Введение
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) ее назначение, задачи, структура и состав
6 Задачи и функции службы ДОУ
Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления
Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления
1 Структура службы ДОУ
3.2 Численный состав службы документационного обеспечения управления
Заключение
Приложения
документационный управление делопроизводство квалификационный
Введение
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.
Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.
Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу документационного обеспечения управленияделопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).
Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.
Вопросы, касающиеся организации службы ДОУ являются очень актуальными.
Целью курсовой работы является рассмотрение всех аспектов организации службы ДОУ на предприятии, выявление актуальных проблем, возникающих в ходе работы службы ДОУ, а также определение численного состава службы ДОУ.
Задачами курсовой работы в связи с указанной целью являются:
Изучить нормативно-правовую базу по организации службы;
Изучить регламентацию деятельности службы ДОУ;
Раскрыть особенности структуры и численный состав службы ДОУ.
Введение раскрывает актуальность, цель, задачи, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе рассматривается организация службы документационного обеспечения ее назначение, задачи.
Вторая глава посвящена регламентации деятельности службы ДОУ.
В третей главе на конкретных примерах показаны особенности определения структуры и численного состава службы ДОУ.
В заключении подводятся итоги, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме".
Анализ источников и литературы
1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) ее назначение, задачи, структура и состав
1 Форма организации делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства:
централизованная;
децентрализованная;
смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
2 Выбор наименования службы ДОУ
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:
характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
объем документооборота организации;
наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
-структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
-требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
-существующие делопроизводственные традиции.
Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:
·в министерствах и ведомствах - управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
-секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
-инспекция при министре (руководителе ведомства);
-канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
-отдел писем (жалоб);
-отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
-центральный архив;
·на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
-подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
Секретариат;
Экспедиция;
Архив.2
Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
3 Организационная структура службы ДОУ
На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.
Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
4 Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ
При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:
Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.
Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.
5 Квалификационный состав службы ДОУ
Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.
Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в Приложении 2.
1.6 Задача и функции службы ДОУ
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:
-совершенствование форм и методов работы с документами;
-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
-сокращение документооборота;
-унификация форм документов;
-разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
-внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
-осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
-регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
-ведение информационно-справочной работы по документам организации;
-машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
-копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
-разработка и проектирование бланков документов;
-подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
-подготовка к докладу руководству поступающих документов;
-организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
-регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
-организация хранения документов в структурных подразделениях;
-организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
-повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
-организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
-организация делопроизводства по обращениям граждан;
-разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
-контроль за сроками исполнения документов;
-осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
-обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
-обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
-разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
-проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
-проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:
в организации, внедрении, эксплуатации, совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;
в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;
в надлежащем организационно- методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия:
в действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.
2. Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления
Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:
·положения о структурном подразделении;
·должностных инструкций;
·инструкции по делопроизводству.
Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления.
Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.
Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:
В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".
В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".
В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".
При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.
Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся следующие квалификационные характеристики. (Приложение 1).
Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителей. Указание в наименовании "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.
1 Инструкция по документационному обеспечению управления
При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, - например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)
При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).
2 Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ
Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.
Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.
Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.
3 Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ
Инструкция по организации рабочих мест - нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности.
Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.
Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.
Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.
Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.
4 Документы планирования и отчетности службы ДОУ
Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)".
Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:
показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;
основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;
цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).
На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.
Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.
Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия.
Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы начальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан - в приложении 6 к настоящему пособию.
5 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ
Особую группу в составе организационно-распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.
Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости - во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:
разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;
изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;
обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;
обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.
Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприятия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.
6 Должностные инструкции персонала службы ДОУ
"Должностная инструкция нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству".
Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция главному метрологу".
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции "Общие положения" устанавливаются:
задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);
порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;
профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе должностной инструкции "Функции работника" определяются:
предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;
перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).
В разделе должностной инструкции "Обязанности работника" указываются особенности деятельности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
касающиеся порядка исполнения поручений;
затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе должностной инструкции "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе должностной инструкции "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.
3. Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления
1 Структура службы ДОУ
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
Секретариат;
-экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
-подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
-подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
-подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
-подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
-отдел совершенствования делопроизводства;
-копировально-множительное бюро;
-протокольная группа;
-редакционная группа;
Приемная;
Архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.
Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.
Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).
Таблица 1 Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
Объем документооборота, тыс. документов в годОрганизационные формы службы ДОУменее 10обычно один-два секретаря руководителя организацииот 10 до 25служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)от 25 до50создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)от 50 до 100более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизациисвыше 100сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем
2 Численный состав службы документационного обеспечения управления
Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
В период разработки в стране Единой государственной системы делопроизводства в конце 1960 - х годов НИИ труда предложил методику расчета численности делопроизводственного персонала исходя из объема документооборота и общей численности работников учреждений. Формула выглядела достаточно простой:
Численность = 0,00016 x D0.98 х Р 0.1
Простота расчета по данной формуле привела к ее многократному повторению в учебных и справочных пособиях по делопроизводству. Однако она была рассчитана на министерства и государственные комитеты и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.
Более реален расчет численности делопроизводственного персонала, проводимы исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и приложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ, в том числе и в последнем - "Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти", утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.
Методика расчета в них одинакова. Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле
Н вр = Н × К,
Где Н вр
К- коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.
По результатам анализа карт, фотографий, и само фотографий рабочего времени К принимается равным 1.1
Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Т н = Н вр × V i ,
Где Н вр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;
Vi - объем конкретного вида работы выполняемые за год.
Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:
Т нн = Н ннj × V j,
Где Н ннj - трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида,
V j - годовой объем ненормируемых видов работ.
Общую годовую трудоемкость как нормируемых, так и не нормируемых операций рассчитывают по формуле:
Т о = Т н + Т нн
Зная общую годовую трудоемкость работ, выполняемых службой делопроизводства, рассчитывают сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:
Где Ф n - полезный фонд рабочего времени работника за год.
Примеры, как провести расчет численности работников службы делопроизводства можно взять в тех же сборниках нормативов времени Центрального бюро нормативов по труду.
Примеры расчета численности работников делопроизводственной службы (традиционные технологии)
Расчет численности работников произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемой в течение года.
№ п/пВид выполняемой работы Номер нормативаЕдиница объема работы Объем работы за год Норматив времени на единицу объема работ, чел. -ч.Сумма затрат времени чел. - ч.1Составление и ведение номенклатуры дел организации3.1.1.2200 позиций2002302302Обработка полученных документов 3.1.2.110 документов144000,781123,23Обработка отправленных документов 3.1.2.210 документов106500,80852,04Контроль исполнения документов 3.1.310 документов1500,7010,513Передача дела в архив организации из структурного подразделения 3.1.5.710 дел1003,20 3,20Итого7377,4Тн -трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1 учитывающие затраты времени организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы и личные потребности) -8115.1чел.-ч.
Т нн - трудоемкость работ, непредусмотренных сборником - 114,2 чел.-ч. (определена экспертным путем).
Ф n - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч.,(принимается в среднем равным 1910 ч.).
Приведем еще один пример расчета численности работников службы делопроизводства, данный в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по документационному обеспечению управления:
Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году.
Т н - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К=1,1 учитывающие затраты времени на организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдыха (включая физкультурные паузы и личные потребности) - 11698,5 чел.-ч.
Т нн - трудоемкость работы, не предусмотренных сборником- 98,8 чел. -ч. (определена экспертным путем).
Ф n - Полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч., (принимается в среднем равным 2006 ч.).
И, наконец, возьмем примеры, данные в последних нормативах времени 2002 г.
