Организация, закупающая сырье у производителей, оформляет закупочный акт формы оп-5. Образец заполнения можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Расходы предприятия несут в себе не только отрицательные стороны, но и положительные моменты. Дело в том, что юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и иным учреждениям, согласно закона, позволено уменьшать базу налогооблагаемой суммы за счет документально подтвержденных расходов. Если организация закупает сырье у производителей - частных лиц, не образовавших юридическое лицо или не зарегистрировавшихся в качестве индивидуального предпринимателя, она может оформить закупочный акт у физического лица и приобщить его к собственному делопроизводству.
На данной странице имеется образец заполнения закупочного акта. По специальной прямой ссылке его можно скачать бесплатно без ограничений. Специальная форма оп-5 закупочного акта, утвержденная Госкомстатом, позволяет поддерживать единый бланк для учреждений и легкость в обработке информации. Закупочный акт, как и другие правовые бумаги, обладает рядом существенных пунктов. С заполнением закупочного акта справится рядовой сотрудник делопроизводства. Представленный шаблон имеет простейший формат редактирования.
Обязательные пункты закупочного акта
:- В верху пишется название организации, коды, структурное подразделение;
- Ниже, справа, утверждение руководства;
- Далее, посередине листа, титл;
- Дата оформления, номер, ФИО продавца, должность закупщика и другие реквизиты;
- Затем, в виде таблицы или списком, перечисляются закупленные материальные ценности, продукция;
- В конце подводятся итоги суммы и количества предметов;
- Подписи, расшифровка обоих участников в соответствующих пунктах.
Поставщиком торговой фирмы может стать не только ИП или юрлицо, но и обычный гражданин – физическое лицо. На практике организации обычно закупают продтовары – мясо, молоко, овощи, фрукты, грибы, ягоды и прочие продукты, которые человек вырастил или собрал самостоятельно. Такое сотрудничество для компаний обычно оказывается более выгодным по причине низких цен. В статье расскажем, как заполняется форма ОП-5 (закупочный акт), дадим бланк и образец документа.
Если компания совершает закупку у населения для дальнейшей перепродажи, то закупочный акт можно составить по утвержденной самостоятельно форме, вместе с тем не запрещено использовать и существующий типовой бланк ОП-5. Если компания разрабатывает свой акт, то нужно учесть правила из п.2ст.9 закона 129-ФЗ, где приведены обязательные для первичного документа реквизиты.
Где на предприятии используется форма ОП-5
Бланк закупочного акта применяется торговыми фирмами, приобретающими продукты у физических лиц. На практике между человеком и организацией заключается договор купли-продажи, в котором оговаривается цена и предметы продажи. В момент совершения сделки заполняется закупочный акт в двух экземплярах – по числу участвующих сторон.
Организации акт необходим для предъявления налоговой в качестве обоснования отнесения затрат на покупку товаров у населения к расходам.
Отсутствие закупочного акта не позволит доказать факт осуществления расходов, а, значит, и уменьшить налогооблагаемую прибыль не получится. Чтобы ИФНС приняла закупочный акт в качестве документа-основания, необходимо обеспечить правильность его оформления.
Кем заполняется закупочный акт
В оформлении формы ОП-5 участвуют две стороны:
- Продавец – человек, продающий свои продтовары;
- Покупатель – организация, закупающая товары у физлица.
Заполненный акт подтверждает факт совершения сделки, для этого в нем должны быть по максимуму отражены требуемые сведения, в том числе должны быть проставлены полные реквизиты физического лица, соответствующие действительности, а также поставлена его подпись. Отказ человека указывать свои паспортные данные, вписывать адрес проживания или ставить свою подпись на акте сделает документ не действительным.
В качестве шаблона для акта можно использовать типовой бланк ОП-5, разработанный для организаций общепита, закупающих сельхозпродукцию у физлиц. Однако данный бланк могут применять и торговые организации по сделкам с населением, при желании типовую форму можно скорректировать под собственные нужды.
