Табель форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления. Содержит характеристику юридического статуса документов, этапов подготовки и прохождения по инстанциям. Табель форм документов выполняет функции справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.
Этапы разработки табеля форм документов
1. Предпроектное обследование:
Определение круга управленческих функций и задач учреждения;
Определение массива документов по их системам: организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной и т. д.;
Определение массива документов по отдельным структурным подразделениям как минимум за три последних года деятельности.
2. Формирование структуры Табеля.
3. Отбор форм документов для включения в Табель.
Примерный вид Табеля форм документов
наименование формы документа;
код формы документа;
кем и когда утверждена форма документа;
периодичность составления документа;
составитель документа;
утверждение;
инстанции представления документа;
примечания.
Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения.
Разделы Табеля форм документов (по функциональному принципу)
Организация системы и процессов управления
1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации
1.2. Обеспечение законности деятельности
Прогнозирование и планирование деятельности
2.1. Прогнозирование деятельности организации
2.2. Планирование деятельности организации
Регулирование деятельности
Информационное обеспечение деятельности организации
Оперативное управление деятельностью организации
Контроль за деятельностью
4.1. Статистическая отчетность
4.2. Ведомственная отчетность
4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников)
Бухгалтерский учет
6. Материально-техническое обеспечение
Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом
Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта
Обеспечение сбыта продукции
7. Научно-техническое обеспечение
7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств
7.3. Охрана окружающей среды
7.4. Научно-техническая информация
8. Международное сотрудничество
8.1. Командирование сотрудников за рубеж
8.2. Прием зарубежных делегаций
8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей
9. Обеспечение кадрами (персоналом)
9.1. Подбор, расстановка и использование кадров
9.2. Учет личного состава
9.3. Аттестация работников
9.4. Повышение квалификации работников
9.5. Командирование сотрудников
9.6. Нормирование труда
9.10. Охрана труда
10. Документационное обеспечение
10.1. Учет и контроль исполнения документов
10.2. Хранение и использование документов
Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности.
В Табель форм документов включаются:
а) формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надзора и контроля;
б) применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;
в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации;
г) формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.
В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному, от более значимого к менее значимому.
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Альбом дополняет Табель.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами и унифицированным текстом. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит выделение постоянной и переменной информации, а также выбор формы представления унифицированного текста: трафарет, таблица, анкета и их сочетания.
Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Любая таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный (графы или столбцы) и горизонтальный (строки). В левом столбце указываются наименования объектов, информация о которых содержится в других столбцах (графах). Каждый граф имеет свой заголовок и может быть разделен на части, каждая из которых имеет свой подзаголовок. В заголовках и подзаголовках строк и граф допускается применение общепринятых сокращений и условных обозначений. Например: количество - кол-во, единицы измерения - ед. изм., №, % и др. Показатели таблицы - переменная информация, заполняемая или цифрами, или словами.
Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в анкете строится по принципу "вопрос-ответ".
Примером унификации документов деканата является папка бланков заявлений студентов: об академическом отпуске, досрочной сдачи сессии, изменении фамилии, отчислении из вуза, переводе на другой факультет и т. д. В каждом файле папки содержатся экземпляры бланка, образец его заполнения и информация о последовательности согласования и подписания заявления (преподавателем, заведующим кафедрой, деканом, начальником студенческого отдела, проректором, ректором). Студент самостоятельно выбирает необходимый ему бланк заявления, заполняет его по образцу и проходит с заявлением по инстанциям визирования и подписания.
Порядок расположения документов в альбоме должен соответствовать Табелю форм документов. Проводится экспертиза Альбома и Табеля во всех структурных звеньях, согласование и утверждение руководителем организации. Альбом и Табель представляются в двух формах: бумажной и компьютерной.
Ведение Табеля входит в обязанности службы документационного обеспечения организации. Каждое структурное подразделение должно иметь свой экземпляр Табеля, который необходимо время от времени обновлять с разрешения руководителя организации.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Литература
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1991.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.
