ФИО и любая другая личная информация о гражданине – это персональные данные. Если у компании есть сотрудники, либо хранятся персональные данные клиентов или других физических лиц, она должна выполнять требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» . За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная.
Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.
Что такое персональные данные?
Согласно закону № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным.
Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится. Относятся данные к персональным или не относятся, решается в каждой ситуации отдельно. Но обычно к ним принято относить:
- фамилию, имя, отчество;
- адрес проживания;
- электронный адрес;
- номер телефона;
- дата рождения;
- место рождения;
- национальность;
- вероисповедание;
- место работы;
- должность;
- рост;
- и т.д.
Как должен защищать персональные данные отдел кадров
Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.
Итак, кадровым сотрудникам следует:
- Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке персональных данных (если работодатель ответственно относится к вопросу соблюдения кадровой службой законодательства о персональных данных – он потратится на учебу).
- Осуществлять все действия с персональными данными (документами, содержащими персональные данные) только с письменного согласия работника. Кстати, сообщение информации о работе того или иного сотрудника кредитным организациям по телефону также должно быть произведено только с письменного согласия работника.
- Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки персональных данных в компании.
- Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным (разграничивать доступ между специалистами по кадрам в соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства).
Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников
Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются.
Если компания имеет дело лишь с персональными данными:
- сотрудников, работающих по трудовым договорам;
- работающих по договорам ГПХ;
- и иными физическими лицами.
Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством – достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных , как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются.
Если круг субъектов и перечень персональных данных шире (например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов), то ограничиться локальными нормативными актами не получится. В таком случае Закон № 152-ФЗ обязывает компанию:
- уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные;
- подготовить перечень документов, определяющий порядок обработки и защиты персональных данных. Перечень таких документов достаточно обширный. Практика показывает, что это:
- Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
- Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных;
- Согласия сотрудников на обработку персональных данных (в т.ч. на передачу третьим лицам и получение у третьих лиц);
- Документ, содержащий положения о принятии оператором правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных;
- Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных;
- Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации;
- Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию;
- Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные;
- Документ о классификации информационных систем;
- Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом;
- Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников.
Если обработку персональных данных по поручению компании выполняет провайдер, (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), то вышеперечисленный перечень документов дополняется:
- Письменным поручением на обработку персональных данных. Такое поручение может быть внесено в основной договор об оказании услуг и должно включать не только поручение провайдеру осуществлять от имени компании обработку персональных данных, но и цели такой обработки, перечень действий с ними, их состав, а также обязательство провайдера соблюдать конфиденциальность и безопасность персональных данных, а также требования к их защите.
- Согласиями на передачу персональных данных провайдеру – от каждого сотрудника
Как видим, перечень документов, регламентирующий обработку персональных данных, достаточно обширный. Чтобы не перегружать документооборот огромным количеством локальных нормативных актов (приказов, положений, инструкций и т.д.), а процесс приема на работу в бесконечный процесс ознакомления с локальными документами, рекомендуется утвердить один документ, регламентирующий все аспекты работы с персональными данными в компании.
Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных
Все ранее перечисленные требования относятся и к провайдеру, в том числе, компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского аутсорсинга.
Добросовестный провайдер:
- По запросу клиента предоставит выписку из федерального реестра операторов персональных данных (компания-провайдер попадает в этот реестр после уведомления Роскомнадзора).
Важно!
Проверить провайдера на соблюдение порядка уведомления Вы можете самостоятельно на сайте Роскомнадзора: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/ .
- Ознакомит со своей Политикой в отношении персональных данных клиентов.
- Включит в договор обслуживания условия о поручении и обязанности провайдера осуществлять обработку персональных данных от имени компании, а также обязанности, связанные с защитой этих данных.
Важно!
Провайдер не обязан брать согласия с субъектов персональных данных, которые он обрабатывает в связи с исполнением договора на обслуживание, поэтому обязательно возьмите письменные согласия с работников на передачу персональных данных провайдеру.
Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ
Возможные нарушения в области защиты персональных данных и суммы штрафов мы привели в таблице:
|
За что могут штрафовать |
Сумма штрафа |
|---|---|
|
Персональные данные обрабатываются не в тех целях, на которое дано согласие Например, персональные данные работника обрабатываются в целях расчета заработной платы, ведения кадрового делопроизводства, но никак не для оформления кредита, открытия лицевых счетов в банках, продажи чего-либо. В согласии на обработку персональных данных обязательно указываются цели обработки – это требование Закона 152-ФЗ. |
от 30 000 до 50 000 руб. |
|
Обработка персональных данных отделом кадров без письменного согласия (когда оно, естественно, требуется) |
от 15 000 до 75 000 руб. |
|
Политика по обработке персональных данных не опубликована или отсутствует в свободном доступе (на стенде, на сайте и т.д.) |
от 15 000 до 30 000 руб. |
|
Оператор персональных данных не отреагировал на запрос сотрудника (субъекта персональных данных) Например, на электронную почту приходит регулярная рассылка с сайта ***, принадлежащего компании ААА. Получатель рассылки направляет в компанию ААА запрос о подтверждении факта обработки его персональных данных, их состава, целей такой обработки и т.д. В течение 30 дней компания ААА должна дать официальный ответ. Если такого ответа не последовало, то это нарушение. |
от 20 000 до 45 000 руб. |
|
Нарушены условия защиты бумажных документов, содержащих персональные данные Например, произошла утечка данных вследствие случайного доступа постороннего лица, уничтожение персональных данных, их распространение и т.д. |
от 25 000 до 50 000 руб. |
Что говорят суды о плохо защищенных персональных данных
- В тексте договора об оказании бухгалтерских услуг отсутствовали существенные условия об обеспечении конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, не был приведен перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, а также не указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Компании выписали предписание устранить нарушение (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.04.2013 по делу № А44-5910/2012).
- Директор передал персональные данные физических лиц (ФИО, адреса, размер долга) провайдеру без письменного согласия этих физических лиц. За нарушение требований закона 152-ФЗ директора оштрафовали (Постановление Нижегородского областного суда от 12.05.2015 № 4а-288/2015).
ТОП-5 нарушений, за которые штрафуют компании и руководителей
Нарушить требования к работе с персональными данными и заработать штраф от Роскомнадзора можно совершенно случайно. Самые распространенные нарушения:
1. Документы оставлены на столе
Очень часто в штатной бухгалтерии и маленьких бухгалтерских фирмах стопки бумаг свалены на рабочем столе, и никто не отслеживает, есть ли в этих бумагах личные данные. Однако оставлять личные документы сотрудников в общедоступном месте нельзя, так как личная информация может оказаться в руках посторонних (коллег, представителей компаний-поставщиков).
Штраф : для руководителя компании – до 10 000 руб.; для компании – до 50 000 руб.; для ИП – до 20 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ).
. Необходимо разработать порядок работы с персональной информацией. В нем четко прописать запрет оставлять на столе бумаги с личными данными и выносить их за пределы кабинета. Документы должны храниться в сейфе или шкафу, где доступ к ним будет ограничен.
2. Работнику не выдали документы с его персональными данными
Речь идет о невыдаче расчетных листков работникам, сведений о стаже и других бумаг. Это также является сокрытием от сотрудника его персональных данных.
Штраф : для руководителя компании – до 5 000 руб.; для компании – до 50 000 руб.; для ИП – до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Пример защиты персональных данных . Высылать работникам расчетные листки на электронную почту либо сообщением на корпоративном сайте вашей организации. Сведения о стаже надо выдать в течение 3-х календарных дней с момента, когда работник за ними обратился, а также в день увольнения.
3. Забыли обновить данные работника
Данные обновляются по просьбе сотрудника, например, в случае смены фамилии после замужества или адреса регистрации. Если компания этого не сделает, то нарушит правила работы с персональными данными.
Штраф : для руководителя компании – до 10 000 руб.; для компании – до 45 000 руб.; для ИП – до 20 000 руб. (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ).
Пример защиты персональных данных . Если сотрудник принес документы, подтверждающие изменения, немедленно вносите новые данные в базу.
4. Размещение личной информации в общедоступном месте
Случается, что личные данные по чистой случайности попадают на стенд или корпоративный сайт – например, в качестве образца заявления на имущественный вычет главбух разместил на стенде копию заявления, полученного от сотрудника компании. Если в документе указаны личные реквизиты, то это нарушение, поскольку сотрудник не давал согласие на обнародование его реквизитов.
Штраф : для руководителя компании – до 20 000 руб.; для компании – до 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
Пример защиты персональных данных . Никогда не использовать реальные документы в качестве образцов, а подготовить образцы с использованием вымышленных сведений.
5. Сообщение имени, адреса и телефона сотрудника третьим лицам
Информацию о сотрудниках может запросить банк или коллекторское агентство. Без согласия сотрудника такая передача сведений является нарушением.