Кто подписывается закупочный акт
На каждом заполненном экземпляре формы ОП-5 должны стоять две подписи – покупателя и продавца. Если продавец физическое лицо по какой-либо причине не захочет подписывать документ, то акт не будет иметь юридическую силу и не будет принят ФНС для обоснования расходов организации по закупку продтоваров.
От лица продавца подпись ставит сам гражданин или его представитель, на которого будет составлена соответствующая доверенность. От лица покупателю подпись ставит представитель организации, уполномоченный на то соответствующим документом – приказом или доверенностью, уставом в отношении руководителя.
С какими документами заполняется закупочный акт
Закупочный акт составляется в дополнение к договору или соглашению, заключенному между покупателем и физическим лицом, продающим свои товары. При этом в условиях соглашения оговаривается факт оформления акта.
Сделка предполагает перемещение товаров от продавца к покупателю и передачу денег в обратном направлении.
Подписанный закупочный акт подтверждает факт приема-передачи товаров, перемещение денег можно подтвердить распиской. Причем не обязательно составлять отдельный документ, расписка в получении денег включена в содержание типовой формы ОП-5. Заполняет ее продавец в момент получения денежных средств за свои товары.
Если закупочный акт составляется по собственной разработанной форме, то можно предусмотреть в бланке раздел с распиской. Если такового не будет, то физическому лицу после получения денег от организации нужно будет своей рукой написать текст расписки в получении оплаты и заверить его своей подписью.
Для расчетов с продавцом представителю организации обычно выдаются наличные денежные средства под отчет, о трате которых он после предоставляет отчет. Поэтому дополнительно к указанным документам придется заполнить авансовый отчет.
Таким образом, сделка по закупке товаров у населения сопровождается оформления таких документов:
- Договор купли-продажи;
- Закупочный акт (можно по форме ОП-5);
- Расписка в получении денег (если закупочный акт составляется по собственной форме и не включает расписку в свое содержание);
- Авансовый отчет (если оплата производится наличными, выданными представителю покупателя под отчет);
- Акт о приемке товара на склад (можно по ).
Составлять счет-фактуру к закупочному акту не требуется, так как при закупке товаров у населения НДС не выделяется, то есть к вычету организации-покупателю принимать нечего.
Если же фирма в дальнейшем планирует реализовать закупленные товары или использовать их для изготовления других продуктов, блюд, то придется добавлять к цене продажи НДС и выставлять покупателям счет-фактуру. Причем по с/х продукции, закрепленной в Перечне Правительства РФ (Постановление 383 от 16.05.01 ), НДС начисляется только на разницу между продажной и покупной ценой.
Удерживать НДФЛ с доходов продавца-физлица также не требуется, заплатить подоходный налог человек должен сам, поэтому заполнять документы, связанные с удержанием данного налога организации не требуется.
Типовой бланк ОП-5 заполняется с двух сторон:
- На лицевой стороне расположены заголовочная часть для отражения общих сведений и табличная часть для внесения списка купленных товаров;
- На оборотной стороне указываются реквизиты продавца, расписка в получении оплаты, а также место для проставления подписей сторонами.
В заголовочной части показываются следующие данные:
- Реквизиты фирмы покупателя – название юрлица, адрес, ОКПО, ИНН, подразделение, вид деятельности и код операции;
- Номер и дата закупочного акта – дата должна совпадать с днем совершения сделки, номер устанавливается самостоятельно, при этом не должно быть повторений в пределах одного отчетного периода;
- Должность и ФИО лица, представляющего организацию покупателя;
- ФИО физического лица продавца (остальные реквизиты данного лица заполняются на оборотной стороне закупочного акта).
Таблица заполняется следующим образом:
| Номер графы | Заполняемая информация |
| 1 | Наименование закупаемого товара. Форма ОП-5 разрабатывалась и утверждалась для с/х продукции, которые приобретаются компаниями общепита, поэтому графа таблицы имеет соответствующее наименование. Если типовой бланк применяет торговая организация, не занятая в общественном питании, то графу можно переименовать. |
| 2 | Код для указанного товара, если установлена соответствующая система кодировки. |
| 3 | Название единицы, в которой измеряется указанный товар. |
| 4 | Соответствующий код указанной единицы по ОКЕИ. |
| 5 | Количество приобретаемого товара, выраженное в указанных единицах измерения. |
| 6 | Цена за единицу – НДС на данную цену в сделках с населением не начисляется. |
| 7 | Сумма за позицию, рассчитываемая как результат умножения цены на количество. |
Все закупаемые наименования товаров перечисляются последовательно в таблице, по итогам которой подводится общая сумма сделки.
