Распоряжение о наделении полномочиями. Приказ о праве подписи первичных документов

Право подписи

В соответствии с пунктом 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Ответ

На финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю организации, а право второй подписи - главному бухгалтеру или лицам, ведущим бухгалтерский учет (п. 7.5 и 7.6 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И). Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. При этом доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право подписи (первой или второй). Об этом говорится в письме Центробанка России от 14.06.2007 № 31-1-6/1244.

Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (п. 7.9 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И).

Вам будет интересно:

Приказ о наделении сотрудника правом подписи

Сотрудникам организации право подписи передается на основании приказа руководителя. В приказе указываются фамилии и должности сотрудников, которым предоставлено право первой или второй подписи, а также какие именно документы они могут подписывать. Образцы подписей сотрудников приводятся в приложении к приказу.

Право подписи передано на время

Право первой или второй подписи руководитель организации может предоставить должностному лицу на определенное время. Например, главный бухгалтер, обладающий правом второй подписи, собирается в отпуск или служебную командировку. На это время право подписи на документах может быть передано заместителю главного бухгалтера. Для наделения правом подписи издается соответствующий приказ, в котором указывается, на какой период лицо наделяется правом подписи, и на каких документах.

Для проведения финансовых операций с банком лицо, наделенное правом подписи, должно быть указано в банковской карточке. Если в ней отсутствует образец его подписи, оформляется временная карточка (п. 7.16 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И).

Право подписи передано генеральному директору

В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.

В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (п. 7.10 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И).

Право подписи передано на основании доверенности

Право подписи на документах, например для распоряжения денежными средствами или для заключения договоров, может быть передано на основании доверенности. В ней должно быть прямо указано, что данному лицу предоставлено, во-первых, право первой или второй подписи, во-вторых, что доверенность дана конкретно на распоряжение денежными средствами. Если доверенность выдана на право заключения договоров, она не свидетельствует о полномочиях лица распоряжаться финансами организации.

Право подписи первичных документов принадлежит директору организации. Он наделяется данным правом с момента издания приказа о назначении на должность.

Директор является первым лицом в иерархии любой организации. Следовательно, только он может принимать кадровые и прочие хозяйственные либо организационные решения. Однако при его отсутствии обязанности подписи бумаг должны быть возложены на другое лицо. Иначе деятельность предприятия будет приостановлена, что недопустимо.

Как оформить приказ на право подписи первичных документов?

Перепоручение права подписи осуществляется посредством выдачи доверенности или издания специального приказа об этом. Как правило, доверенность означает временные полномочия лица выступать от имени руководства. Поэтому доверенность выдается при командировках и для представления интересов предприятия в судебных и государственных органах.

Если нужно передоверить полномочия директора на более продолжительное время, рекомендуется издать соответствующий приказ. Приказ удобнее в большинстве случаев, поскольку он не вызывает сомнений и не нуждается в нотариальном оформлении. Предоставление указанных полномочий требует правильного оформления. Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом:

• В приказе указывается название компании, а также место и дата составления документа. Это необходимые реквизиты, которые следует отражать на всех организационно-распорядительных бумагах;
• В содержании необходимо указывать, кто именно наделяется возможностью подписи. Следует отразить должностное положение лица;
• Желательно включить сведения о характере документов, право подписи которых передается. Например, бухгалтер может быть наделен возможностью подписывать только финансовые бумаги;
• С решением следует ознакомить соответствующего работника. Он должен сделать отметку об ознакомлении и выразить согласие с передаваемыми ему полномочиями.

Указанные условия обязательны к соблюдению. Содержание должно быть максимально четким и конкретным.

Приказ на право подписи документов за директора

Если доверенность по той или иной причине не подходит, нужно составить приказ. Сутью данного решения является возможность работника действовать от имени руководителя. При этом круг его полномочий должен быть четко определен. Например, при осуществлении закупки оборудования или заключении контракта, командированное лицо может наделяться возможностью составлять документы от имени руководства. И они будут приниматься в качестве действительных без дополнительных утверждений и согласований.

Приказ о назначении исполнительного директора с правом подписи

В этом случае правомочия исполнительного директора будут отражены изначально, при решении о назначении на должность. Такой вариант удобен тем, что составлять отдельное решение, которое будет касаться исключительно утверждения бумаг, не нужно. Полномочия исполнительного директора будут определены с первого дня его работы. Чтобы оформить правильно такое решение, необходимо предусмотреть специальный пункт. Он должен быть посвящен передаче работнику указанной возможности.

Приказ на право подписи финансовых документов

Финансово-хозяйственная сфера деятельности очень важна для работы предприятия. Очевидно, что руководитель компании не может контролировать каждый документ и проверять его. Именно поэтому обязанности отдельных сотрудников определяются специальным распоряжением. Возможность утверждения финансовых бумаг от собственного имени закрепляется соответствующим решением генерального директора. Это означает, что такой работник наделяется правом самостоятельно заключать соглашения, составлять счета-фактуры и прочие бухгалтерские и финансовые бумаги.

