Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника. Смена паспортных данных учредителя и директора ооо Изменения паспортных данных генерального директора

Здравствуйте. Для рассмотрения данного вопроса, необходимо обратиться к положения законодательства о регистрации юридических лиц.

Какие документы, куда и в какие сроки нужно подать при смене паспортных данных учредителя и директора ООО?
Сообщать в регистрирующий орган об изменении паспортных данных учредителя (участника) и директора ООО не требуется.
Поясним подробнее.В Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ) содержатся, в частности, сведения об учредителях (участниках) юридического лица, а также о паспортных данных (или данные иных документов, удостоверяющих личность) лица, имеющего право без доверенности действовать от имени организации (подпункты «д», «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее - Закон о госрегистрации).
В силу п. 5 ст. 5 Закона о госрегистрации в течение трех рабочих дней с момента изменения сведений, указанных в п. 1 той же статьи, юридическое лицо обязано сообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения.
Однако с 1 июля 2011 года в связи с изменениями, внесенными в Закон о госрегистрации Федеральным законом от 01.07.2011 N 169-ФЗ, это правило не применяется, в частности, при изменении паспортных данных и сведений о месте жительства физического лица - учредителя (участника) организации, а также лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица (директора, генерального директора и т.п.).
С указанной даты юридические лица не обязаны сообщать в регистрирующий орган об изменении паспортных данных своих учредителей (участников) и руководителей.
Соответствующие изменения вносятся в ЕГРЮЛ регистрирующим органом на основании сведений о паспортных данных физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке не позднее пяти рабочих дней со дня их получения (п. 4 ст. 5 Закона о госрегистрации).
Отметим также, что в ст. 27 Федерального закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ установлен запрет на истребование государственными органами, предоставляющими государственные услуги, информации и документов, которые находятся в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях.Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Будникова Елена
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей

В настоящий момент необходимость уведомлять регистрирующий орган о том, что паспортные данные учредителя ООО (в т. ч. прописка, фамилия, имя или отчество) были изменены, отсутствует.

Согласно абз. 5 п. 4 ст. 5 закона «О госрегистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — закон № 129-ФЗ), ФНС РФ в рамках межведомственного взаимодействия получает от органа, производящего регистрацию граждан по месту жительства или занимающегося выдачей удостоверяющих личность документов:

актуальную информацию о паспортных данных учредителей и участников юрлица;
сведения об их месте жительства.

Обновленные сведения должны быть зафиксированы в Едином государственном реестре юрлиц (далее — ЕГРЮЛ) не позднее чем через 5 дней с момента поступления в ФНС информации об их изменении.

После этого от имени ООО с целью контроля может быть заказана расширенная выписка из ЕГРЮЛ, в которой уже должны быть отображены новые паспортные данные учредителя или участника ООО (см. п. 1 ст. 6 закона № 129-ФЗ). На практике встречаются ситуации, когда регистрирующий орган не внес или внес несвоевременно актуальные сведения о паспортных данных учредителя или участника ООО, что может повлечь за собой различные негативные правовые последствия для юрлица.

Если по истечении установленного законом срока налоговая не сделала все необходимые изменения в ЕГРЮЛ, ООО может написать письмо в ФНС с требованием осуществить в надлежащем порядке процедуру внесения изменений.

Смена паспорта учредителя и директора ООО: когда необходимо уведомлять налоговую

Существуют случаи, когда налоговый орган все же необходимо уведомить о смене паспорта участника ООО или его руководителя:

Паспортные данные директора или участника ООО отражены в уставе юрлица. Несмотря на то, что закон не требует указывать в учредительных документах сведения о гражданине, являющемся директором, участником или учредителем ООО (п. 2 ст. 12 закона № 14-ФЗ), некоторые юрлица все же фиксируют их в уставе, что влечет за собой необходимость регистрации изменений в нем при возникновении таковых. Это относится и к ситуации, когда были изменены паспортные данные таких лиц, указанные в уставе. О том, как в надлежащем порядке зарегистрировать изменения в уставе, расскажет другая наша статья: «Порядок внесения изменений в устав ООО 2018-2019 (образец) ».
Учредитель, участник или директор ООО является иностранным гражданином или лицом без гражданства. Поскольку абз. 5 п. 4 ст. 5 закона № 129-ФЗ урегулированы ситуации, касающиеся только граждан РФ, в отношении прочих лиц регламент автоматического уведомления органов ФНС не действует. В этой ситуации согласно п. 2 ст. 17 закона № 129-ФЗ в регистрирующий орган требуется направить заявление по форме Р14001 (утв. приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@).

Алгоритм действий ООО при смене паспорта учредителем или директором

В общем случае юрлицу, учредитель и/или участник которого сменил паспорт, можно порекомендовать следовать такой схеме действий:

Если смена удостоверяющего личность документа была произведена учредителем ООО и при этом реквизиты паспорта названного лица не фигурировали в учредительной документации ООО, юрлицу в данном случае можно ограничиться контролем за своевременностью и точностью внесения актуальных данных в ЕГРЮЛ (см. первый блок данной статьи).

Если паспортные данные учредителя зафиксированы во внутренней документации ООО (в т. ч. кадровой), следует издать соответствующие приказы, на основании которых будут внесены изменения в локальные акты организации.