Заполнение оборотной стороны формы ОП-5:
- Общая сумма в прописном виде;
- Реквизиты паспорта продавца;
- Домашний адрес проживания продавца;
- Если продавцом выступает физическое лицо с образованием ИП, то заполняются реквизиты свидетельства о регистрации предпринимательства;
- Если продаже подлежат товары, выращенные в условиях собственного хозяйства, то указываются реквизиты документального подтверждения наличия личного подсобного хозяйства;
- Денежная сумма, принятая продавцом от покупателя;
- Подписи сторон.
Ошибки в заполнении формы ОП-5
Компания покупатель должна убедиться, что закупочный акт составлен правильно, без ошибок, в противном случае ФНС может не принять данный документ, и включить расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли не получится.
Ошибки в заполнении могут быть связаны с указанием недостаточных сведений о продавце. Обязательно должны быть реквизиты паспорта и адрес проживания. Если данная информация будет отсутствовать, то в принятии акта налоговая откажет. Если реквизиты заполнены будут, но после проверки окажется, что указанный паспорт не выдавался, или по приведенному адресу данное физическое лицо не проживает, то в принятии акта ФНС также откажет.
Еще одна ошибка, которая не допустима в заполнении закупочного акта, это отсутствие подписи продавца. Человек, продающий свои товары организации, обязан поставить подпись в бланке акта. Если подписи не будет, то акт в налоговую можно не сдавать, он принят не будет. В этом случае организации придется собирать иные документы, которые смогут подтвердить сделку.
Иногда в подобных ситуациях покупатель пытается расписаться за продавца, подделав его подпись, однако это лучше не делать, экспертиза с легкостью выявит подделку.
Обратить внимание нужно и на закупаемый товар, а точнее на его количество. Организация, закупающая продукцию у населения, должна понимать, что купить можно только то количество, которое физлицо в силах собрать или вырастить самостоятельно. Например, закупка орехов тоннами у физлица не возможна, человек не в силах собрать тонны орехов. Налоговая отслеживает данный момент и может отказать в принятии закупочного акта и расходов по нему, если покажется подозрительными приобретаемые объемы товаров.
Иногда компаниям выгодно закупать товары у физлиц, которые не являются предпринимателями. Например, это касается случаев покупки продуктов на ферме – это могут быть молоко, масло, сыр, мясо и т.д. Такое сотрудничество выгодно для обеих сторон: предприниматель получает хорошие продукты по выгодной цене, физлицо может получить деньги за свой труд. Но можно ли такие затраты учесть в расходах, какие документы при этом необходимо оформить, чтобы все было верно?
Закупать продукты у населения не возбраняется. Для отражения поступления товаров организация или предприниматель могут использовать первичные документы, разработанные самостоятельно, или использовать унифицированные формы. В данном случае может использоваться унифицированная форма ОП-5 (закупочный акт). Данная форма применяется для закупки продуктов у населения.
Компания может использовать унифицированную форму в неизменном виде или взять закупочный акт по унифицированной форме ОП-5 за основу и добавить необходимые реквизиты или удалить ненужные. Однако стоит помнить, что в любом случае первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты.
Форма ОП-5 (образец заполнения)
Итак, закупочный акт применяется для оформления сделки купли-продажи между предпринимателем (организацией) и продавцом-физлицом, который не является предпринимателем. Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Данным постановлением утверждены формы первичной документации по учету операций в общественном питании.
Форма не является сложной для заполнения, однако может вызвать затруднения в случае, если предприниматель никогда не сталкивался с оформлением данного документа. Бланк (закупочный акт, форма ОП-5) заполняется в двух экземплярах непосредственно в момент совершения закупки сельхозпродуктов. Подписывается лицом, которое закупает продукты, и продавцом, который продает данные продукты. Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй должен остаться у покупателя.