Расчет нормативной численности работников службы документации, обеспечивающих комплекс задач "Учет и регистрация документов"
Наименование работыЕдиница измерения Годовой объем работыНорма времени, ч..№ таблицыНормативная трудоемкость, ч.1.Ведение контрольной картотеки Одна РКК108600,151816292. Запись в книге учета отправляемых документовОдна запись60000,04402403. Опись входящих документовОдна опись 1200,234027,6 4. Заполнение реестраОдин реестр37330,1940709,275. Обработка телеграммаОдна телеграмма6500,113471,56. Рассылка документовОдин адресат60000,02321697. Регистрация получаемых документов коллегиального органа 2 л.48000,0316728. Регистрация внутренних приказов 2 л.1200,08164,89. Учет приказов коллегиального органа Один документ 1200,07158,410. Учет решений (постановлений) коллегиального органаОдин документ1201151211. Учет телеграмм коллегиального органаОдна телеграмма1500,05157,512. Учет сводок коллегиального органаОдна сводка 60 0,481528,813. Учет описи документов коллегиального органа Одна опись 4200,121550,414. Учет писем-извещений коллегиального органа Одно письмо12600,05156315. Учет постановлений коллегиального органа Один документ 1200,08159,6Итого:3002,87
Регистрационная карточка (РКК) - регистрационно-контрольная карточка, имеющая специально разработанную форму для записи и служащая для учета и контроля поступающих документов, объемом не более 1500 знаков.
Л - лист (л.) - единица измерения объема машинописного текста на листе бумаги, размером 210х297 мм (формат А4) напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38 - 41 строка (2450 знаков) через 1.5 интервала с количеством 60 - 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях - 2 Кбайта).
Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени- 3002,87 ч.
Ф n - норма рабочего времени на одного работника за год - условно принимается равной 2000 ч.
Т нн - 438,9 - затраты времени,не предусмотренные нормами, носящие разовый характер (определены экспертным путем);
Т об = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 ч.
Пример расчета 2
Расчет численности основного персонала работников службы документации
Наименование работыЕдиница измеренияГодовой объем работыНорма времени, ч.№ таблицыНормативная трудоёмкость1.Автоматизированный учет объема документооборота учреждения 100 документов200000,153202.Автоматизированная регистрация поступающих документов10 документов250000,405410003. Автоматизированный учет количества поступающих документов 100 документов 65000,05523,254. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов 10 документов50000,756350------10. Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов100 документов150000,04516Итого:10545
Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени, - 10545 ч.
Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, - 1096,8 ч. (определены экспертным путем);
Ф n - нормы рабочего времени одного работника за год, ч. - условно принимается равной 2000 ч.
Как видим из приведенных примеров методика рассчитана одинакова, но нормативы времени вы берете из того сборника, которым вы пользуетесь, а ненормируемые виды работ рассчитываете путем экспертных оценок сами.
Кроме работников, входящих непосредственно в штат службы делопроизводства, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководителя подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.
Таким образом, общая численность работников, занимающихся делопроизводственным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы делопроизводства и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.
Заключение
Исследуя материал по теме курсовой работы можно сделать следующие выводы:
В соответствии с требованиями Государственной системы ДОУ документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:
внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Список использованных источников и литературы
Источники
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.
ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.
Литература
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004
Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО "ТК Велби", 2005
Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004
Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004
Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003
Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006
Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005
Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005
Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения.
Приложение 1
Квалификационные характеристики должностей сотрудников службы документационного обеспечения управления
Категория сотрудника по характеру трудаНаименование должностиКвалификационная характеристика должностируководителизаведующий архивомдолжностные обязанности: · возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации; · обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов; · руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; · оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов; · инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив; · контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством; · обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения; · руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; · осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; · организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива; · составляет установленную отчетность; · принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; · · порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; · · основы организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · · · среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.заведующий канцеляриейдолжностные обязанности: · организует работу канцелярии; · обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению; · осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; · организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение; · разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение; · принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда; · осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов; · обеспечивает печатание и размножение служебных документов; · участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку; · руководит работниками канцелярии. должен знать: · · Единую государственную систему делопроизводства; · · структуру предприятия, учреждения, организации; · · схемы документооборота; · порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; · сроки и порядок сдачи дел в архив; · системы организации контроля за исполнением документов; · оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; · основы экономики, организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующий копировально-множительным бюродолжностные обязанности: · обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации; · организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений; · определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам; · составляет графики выполнения копировальных и множительных работ; · распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников; · определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение; · осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала; · принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ; · принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда; · обеспечивает сохранность принятой в работу документации; · контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ; · изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ; · методы и средства выполнения копировальных и множительных работ; · конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования; · виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики; · стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации; · нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ; · передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующая машинописным бюродолжностные обязанности: · осуществляет руководство работой машинописного бюро; · принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу; · обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм; · обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами; · следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей; · в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; · основные положения Единой государственной системы делопроизводства; · машинопись; · порядок учета машинописных работ; · правила орфографии и пунктуации; · порядок расположения материала при печатании различных документов; · стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; · правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующая экспедициейдолжностные обязанности: · осуществляет руководство работой экспедиции; · организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам; · составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию; · участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях - в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу; · принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием; · осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации; · организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки; · обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; · структуру предприятия, учреждения, организации; · приемы и методы обработки корреспонденции; · организацию делопроизводства; · организацию погрузочно-разгрузочных работ; · порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов; · формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления; · порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов; · порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой; · установленную отчетность; · средства механизации труда; · специальное оборудование и инвентарь; · основы экономики, организации труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее 1 года.специалистыдокументоведдолжностные обязанности: · разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); · принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства; · подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления; · разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации; · организует внедрение систем ведения документации; · принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков; · участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов; · принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных; · изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения; · принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления. должен знать: · законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; ·
В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот) , их использования в справочных целях и хранения. Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности - организация документооборота. Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ . Термин «документ» происходит от латинского слова documentum - доказательство или свидетельствоИнформация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.
Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или в пространстве. Еще функции : информационная функция, социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), коммуникативная функция - способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, кумулятивная функция - способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. Управленческая или регулятивная функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации. Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. Культурная функция - способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей, эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе.
Классификация документов. Изначально все документы разделяются на официальные (служебные) и документы личного происхождения. Официальный документ - это документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. По форме (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению к управленческому объекту (входящие, исходящие, внутренние), по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа), по срокам хранения (постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет), по видам деятельности (плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и аналитическая, отчетная, финансовая и т. д.) Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
2. Нормативно – методическое обеспечение ДОУ.
ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение. Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др. Конституция РФ является главным документов государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ: Президент РФ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ. Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам. Статья 115. Правительство РФ издает постановления и распоряжения. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т.д. Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В « Кодексе РФ об административных правонарушениях » к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. В РФ общие принципы организации работы с информацией и документацией определены ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации » от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Закон устанавливает: термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием и т. д. Также важными элементами нормативно – методического обеспечения ДОУ являются ФЗ « Об электронной цифровой подписи » № 1-ФЗ от 10 января 2002 года и ФЗ « О техническом регулировании » №184-ФЗ от 27 декабря 2002 года. Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: ГОСТ Р 51141-98 « Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения », ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов ». ГОСТ Р 51141-98 устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Гос. герба РФ, распространяется на организационно- распорядительные документы, относящиеся к УСОРД. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации . В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К числу общероссийских относятся: Общероссийский классификатор стандартов (OKCО), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) , Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (OKПДТР). Коды по ОКУД и ОКПО проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами РФ, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003. На предприятиях для правильной организации ДОУ разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников и т.д.
3. Унифицированные системы документации
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации . Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:
1) унифицированная система организационно- распорядительной документации;
2) унифицированная система первичной учетной документации;
3) унифицированная система банковской документации;
4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5) унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) унифицированная система документации по труду;
8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) унифицированная система внешнеторговой документации.
4. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.
Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно- распорядительной документации. В ГОСТ Р 51141-98 дано следующее определение: организационно- распорядительный документ (ОРД) - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ОРД в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации: 1) по созданию организации; 2) по реорганизации предприятия, организации; 3) по ликвидации предприятия, организации; 4) по приватизации гос. и мун. предприятий, организации; 5) по распорядительной деятельности предприятия; 6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия; 7) по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия; 8) по приему на работу; 9) по переводу на другую работу; 10) по увольнению; 11) по оформлению отпусков; 12) по оформлению поощрений; 13) по оформлению дисциплинарных взысканий.
Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах , содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы , посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Их назначение - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата другому или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.
Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления. Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.
Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Виды стандарта : международные (региональные); государственные стандарты РФ (ГОСТ); стандарты отраслей (ОСТ); предприятий (СТП); стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.
5.
Совершенствование
состава и форм документов
Причины
роста объема документооборота подразделяют
на объективные и субъективные.
Главными
объективными
причинами увеличения
объемов документов являются влияние
научно-технического прогресса, развитие
экономики, расширение и усложнение номенклатуры
выпускаемой продукции, освоение новых
районов, строительство новых объектов,
усложнение процессов управления. При
этом объемы создаваемых документов увеличиваются
с ростом количества документируемых
действий и количества адресатов, которым
эти действия направлены. Таким образом,
возрастание или сокращение объемов документов
значительным образом связано с процессами
документирования. В числе субъективных
причин мы видим как связанные с отдельной
личностью (деятельность руководителя,
специалиста), так и с нарушениями требований
законодательства, с организацией документирования.
К субъективным причинам надо отнести
и новые технологии подготовки документов,
которые, сократив время на создание текста,
его распечатку и копирование, увеличили
их потоки и видовое разнообразие, но не
решили проблему управления этими потоками.
На
предприятии этим может заниматься
Отдел рационализации
делопроизводства
может носить названия:
центр совершенствования документации
(ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ,
методический сектор и др. Его функции:
1) разработка и внедрение мероприятий
по совершенствованию технологии делопроизводства;
2) разработка нормативно-методического
обеспечения делопроизводства (положений,
инструкций, правил, регламентов, альбома
унифицированных форм, памяток и др.); 3)
разработка сборников типовых (трафаретных)
текстов; 4) разработка классификационных
справочников (номенклатура дел, классификаторы,
перечни документов со сроками хранения
и др.); 5) организация и проведение мероприятий
по совершенствованию квалификации работников
службы делопроизводства и специалистов
аппарата управления
.
- Роль
службы ДОУ в повышении
эффективности работы
управленческого
аппарата.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.
Именно поэтому быстрая, оперативная, грамотная работа службы ДОУ – одна из главнейших основ успешной работы всей организации в целом!!!
7.
Основные задачи,
функции, права,
ответственность
службы ДОУ.
Основной
целью
службы делопроизводства, независимо
от ее названия, является организация,
руководство, координация, контроль и
реализация работ по документационному
обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает
решение следующих
задач
: 1)
постоянное совершенствование
форм и методов работы с документами;
2)
обеспечение единого порядка документирования,
организации работы с документами, информационно-поисковых
систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в ведомственный
архив в соответствии с действующими государственными
нормативно-методическими документами;
3)
сокращение документооборота; 4)
разработка
и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации и в подведомственной
системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции
современной службы делопроизводства
в России определяются из целей и задач
ее деятельности и включают полный объем
работы, которая выполняется службой.
В соответствии
с возложенными задачами служба ДОУ
осуществляет следующие
функции:
1) разработка,
внедрение и ведение табеля и альбома
унифицированных форм документов организации,
внесение в них изменений;
2) осуществление
экспедиционной обработки, регистрации
документов и учетно-справочной работы
по документам;
3) организация
своевременного рассмотрения поступающих
документов и подготовка их к докладу
руководству, осуществление контроля
за правильностью оформления документов,
представляемых на подпись руководству;
4) регулирование
хода исполнения документов, контроля
прохождения, оформления и исполнения
документов в установленный срок; обобщение
сведений о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование
руководства по этим вопросам;
5) организация
машинописного изготовления, копирования
и оперативного размножения документов;
разработка и проектирование бланков
документов;
6) разработка
номенклатуры дел организации, обеспечение
хранения дел и оперативного использования
документной информации;
7) организация
работы по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан;
8) организация
контроля за работой с документами в структурных
подразделениях;
9) разработка
(совместно с соответствующими структурными
подразделениями организации) мероприятий
по совершенствованию форм и методов работы
с документами, а также по повышению исполнительской
дисциплины;
10) осуществление
контроля за правильностью оформления
дел в структурных подразделениях;
11) осуществление
контроля за правильностью формирования
структурными подразделениями организации
дел, подлежащих сдаче в архив;
12) организация
работы архива в соответствии с Положением
о государственном архивном фонде СССР,
правилами, инструкциями и методическими
рекомендациями учреждений ГАС СССР;
13) повышение
квалификации работников службы ДОУ и
архивов, проведение совещаний и консультирование
по вопросам, относящимся к компетенции
службы ДОУ;
14) организация
рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников
службы ДОУ.
8.
Типовые структуры
службы ДОУ
В настоящее
время отсутствуют какие-либо нормативные
документы или документы методического
характера, которыми следовало бы руководствоваться
при определении ее структуры
и выборе наименования службы ДОУ, поэтому
организации вправе самостоятельно принимать
решения по этим вопросам. При этом следует
учитывать следующие факторы: характер
деятельности организации, ее структуру
(количество подразделений, численность
аппарата управления и общую численность
работающих); объем документооборота организации;
наличие подведомственной системы (подведомственных
организаций, филиалов, отделений, представительств)
и характер взаимоотношений между ними
и центральным органом управления.
Основные положения
государственной системы
документационного
обеспечения управления
частично регламентировали
названия служб делопроизводства, которые
типизированы в зависимости от принадлежности
организаций и учреждений к определенным
группам и уровням управления
Организационные
структуры служб ДОУ: 1)
Управление делами
(Секретариат, Инспекция, Канцелярия,
Отдел защиты информации). 2)
Канцелярия
(Отдел по приему и обработке документов,
Отдел по учету и регистрации документов,
Отдел по контролю за сроками исполнения
документов, Отдел по работе с обращениями
граждан, Копировально-множительное бюро,
Архив). 3)
Общий отдел (Протокольный
отдел, Отдел работы с письмами, Приемная).
4)
Секретарь.
Управления
делами
создаются в министерствах
как структура, в которой выполняется
работа с документами, контроль, координация
делопроизводства в централизованном
аппарате и в отрасли. Управление делами
имеет следующий состав структурных подразделений:
секретариат
, в состав которого входят
приемная министра, его секретариат, приемные
и секретари заместителей министра, протокольное
бюро; инспекция при
министре
, выполняющая функции контроля
за исполнением правительственных документов,
распорядительных документов органов
власти, приказов министра; канцелярия
,
в состав которой включают экспедицию,
бюро правительственной переписки, бюро
учета и регистрации документов, машинописное
бюро, копировально-множительное бюро,
телетайпную, отдел писем, отдел рационализации
работы с документами, центральный архив.
В государственных
предприятиях, научно-исследовательских,
высших учебных заведениях, проектно-конструкторских
организациях создаются канцелярии
.
В составе канцелярии обычно организуются
подразделения (отдел, сектор, группа)
по приему и обработке поступающих документов.