Доверенность на право подписи документов

Еще одним вариантом документа, удостоверяющего право подписи, является доверенность. Следует выделить два вида данных документов:

• Доверенность, которая выдается руководителем организации и предоставляет возможность подписывать от его имени различные бумаги. Их перечень следует отражать в доверенности. Это необходимо для исключения возможности выйти за пределы своих полномочий;
• Нотариальная доверенность. Указанные бумаги выдаются только нотариусами. Они выполняются на специальных бланках.

Указанные бумаги имеют принципиальные отличия. Доверенность руководителя может позволять совершать от его имени сделки, вести хозяйственную деятельность и так далее. То есть, уполномоченное лицо получает возможность совершать значимые действия в отношениях с партнерами или контрагентами предприятия. Между тем, нотариальная доверенность выдается для представления в судебных органах или органах государственной власти.

Подписывать любые документы от имени компании вправе ее директор, но это не рационально при большом документообороте. К тому же директор может уехать в отпуск, командировку или заболеть. В этих случаях директору придется передать право подписи другому лицу. Для этого нужен приказ на право подписи. Разберем подробно оформление приказа о предоставлении права подписи.

Из статьи вы узнаете:

Когда нужен приказ на право подписи, а когда доверенность

Трудовой кодекс четко не разъясняет, в каком порядке директору передать другим лицам полномочия подписывать и другие . на право подписи или ? Для ответа на этот вопрос, посмотрим, что об этом говорится в кодексе.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

В Трудовом кодексе приказ о наделении правом подписи не упоминается, но в нем установлено, что:

в качестве работодателя может выступать «иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры» (ч. четвертая ст. 20 ТК РФ);

Из анализа судебной практики следует, что одного приказа на право подписи бывает недостаточно. Судьи требуют, чтобы была еще доверенность на лицо, которое наделили полномочиями подписывать документы. Доверенность оформите по нормам Гражданского кодекса. По ней уполномоченное лицо будет представлять интересы компании, и подписывать документы. Заполните доверенность в .

В доверенности укажите полное наименование компании, ФИО и должность лица, которому директор доверяет полномочия. Впишите данные его паспорта и места регистрации. Перечислите объем переданных полномочий.

Включите в доверенность срок ее действия. Подпишите у директора и лица, которого он наделяет полномочиями. Приложите доверенность к приказу на право подписи.

Изложите причину, например, так: «в целях соблюдения порядка и сроков оформления кадровых документов».

В приказе на право подписи (образец см. ниже) укажите дату передачи полномочий, должность и ФИО лица. Перечислите в нем кадровые документы, укажите копии документов, связанные с работой. Заверьте подписью директора.

Ознакомьте с приказом на право подписи под роспись должностное лицо, которому передаются полномочия. Приложите образец его подписи.

Что указать в приказе на право подписи финансовых документов (образец 2019 года)

Право подписи на финансовых документах компании принадлежит ее директору. Таким правом могут быть наделены и другие сотрудники, которым полномочия переданы на основании приказа на право подписи, доверенности. Это следует из абзаца 5 и 6 пункта 7.5 инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И.

В приказе о праве первой подписи (образец см. ниже) проставьте дату приказа, его номер и место составления. Укажите, о чем он - «о передаче права подписи документов».

В распорядительную часть приказа на право подписи впишите причину, по которой передаете полномочия. К примеру, «С 27 апреля 2018 года в мое отсутствие…». Укажите дату передачи полномочий, должность и ФИО лица. Перечислите документы, которые вправе подписывать должностное лицо - договоры, сметы и первичные документы.

Закончите приказ на право подписи записью, кто будет контролировать его исполнение. Если контроль оставляет за собой директор, укажите это так, как показано в образце приказа на право подписи ниже. Подпишите приказ у директора. Ознакомьте с ним заинтересованных должностных лиц под роспись.

Как оформить приказ о праве подписи первичных документов (образец 2019 года)

Директор и главный бухгалтер не всегда находятся в компании. Чтобы вместо них другие сотрудники могли подписывать первичные учетные документы, в компании должен быть приказ на право подписи. Он утвердит список сотрудников с такими полномочиями. Как правило, список работников директор согласовывает с главбухом.

В приказе отразите дату приказа, его номер и место составления. Напишите о чем он - «об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов». В распорядительной части приказа на право подписи укажите, что список лиц приведен в приложении к приказу. Перечислите, какие документы они вправе подписывать, и за кого.

Всех сотрудников, которых включили в перечень лиц с правом подписи первичных документов, надо ознакомить с приказом. В приказе о праве подписи первичных документов (образец см. ниже) они проставят дату и распишутся. Утверждать его каждый год не нужно. Издавайте новый приказ, если у вас изменится утвержденный перечень лиц.

Если ваша компания применяет унифицированные формы первичных документов, в них есть поля для подписей уполномоченных лиц. Например, «Главный бухгалтер, подпись».

