будущих периодов, отражайте проводками:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 97
– списаны расходы на приобретение компьютерной программы.
Главбух советует: в учетной политике для целей бухучета закрепите такой же порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, как и в налоговом учете. В этом случае в учете организации не будут возникать временные разницы .
Кроме того, если организации переданы права на использование компьютерной программы (по лицензионному договору), она признается нематериальным активом, полученным в пользование. Такую компьютерную программу учтите на забалансовом счете. Об этом сказано впункте 39 ПБУ 14/2007. План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование. Поэтому организации нужно самостоятельно открыть забалансовый счет и закрепить это в учетной политике для целей бухучета. Например, это может быть счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование»:
Дебет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование»
– учтена стоимость прав на компьютерную программу, полученных в пользование (на основании лицензионного договора).*
Сергей Разгулин ,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
С уважением,
Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».
Ведение учета
В наших системах реализован трехуровневый в зависимости от требуемой точности и степени автоматизации. Каждый уровень по-своему хорош. Это сделано потому что не все люди хотят учитывать все программы, которые у них есть т.к. это довольно трудоемко и возможно иногда лишено смысла. Если Вы работаете в небольшой фирме, то Вам возможно подойдет более простой учет программ, построенный только на учете лицензий на ПО, которые Вы приобрели.
В случае, когда Вам поручено учитывать программное обеспечение , например, в серьезном банке со строгой системой информационной безопасности, где пользователям запрещено самостоятельно устанавливать дополнительные программы, т.к. это может привести к образованию дыр в системе безопасности и возможно в будущем послужит причиной утечки важной информации используется другой вариант. В этом случае Вам подойдет уровень полного , когда контролируется все устанавливаемое ПО. Также наши системы учет софта позволяют определять список программ, установленных в компьютерной сети организации и контролировать инсталляцию и удаление ПО.
Есть ещё и промежуточный вариант, менее строгий чем предыдущий уровень.
Справочник софта организации
Прежде всего при все программы, которые есть в фирме предлагается каталогизировать, т.е. создать один общий справочник всех программ, которые есть в организации. При этом для каждой учитываемой программы нужно задать. Дополнительно можно указать Тип программного обеспечения , Данные о разработчике .
Более того, типы ПО и производителя софта также хранятся в отдельных справочниках чтобы избежать не нужного дублирования одних и тех-же наименований.
Данный подход позволят получать отчеты по учитываемому программному обеспечению в разрезе наименования и версии программы, а также можно получить список всех программ заданного типа или определенного производителя. Согласитесь, что это очень удобно!
Учет лицензий на ПО
Далее поговорим про первый, самый важный уровень в учете программного обеспечения это инвентаризация всех используемых лицензий на ПО. В программе сделан специальный каталог Лицензии где Вы можете вводите данные об лицензиях на ПО. Указывается Наименование лицензии , Количество лицензий , Количество пользователей , Дата лицензии , Дата окончания лицензии и т.д.
Вообще, лицензии на ПО бывают разных типов. Может быть одна лицензия на один компьютер, или лицензия на определенное количество пользователей. Всевозможные типы лицензий могут быть учтены в нашей программе.
Для инсталляции лицензии в программе Hi-Tech Manager в контекстном меню списка лицензий выбираем пункт меню Места инсталляций . Затем, в открывшемся окне Программное обеспечение в поле Рабочее место/Сотрудник выбираем то рабочее место или сотрудника где мы хотим инсталлировать учитываемое программное обеспечение . Затем нажимаем на кнопку Добавить .
Так как в принципе одна лицензия может быть на несколько пользователей, то для учета инсталляций софта мы используем понятие Число возможных инсталляций лицензии = Количество лицензий * Количество пользователей . В списке лицензий указывается Остаток возможных инсталляций . После каждой инсталляции это значение уменьшается на единицу.
