Как исправить неверную запись в трудовой. Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок

Инструкция

Если работник обнаружил неверную запись даты увольнения в трудовой книжке , ему необходимо написать заявление на имя руководителя организации, в которой допустили ошибку, с просьбой исправить неточность.

Директор предприятия издает приказ об исправлении неправильной записи у данного работника, ставит на документе свою подпись и печать . Приказу присваивается номер и дата издания.

Работник отдела кадров фирмы, допустившей ошибку, под неверной запись ю пишет такую фразу, где излагается, что запись под номером (указывает порядковый номер неточной записи) неверной. Ставит правильную дату приема или увольнения, указывает в сведениях о факт приема на определенную должность или ссылку на об увольнении. Основанием может являться приказ о приеме на или об увольнении той датой, когда был принят или уволен данный сотрудник, а также приказ первого лица фирмы об исправлении неверной записи. Внесенная запись заверяется печатью организации.

Если предприятие, где кадровик допустил ошибку, реорганизовалось, ликвидировалось или переименовалось, компания, в которой на данный момент сотрудник, имеет право на исправление неверной записи. Работнику также необходимо написать заявление, а руководителю издать приказ о возможности внесения записи. Причем зачеркивать ни в коем случае нельзя. Нужно руководствоваться правилами ведения . Кадровый работник вносит верную запись в трудовую книжку, заранее упомянув о том, что номер неточной записи следует считать недействительным.

Также работник трудовой , в которой допущена ошибка, имеет право получить ее дубликат. Для этого ему необходимо написать заявление с просьбой получить его. Директор пишет приказ и направляет его в отдел кадров, а кадровики в свою очередь оформляют дубликат на основании представленных документов.

Является документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника, все его передвижения во время трудовой деятельности. Ошибочно внесенные и неправильно исправленные записи могут привести к проблемам при оформлении пенсии по старости или льготной пенсии, поэтому при исправлении любых неверно сделанных записей следует руководствоваться пунктом 24 и 28 «Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Вам понадобится

• - паспорт сотрудника;
• - свидетельство о браке, если изменены личные данные (разводе, смене фамилии и т.д.);
• - приказы (постановления, выписки и т.д.);
• - документы об образовании (если сведения нужно изменить в графе «образование» или «профессия»).

Инструкция

Если неверная запись обнаружена на странице номер 1 в личных данных, в ФИО, внесенных сведениях об образовании, дате рождения, дате заполнения трудовой книжки или сотрудник изменил свои личные данные, например, вступил в брак, то зачеркните неверную запись одной чертой, рядом внесите верные сведения. С внутренней стороны обложки поставьте печать и запишите - на каком основании внесены исправления. В качестве основания можно вписать свидетельство о браке и паспортные данные или указать на ошибочную запись при заполнении трудовой книжки .

Не записи , если внесли их неправильно в раздел «сведения о работе» или «сведения о награждениях». Просто укажите, что запись недействительна, поставьте печать, подпись уполномоченного лица и под следующим порядковым номером внесите верную запись. Все изменения вносите в соответствующие графы, как при обычном заполнении трудовой книжки .

Трудовая книжка - это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» - что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

Чем руководствоваться?

Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

• ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
• Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Изменение, исправление или дополнение?

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» - что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

Кто может делать исправления?

«Запись считать недействительной» - в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

Если обнаружена ошибка

Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

К типичным ошибкам можно отнести:

1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

Формулировка - «запись недействительна» - в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Общие правила исправления

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

Алгоритм корректировки

Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» - это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
3. В третьей - делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Судебное предписание

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально. В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой - ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Отдельные случаи

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

1. В первой графе поставить порядковый номер.
2. Во второй - дату внесения корректировки.
3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
4. В четвертой графе - реквизиты приказа о приеме.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» - текст указывается для номера и даты, являющихся неверными. Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер. Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.

Даже самый опытный и дисциплинированный работник кадровой службы может совершать ошибки в трудовых книжках. Неправильное исправление не только не изменит ситуацию, но и может ее усугубить. В статье рассмотрим на что могут повлиять допущенные в трудовых ошибки и как правильно их исправлять в 2018 году.