Табель форм документов представляет собой перечень тех документов, которые формируются в организации на регулярной основе. Его использование позволяет оптимизировать состав документации, обеспечивающей управленческую и организационную деятельность предприятия, унифицировать используемые для их оформления формуляры.
Из статьи вы узнаете:
Для чего необходим табель форм документов организации
Табель форм документов, которые используются в конкретной организации, это оформленный в табличном виде перечень. В него входят те формы, использование которых полностью обеспечивает реализацию функций и задач управленческой деятельности предприятия. Кроме наименований документов, табель содержит информацию о юридическом статусе каждого из них, области применения, этапов подготовки, обработки и согласования.
На многих предприятиях, как правило, тех, что создавались относительно недавно, табель форм документов не используется и делопроизводство организовано без обязательного соблюдения табельной формы документирования.
Результатом отсутствия системного подхода и необходимых знаний является использование нестандартизированных форм, не отвечающих требованиям государственных регламентов. Кроме того, внутренними нормативными документами не устанавливается четких требований применения таких форм, в результате чего одна и та же организационная операция может оформляться документами, имеющими разные формы и формуляры.
Дело осложняется еще и тем, что обязательное применение унифицированных форм документов отменено. Работодатели имеют право разрабатывать их самостоятельно. Участие в разработке таких форм непрофессионалов приводит к отсутствию единого подхода к организации делопроизводственных процедур и процессов, оформлению документированной информации. Эти недостатки не лежат на поверхности и, чаще всего, остаются незамеченными и воспринимаются как малозначащие. Но, в конечном итоге, они снижают степень оперативности обработки документов, прохождения управленческих сигналов и, как следствие, качество управления предприятием.
Табель форм документов организации позволяет на уровне норматива установить как состав документов для каждой управленческой операции, так и процедуру их прохождения. Он содержит описание только тех документов, которые формируются регулярно или с периодическим повторением.
Использование табеля форм документов позволяет установить единые типовые правила оформления для всей организации, действующие для каждого из ее структурных подразделений. Следование этим правилам является своего рода нормоконтролем и гарантией правильности оформления. А это особенно важно, когда речь, например, идет о кадровых или бухгалтерских документах, ошибки в оформлении которых могут обойтись предприятию слишком дорого.
Таким образом, табель форм документов организации необходимо разработать с целью:
- оптимизации пакета применяемых на предприятии форм документов;
- унификации используемых форм документов;
- классификации форм документов по управленческим операциям и функциям, а также, при необходимости, по структурным подразделениям предприятия;
- стандартизации процессов подготовки, обработки и прохождения каждой из форм документов;
- рационализации применения установленных форм в процессе автоматизации управленческой деятельности;
- упорядочения процесса документооборота для повышения эффективности управленческой деятельности.
Разработка табеля форм документов
Если уж речь зашла о необходимости жесткой стандартизации составления и оформления внутренних документов, упорядочивании процесса документирования информации, целесообразно говорить именно о табеле унифицированных форм документов. То есть о таких формах, которые, в соответствии с ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактуются как утвержденный формуляр.
То есть, как совокупность набора обязательных реквизитов и их расположения, установленных для обеспечения юридической значимости того вида документов, который предназначен для обеспечения конкретной управленческой операции. Разработка табеля форм документов - процесс, который проходит в несколько этапов.
Читайте также:
Этапы разработки табеля унифицированных форм документов организации
Таких этапов будет семь:
- Предпроектное обследование, сбор информации о производственных и организационных процессах, сопровождающихся регулярной подготовкой разных форм документов;
- Анализ собранного материала, оптимизация состава форм документов, выбор содержания Табеля;
- Выбор оптимальной формы Табеля и его структуры;
- Определение перечня тех форм документов, которые будут включены в Табель;
- Формирование Табеля;
- Согласование Табеля с руководителями подразделений и лицами, назначенными ответственными за делопроизводство в компании;
- Утверждение Табеля руководителем предприятия.