Второй уровень
Данный уровень позволяет вести учет программного обеспечения непосредственно на каждом рабочем месте или у сотрудника. Он более подробный и соответственно трудоемкий чем первый. В программе Hi-Tech Manager в окне Размещение оборудования в контекстном меню у каждого рабочего места или сотрудника выбираем пункт Программное обеспечение . Перед Вами отображается список программ, закрепленным за данным сотрудником или рабочим местом.
Здесь Вы можете добавлять новые программы и удалять старые. Для добавления новой программы выбираем её используя кнопку Поиск в списке затем нажимаем на кнопку Добавить . Для удаления какой-либо программы находим её в списке, потом нажимаем на кнопку Удаление .
Форма Данные по оборудованию - Программное обеспечение также позволяет выполнять прикрепление программ к рабочим местам или сотрудникам. Кроме этого в верхней части формы расположены дополнительные поля, заполняя которые можно получить список учитываемого программного обеспечения в разрезе типа, поставщика, периода установки и т.д.
Третий уровень
Данный уровень характеризуется полным, тотальным контролем плюс дополнительно используются средства инвентаризации ПО в компьютерной сети с последующим импортом в базу данных. И так что-же представляет собой третий уровень? Очевидно, что он включает в себя предыдущие два плюс что-то ещё.
Это значит, что Вы ведете учет лицензий на ПО, учет программного обеспечения по рабочим местам и сотрудникам и используете журнал Изменения конфигурации плюс Общий импорт .
Автоматически список установленных или удаленных программ получается после повторного определения конфигурации всей оргтехники в сети, затем смотрим журнал изменений конфигураций. В нем указывается имя компьютера в сети и событие Установлена программа … , Удалена программа … . Сканирование можно проводить по расписанию, например, раз в день, или пару раз в неделю, как сочтёте лучшим.
Теперь поговорим о полной автоматике. Это у нас Общий импорт . Собственно говоря, этот модуль автоматом закрепляет все обнаруженные программы в сети фирмы к определенным рабочим местам или сотрудникам ориентируясь на имя компьютера. Если имена совпадают, то программа полагает что компьютер найден и по сути сама делает второй уровень учета программного обеспечения . Различие между человеком состоит в том, что программа добавит весь софт, в то время как человек может выделить более важный и не добавлять второстепенные программы.
Отчетность
Программа Hi-Tech Manager позволяет получить отчет в Excel или Open Office по установленному ПО на каждом рабочем месте и у сотрудника. В качестве фильтра Вы можете задать период установок, тип учитываемого программного обеспечения или его наименование.
Еще может быть распечатан каталог всего софта организации.
Заключение
Наконец-то то мы с Вами закончили рассмотрение всех возможных алгоритмов учета программного обеспечения , которые реализованы в наших системах. Я надеюсь, что Вам понравилось, т.к. мы старались удовлетворить все возможные потребности наших заказчиков.
Вы сами можете выбрать какой уровень учета программ из трех использовать в работе. Можно начать с самого простого учета лицензий, если этого будет не хватать, то в любое время можете подключить второй или третий уровень. Пожелаем Вам успехов в этом нелегком деле!
Чаще всего исключительные права для целей бухгалтерского учета учитывают в составе нематериальных активов (НМА). Для этого нужно, чтобы одновременно соблюдались следующие условия (п. 3 ПБУ 14/2007):
- у организации есть документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
- объект НМА можно отделить от других объектов;
- объект НМА не имеет материально-вещественной формы;
- организация не планирует продавать права на компьютерную программу как минимум в течение года;
- компьютерная программа используется в производстве продукции (работ, услуг) или для управленческих нужд;
- срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев;
- первоначальная стоимость НМА может быть достоверно определена.
Чтобы программу отнести к НМА в налоговом учете, необходимо выполнение следующих условий (п. 3 ст. 257 НК РФ):
- организация имеет документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
- объект может принести экономическую выгоду (доходы);
- срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев.
Получается, если в бухгалтерском учете объект относится к НМА, то в налоговом учете этот объект также будет признан нематериальным активом.