Ошибки в трудовых книжках

Например, работникам на вредных или тяжелых условиях труда положена льготная пенсия. Для того, чтобы ее оформить гражданину потребуется доказать, что работа его действительно являлась вредной. При этом нужно, чтобы наименование его профессии, которая содержится в трудовой книжке совпадало с указанными в ЕТКС. Если наименование профессии не будет совпадать, то гражданину может быт отказано в назначении льготной пенсии. И работнику придется собирать дополнительные подтверждающие документы, справки, договора с работодателями и другие.

Важно! Запись в трудовой книжке, внесенная с ошибками не является основанием для отказа в оформлении пенсии гражданам. Однако страховой стаж потребуется подтвердить другими документами, запрашивать которые придется у бывших работодателей.

Общие правила для исправления ошибок в трудовых книжках

К исправлениям в трудовых книжках предъявляются особые требования, сделать это по своему усмотрению нельзя, так как это может привести к нежелательным последствиям.

Важно! Даже если трудовая книжка закончилась, содержащиеся в ней ошибки нужно исправить. Если места в книжке уже нет, то заводят вкладыш.

Для исправления ошибок поступают так: ошибочную запись на титульном листе перечеркивают, а если внесены неверные сведения в сведениях о работе, то их признают недействительными. Исправить ошибки может не только тот работодатель, кто их допустил, но и тот, кто их обнаружил. Также в книжку можно довнести забытые записи, например о службе в армии, о реорганизации фирмы, о повышении квалификации и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Как исправить ошибки в трудовых книжках

Разберем основные ошибки, которые может совершить кадровик:

• Кадровик поставил в трудовой книжке печать компании до реорганизации.

Рассмотрим ошибку на примере: Компания провела реорганизацию, после которой сотрудник Иванов И.И. был уволен. При заполнении трудовой, кадровик заверил запись об увольнении печатью компании до реорганизации.

В данном случае такая запись будет признана как не имеющая юридической силы, так как печать уже недействительная.

Как исправить: Для исправления допущенной ошибки в этом случае только один вариант – признать запись недействительной, после чего внести в книжку запись о реорганизации, а также новую запись об увольнении (Пример 1)

• В трудовой книжке случайно поставили чужую подпись.

Рассмотрим ошибку на примере: В организации увольняются одновременно два работника. По ошибке работник поставил подпись в чужой трудовой книжке.

Как исправить: Ошибку можно исправить следующим образом. Подпись, которую сотрудник поставил по ошибке перечеркивается и ставится запись «Подпись внесена ошибочно», после чего вносится правильная подпись сотрудника. Всю запись признавать недействительной нет необходимости, достаточно только такого исправления.

• Дата оформления трудовой не совпадает с датой первой записи о приеме на работу.

Если такую ошибку допустил предыдущий работодатель, то настоящий исправлять запись уже не должен. Можно проверить запись, сделанную в книжке по настоящему месту работы. Важно, чтобы она совпадала с той датой, которой заключили трудовой договор.

• Запись об образовании заполнили неверно.

Согласно инструкции по заполнению книжки, запись об образовании можно дополнить, например, добавив запись о высшем образовании, если стояло только средне-специальное. Как именно исправить неверную запись, таких сведений инструкция не содержит. Поэтому применить можно те же правила, что установлены для исправления имени сотрудника. То есть неверную запись зачеркнуть, а слева на внутренней стороне обложки заполнить в какой строке была допущена ошибка, а также написать верные данные. Основанием для исправления записи будет служить номер диплома работника. Заверяется запись подписью ответственного кадрового сотрудника и печатью.

Запись будет следующая: «В строке «Образование» допущена ошибка: «Среднее профессиональное» исправлено на «Высшее» на основании диплома № _____… Начальник отдела кадров подпись Катанова О.И.».