Общий отдел
-
служба по работе с
документами в исполнительных органах
власти и исполнительских структурах
МСУ. Наличие структурных подразделений
(протокольный отдел, отдел по работе с письмами,
приемная) объясняется спецификой деятельности,
управленческих процедур, порядком принятия
решений и особенностями документирования
в этих учреждениях. Всю работу с документами
в небольших учреждениях и организациях,
не имеющих внутренней организационной
структуры, выполняет секретарь.
Решение о создании службы, ее названии
и внутренней структуре негосударственных
организаций принимает руководство организации.
В совместных предприятиях этот вопрос
решает правление, в акционерных обществах
-
учредительная конференция.
9.
Нормативное обеспечение
деятельности службы
ДОУ
Примерный
перечень нормативных документов, регламентирующих
организацию документационного обеспечения
управления предприятия: Конституция
Российской Федерации, Гражданский кодекс
Российской Федерации (части I и II), Трудовой
Кодекс, Кодекс об административных правонарушениях
(несоблюдение правил хранения архивных
документов и т.д.), Уголовный кодекс
(регулирует вопросы, связанные с хранением
документов); Федеральный закон
«Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ,
Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной
цифровой подписи» № 1, Федеральный
закон РФ « О техническом регулировании»
№ 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года; ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно- распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»; Государственная система
ДОУ. Основные положения, общие требования
к документам и службам ДОУ от 1991 года.
Повседневная
деятельность службы
ДОУ регламентируется:
положением
о службе ДОУ;
положениями
о структурных подразделениях (при
наличии последних в составе службы
ДОУ);
инструкцией
по ДОУ;
инструкциями
по отдельным видам (направлениям) деятельности
службы;
инструкцией
по организации рабочих мест персонала
службы;
нормами
времени на выполнение работ по ДОУ;
документами
планирования и отчетности;
должностными
инструкциями персонала службы.
В необходимых
случаях службой ДОУ разрабатываются
и другие документы - в частности, документы
по совершенствованию деятельности службы
ДОУ.
10.
Положение о службе
ДОУ.
Задачи,
функции, права и обязанности, выполняемые
в процессе деятельности службы ДОУ,
разрабатываются и закрепляются в положении
о службе ДОУ. Положение о службе и организации
разрабатывается на основе типового. При
разработке индивидуальных положений
конкретизируется состав задач и функций
службы в зависимости от реальных условий
ее деятельности.
Положение
о службе документационного обеспечения
подписывается руководителем службы
ДОУ и утверждается руководством
организации. Согласуется положение
с руководителями тех структурных
подразделений, с которыми в нем
закреплены взаимосвязи. Пересмотр
положении следует проводить при изменении
структуры организации, переподчинении
службы делопроизводства, изменении ее
внутренней организационной структуры,
внедрении новых форм и методов организации
труда.
Структура положения о службе ДОУ
|
Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда.
Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативно-методических документов. Сюда можно отнести квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих; единую номенклатуру должностей служащих; квалификационный справочник должностей служащих; количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Особо важная роль отведена должностным инструкциям, положениям об учреждении или структурном подразделении. К документам по совершенствованию ДОУ относятся: "Организация документов на вычислительных центрах. 1981 г."; типовые положения, основные правила работы, перечни для архивных учреждений и ведомств и другие6.
Необходимо четко распределять обязанности между конкретными исполнителями, что закрепляется в должностных инструкциях. Это повышает ответственность каждого работника за свой труд, а со стороны руководства позволяет осуществлять четкий контроль. Должностные инструкции исключают дублирование функций. В содержании инструкции отражается не только то, что должен делать тот или иной специалист, но и как делать, т.е. методика выполнения конкретного вида работы.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих». Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденого Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от1998 года.
Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Руководители - к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % от общего числа делопроизводственного персонала. Специалисты - в эту категорию попадают помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
12. Численность службы ДОУ
Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:
1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория - до 10 000 документов в год.
В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.
В условиях функционирования автоматизированной системы управления, документационное обслуживание может быть возложено на документационные центры (25 000 - 10 000 и более документов в год). Эти подразделения наряду с канцелярией осуществляют обслуживание всех структурных подразделений предприятия (учреждения).
Служба документационного обеспечения может возглавляться начальником службы, который подчиняется непосредственно руководителю учреждения. Номенклатурой должностей предусмотрены его заместители, а также специалисты: помощники руководителя учреждения, секретари коллегии, методисты, заведующие архивом, заведующие экспедицией, инспектора, секретари, стенографистки, делопроизводители, машинистки, экпедиторы, курьеры, редакторы, корректоры. В 1988 г. в квалификационный справочник должностей служащих введена должность "документоведа", который должен иметь высшее образование по специальности "документовед, организатор производства".
Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются: общая численность работников организации; объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации); затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим нормативам).
По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численности делопроизводственного персонала по отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 12 - 15 %, для предприятий - 0,4 %. Н д = Р об 0,12 для министерств, ведомств; Н д = Р об 0,004 для предприятий, где Н д - норматив численности делопроизводственного персонала; Р об - общая численность работников организации.
13. Должностные инструкции сотрудников
Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста: Общие положения Функции Должностные обязанности Права Ответственность Взаимоотношения (Связи по должности)
"Общие положения" содержат: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Раздел «функции» содержит основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что , но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость. Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности), в нём записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки. Во многих должностных инструкциях есть раздел Оценка работы . Основные критерии: своевременность выполнения работы и её качество. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра . Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д. Должностная инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
15.
Требования к оформлению
документов УСОРД
Согласно
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» оформление
документа
– .
Под
оформлением документов
понимается
соблюдение норм и требований,
установленных в законодательных актах
и нормативно-методических разработках,
при составлении документов в управленческих
аппаратах предприятий, а также при перепечатке,
согласовании, удостоверении, упаковке
и пересылке.
Требования
к составлению и оформлению управленческих
документов закрепляются в государственных
стандартах. В соответствии с действующим
законодательством стандартизация
осуществляется на основе принципа добровольного
применения стандартов. Это позволяет
включать документы в единую для страны
систему делопроизводства, способствует
их оперативной обработке и исполнению,
сокращает затраты времени на работу с
документами делопроизводственного аппарата,
руководителей, рядовых сотрудников; позволяет
создавать документы, обладающие юридической
силой. Документы по стандарту выполняют
основную функцию (сохранение информации)
и обеспечивают эргономичность документов
– легко воспринимаются человеком, удобны
в применении, хранении, передаче любыми
средствами связи.
Состав
реквизитов определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «
Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно- распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов
».
ГОСТ устанавливает требования к оформлению
реквизитов, закрепляет схемы их расположения
и выделяет реквизиты, которые должны
использоваться при изготовлении бланков
документов.
ГОСТом
на систему организационно- распорядительной
док-ции установлен набор из 30 реквизитов,
которые вместе не встречаются ни в одном
виде документов. Реквизит
(от лат
requisitum
– требуемое, необходимое) – специальный
информационный элемент документа. По
ГОСТу «обязательный элемент оформления
официального документа». Среди общего
перечня реквизитов выделяют постоянные
и переменные реквизиты. Постоянные
приводятся на бланках документов, переменные
наносятся непосредственно в процессе
составления конкретного документа. Конкретный
набор реквизитов зависит от: вида документа;
этапов его подготовки и работы с ним.
Число реквизитов определяется целями
создания документа, его назначением,
требованиями к содержанию и форме данного
документа, способом документирования.
Некоторые
реквизиты взаимоисключающие, например
«название вида документа» и «справочные
данные об организации». Реквизит «справочные
данные об организации» указывается только
в письмах, при этом на бланке письма не
пишут наименование вида документа. Реквизиты,
включенные в государственный стандарт,
можно разделить на три группы: 1)Реквизиты
бланка и ограничительные отметки 2)Реквизиты,
определяющие юридическую силу 3)Делопроизводственные
отметки (реквизиты, отражающие обработку
и движение документа в организации).