Штраф : для руководителя компании – до 10 000 руб.; для компании – до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).
Пример защиты персональных данных . Передавать информацию о сотруднике по просьбе другой организации или физлицам только в том случае, если работник выдал им доверенность на получение сведений.
***Наша компания ответственно относится к обработке и защите персональных данных – как своих сотрудников, так и клиентов.
В частности, компания 1C-WiseAdvice:
- включена в реестр операторов персональных данных (регистрационный номер 77-16-004753);
- соблюдает Политику в отношении персональных данных и готова предоставить ее по первому запросу клиента;
- добросовестно исполняет обязанности по обработке персональных данных в рамках договоров на профессиональное бухгалтерское обслуживание;
- оказывает профессиональную консультативную поддержку по вопросам защиты персональных данных в процессе оказания услуг.
Специалисты компании 1C-WiseAdvice всегда готовы проверить внутренние документы вашей компании на соответствие требованиям законодательства по обработке персональных данных, составят рекомендации и помогут подготовить необходимые документы, чтобы избежать штрафов.
Обращайтесь – мы с радостью встанем на защиту: персональных данных ваших сотрудников – от сторонних посягательств, а вашей компании – от штрафов!
Связаться с экспертом
Все организации собирают, хранят и используют сведения о своих сотрудниках. Информация личного характера сейчас имеет высокую ценность, а при попадании в руки мошенников она становится средством для совершения преступлений. В этой статье мы расскажем, как и с какой целью компании обрабатывают персональные данные и должны ли они получать на это согласие работников.
Что такое обработка персональных данных
Понятие «обработка персональных данных» включает любые действия, совершаемые оператором с индивидуальной информацией. Среди них:
- сбор;
- уточнение;
- систематизация;
- использование;
- удаление;
- хранение.
Все организации и предприятия являются операторами персональных данных, поскольку обрабатывают их. В ст. 22 закона № 152-ФЗ дается правовое основание обработки персональных данных. Исходя из текста статьи, работодатель вправе совершать действия с личной информацией работников без уведомления об этом намерении органов Роскомнадзора.
Для совершения действий с личной информацией применяются несколько способов. Автоматизированная обработка персональных данных - это обработка на компьютере. Неавтоматизированный способ предполагает использование бумажных носителей. Сейчас в большинстве случаев применяется смешанная обработка, которая сочетает в себе элементы автоматизированной и неавтоматизированной.
Цели обработки персональных данных на предприятии
Выделяют следующие цели обработки персональных данных в организации:
- Заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с гражданами, юридическими лицами, ИП и другими лицами в ситуациях, предусмотренных законодательством и Уставом предприятия.
- Организация кадрового учета организации, обеспечение соблюдения законов, заключение и исполнение обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
- Ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользовании льготами.
- Исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физлиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование.
- Заполнение первичной статистической документации в соответствии с Трудовым, Налоговым кодексом и федеральными законами.
Что такое согласие на обработку персональных данных
Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152 , к таким данным относятся все сведения о человеке - от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.
Персональные данные делятся на 3 категории:
- Общедоступные - основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
- Биометрические - информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
- Специальные - национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично - сведения о работе (причины увольнения и др.).
Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека.
В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.
В каких случаях нужно согласие на обработку персональных данных
Согласие требуется на обработку специальных и биометрических данных. Общедоступную информацию разрешается свободно использовать, если только это не противоречит закону, а также общепринятым нормам морали и этики.
Ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется
Исключение составляют случаи, когда расследуется уголовное дело, проводятся оперативно-розыскные мероприятия. Биометрические данные могут понадобиться, чтобы установить личность при отсутствии у человека документов. В таких ситуациях не требуется согласие на обработку личной информации.
Примерная форма оформления согласия и описание документа
Заявление о согласии на обработку личной информации подается на имя руководителя организации в письменной форме. В шапке документа указываются:
- должность руководителя и наименование организации, которую он возглавляет;
- ФИО руководителя;
- должность работника;
- ФИО работника;
- дата;
- место составления.
Примерный текст документа следующий:
«Данным заявлением я подтверждаю свое согласие на сбор, обработку, использование и хранение моих персональных данных в пределах, необходимых для обеспечения моих трудовых и социальных прав, уплаты установленных налогов, сборов и иных обязательных платежей, отчисления обязательных взносов в государственные фонды и для других целей, вытекающих из трудовых и смежных с ними правоотношений между мной и работодателем в рамках действующего законодательства. Работодатель вправе предоставлять мои персональные данные третьим лицам только в установленных законом случаях».