• Отсутствует запись о службе в армии. Если военнообязанный сотрудник служил в армии, то должна быть соответствующая запись в трудовой. Некоторые работодатели забывают сделать запись об армии, а сразу вносят данные о приеме. Такую ошибку нужно исправить. Причем сделать это может не только тот работодатель, которые ее допустил, но и новый.

Как исправить: запись про службу в ВС вносится в раздел, содержащий сведения о работе. Приводим образец записи (см. Пример 2).

• До записи о приеме на работу не указали наименование организации.

До той записи, которая свидетельствует о приеме сотрудника на работу нужно обязательно вносить наименование организации в полном и сокращенном виде. Если наименование кадровый сотрудник указать забыл, эту ошибку можно исправить.

• Запись внесена не в тот раздел.

К примеру кадровый сотрудник внес запись о приеме на работу не в раздел сведений о работе, а в раздел о награждениях. Сделать это он может не по невнимательности, а в том случае, если графы в разделе о работе закончились. Однако этого делать нельзя, а если такая запись уже сделана, нужно ее исправить.

Как исправить: в разделе о награждении делается новая запись под номером о том, что предыдущая запись недействительна. Затем, если книжка закончилась то завозят вкладыш, куда вписывается верная запись о приеме на работу. Важно учитывать, что нумерация не начинается заново, а ставится следующий порядковый номер.

Вносим изменения в трудовую книжку

В некоторых случаях у работодателя возникает необходимость не исправить ошибку, а внести некоторые изменения в трудовую книжку. Например при смене наименования организации или при переводе работника. Рассмотрим как внести запись об основных изменениях.

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Оформляется она один раз, при первом трудоустройстве. Далее в нее заносятся данные обо всех рабочих местах, где на протяжении жизни трудился гражданин. Все записи в документе делаются вручную.

Иногда в увольнительных записях неверно указывают причину и статью Трудового кодекса РФ. Ошибку допустить легко, ведь Кодексом предусматриваются четыре статьи (71, 77, 81, 83) и 48 разных формулировок увольнения. Другая распространенная ошибка при формировании увольнительной записи − использование сокращений при упоминании Кодекса и его разделов.

Случается, что какая-либо запись в трудовой вносится неверно или теряет свою актуальность. Такое бывает, если сотрудник, ответственный за оформление документа, ошибся и допустил неточность или же у работника изменились личные данные, например, фамилия. Сведения, не соответствующие реальному положению дел, автоматически делают документ недействительным. Разберем детально, как исправить запись в трудовой книжке, чтобы это не противоречило трудовому законодательству.

Основными документами, регламентирующими ведение трудовых книжек сотрудников, являются Постановления Министерства труда №69 от 10.10.2003 и №225 от 14.04.2003 года.

Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой

Некоторые факты

По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.

При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:

• подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
• представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.

Если гражданин не трудоустроен в момент, когда обнаружил неточность в документе, то он вправе обратиться к работодателю, на которого работал перед увольнением. Внесение изменений производится следующим образом: как заголовок пишется наименование организации, в которой трудился гражданин, далее под очередным порядковым номером вносится корректирующая запись и заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью компании.

При обнаружении неверной записи через несколько лет после увольнения работника, исправления должны производиться в той организации, где данные ошибки были допущены. Если же организации уже не существуют, то корректировку должен выполнить правопреемник или вышестоящая организация. При отсутствии всех перечисленных компаний, исправления в трудовую должны внести в региональном архиве.

Об исправлении записей в трудовой книжке рассказывает юрист

Методы корректировки записей в трудовой

Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2019 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.

Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.

Периодически возникает необходимость изменить запись в книге учета трудового стажа. Причиной может послужить некорректное заполнение или потеря актуальности обозначенной информации. В каждом из случаев уточняют, как соблюсти установленные нормы законодательства.

Право на изменения в трудовой имеет руководитель предприятия или уполномоченное приказом лицо.

Для правильной корректировки данных разберемся в терминологии:

1. Дополнения или изменения - предварительно отображенная в трудовой книжке информация утратила актуальность. К примеру, смена фамилии в связи с новым семейным статусом сотрудника.
2. Исправление - изменение ошибочно внесенных записей.

