Табель унифицированных форм документов учреждения представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Процесс составления табеля позволяет проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). Применение табеля позволяет:
- · исключить возможность неоправданного создания новых форм;
- · установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
- · учесть количество видов и форм документов.
Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:
- 1. предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов;
- 2. выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника;
- 3. определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов;
- 4. отбор форм документов для включения в табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям, а в табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
После определения структуры Табеля уже можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
Окончательно оформленный табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Разработанный табель унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Д.
Табель форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления. Содержит характеристику юридического статуса документов, этапов подготовки и прохождения по инстанциям. Табель форм документов выполняет функции справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.
Этапы разработки табеля форм документов
1. Предпроектное обследование:
Определение круга управленческих функций и задач учреждения;
Определение массива документов по их системам: организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной и т. д.;
Определение массива документов по отдельным структурным подразделениям как минимум за три последних года деятельности.
2. Формирование структуры Табеля.
3. Отбор форм документов для включения в Табель.
Примерный вид Табеля форм документов
наименование формы документа;
код формы документа;
кем и когда утверждена форма документа;
периодичность составления документа;
составитель документа;
внутреннее согласование;
утверждение;
инстанции представления документа;
примечания.
Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения.
Разделы Табеля форм документов (по функциональному принципу)
Организация системы и процессов управления
1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации
1.2. Обеспечение законности деятельности
Прогнозирование и планирование деятельности
2.1. Прогнозирование деятельности организации
2.2. Планирование деятельности организации
Регулирование деятельности
Информационное обеспечение деятельности организации
Оперативное управление деятельностью организации
Контроль за деятельностью
4.1. Статистическая отчетность
4.2. Ведомственная отчетность
4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников)
Бухгалтерский учет
6. Материально-техническое обеспечение
Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом
Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта
Обеспечение сбыта продукции
7. Научно-техническое обеспечение
7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств
7.3. Охрана окружающей среды
7.4. Научно-техническая информация
8. Международное сотрудничество
8.1. Командирование сотрудников за рубеж
8.2. Прием зарубежных делегаций
8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей
9. Обеспечение кадрами (персоналом)
9.1. Подбор, расстановка и использование кадров
9.2. Учет личного состава
9.3. Аттестация работников
9.4. Повышение квалификации работников
9.5. Командирование сотрудников
9.6. Нормирование труда
9.10. Охрана труда
10. Документационное обеспечение
10.1. Учет и контроль исполнения документов
10.2. Хранение и использование документов
Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности.
В Табель форм документов включаются:
а) формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надзора и контроля;
б) применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;
в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации;
г) формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.
В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному, от более значимого к менее значимому.
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Альбом дополняет Табель.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами и унифицированным текстом. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит выделение постоянной и переменной информации, а также выбор формы представления унифицированного текста: трафарет, таблица, анкета и их сочетания.
Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Любая таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный (графы или столбцы) и горизонтальный (строки). В левом столбце указываются наименования объектов, информация о которых содержится в других столбцах (графах). Каждый граф имеет свой заголовок и может быть разделен на части, каждая из которых имеет свой подзаголовок. В заголовках и подзаголовках строк и граф допускается применение общепринятых сокращений и условных обозначений. Например: количество - кол-во, единицы измерения - ед. изм., №, % и др. Показатели таблицы - переменная информация, заполняемая или цифрами, или словами.
Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в анкете строится по принципу "вопрос-ответ".
Примером унификации документов деканата является папка бланков заявлений студентов: об академическом отпуске, досрочной сдачи сессии, изменении фамилии, отчислении из вуза, переводе на другой факультет и т. д. В каждом файле папки содержатся экземпляры бланка, образец его заполнения и информация о последовательности согласования и подписания заявления (преподавателем, заведующим кафедрой, деканом, начальником студенческого отдела, проректором, ректором). Студент самостоятельно выбирает необходимый ему бланк заявления, заполняет его по образцу и проходит с заявлением по инстанциям визирования и подписания.
Порядок расположения документов в альбоме должен соответствовать Табелю форм документов. Проводится экспертиза Альбома и Табеля во всех структурных звеньях, согласование и утверждение руководителем организации. Альбом и Табель представляются в двух формах: бумажной и компьютерной.
Ведение Табеля входит в обязанности службы документационного обеспечения организации. Каждое структурное подразделение должно иметь свой экземпляр Табеля, который необходимо время от времени обновлять с разрешения руководителя организации.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Литература
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1991.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.