В бухгалтерском учете компьютерную программу нужно учитывать по первоначальной стоимости. Эта стоимость равна сумме всех затрат на ее приобретение. В п. 8 ПБУ 14/2007 сказано, что первоначальная стоимость НМА увеличивается на сумму расходов, связанных с приобретением актива (установка, доведение до пригодного к использованию состояния и пр.).
Амортизация и срок полезного использования
НМА стоимостью до 40 000 (с 2016 года до 100 000) рублей в налоговом учете можно списать полностью в момент ввода в эксплуатацию. Так как имущество до 40 000 рублей не является амортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), стоимость НМА можно включить в состав материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Вопрос налоговой амортизации НМА стоимостью ниже 40 000 рублей — спорный. Ранее контролирующие органы придерживались позиции, что амортизировать нужно все НМА независимо от их стоимости (письмо ФНС России от 25.02.2011 № КЕ-4-3/3006). На сегодняшний день все больше писем Минфина подтверждают возможность списывать «малоценные» НМА при вводе в эксплуатацию (письма Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/1/450 , от 09.09.2011 N 03-03-10/86 , от 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).
Для целей налогового учета срок полезного использования объекта нематериальных активов определяется по правилам, закрепленным в п. 2 ст. 258 НК РФ. По общему правилу срок использования НМА может быть указан в договоре или патенте. Если срок по документам определить нельзя, нормы амортизации устанавливаются в расчете на срок полезного использования, равный 10 годам (но не более срока деятельности налогоплательщика).
Для исключительных прав на компьютерные программы налогоплательщик вправе самостоятельно определить срок полезного использования, который не может быть менее двух лет.
В бухгалтерском учете нет стоимостного критерия для определения амортизируемого имущества. Поэтому начислять амортизацию нужно по всем НМА, у которых известен срок полезного использования. По нематериальным активам с неопределенным сроком полезного использования амортизация не начисляется (п. 23 ПБУ 14/2007). Но организации каждый год должны пересматривать срок использования НМА, подтверждая ранее установленный либо внося изменения по объективным причинам (п. 27 ПБУ 14/2007).
Исключительное право на компьютерную программу не имеет ограниченного срока действия. Поэтому для целей бухучета срок использования компьютерной программы определяется исходя из периода, в течение которого организация будет ее использовать (п. 26, 27 ПБУ 14/2007). Если срок не известен, то можно установить его равным 5 годам (п. 4 ст.1235 ГК РФ).
Срок полезного использования компьютерной программы нужно зафиксировать в приказе (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Чтобы не возникло расхождений в бухгалтерском и налоговом учете, целесообразнее установить одинаковый срок полезного использования программы (для НМА стоимостью выше 40 000 рублей).
Проводки при покупке исключительных прав :
Дебет 20 (26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (амортизация начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия НМА к учету (п. 31 ПБУ 14/2007).
Если организация списывает программу стоимостью до 40 000 рублей единовременно, то проводки будут следующими:
Дебет 08-5 Кредит 60 — учтены расходы на приобретение компьютерной программы;
Дебет 04 Кредит 08-5 — компьютерная программа введена в эксплуатацию;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 04 — стоимость НМА единовременно учтена в составе материальных расходов (только в налоговом учете);
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (только в бухгалтерском учете).
Неисключительные права
Большинство приобретаемых программ и систем имеют неисключительные права и покупаются по лицензионному или сублицензионному договору. Такой вид права не может быть отнесен к нематериальным активам (п. 3 ст. 257 НК РФ). Поэтому неисключительные права списывают на счета затрат в составе прочих расходов (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Налоговый учет
В налоговом учете лицензиат, применяющий метод начисления, должен распределить стоимость компьютерной программы в течение срока действия договора (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95). Если в договоре срок не указан, то необходимо самостоятельно установить период списания на затраты, исходя из принципа равномерности (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 18.03.2014№ 03-03-06/1/11743 и от 18.03.2013 № 03-03-06/1/8161). Гражданским кодексом предусмотрено, что если срок использования не определен, договор считается заключенным на 5 лет (п. 4 ст. 1235). Такого же мнения придерживается Минфин в письмах от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039 , 16.12.2011 № 03-03-06/1/829 .