Предпроектное обследование - важный этап разработки табеля форм документов
Первый этап - предпроектное обследование, является самым важным, поэтому остановимся на нем подробнее. Его также можно разбить на три этапа.
Определение тех управленческих и организационных задач, которые определяются спецификой деятельности предприятия, и тех форм документов, которыми эти задачи сопровождаются. Чем более полной будет информация о формах документов, которые используются в процессе организационной и управленческой деятельности компании, тем большую помощь окажет табель для реализации функций и задач этих видов деятельности предприятия.
Изучение нормативно-правовых актов (государственных, органов местной исполнительной власти, отраслевых), регламентирующих процессы делопроизводства. Анализ организационной документации предприятия, локальных нормативных актов, регламентирующих его производственную деятельность. Изучение распорядительной документации, выявление тех форм документов, которые вводились в действе распорядительными актами;
Изучение и анализ документов, составляющих методическую и правовую базу, регламентирующую состав и процедуры документооборота в компании, правила оформления и составления разных форм документов. Анализ утвержденной на предприятии номенклатуры дел.
Карты форм документов, используемые при формировании Табеля
Значительно облегчит и ускорит процесс разработки табеля форм документов в организации использование специальных карт форм документов. С их помощью можно будет быстро определить, какие документы и с какой периодичностью составляются на предприятии, какие из них характеризуются постоянством формы. Сведения о документах собираются во всех структурных подразделениях и фиксируются в картах, в которых отражается такие сведения, как:
наименование формы, в том числе ее заголовок и краткое содержание;
код формы по классификатору;
название файла, если форма представлена в электронном виде;
управленческая функция данной формы документа, задача, для которой она сформирована. Так, например, форма «Штатное расписание» создана для реализации управленческой функции «Организация системы управления», задача ее формирования (назначение формы) - «регламентация численного и должностного состава»;
информация о всех основных этапах составления, оформления, прохождения данной формы документа: в каком подразделении составляется, кем согласовывается и утверждается, кто является адресатом, кем регистрируется, кто осуществляет контроль исполнения, где хранится оригинал или электронный вариант формы документа.
Затем карты форм анализируются с целью оптимизации и исключения дублирующих друг друга форм документов. После этого отобранные формы можно будет уже вносить в Табель.
Табель форм документов образец
Утвержденного на государственном уровне образца табеля форм документов, который был бы обязательным для на всех предприятиях, не существует. Но есть Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которой устанавливается обязательное использование такого табеля в подобных учреждениях. Целью использования табеля форм документов Типовая инструкция определяет:
оптимизацию количества используемых в организации форм документов;
унификацию их содержания;
стандартизацию процессов работы с разными формами документов.
Инструкция содержит и табель форм документов, образец которого приведен в таблице ниже.
В зависимости от потребностей конкретного предприятия, предлагаемый образец также может содержать следующую информацию:
адресат документа;
лицо, ответственное за контроль его исполнения;
код формы по государственному классификатору;
тираж, которым отпечатаны бланки документа в типографии.
Графа «Примечание» предназначена для внесения в нее информации о порядке подписания, согласования и утверждения документа, его форме или формате и пр.
Отдел Организационно-аналитический
| Наименование формы документа | Код ОКУД | Кем и когда утверждена | Периодич-ность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согла-сование | Подпись | Утверж-дение | Печать | Куда представ-ляется | Приме-чания |
| Положение об отделе | 02111117 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Должностная инструкция главного специалиста | 02520519 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, главный специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | |
| Должностная инструкция ведущего специалиста | 02520519 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, ведущий специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | |
| План работы отдела | ‑ | Ежемесячно, за 3 дня до начала следующего месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Отчет о работе отдела | ‑ | Приказ руководителя управления от 15.03.1999 №64 | До 5-го числа следующего за отчетным месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний |
Разработка Альбома форм документов. При проведении работ по совершенствованию документации в организации кроме Табеля форм документов разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.