Для
подготовки управленческой документации
используют стандартные форматы
бумаги
по ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские
форматы». Эти форматы приняты и международной
организацией по стандартизации (ISO).Установление
форматов связано с проектированием и
эксплуатацией средств организационной
техники (печатающих и копировальных средств).
Для измерения форматов принята метрическая
система мер. Площадь основного (базового)
формата А0 (841
х 1189)
приблизительно равна 1 кв. м. Переход к
последующему формату осуществляется
путем деления большей стороны листа пополам.
Стандартом закреплены два формата бумаги:А4
(210
х 297
мм), А5
(148
х 210
мм).
Для
отдельных видов документов, содержащих
графики и таблицы с большим
количеством граф – отчетные, учетно-статистические,
плановые (ведомости, планы), может использоваться
бумага формата А3
(420
х 297
мм). На бумаге формата А6
допускается
изготавливать особые виды должностных
бланков, например для оформления резолюции
руководителя, для документов типа квитанций,
разовых пропусков, учетных форм.
Гост
устанавливает минимальные размеры
полей.
Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь
поля не менее: 20 мм
-
левое; 10 мм
-
правое; 20 мм
-
верхнее; 20 мм
-
нижнее. При подготовке
документа на нескольких листах все листы
имеют одинаковые размеры полей. Организация
имеет право сама решать, какие размеры
полей целесообразно установить для различных
видов документов, но не менее тех размеров,
которые установлены ГОСТом.
При
изготовлении документов на двух и
более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют
. Номера страниц проставляют
посередине верхнего поля листа. Номер
пишется арабскими цифрами без знаков
препинания (точки), без указания слова
«страница», его сокращенных вариантов
«стр.» или «с.» и знаков тире.
16.
Состав и требования
к оформлению реквизитов.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»
оформление документа
– проставление
необходимых реквизитов,
установленных правилами
документирования
.
Требования к составлению и
оформлению управленческих документов
закрепляются в государственных стандартах.
Соблюдение установленных правил позволяет
создавать документы обладающих юридической
силой.
Созданные в соответствии с
требованиями стандарта документы
выполняют основную функцию (сохранение
информации) и обеспечивают эргономичность
документов – легко воспринимаются человеком,
удобны в применении.
Состав
реквизитов, которые используются при
подготовке и оформлении документов
системы организационно- распорядительной
документации, определяется ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно- распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». Кроме этого, данный ГОСТ
устанавливает требования к оформлению
реквизитов, закрепляет схемы их расположения
и выделяет реквизиты, которые должны
использоваться при изготовлении бланков
документов. ГОСТом на систему организационно- распорядительной
организации установлен набор из 30 реквизитов,
которые вместе не встречаются ни в одном
виде документов. Среди общего перечня
реквизитов выделяют постоянные и переменные
реквизиты. Постоянные приводятся на бланках
документов, переменные (дата, отметка
об исполнителе) наносятся непосредственно
в процессе составления конкретного документа.
Некоторые реквизиты взаимоисключающие,
например «название вида документа» и
«справочные данные об организации». Реквизит
«справочные данные об организации» указывается
только в письмах, при этом на бланке письма
не пишут наименование вида документа.
Реквизиты,
включенные в государственный стандарт,
можно разделить на три группы. 1) реквизиты
бланка и ограничительные
отметки
: Гос-ый герб, герб субъекта,
эмблема организации, код организации,
ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, код формы
документа, наименование организации,
справочные данные об организации, наименование
вида документа, ограничительная отметка
для даты документа и др. 2) Реквизиты,
определяющие юридическую
силу:
автор документа (наименование
организации), дата документа, регистрационный
номер документа, гриф утверждения документа,
текст документа, подпись, гриф согласования
документа, оттиск печати. 3) Делопроизводственные
отметки (реквизиты,
отражающие обработку
и движение документа
в организации:
адресат, ссылка на регистрационный номер
и дату документа, резолюция, заголовок
к тексту, отметка о контроле, отметка
о наличии приложения, визы согласования
документа, отметка о заверении копии,
отметка об исполнителе, отметка об исполнении
документа и направлении его в дело, отметка
о поступлении документа в организацию,
идентификатор электронной копии документа.
Документ можно разделить на
три части: 1)заголовочную часть
(реквизиты до текста).2) основную
часть (реквизиты «текст» и
«отметка о наличии приложения»).3)
оформляющая часть (реквизиты,
расположенные ниже текста и приложения).
17.Виды
бланков. Особенности
создания.
Бланк документа
- набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального
письменного документа. Бланк включает
только постоянную информацию об организации-
авторе документа, характеризующую его
как создателя официального письменного
документа. Применение бланков ускоряет
процесс создания док-та. Для изготовления
бланков используют форматы А4 и А5 (для
док-ов небольшого объема).Шрифты в бланках
от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации
от 6-24 кегля. Формы бланков установлены:
1)Типовой инструкцией по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти..2)Постановлением Государственного
комитета РФ по статистике 2004 года «Об
утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по труду и его оплаты».3).ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно- распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно- распорядительных
документов по следующим признакам: 1.расположению
реквизитов,2.по автору документа, 3.виду
документа..
В
зависимости от расположения
реквизитов
устанавливают два варианта
бланков:
угловой;
продольный.
В
зависимости от автора
документа
бланки документов подразделяются
на:
бланк
организации; бланк структурного подразделения;
бланк должностного лица.
В
зависимости от вида
документа
бланки подразделяются на:
общий
бланк; бланк письма; бланк конкретного
вида документа (кроме письма).
Расположение
реквизитов на бланке бывает продольным
и угловым(в левом верхнем углу). Угловой
бланк используют для размещения в
верхнем правом углу реквизита грифа утверждения
(положения, акты, инструкции и т.д), для
грифа адрессования (в письмах, докладных
записках), для написания резолюции. Обычно
угловые бланки
используют для писем,
а продольные
для распорядительных
документов.
Для внутренних документов в
организации используют общий
бланк, т.к состав его реквизитов
является одинаковым для таких
документов как приказ, акт ит.д.
Общий бланк
-заготовка для создания
многих видов документа. Если общий бланк
дополнить наименованием вида документа,
он становится бланком
конкретного вида документа(
например, пиказа, протокола). Бланки конкретного
вида документа создают, тогда, когда в
организации применяется большое кол-во
документов этих видов. Существуют бланки
на двух языках.
В оранизациях субъектов
РФ, имеющих наряду с русским языком, свой
собственный язык субъекта. Такие реквизиты
как «наименование орг-ии», «справочные
данные об орг-ии» печатают на двух языках
на русском и национальном. Возможно создание
бланка на двух языках, если организация
ведет переписку с иностранными корреспондентами.
Помимо бланка организации в крупных управленческих
аппаратах создают бланки
структурных подразделений
. Отличие
этих бланков состоит в размещении ниже
наименования организации-автора документа
наименования структурного подразделения.
Бланки должностных
лиц
создаются для руководителей организации
или крупного структурного подразделения,
обладающих правом подписи. При этом наименование
должности размещается ниже наименования
организации (или структурного подразделения)-автора.Для
оформления писем используются бланки
для писем, включающие в себя название
вышестоящей организации, полное и сокращенное
название данной организации, ее почтовый
и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН,
ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер
факса и, по усмотрению организации, номер
счета в банке. В бланке предусмотрены
места (в виде ограничительных отметок)
для проставления номера и даты составленного
письма, номера и даты входящего письма,
заголовка к тексту и адресата. На бланке
для писем слово «письмо» не указывается,
также нельзя писать коммерческое предложение.
18.
Особенности оформления
основных видов документов:
организационных, распорядительных,
информационно-справочных.
Предназначение орг.
докум.
-
организация системы и
процессов управл., наиболее рацион. раздел.
кооперация труда между подразд. и работников.