В вопросе списания неисключительных прав существует и противоположная судебная практика. Например, постановлениями ФАС Московского округа от 18.03.2014 № Ф05-1208/2014, от 28.12.2010 № КА-А40/15824-10 , от 15.02.2010 № КА-А40/190-10 вынесено решение, что расходы на приобретение права пользования компьютерной программой можно списывать единовременно.
Как это часто бывает, мнение налоговых органов не совпадает с мнением судов. Если вы не хотите тратить время на судебные разбирательства, безопаснее списывать затраты на приобретение программ для ЭВМ равномерно в течение срока использования. Имейте в виду, что суды рассматривают порядок списания расходов, который закреплен в учетной политике организации. Если вы решили списывать затраты на приобретение неисключительных прав единовременно, не забудьте прописать этот пункт в своей учетной политике.
При кассовом методе в расходы включаются фактически оплаченные суммы (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Плательщики упрощенного налога (доходы — расходы) могут уменьшать налогооблагаемую базу на сумму затрат по приобретению права на использование компьютерных программ (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина России от 21.03.13 № 03-11-06/2/8830 и от 28.05.12 № 03-11-06/2/70).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете неисключительное право на использование программы учитывается в составе расходов будущих периодов на счете 97 (п. 39 ПБУ 14/2007). Списывать такие расходы нужно на протяжении срока действия договора. Способ списания затрат на приобретение неисключительных прав нужно закрепить в учетной политике. Чтобы не возникло временных разниц, установите единый срок использования программы в бухгалтерском и налоговом учете.
Если срок в договоре не прописан, организация может установить его самостоятельно в соответствующем приказе. Но в данном случае безопаснее руководствоваться нормами Гражданского кодекса (ст. 1235) и устанавливать срок использования программы на 5 лет.
Так как неисключительное право на программные продукты у правообладателя — объект НМА, лицензиату (получателю) следует вести учет этого объекта на забалансовом счете (п. 39 ПБУ 14/2007). Планом счетов специального счета для этих целей не предусмотрено, поэтому можно открыть специальный забалансовый счет, например 012.
Проводки при покупке неисключительных прав:
Дебет 97 Кредит 60 — приобретено право использования программы (разовый платеж);
Дебет 012 — лицензия (право) на программу учтена на забалансовом счете;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97 — списана часть расходов будущих периодов (ежемесячно).
При продлении лицензии на программу затраты также учитываются равномерно (счет 97).
Важно! Использование пиратских программ наказуемо (ст. 1252 ГК РФ, ст. 146 УК РФ).
Обновление программ, абонентское обслуживание
Затраты на обновление и ежемесячное обслуживание программ относятся к текущим расходам и подлежат списанию в момент оказания услуги (пп. 26 п. 1ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.11.2007 № 03-03-06/1/826).
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 60 — списаны затраты на обновление (обслуживание) программы.
Чаще всего компьютерные программы имеют неисключительные права использования. Учет таких программных продуктов следует вести с применением счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока действия договора. Не стоит путать обновление программ с их продлением, ведь учитывать эти расходы нужно по-разному.
Если у вас возник вопрос по бухгалтерскому или налоговому учету, наши эксперты всегда готовы помочь в его решении.
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
1. От чего зависит порядок учета расходов на лицензионное программное обеспечение в налоговом учете.
2. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение неисключительного права использовать программное обеспечение.
3. Какая ответственность предусмотрена законодательством РФ за использование нелицензионных программных продуктов.
Сейчас сложно представить себе организацию, у которой нет компьютеров. Однако компьютер как таковой, без программного обеспечения, не представляет практически никакой ценности. Именно программные средства помогают пользователю решать самые различные задачи, стоящие перед ним: от простейшего создания текстового документа до сложного проектирования. При этом программное обеспечение не имеет материально-вещественной формы, то есть приобрести какую-либо программу – означает получить права на ее использование. Чаще всего используется лицензионное программное обеспечение , приобретенное по лицензионному договору без перехода исключительных прав на него . Это и антивирусные программы, и офисные приложения, и различные специализированные программы, например, для ведения бухгалтерского учета. В этой статье речь пойдет именно о лицензионном программном обеспечении, а точнее, о том, как учесть расходы на его приобретение в налоговом и бухгалтерском учете.