Табель - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
В текущей деятельности организации Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Табель форм документов предназначен для:
оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;
унификации форм документов организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.
Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
оперативность реализации управленческих функций организации;
сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
Разработка Табеля форм документов
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование.
2. Выбор формы Табеля.
3. Формирование структуры Табеля.
В Табель форм документов включаются:
формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;
применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;
внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;
формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.
В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.
Альбом форм документов организации
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.
Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:
определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;
установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;
унификации текста документа.
Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:
формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);
анализ документов и обобщение результатов анализа;
разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си-гуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на-нежность разрабатываемой унифицированной формы. ^
Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Ведение Табеля и Альбома форм документов
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспечения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в актуальном состоянии.
В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также; формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно дать соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут сообщаться работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Похожая информация.
Отдел Организационно-аналитический
| Наименование формы документа | Код ОКУД | Кем и когда утверждена | Периодич-ность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согла-сование | Подпись | Утверж-дение | Печать | Куда представ-ляется | Приме-чания |
| Положение об отделе | 02111117 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Должностная инструкция главного специалиста | 02520519 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, главный специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | |
| Должностная инструкция ведущего специалиста | 02520519 | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, ведущий специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | |
| План работы отдела | ‑ | Ежемесячно, за 3 дня до начала следующего месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Отчет о работе отдела | ‑ | Приказ руководителя управления от 15.03.1999 №64 | До 5-го числа следующего за отчетным месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний |
Разработка Альбома форм документов. При проведении работ по совершенствованию документации в организации кроме Табеля форм документов разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.
В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом форм одновременно с Табелем или же самостоятельно, необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и с заполнением карт документов. Если организация разрабатывает только Альбом форм, отбираются образцы тех документов, которые будут включаться в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов, применяемых организацией, и др.
Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:
1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).
2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов.
4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, соответственно, нуждающиеся в унификации.
В настоящее время в России разработано девять унифицированных систем документации. Все они, за исключением Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД. При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.
Унификация формы документов предполагает:
Определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
Установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;
Унификацию текстов документов.
Унифицированная форма документа (УФД) – унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.
Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации.
Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.
Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста будет характер информации, содержащейся в тексте документа.
Различают несколько форм представления унифицированных текстов:
Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;
Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;
Таблица – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков, имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета выбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.
Унифицированная форма документа с текстом-трафаретом имеет следующий вид:
Прошу Вас назначить на должность
(наименование до лжности с указанием структурного подразделения)
(фамилия, имя, отчество)
с окладом согласно штатному расписанию.
года рождения,
(фамилия, инициалы)
образование,
в 19 году окончил(а)
(наименование учебного заведения)
по специальности.
Имеет большой опыт работы в области.
Продолжительное время занимался(ась) .
В анкетах и таблицах текст упрощен, в тексте преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос – ответ».
Унифицированная форма документа с текстов в виде анкеты может выглядеть следующим образом:
управляющего предприятия-должника,
действующего на основании договора-подряда
1. Управляющий предприятия-должника
(фамилия, имя, отчество)
Главный бухгалтер предприятия-должника
(фамилия, имя, отчество)
2. Предприятие-должник.
(наименование, юридический адрес,
ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,
наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов)
3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим
предприятием-должником.
(наименование)
Срок действия договора-подряда.
Отчетный период.
Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени
Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы .
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение.
В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .
Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.
В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.
Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:
Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других .
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.
Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ .
Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
Предпроектное обследование.
Выбор формы Табеля.
Формирование структуры Табеля.
Отбор форм документов для включения в Табель .
Основные задачи предпроектного обследования:
Определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
Формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
Выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
Определение массива документов для включения в Табель .
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
Документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
Организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
Документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.
Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Примерная карта документа |
||
| 1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ | 10. Использование бланков | 19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре) |
| 2. Наименование документа | 11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный) | 20. Перенос на машинный носитель |
| 3. Автор (корреспондент) | 12. Объем (количество страниц) | 21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов) |
| 4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору) | 13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица) | 22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа |
| 5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта. | 14. Состав реквизитов документов | 23. Согласование документа |
| 6. Куда предоставляется документ | 15. Приложения | 24. Подпись |
| 7. Срок представления | 16. Ограничение доступа к документу | 25. Утверждение |
| 8. Количество экземпляров | 17. Регистрация документа (место, форма) | 26. Печать |
| 9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража) | 18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения) | |
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель .
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.
Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:
1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).
2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.
4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.
5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)
6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.
7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.
9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).
12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др .