В шапке бланка необходимо заполнить стандартные реквизиты: название организации, закупающей продукты, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП, вид операции. Далее форма ОП-5 «Закупочный акт» (образец заполнения мы приведем в конце статьи) содержит номер документа, дату заполнения и информацию о том, что акт утвержден руководителем, с указанием даты утверждения, подписью и расшифровкой подписи руководителя.
Основная часть документа содержит следующую информацию:
- Где был закуплен товар (место закупки товара);
- Кем был закуплен товар (должность и полное имя – фамилия, имя, отчество)
- У кого товар был закуплен (фамилия, имя и отчество физлица)
Потом акт закупки по форме ОП-5 содержит таблицу из 7 колонок, которая содержит подробную информацию о приобретенном товаре:
- Название товара, характеристика сельхохозяйственного продукта;
- Код сельхохозяйственного продукта;
- Название единицы измерения, в которых измеряется данный продукт;
- Код единицы измерения по ОКЕИ;
- Количество товара, которое было приобретено покупателем;
- Цена товара, указанная в рублях и копейках;
- Общая сумма за данное наименование товара;
- Внизу таблицы предусмотрена строка «Итого» – для указания общей суммы, которую покупатель отдал продавцу за товар.
Форма ОП-5 (скачать бланк вы можете в конце статьи) содержит подробные данные о сторонах сделки, которые необходимо заполнить прописью:
- Сумма сделки – итоговая сумма за товар, которую покупатель платит продавцу;
- Подробные паспортные данные: серия, кем и когда выдан;
- В отдельной строке указывается домашний адрес;
- Данные о свидетельстве государственной регистрации предпринимателя, осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица: название органа, выдавшего свидетельство, дата выдачи свидетельства;
- Имя, на которое выдано свидетельство, ИНН, код налоговой инспекции, которая присвоила ИНН;
- Наименование органа, который выдал справку о наличии личного подсобного хозяйства, дата выдачи (для жителей Российской Федерации);
- Имя, на которое была выдана справка;
- Сумма подоходного налога, который был удержан;
- Денежная сумма, которую получил продавец за проданный товар;
- Подпись и расшифровка подписи продавца, получившего деньги;
- Подпись покупателя, подтверждающая получение продуктов.
Ниже вы можете скачать закупочный акт (форма ОП-5). Заполненный закупочный акт подтверждает факт совершения сделки, поэтому необходимые сведения нужно заполнять корректно и в полной мере. Если продавец - физическое лицо откажется предоставлять полные паспортные данные или подписывать документ, то акт будет считаться недействительным.
Организация может закупать товары не только у других организаций, но и у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. При этом, как и любая хозяйственная операция, приобретение товаров у физлица должно быть оформлено документально. О том, как это сделать, расскажем в нашей консультации и приведем пример заполнения акта закупки товаров у физлиц.
Оформляем закупку товаров у физлица
Если физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, то, вероятнее всего, бремя оформления документации ляжет на организацию-приобретателя. Какой документ при этом оформить, организация определяет самостоятельно. За основу можно взять, к примеру, форму закупочного акта № ОП-5 (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132). Главное — обеспечить наличие в такой первичке ряда обязательных реквизитов, к которым относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни - приобретение товаров;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (то есть сколько, чего и по какой стоимости закуплено);
— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Если товар оплачивается наличными, удобно включить в акт информацию о том, что продавец получил деньги за товар. При этом на закупку товаров у физлиц лимит наличных расчетов по одному договору в размере 100 000 рублей не применяется (п. 5 Указания ЦБР от 07.10.2013 № 3073-У ).
Форму принятого в организации первичного документа, применяемого при закупках товаров у физических лиц, необходимо закрепить в .
Приведем пример закупочного акта, которым может быть оформлено приобретение товаров у физлиц. Акт составляется в 2-х экземплярах.
Скачать бланк акта закупки в формате Word можно .