Исходя из причин корректировки данных определяются нормативы дальнейших действий.

Правовая база. Внесение исправлений в трудовую книжку происходит в соответствии со статьями 77-84 ТК РФ, постановлением правительства № 225 (2003 г.) и Минтруда РФ № 69 (2003 г.).

Внимательное рассмотрение установленных нормативов позволяет определить, что правила корректировки записей зависят от раздела.

Трудовая книжка разбита на три параграфа:

• титульный лист;
• сведения о работе;
• сведения о награждении.

Каждый из этих разделов предполагает особенности корректировки.

Как изменить титульный лист

Титульный лист содержит личную информацию о работнике:

• день, месяц и год рождения.

Изменения этих данных производят на основании паспорта, свидетельства о браке, рождении и прочих сопутствующих документов, при этом ссылаясь на их нумерацию и дату выдачи.

Изменения происходит в следующем порядке:

• ранее заполненную информацию аккуратно зачеркивают ровной чертой;
• вносят новые данные;
• указывают ссылки на документацию, подтверждающую внесенные сведения;
• ответственное лицо визирует документ.

Запись в трудовой признают недействительной, если не соблюден порядок заполнения.

Алгоритм действий зависит от того, на каком этапе выявлен факт ошибки:

1. Допущена неточность в момент первичного оформления информации - бланк считается испорченным. Составляется специальный акт, на основании которого его уничтожают.
2. Неправильная запись в трудовой книжке сделана при последующем заполнении - аккуратно отмечают изменения и дополнения, как описано выше.

Несоблюдение правил влечет риск административной ответственности.

Обратите внимание на следующий факт. Работодатель не может быть уверен в принадлежности книги трудового учета сотруднику даже на основании предоставленного паспорта. Полное совпадение личных данных не является редким случаем. Руководитель или уполномоченное лицо, внося исправления на титульном листе, в определенной степени рискуют. Ошибочная запись в трудовой книжке может быть расценена как халатность.

Компетентные органы при проверке ориентируются не только на предъявленный документ, проводится глубокий сравнительный анализ. В случае возникновения сомнений владелец трудовой может самостоятельно обратиться в судебные инстанции с целью подтверждения факта принадлежности.

Как исправить трудовую

Ошибку могут допустить при внесении дополнений. Например, в начале карьеры работник находился в процессе обучения, соответственно, в книжке было указано образование - неоконченное высшее. Спустя некоторое время нужно обновить запись. Достаточно часто сотрудники, на которых наложены обязательства по заполнению трудовых, упускают этот факт. Работник должен предоставить соответствующую документацию и проконтролировать фиксирование обязательного дополнения.

Как правильно исправить запись в трудовой книжке, подробно расписано в разделе о корректировке сведений о профессии. В указанном случае действуют на основании инструкции п. 2.4.

Как сделать исправление в трудовой книжке в данных о трудоустройстве

Как исправить информацию и избежать множественных ошибок в графе «Сведения о работе»? В данном случае действует правило п. 27. Любые исправления должны быть подтверждены сопутствующими документами.

Ошибочно отмеченные данные в графе о трудоустройстве нельзя просто зачеркивать. Исправления делают в обозначенном порядке:

• при выявлении несоответствующей информации в графе №3 ставится отметка, что обозначенная запись неактуальна;
• фиксируют верные данные;
• в графе №4 указывают нумерацию приказа руководителя о корректировке.

Игнорирование заполнения документов учета трудоустройства может грозить дисциплинарным наказанием.

Также ошибки могут быть допущены в записях о перемене места трудоустройства, переводе или увольнении. Они могут сыграть роль в признании отметки недействительной руководителем и контролирующими инстанциями.

При возвращении работника на ранее занимаемую должность делают отметку: запись под определенным номером считать недействительной, восстановлен в должности. В графе №4 указывают номер распоряжения руководителя. Подобные действия соответствуют инструкции п.1.2.

Если в действующей трудовой есть ошибочные и содержащие неприглядную информацию сведения, можно подать заявление на получение дубликата без исправлений.