Вложенные файлы

• Приказ о возложении полномочий и предоставлении права подписи кадровых документов должностному лицу (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Приказ о возложении полномочий и предоставлении права подписи кадровых документов должностному лицу (образец).doc

Понятие первичных документов

Любые операции, совершаемые организацией или индивидуальным предпринимателем, должны быть подтверждены документами, будь это договор, накладная или акт. Именно эти документы и принято называть первичными. На основании них деятельность считается законной. Согласно ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ форма первички может быть взята из унифицированных документов, разработанных государством, либо организация имеет право разработать ее самостоятельно. Но в этом случае нужно обратить особое внимание на указание в ней всех обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ):

• дата и название документа;
• название организации (ИП);
• суть хозяйственной операции;
• должность, фамилия, место для подписи ответственных лиц.

Почему нужен приказ о подписи первички?

Приказ на право подписи первичных документов, как правило, инициирует и подписывает директор предприятия, с согласия главного бухгалтера. Он составляет и утверждает список работников, имеющих право подписывать те или иные документы (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 01.01.2013 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (ПЗ-10/2012)» приказ Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н).

Одним из частых оснований для составления такого приказа служит большая загруженность руководителя организации, большой документооборот. Когда ему приходится часто ездить в командировки и при этом работа самой организации не останавливается, договора продолжают заключаться, товар отгружаться и услуги оказываться. В этом случае делегирование обязанности по подписанию документов становится единственно верным решением.

Но также приказ на наделение правом подписи может быть временным, например, если начальник отдела кадров уходит в отпуск и на это конкретное время все документы будет подписывать его заместитель. А если начальник заболел и время неизвестно, в этом случае в приказе лучше оговорить, что он действует до выхода основного сотрудника с больничного.

В этом случае в приказе о предоставлении права подписи первичных документов следует указать срок его действия и обстоятельства, при наступлении которых может начать или закончить действовать данный приказ.

Но гораздо удобнее составить приказ о наделении правом подписи первичных документов с приложением, в котором можно оговорить возможные варианты подписи тех или иных первичных документов. В этом случае при смене работников не придется каждый раз изменять приказ, будет достаточно внести корректировку только в приложение.

Не знаете свои права?

Что должен содержать приказ о предоставлении права подписи первичных документов или наделении им?

Рассмотрим порядок составления подобных приказов и отметим основные его элементы:

• Документ составляется на фирменном бланке организации с указанием обязательных реквизитов (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).
• Дата, место составления и номер приказа.
• Констатирующая часть — в ней описывают основания для составления приказа. Данная часть может начинаться с устойчивых словосочетаний: «В связи с…», «В целях…», «На основании…». Если основанием служит некий нормативный акт, то его реквизиты указывают именно в этой части.
• Глагол «ПРИКАЗЫВАЮ» отделяет констатирующую и распорядительную части. Пишется прописными буквами, без кавычек. После него ставят двоеточие.
• Распорядительная часть. Может делиться на пункты и подпункты. В каждом пункте указывают предписываемое действие, срок исполнения, исполнитель, т. е. фамилия, имя, отчество, должность человека, которого наделяют правом подписи, какие именно документы он может подписывать, срок действия приказа.
• Если в приказе идет речь более чем об одном сотруднике, будет удобнее вынести эту информацию в приложение, ссылка на него будет в распорядительной части.
• На приложении в верхнем углу указывают слово «Приложение», его номер (если оно не одно) и реквизиты приказа, к которому он относится.
• Резолюция «СОГЛАСОВАНО» с главным бухгалтером.
• Подпись руководителя.
• Отметка об ознакомлении с приказом работников.

Мы рассмотрим вариант приказа с приложением.

Здесь вы можете скачать образец приказа на подписание первичных документов, а также приложение к нему.

Когда, например, директор уходит в отпуск или уезжает в командировку, работа организации не останавливается. Подписывать накладные или платежные документы все так же необходимо. Именно для этих случаев выбирается сотрудник, который будет иметь право подписи первички, и издается приказ о подписи первичных документов - образец его будет правильным приложить к учетной политике. Но если вы индивидуальный предприниматель или директор решил предоставить право подписи не сотруднику организации, в этих случаях необходимо выписать доверенность, утвержденную по всем правилам, с указанием не только личных данных, но и доверенных ему полномочий с указанием сроков их действия (ст. 185 ГК РФ).

Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

ФАЙЛЫ

Что такое первичные документы

К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:

• акты,
• выписки,
• справки,
• товарные накладные и т.д.

В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.

Кто наделяется правом подписи первичных документов

В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

• специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
• менеджеры и начальники отделов продаж,
• водители-экспедиторы,
• логисты,
• сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

Кто составляет приказ

Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.

Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

Порядок предоставления права подписи

Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:

• составление специальной доверенности,
• написание приказа.

Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.

После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Основание для приказа

По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.

Как написать приказ: основные правила и образец

Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

• номер приказа,
• дату составления,
• название компании,
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

• должности,
• фамилии-имени-отчества,
• списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

Как оформить приказ

Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

После написания приказа

После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.