На основании выписки из ЕГРЮЛ и внутренней распорядительной документации необходимо произвести актуализацию измененных данных в банковской документации (например, обновить карточку с образцами подписей и печати и т. д.), договорах с контрагентами, в базах данных электронных систем, которыми пользовалось ООО, и т. д.

Если смену паспорта произвел руководитель ООО, то алгоритм действий будет аналогичен приведенной выше схеме для учредителя (участника) ООО. Если же учредителем (участником) или руководителем юрлица является иностранное лицо или лицо без гражданства, первым пунктом будет уведомление ФНС.

Итак, смена паспорта учредителя/участника или руководителя ООО не влечет за собой необходимость со стороны юрлица уведомить ФНС о данном факте. Однако если в роли учредителя/участника или руководителя ООО выступает иностранное лицо или лицо без гражданства, в этом случае налоговая должна быть уведомлена со стороны ООО посредством направления заявления по форме Р14001.

Если это первое, то и номер его будет №1 к ТД такому-то от такой-то даты.

В тексте указать, что пункт такой-то ТД изложить в следующей редакции: и повторить этот пункт из ТД, вписав новые персональные сведения. Датировать доп. соглашение необходимо числом после даты выхода приказа.
Подпись на доп. соглашении должна стоять одного из первых руководителей предприятия, так как подобный документ фактически стоит на одном уровне с ТД.

новую фамилию

дополнительного соглашения

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Какой приказ нужно оформить в случае изменения у работника личных данных?

Аналогичный порядок внесения исправлений непосредственно в текст документа определен, например, и Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации» В соответствии со ст. 45 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 05.04.2013)нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Таким образом, если в трудовой договор просто внести исправление путем зачеркивания одной фамилии и внесения иной фамилии, то работник просто будет лишен возможности, при необходимости нотариально заверить копия с этого документа.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу Образец внесения изменений в трудовую книжку приведен в подборке материалов Системы. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет И.И. Шкловец При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке.
Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ). В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии. Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека. Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

Изменение паспортных данных сотрудника

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт.
И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор. Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника. ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475 г. Москва 22.10.2012 «Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.
№ 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения. 1.

Если изменились паспортные данные работника

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Внимание

Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Если у сотрудника изменились паспортные данные

Как внести изменения в трудовой договор? Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы: Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение.

Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию. Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак. Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись.

Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Инфо

Далее, согласно п. 17 Инструкции, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР. Шаг 7 Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Изменились паспортные данные сотрудника

Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации». Таким образом, можно сделать вывод, что до официального внесения всех изменений в персональные данные сотрудника, она должна подписываться старой фамилией, чтобы вы могли ее идентифицировать. Следовательно, в заявлении о смене фамилии сотрудница должна указать свою девичью (фамилию до регистрации брака) фамилию – как фамилию заявителя. Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы: трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (ст. 57 ТК РФ); личную карточку (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

У граждан РФ, как известно, паспорт в жизни появляется в 14 лет. После этого в 20 лет выдается новый, а после - в 45, и тот уже до конца жизни. Это в идеале и для мужчин. Женщинам приходится менять паспорт вместе с отказом от девичьей фамилии, после вступления в брак. Да и вообще, кто-то хочет фамилию на более благозвучную сменить, кто-то - имя, а то данное родителями не нравится. Кому-то пол сменить приспичило, а кто-то вообще «любит» паспорт терять, и получает новый. И так много причин, когда паспортные данные у человека меняются.

И все бы хорошо, но если ты при этом являешься участником или директором компании - то паспортные данные, содержащиеся в ЕГРЮЛ, тоже подлежат замене. Рассмотрим в каких случаях смена паспорта учредителя ООО ведет к необходимости внесения новых паспортных данных в ЕГРЮЛ.

В каких случаях применяется

Вообще, менять паспортные данные в ЕГРЮЛ мы сами не должны - этим занимается МВД. Но поскольку граждан много, менять за каждого крайне утомительно, и данная структура делает проще - примерно раз в месяц в ФНС выгружается свежая база данных по паспортам. ФНС тоже ничего не сравнивает и не проверяет, а просто ждет ближайших изменений в устав или ЕГРЮЛ по какой-либо компании, сравнивает данные в заявлении со свежей базой - и верит данным в этой базе.

Для нотариуса

Какие документы запросит нотариус, лучше уточнить у конкретного нотариуса. Стандартный набор:

Свидетельства/листы записи о присвоении ОГРН и ИНН;
Устав в последней редакции;
Решение/протокол о создании ООО;
Решение/протокол о назначении директора.

Некоторые еще просят выписку из ЕГРЮЛ, но вообще у нотариусов есть доступ к данному реестру.

На госрегистрацию

Для государственной регистрации достаточно подать нотариально заверенную форму Р14001, заявителем в любом случае является директор. Также имеет смысл приложить Приказ директора об уточнении паспортных данных директора или участника в ЕГРЮЛ в связи с … (смена, выдача нового, пр.).

Протокол/решение

Данный вопрос не выносится на обсуждение собрания участников, здесь достаточно приложить приказ директора об уточнении паспортных данных директора или участника (смотря у кого из них паспорт сменился) в ЕГРЮЛ.

Листы Д – изменения сведений о паспортных данных участника/учредителя ООО.