Пример заполнения акта закупки товаров
Образец заполнения закупочного акта при приобретении товаров у физического лица можно посмотреть ниже.
Акт закупки товаров у физического лица: образец
Иногда организации и индивидуальные предприниматели закупаются у обычных граждан - непредпринимателей. Объектом купли-продажи, как правило, становятся продовольственные товары (например, сельскохозяйственная продукция, выращенная при ведении личного подсобного хозяйства), различного рода сырье (например, металлолом) и прочие предметы, ценности. Чтобы покупатель смог учесть стоимость покупки в расходах, нужно правильно задокументировать данную операцию. Для этих целей и используется закупочный акт .
При этом совсем не обязательно оформлять договор купли-продажи. Дело в том, что форма закупочного акта не установлена законодательно. Поэтому она может быть любой. На основании ч.4 Федерального закона № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) организация (ИП) вправе разработать свой бланк документа, включив при этом в него условия передачи товара и его оплаты, а также реквизиты и подписи сторон сделки. Так закупочный акт заменит собой и «первичку», и будет выступать в качестве полноценного договора (подп.1 п.1 и п.2 ).
Разрабатывая шаблон закупочного акта не забывайте, что в нем должны быть предусмотрены поля для указания обязательных реквизитов первичного документа: (ч.2 Закона № 402-ФЗ):
- наименования документа;
- даты составления документа;
- наименования организации (ИП), от имени которой составлен документ;
- содержания факта хозяйственной жизни (т. е. покупки товара);
- величины натурального и / или денежного измерения (количество, цена, стоимость);
- наименования должности лица, совершившего сделку, его ФИО и подпись.
Помимо этого, в бланке должны быть отведены специальные поля для заполнения сведений о продавце - физическом лице (ФИО, паспортные данные, место проживания и т. д.) и его подписи.
Немного слов об унифицированной форме закупочного акта № ОП-5 . Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 и больше подходит предприятиям общепита, которые закупают сельхозпродукцию у населения. Те же компании и бизнесмены, которые не относятся к данной сфере деятельности, могут доработать бланк ОП-5 под себя (убрать ненужные (неактуальные) поля, графы, добавить нужные). Оптимальный вариант формы должен содержать следующее:
- наименование и дату составления акта;
- наименование организации или ИП, которые совершают покупку; наименование должности и ФИО уполномоченного лица; документ, подтверждающий полномочия;
- ФИО продавца, данные его паспорта, ИНН (при наличии);
- перечень приобретаемых товаров (наименование, единицы измерения, количество, цена и сумма закупки);
- расписку покупателя в том, что он получил товар согласно указанному перечню;
- расписку продавца в том, что он получил в оплату денежные средства в указанной сумме.
Совершая покупку у гражданина, оформляйте 2 экземпляра документа: один покупатель оставляет себе, второй вручает продавцу. Кстати, последний должен подтвердить качество своей продукции, если это касается продовольствия. Такой вывод следует из п.3 ст.20 Федерального закона от 02.01.2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» и ст.21 Закона РФ от 14.05.1993 г. № 4979-1 «О ветеринарии». Поэтому попросите у продавца заключение ветнадзора (к примеру, ветеринарное свидетельство).
Помимо этого, Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, предписывает запрашивать справку, подтверждающую принадлежность продукции продавцу (ее можно получить в местной администрации или в правлении дачного кооператива).
1.Перечислить деньги на расчетный счет продавца.
Для этого покупатель составляет платежное поручение в банк, в котором указывает реквизиты получателя - продавца.
2. Выдать наличные деньги непосредственно продавцу из кассы предприятия.
Для этого кассир фирмы - покупателя выписывает расходный кассовый ордер по форме № КО-2.
3. Оплатить покупку наличными деньгами через подотчетное лицо.
Тогда «подотчетник» пишет , которое визирует руководитель фирмы - покупателя. Далее на основании заявления кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру № КО-2. В течение 3-х рабочих дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные средства, работник предоставляет авансовый отчет. К нему он прилагает закупочный акт в качестве оправдательного документа.