В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом форм одновременно с Табелем или же самостоятельно, необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и с заполнением карт документов. Если организация разрабатывает только Альбом форм, отбираются образцы тех документов, которые будут включаться в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов, применяемых организацией, и др.
Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:
1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).
2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов.
4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, соответственно, нуждающиеся в унификации.
В настоящее время в России разработано девять унифицированных систем документации. Все они, за исключением Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД. При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.
Унификация формы документов предполагает:
Определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
Установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;
Унификацию текстов документов.
Унифицированная форма документа (УФД) – унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.
Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации.
Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.
Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста будет характер информации, содержащейся в тексте документа.
Различают несколько форм представления унифицированных текстов:
Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;
Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;
Таблица – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков, имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета выбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.
Унифицированная форма документа с текстом-трафаретом имеет следующий вид:
Прошу Вас назначить на должность
(наименование до лжности с указанием структурного подразделения)
(фамилия, имя, отчество)
с окладом согласно штатному расписанию.
года рождения,
(фамилия, инициалы)
образование,
в 19 году окончил(а)
(наименование учебного заведения)
по специальности.
Имеет большой опыт работы в области.
Продолжительное время занимался(ась) .
В анкетах и таблицах текст упрощен, в тексте преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос – ответ».
Унифицированная форма документа с текстов в виде анкеты может выглядеть следующим образом:
управляющего предприятия-должника,
действующего на основании договора-подряда
1. Управляющий предприятия-должника
(фамилия, имя, отчество)
Главный бухгалтер предприятия-должника
(фамилия, имя, отчество)
2. Предприятие-должник.
(наименование, юридический адрес,
ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,
наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов)
3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим
предприятием-должником.
(наименование)
Срок действия договора-подряда.
Отчетный период.
Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами
Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет
В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.
В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.
Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1 . (?)
В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.
Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.
Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. 1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм документов организации предназначен для:
оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
унификации форм документов в организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов
|
Наименование формы документа |
Код по ОКУД |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подписание |
Утверждение |
Печать |
Кому направляется |
Примечание |
|
Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов
|
Наименование формы документа |
Код по ОКУД |
Кем и когда утверждена форма документа |
Локальный код |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Сколько экз. готовится |
Согласование |
Подписание |
Утверждение |
Печать |
Кому направляется |
Где хранится |
Примечание |
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)
Таблица 3. Группы документов в организации
|
Виды документов |
Разновидности документов |
|
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации |
Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации |
|
Организационно-правовая документация организации |
Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка |
|
Распорядительные документы организации |
Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами) |
|
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов |
Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации |
|
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения) |
Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д. |
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:
полное наименование формы документа;
заголовок к тексту (тема), если он имеется;
код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
КАРТА ДОКУМЕНТА
Документ__ наименование вида документа _
Заголовок к тексту (о чем)___________________________________
Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________
Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___
Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________
Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________
Подразделение-составитель ____________________
Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________
Данные каких нормативных документов необходимы при создании
документа __________________________________________
Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________
Визы:
1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор
проекта (должность, ФИО) _____________________________________
2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное
лицо (должность, ФИО)_______________________________
3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,
ФИО) _______________________________________________________________
Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________
Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,
должность, ФИО)____________________________
(должность, ФИО) ______________________________________________
Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________
(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________
Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,
должность, ФИО, место регистрации)
Кол-во экз. ____________
Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________
Место хранения всех экземпляров документа_______________________
Рисунок 1. Форма карты документа
Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)
|
№ п/п |
Наименование вида документа |
Заголовок к тексту (о чем) |
Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) |
В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая) |
Количество доку-ментов в месяц |
Кто готовит проект документа (должность, ФИО) |
Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) |
Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО) |
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
С кем согласуется содержание документ |
Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО) |
Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО) |
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО) |
Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО) |
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО) |
Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО) |
Сколько экземпляров документа создается |
Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение) |
Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?) |
Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа? |
Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.
Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.
Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.
Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)
Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.
Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
_________________________________________________________
П Р И К А З
«__» января 2014 г. № __
О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.
2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.
3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.
4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева. 1 (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.
1 (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.