Это: 1) комплекс учред. докум. (заверяются
внеш. орг.): заявление в Регистрац. палату,
учредит. договор, положение об орг. 2) комплекс
взаимосвяз. докум., регламент. текущую
деят. и орг. работы труд. коллектива. Эти
докум. разрабат. В орг. и утвержд. его рук-вом:
штат. распис., положение о стр. подразд.,
правила внут. труд. распорядка, должн.
инструкции, др. Любой орг. докум. содержит
положения, которые обязательны для исполнения.
Они реализуют нормы админ. права и явл.
прав. осн. деят. орг. Они действуют до их
отмены или замены новыми. Особенностью
явл. то, что в них можно вносить измен.
и дополн. Это учред.
докум.
-
учред. договор, устав или положение. Учред.
договор заключается, а устав утверждается
его учредителями (участниками). Учред.
договор
- договор в котором стороны
(учредители) обязуются создать юр. лицо.
Они опред. порядок совм. деят. по его созд.
условия передачи ему своего имущ. и участия
в его деят. В договоре опред. условия и
порядок распред. м\у участ. прибыли и убытков,
управл. деят. юр. лица, выхода учредителей
из его состава. Устав
-
прав. акт, опред. порядок
образован., компетенцию, структуру, функции,
задачи, права орг. Он регулирует деят.
орг. независимо от формы соб-ти и сферы
их деят. Положение
об орг. –
прав. акт, устанав. осн. правила
деят. Орг., их стр. подразд., и нижестоящих
(подведом) орг. Это свод правил, регулир.
опред. направ. деят. Назначение
распоряд. докум.
– регулир. деят.,
позвол. органу управл. обеспеч. реализ.
поставл.задач, получать макс. эффект от
деят. орг. В них фиксируют решения, направл.:
1.на совершенств. орг. структ., 2.на совершенств.
характера, содерж., средств и способов
осущ. осн. деят., 3.на обеспеч. труд., матер.средствами.
С точки зрения сферы
своего действия
делятся на: 1.прав. акты,
действ. на фед. уровне; 2.прав. акты на уровне
субъектов РФ 3. прав. акты, дейст. в рамках
отд. орг.4. прав. акты, дейст. в пределах
отрасли; С точки зрения
порядка ПР
на: 1.издаваемые в усл. коллег-ти;
2.издаваемые в усл. единолич. ПР. Это:
Приказ
– прав. акт, издав. рук-лем орг.,
действ. на основе единолич. ПР, в целях
разреш. осн. и оператив. задач.
Решение
– прав. акт, приним. коллегиал.
и совещат. органами в целях разреш. наиболее
важн. вопросов.
Указание
- прав. акт, издав. единолично
рук-лем или его зам. по вопросам инф.-метод.
характера, связ. с орг. испол-я приказов,
инструкций, поручений. Оформл-ся по ГОСТ
Р 6.30
-
2003
«Унифицир. системы документации. Система
орг.-распоряд. документации. Требования
к оформл. докум.», а подготовка осущ. в
соотв. с Типовой инструкцией по делопроизв.
в фед. органах исп. власти (2005 год). Оформл.
заключается в проставлен. в строго опред.
местах бланка или стандартного листа
необход. набора реквизитов. Назначение
инф.-справ. докум.
- передача от одного
адресата другому, фиксация каких-либо
сведений. Это: Протокол
– докум., фиксир.
ход обсужд. вопросов, порядок ПР на собраниях,
заседаниях. Он отражает деят. по совмест.
ПР коллег. органом или группой работников.
От прот-лов заседаний, создав. в управл.
деят., следует отлич. протоколы следств.
органов (санитарн. инспектора, дорожно-транспорт.
происш.). Акт
- это докум., составл.
группой лиц (не менее 2 чел.) для подтверждения
установл. фактов, событий, действий. Они
составл. при ревизиях и обследованиях,
инвентаризации и имеют много разновидн.:
приема-передачи, списания материалов,
ликвидации орг., проведения испытаний.
Письмо
– обобщен. название разл. по
содерж. докум., пересыл. по почте, курьером,
электр. почтой. Виды: инструкцион., директивные,
гарантийные, инф., письма-извещения, письма-напоминания,
оферта, письма-просьбы, рекламные, письма-запросы,
письма-приглашения. Справка
– это
докум., содерж. описание фактов, событий
основной деят. или подтвержд. сведений
биограф. и служеб. характера. Бывают служеб.
(внут. и внеш.) и личн. характера. Справки
служеб. характера (внеш.) предост. в др.
орг. по запросу.
Внут.
справки
составл.
для представл. рук-лю или в коллег. орган
и оформл. на чистом листе бумаги. Внеш.
подпис. ру-ль или его зам., гл. бухгалт.
Внут. подпис. составителем или рук-лем
стр. подразд. Справки личн. характера
служат для удостовер. юр. фактов. Доклад.
записка
– докум., адресован. рук-лю,
содерж. излож. вопроса с выводами и предлож.
составителя. Это осн. вид докум., который
исп. для док-ния внут. связей. Ее цель-
инф. рук-во о ситуации, имевших место
фактах и побудить к ПР. Внеш.
доклад. записка
оформл. на общем бланке
и подпис. рук-лем. Внут.
доклад. записка
может быть написана
от руки, но должна содерж. сведения об
авторе. Она начин. с названия стр. подр.,
указ. вида докум. и даты его составл.
Объяснит. записка
– докум., составл. для поясн. отд. полож.
выполн. работы. По структ. текста они отлич.
от доклад. - не содерж. выводов и предлож.
19.
Понятие документооборота,
его количественные
и качественные параметры
.
Организация работы
с документами включает организацию документооборота,
хранения и использования документов
в текущей деятельности предприятия, учреждения,
организации. Эффективная технология
делопроизводства позволяет рационально
построить документооборот. Критерии
рациональности
организации работы
с документами:1.максимальное сокращение
инстанций прохождения документов;2.наличие
общепринятых в организации правил осуществления
основных делопроизводственных процедур
и «технологических шагов»;3.уменьшение
времени на выполнение делопроизводственных
процедур и «технологических шагов»;4.уменьшение
численности сотрудников, занятых в службе
делопроизводства. Документооборот
– непрерывное движение документов в
организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправления, обеспечивающее информационную
поддержку всех звеньев управления. (включает
в себя все операции по приему, передаче,
составлению, согласованию, оформлению,
удостоверению и отправке документов).
К качественным характеристикам
документооборота
относятся:1.характеристики документопотоков
(состав документов, их содержание);2.маршруты
движения документов (направление движения,
этапы и инстанции маршрута движения документов);3.периодичность
(стадии документооборота);4. направленность
движения.
Главное правило организации
документооборота – оперативное
прохождение документа по наиболее
короткому и прямому маршруту
с наименьшими затратами времени.
Для этого необходимо:1. максимальное
сокращение инстанций прохождения документов
за счет исключения технологических операций
по обработке документов (каждое перемещение
документа должно быть оправданным);2.исключение
или максимальное ограничение возвратных
движений документов.3.максимальное единообразие
в порядке прохождения и процессах обработки
основных категорий документов.