Подтверждающие документы
Для того чтобы учесть расходы на приобретение программ в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо документальное подтверждение (ст. 252 п. 1 НК РФ). В случае с лицензионным программным обеспечением, основным подтверждающим документом является лицензионный договор. В соответствии со ст. 1235 ГК РФ:
«По лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах»
Лицензионным договором между поставщиком (лицензиаром) и покупателем (лицензиатом) программного продукта устанавливается размер вознаграждения (то есть стоимость программы), а также срок действия договора (срок использования программы). Если такой срок прямо не прописан в договоре, то в гражданском праве он считается равным пяти годам (п. 4 ст. 1235 ГК РФ).
Форма, в которой составлен лицензионный договор, а также подтверждающие документы могут быть разными в зависимости от способа приобретения программного обеспечения:
|
Способ приобретения программного обеспечения |
Документы, подтверждающие расходы на приобретение программного обеспечения |
| у оптового продавца | Лицензионный договор, подписанный продавцом (лицензиаром) и покупателем (лицензиатом);Акт приема-передачи неисключительных прав на программное обеспечение. |
| Экземпляр программного обеспечения приобретен в розницу | Лицензионный договор, содержащийся на упаковке программного продукта («коробочная» лицензия);Товарная накладная или другой аналогичный документ;Документ, подтверждающий оплату |
| Экземпляр программного обеспечения приобретен через интернет | Лицензионный договор, содержащийся на сайте продавца (правообладателя);Документ, подтверждающий оплату (Письмо Минфина от 28.09.2011 N 03-03-06/1/596);Распечатка электронного письма, подтверждающего приобретение программы (Письмо Минфина России от 5 марта 2011 г. N 03-03-06/1/127) |
При наличии перечисленных выше подтверждающих документов Вы имеете все основания отразить в налоговом и бухгалтерском учете лицензионное программное обеспечение, используемое в хозяйственной деятельности. Однако нужно учитывать некоторые нюансы, о которых речь пойдет далее.
Налоговый учет расходов на приобретение лицензионного программного обеспечения
Налог на прибыль
В целях налогообложения прибыли расходы на приобретение права использовать программное обеспечение в соответствии с лицензионными и сублицензионными соглашениями (расходы на приобретение лицензионного программного обеспечения) уменьшают налогооблагаемую базу и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 пп 26 ст. 264 НК РФ). Однако порядок налогового учета таких расходов может быть различным в зависимости от срока действия лицензионного соглашения (срока использования программного обеспечения), а точнее, от того, установлен ли этот срок.
1. Если в договоре установлен срок, на который лицензиату передается право пользования программным продуктом, то расходы на его приобретение должны списываться равномерно в течение всего этого срока (п. 1 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина РФ от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95, от 16.12.2011 № 03-03-06/1/829).
Пример.
ООО «Перспектива» приобрело по лицензионному соглашению программный продукт Kaspersky Internet Security 2014. Стоимость программы 2400 руб. (без учета НДС), срок действия лицензионного соглашения — 2 года.
Так как срок действия лицензионного соглашения определен, для целей исчисления налога на прибыль организация будет ежемесячно списывать в расходы по 100,00 руб. (2400 руб. / 24 месяца).
2. В случае, когда конкретный срок действия лицензионного соглашения не установлен , позиция контролирующих органов неоднозначна.
Ранее Минфин пояснял, что организация вправе самостоятельно установить порядок учета расходов на приобретение такого программного обеспечения с учетом принципа равномерности (Письмо Минфина России от 18 марта 2013 г. N 03-03-06/1/8161). Однако немногим позже вышли разъяснения Минфина, согласно которым, если срок использования программного обеспечения не установлен лицензионным соглашением, то для целей налогового учета применяются нормы ГК РФ – то есть этот срок считается равным пяти годам (Письмо Минфина РФ от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039). Таким образом, расходы на приобретение программного обеспечения должны списываться в налоговом учете равными частями в течение пяти лет.