К количественным характеристикам
относятся
параметры объема документооборота. Помимо
собственно объема документооборота,
могут подсчитываться удельный вес групп
документов в общем документопотоке, плотность
документопотока, т.е. количество документов,
проходящих черех подразделение за единицу
времени. Объем документооборота
–
один из основных количественных параметров,
имеющий определяющее значение при расчете
штатной численности и потребности в технических
средствах обеспечения документационных
процессов, а также при формировании структуры
службы ДОУ. Кроме того, показатели объема
документооборота в определенной мере
характеризуют масштаб деятельности организации,
объем и характер ее взаимосвязей с другими
организациями. Служба делопроизводства
периодически (ежеквартально, ежегодно)
составляет сводки данных об объеме документооборота,
где кроме количественных данных приводится
анализ объема документооборота. Такие
сведения позволяют установить определенные
закономерности роста и состояния документооборота,
его изменений. Учет документооборота
позволяет:1.определить загрузку организации
в целом, ее структурных подразделений
и отдельных исполнителей;2.определить
соответствие маршрутов движения тех
или иных документов задачам и функциям
структурных подразделений или должностных
лиц;3.разработать мероприятия по совершенствованию
процессов обработки документов в целом
или их отдельных операций;4.установить
оптимальное количество информации, достаточной
для функционирования аппарата управления;5.рассчитать
численность службы делопроизводства
20.Анализ
структуры документооборота.
Документооборот как
технологический процесс делится на несколько
частей – потоков, обеспечивающих прямую
и обратную связь в управлении. Под
документопотоком
(потоком документной
информации) понимается сложившееся или
организованное в пределах информационной
системы движение данных в определенном
направлении, при условии, что у этих данных
общий источник и общий приемник. Документопотоки
различают
по
направлению
: горизонтальные потоки,
связывающие организации одного уровня
управления, и вертикальные (восходящие
и нисходящие), связывающие организации
различных уровней, например центральный
офис предприятия и дочерние предприятия).
Восходящие потоки
– это входные документы,
получаемые вышестоящей организацией
от подчиненных организаций (исходящие
документы подчиненных организаций, направляемые
в вышестоящие инстанции). Нисходящие
потоки
- это документы, направляемые
вышестоящими органами власти и управления
подчиненным организациям.По
отношению к управленческому
объекту
выделяют входящий, исходящий
и внутренний документопотоки. Они тесно
взаимосвязаны, так как информация поступивших
документов используется для подготовки
внутренних и исходящих ответных и т.д.Входящий
документопоток
любой организации складывается
из:1. документов вышестоящих организаций
(органов власти и управления, и др.). В
состав этих документов входят директивные
указания, нормативные и методические
акты(указы, законы, распоряжения и т.д).
2. документов от подведомственных организаций,
содержащих сведения о выполнении распорядительных
действий, запросы о путях выполнения
заданий и отчетные сведения о своей деятельности
(докладные записки, акты).3. документов
от несоподчиненных организаций, направляемых
с целью согласования совместных действий
или побуждения к ним, с целью консультирования,
получения информации (оферты, различные
письма и т.д).4. обращений граждан – предложений,
заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток
состоит из
документов, создаваемых в данной организации
и направляемых за ее пределы. Исходящие
документы создаются в ответ на поступившие
письменные или устные запросы или как
инициативные документы, требующие или
не требующие ответа.Внутренний
документопоток
составляют документы,
создаваемые и используемые в самом аппарате
управления, не выходящие за его пределы.
Внутренний поток обеспечивает целенаправленное
решение управленческих задач в пределах
одного учреждения, организации. К внутренним
относятся организационные документы,
определяющие задачи, функции организации
положения, уставы, учредительные договоры,
и др. Функцию оперативного регулирования
деятельности учреждений выполняют распорядительные
документы, издаваемые руководством, –
приказы, указания, распоряжения, решения.
Самостоятельные группы внутреннего документопотока
составляют протоколы и акты, плановые
и отчетные документы. Основываясь на
данных, характеризующих документопотоки,
служба делопроизводства может разрабатывать
наиболее целесообразные, оптимальные
маршруты движения документопотоков.
21.
Общие принципы
организации документооборота
и их закрепление
в нормативных
и методических
документах.
Документооборот
- сложный технологический процесс, включающий
все операции по приему, передаче, составлению,
согласованию, оформлению, удостоверению
и отправке документов.
Организация
документооборота –
это правила, в соответствии с которыми
происходит движение документов в учреждении.
Отсюда
главное правило
организации документооборота
– оперативное
прохождение документа по наиболее короткому
и прямому маршруту с наименьшими затратами
времени (Только в этом случае принятое
управленческое решение будет действенным).
Для этого необходимо:
- максимальное
сокращение инстанций прохождения
документов за счет исключения технологических
операций по обработке документов и управленческих
звеньев, не обусловленных деловой необходимостью
(каждое перемещение документа должно
быть оправданным);
- исключение
или максимальное ограничение возвратных
движений документов (при их обработке
– регистрация и доставка, при их подготовке
– визирование и согласование и т.д.);
- максимальное
единообразие в порядке прохождения
и процессах обработки основных
категорий документов.
Соблюдение
этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства
– специализацию, возможность централизованного
выполнения однородных технологических
операций, эффективного использования
средств оргтехники и персонала.
При
организации движения
документов должны соблюдаться
следующие правила:
- Централизация
операций по приему и отправке
документов.
- Исключение
необоснованных возвратных движений
при прохождении документа.
и т.д.................
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, эта служба может называться служба документационного обеспечения управления, служба делопроизводства. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами , как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
- · секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
- · инспекция при руководителе.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить:
- · подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан,
- · секретариат,
- · экспедиция,
- · бюро печати и размножения документов,
- · архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства. Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
- · положением о службе ДОУ;
- · инструкцией по делопроизводству;
- · должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы. Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем отделе и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
- 1. Общие положения.
- 2. Цели и задачи.
- 3. Функции.
- 4. Права и обязанности.
- 5. Руководство.
- 6. Взаимоотношения.
- 7. Организация работы.
В разделе «Общие положения» определяют место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
- 1. Документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.).
- 2. Организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.).
- 3. Организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
- · право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
- · право запрашивать сведения, необходимые для работы;
- · право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа - инструкции по делопроизводству, в которой приводится возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью - такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, состоит из следующих разделов:
Общие положения.
Прием, регистрация, доставка документов.
Служебные документы.
Корреспонденция депутатов.
- 3. Работа с обращениями граждан.
- 4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.
- 5. Подготовка и оформление служебных документов.
Общие требования.
Распорядительные документы.
Документы заседаний и совещаний.
Служебные письма.
Служебные телеграммы.
- 6. Исходящие служебные документы.
- 7. Контроль исполнения документов и поручений.
- 8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений Аппарата.
- 8.1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
- 8.2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
- 8.3. Обеспечение типографскими изданиями.
- 8.4. Обеспечение нормативными материалами.
- 9. Использование бланков, печатей, штампов.
Машинописные работы.
Копировально-множительные работы.
Запись заседаний.
Формирование дел и хранение документов.
Составление номенклатуры дел.
Формирование дел.
Экспертиза ценности документов.
Оформление дел.
Составление и оформление описей дел.
Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
Справочная работа.
Инструкции по делопроизводству обычно имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.
В заголовке должностной инструкции приводится наименование должности, для которой она разработана, в соответствии с наименованиями должностей, приведенными в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г.
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший», например, старший инспектор. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций по приему, передачи, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5%. Для расчета численности работников службы ДОУ применяют различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Согласно ГОСТ Р 51141-98, движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников.
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экспедиции), а также их создания (внутренние документы - по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
- · входящие (поступающие) документы, т.е. документы, поступившие в организацию;
- · исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации;
- · внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
- · прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
- · доставка документов по назначению;
- · рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
- · регистрация документов;
- · информационно-справочная работа;
- · контроль исполнения документов;
- · отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
- · этапы прохождения документов;
- · пункты обработки документной информации;
- · сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
- · движение документов должно быть прямоточным, т.е. практически исключать возвратные маршруты;
- · документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу. Перечисленные выше документы, положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам, не только регламентируют порядок работы, но и, прежде всего, закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т.е. централизуются.
Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте делопроизводственных работ, держать под контролем всю организацию документационного обслуживания.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.
В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем исполнения, копированием и размножением. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.
Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.
Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
Контрольные вопросы и задания
- 1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспече-ние управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций?
- 2. Какова типовая структура управления делами?
- 3. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?
- 4. Какие функции службы ДОУ вы знаете?
- 5. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы текста могут быть включены в нее?
- 6. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?
- 7. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема документооборота?
- 8. Какие потоки документов принято различать в составе документооборота?
- 9. Назовите основные этапы документооборота.
- 10. Назовите основные принципы организации документооборота.
- 11. Какие существуют организационные формы делопроизводства и чем они отличаются друг от друга?
Материалы являются собственностью Ярославского филиала МИИТ.
Для использования, размножения, переработки необходимо подавать заявки
в Ярославский филиал МИИТ
150048, г. Ярославль, Московский проспект, 151, телефон 44-99-36
| Введение | |
| Вопросы к ИГА для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по дисциплине СД.02 «Документационное обеспечение управления» | |
| 1. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия. | |
| 2. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления. | |
| 3. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов. | |
| 4. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения. | |
| 5. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации. | |
| 6. Классификация документов. | |
| 7. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. | |
| 8. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов. | |
| 9. Отметки на документе, их значение и оформление. | |
| 10. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению. | |
| 11. Виды положений, требования к их составлению и оформлению. | |
| 12. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению. | |
| 13. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. | |
| 14. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению. | |
| 15. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма. | |
| 16. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению. | |
| 17. Требования к составлению и оформлению телеграмм. | |
| 18. Требования к составлению и оформлению телефонограммы. | |
| 19. Виды справок, требования к их составлению и оформлению. | |
| 20. Требования к составлению и оформлению акта. | |
| 21. Требования к составлению и оформлению протокола. | |
| 22. Виды копий документов. Правила их оформления. | |
| 23. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений. | |
| 24. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению. | |
| 25. Правила оформления трудовых книжек. | |
| 26. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению. | |
| 27. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий. | |
| 28. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения. | |
| 29. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции. | |
| 30. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции. | |
| 31. Правила и приемы обработки внутренних документов. | |
| 32. Регистрация документов. | |
| 33. Контроль за исполнением документов. | |
| 34. Порядок работы с обращениями граждан. | |
| 35. Работа с конфиденциальными документами. | |
| Литература |
Введение
Дисциплина СД.02 «Документационное обеспечение управления» является базовой дисциплиной специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Основной целью изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» является знакомство с теорией организации современного документационного обеспечения процессов управления, приобретение практических навыков обработки документов в процессе документооборота.
Задачи учебной дисциплины:
Изучение нормативно-методической базы делопроизводства;
Знакомство с современными требованиями по организации работы с документами;
Формирование у студентов рациональных подходов к организации работы с документами в организации (учреждении).
Данное методическое пособие предназначено для использования как студентами, так и преподавателями.
В методическом пособии приведен перечень вопросов к ИГА по данной дисциплине, а затем даны рекомендации по формулировке ответов на них.
Вопросы к ИГА
для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
По дисциплине
СД.02 «Документационное обеспечение управления»
36. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия.
37. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления.
38. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.
39. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.
40. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации.
41. Классификация документов.
42. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
43. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов.
44. Отметки на документе, их значение и оформление.
45. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.
46. Виды положений, требования к их составлению и оформлению.
47. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению.
48. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.
49. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению.
50. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма.
51. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению.
52. Требования к составлению и оформлению телеграмм.
53. Требования к составлению и оформлению телефонограммы.
54. Виды справок, требования к их составлению и оформлению.
55. Требования к составлению и оформлению акта.
56. Требования к составлению и оформлению протокола.
57. Виды копий документов. Правила их оформления.
58. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений.
59. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению.
60. Правила оформления трудовых книжек.
61. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению.
62. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий.
63. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.
64. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции.
65. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции.
66. Правила и приемы обработки внутренних документов.
67. Регистрация документов.
68. Контроль за исполнением документов.
69. Порядок работы с обращениями граждан.
70. Работа с конфиденциальными документами.
Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия
В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам.
При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде).
Делопроизводство; документационное обеспечение управления (в соответствии с ГОСТ Р 51141-98) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.
От организации делопроизводства зависят:
Эффективность управления;
Экономичность;
Оперативность;
Культура труда работников управления.
Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
1Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
2Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. При этом:
2.1Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
2.2Хранение документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
2.3Использование документов – применение информации документов в культурных, научных, политических, управленческих, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними .
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления .
Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
1. используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
2. сложившихся национальных традиций работы с документами;
3. установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
4. квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства . Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству .
Значение ДОУ для современного предприятия определяется рядом факторов :
1. Без документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д .
2. Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
3. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность , относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
4. Документы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой стаж , необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще.
Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления
Организацией документационного обеспечения управления на предприятии занимается службы ДОУ.
Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.
При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:
Структура, функции и задачи делопроизводственной службы;
Организационная форма делопроизводства;
Должностной и численный состав;
Квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.
Каждая организация может создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства.
В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы :
В федеральных органах исполнительной власти – управление делами (департамент делопроизводства) , в состав которого, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
На различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия , в состав которых, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
В органах местного самоуправления - общий отдел, в состав которого включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами . Практикой выработано три формы:
1. Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.
Полную централизованную обработку возможно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.
2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен или деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.
3. Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.
В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.
Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству .
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников (в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ):
- руководители - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ (управляющий делами; заведующий канцелярией; заведующий общим отделом; заведующий протокольным отделом; начальник секретариата; заведующий экспедицией и т.д.);
- специалисты - выполнение технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщение информации, разработка нормативно-методической базы делопроизводства, подготовка проектов документов (документовед; помощник руководителя; инспектор по контролю за исполнением поручений; редактор; археограф; инспектор; секретарь коллегии; корректор);
- технические исполнители - передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов (экспедитор; делопроизводитель; стенографистка; технический секретарь; курьер; оператор организационной техники; архивариус; секретарь-машинистка; секретарь-стенографистка; секретарь руководителя).
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации .
Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени .
В своей деятельности служба ДОУ руководствуется:
Законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела,
Приказами и распоряжениями руководства,
Инструкцией по делопроизводству организации,
Положением о службе,
Должностными инструкциями ее работников.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ:
Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения в деятельности организации;
Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы, регулирующей деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления;
Упорядочение документальной базы, унификация форм документов, установка правила подготовки и оформления документов, определение эстетических и эргономических требований к оформлению документов и средствам работы с ними;
Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота;
Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации);
Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов;
Организация работы архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России;
Осуществление организационно-методического руководства по документационному обеспечению, организация повышения квалификации и обучения сотрудников службы и структурных подразделений организации по работе с документами, разработка учебных и методических пособий по ДОУ;
Контроль порядка обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правил формирования информационных массивов, доступа и защиты информации;
Изучение отечественного и зарубежного опыта работы с документами.
Похожая информация.
Задачи и функции документационного обеспечения управления. Номенклатура дел и ее роль в организации работы с документами. Анализ службы обеспечения, систематизации и хранения документов предприятия. Выбор автоматизированной системы документооборота.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.
контрольная работа , добавлен 10.11.2010
Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
контрольная работа , добавлен 06.03.2012
Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.
дипломная работа , добавлен 11.03.2009
Служба документационного обеспечения управления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления и выдачи копий. Организация оперативного хранения бумаг. Номенклатура дел и их подготовка к архивному хранению.
отчет по практике , добавлен 27.09.2014
Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.
курсовая работа , добавлен 05.12.2008
Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.
дипломная работа , добавлен 26.12.2010
Требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ". Порядок работы с входящими и исходящими документами. Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов. Составление номенклатуры дел; передача их в архив.
курсовая работа , добавлен 09.09.2014