Свою позицию по этому вопросу имеют и судебные органы. Есть судебные решения, в которых признается правомерность списания затрат на приобретение программного обеспечения единовременно в момент установки, независимо от срока действия лицензионного соглашения (Постановления ФАС МО от 01.09.2011 N КА-А40/9214-11, от 28.12.2010 N КА-А40/15824-10; ФАС ПО от 26.01.2010 N А57-4800/2009; ФАС СЗО от 09.08.2011 N А56-52065/2010).
! Обратите внимание: Ввиду такой неоднозначности мнений Минфина и судебных органов, лучше закрепить выбранный порядок учета расходов на приобретение программного обеспечения в учетной политике для целей налогообложения.
Расходы на приобретение лицензионного программного обеспечения учитываются при определении налоговой базы по УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы» на основании п. 1 пп. 19 ст. 346 НК РФ. При этом какого-то специального порядка учета таких расходов для расчета налога при УСН нет, в отличие от расчета налога на прибыль. Соответственно, они учитываются единовременно после установки и оплаты программного обеспечения.
Бухгалтерский учет лицензионного программного обеспечения
Лицензионное программное обеспечение отражается в бухгалтерском учете в порядке, установленном п. 39 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов». В соответствии с ПБУ нематериальные активы, полученные в пользование , то есть и лицензионные программы, должны учитываться на забалансовом счете по стоимости приобретения. Планом счетов такой счет не предусмотрен, поэтому его необходимо самостоятельно ввести в рабочий план счетов организации. Например, для этих целей можно создать забалансовый счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование». Расходы на приобретение программного обеспечения учитываются как расходы будущих периодов и списываются на текущие расходы в течение всего срока использования. Срок использования программного обеспечения, как и для налогового учета, определяется периодом действия лицензионного договора. Если же в договоре срок не установлен, организация вправе определить его самостоятельно. Критерии определения срока использования программного обеспечения лучше закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета (удобнее, если эти критерии будут совпадать с применяемыми в налоговом учете).
Бухгалтерские проводки по учету лицензионного программного обеспечения:
Ответственность за использование нелицензионного программного обеспечения
Нередко руководители и владельцы бизнеса, стремясь сэкономить на программном обеспечении, допускают установку нелицензионных программ на корпоративные компьютеры. Поэтому нелишним будет знать о мерах ответственности , предусмотренных за использование нелицензионного программного обеспечения:
1. Гражданско-правовая ответственность (ст. 1301 ГК РФ) в виде возмещения убытков или выплаты компенсации:
- от 10 тыс. руб. до 5 млн. руб. по усмотрению суда;
- в двукратном размере стоимости программного обеспечения.
2. Административная ответственность (ч. 1 ст. 7.12 КоАП РФ) в виде штрафа:
- 30 – 40 тыс. руб. — на организацию;
- 10 -20 тыс. руб. — на руководителя.
3. Уголовная ответственность (ст. 146 УК РФ):
- лишение свободы на срок до 2 лет и штраф до 200 тыс. руб., если стоимость программного обеспечения составляет от 100 тыс. руб. до 1 млн. руб.;
- лишение свободы сроком до 6 лет и штраф до 500 тыс. руб., если стоимость программного обеспечения составляет 1 млн. руб. и более.
Как видите, меры по защите исключительного права на программные продукты весьма серьезные. Стоит ли в таком случае устанавливать нелицензионные версии программ и тем самым подвергать риску свой бизнес? Каждый руководитель решает этот вопрос по-своему. Однако бухгалтеру, на мой взгляд, нелишним будет напомнить руководителю об ответственности, а также о том, что расходы на покупку лицензионных программных продуктов и на их обслуживание уменьшают налогооблагаемую базу как по налогу на прибыль, так и по УСН.
, .