Под текстом заявления работник ставит свою подпись.
Возможен ли отказ от обработки персональных данных с позиции закона
По закону, отказ от согласия на обработку персональных данных не несет юридических последствий. В ч. 1 ст. 9 ФЗ №152 указано, что само согласие выражается свободно и добровольно.
Ч. 5 ст. 6 того же закона допускает отсутствие согласия на обработку личной информации в случае, если это требуется для исполнения договора, в том числе трудового. Поэтому работодатели, выполняя свои обязанности, в интересах сотрудников могут обрабатывать их персональные данные без получения на то согласия. Это касается только работников, которые уже числятся в штате. Принять человека на работу при его отказе от обработки персональных данных нельзя. В таком случае еще не заключен трудовой договор. Раз этого документа нет, то и обязанности исполнять его у работодателя не возникает.
Иногда отказ от обработки личной информации чреват негативными последствиями. Если на предприятии действует пропускной режим, то при таких обстоятельствах работнику нельзя будет оформить либо заменить пропуск - такое действие выйдет за рамки служебных целей. Поэтому отсутствие согласия повлечет за собой невозможность выполнения трудовых функций.
Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста
Термины, нюансы и частые заблуждения - в материале от экспертов службы безопасности компании «Онланта » (входит в группу компаний ЛАНИТ).
В закладки
Разбираемся в юридической терминологии и тех самых нюансах, из-за которых можно оказаться в суде.
Объясняем термины человеческим языком
Главный закон, который регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных - это Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
Первый термин, который требуется понимать, - персональные данные.
Что такое персональные данные
Это любая информация, с помощью которой можно идентифицировать человека: например, ФИО, дата рождения, образование, доходы и даже семейное положение. Вы спросите: «А что, моя фамилия, напечатанная на визитке, - это тоже персональные данные?»
Ответ: «Да». По закону неважно, напечатана ли на визитке только ваша фамилия или в сочетании, например, с номером телефона и адресом. И первое, и второе, и третье - персональные данные. Правда, за хранение визитки или номера телефона девушки в телефонной книге отвечать по закону не придётся, но об этом ниже.
Идём дальше. В СМИ постоянно пишут «хранение персональных данных». Правильно говорить не хранение, а обработка персональных данных. В чём разница? Хранение - это лишь часть того, что называется обработкой персональных данных. Любые действия, которые вы совершаете с персональными данными (собираете, накапливаете, храните, передаёте, изменяете), в законе обозначены как «обработка персональных данных».
Важно понимать, что в законодательстве выделяется два субъекта персональных данных: оператор и обработчик. Оператор осуществляет обработку персональных данных, а также определяет цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Обработчик - это тот, кто совершает какие-либо действия с персональными данными: сбор, хранение, систематизацию, накопление, уточнение, обновление, изменение, удаление, обезличивание и так далее.
На самом деле, обработчик - это не только конечный пользователь, которому персональные данные нужны для работы, но и любой промежуточный пользователь, через руки которого прошли эти персональные данные. Показываем на практике.
Задачка
У интернет-магазина есть база данных клиентов, которая размещена в «облаке» сторонней компании. С этой базой работает маркетинговое агентство. Вопрос: сколько операторов персональных данных мы имеем?
Правильный ответ - одного. Это интернет-магазин, который задаёт цели обработки персональных данных. Второй вопрос: сколько обработчиков персональных данных мы имеем? Правильный ответ - два.
- Компания, в облаке которой размещена база данных интернет-магазина.
- Маркетинговое агентство, которое извлекает данные и на основе этих данных может подготовить рекламное предложение клиентам.
Персональные данные обрабатываются во множестве различных учреждений: например, в банках, школах, поликлиниках, визовых центрах. Не говоря уже про интернет-страницы, где мы регистрируемся, оставляя свои адреса электронной почты и телефонные номера. Но как и где именно?
Нюанс
В законе есть такой малопонятный термин, как «информационная система персональных данных». Если попытаться объяснить простыми словами - это целый комплекс, состоящий из серверов баз данных, технических средств, обеспечивающих их обработку, и информационных технологий. В соответствии с законодательством любую информационную систему персональных данных необходимо защищать.
Методы защиты информации бывают разными.
- Физическими: например, в комнате, где расположены компьютеры, могут быть установлены камеры, использоваться пропускной режим, сигнализация.
- Техническими - c помощью специализированных средств защиты информации.
- Административными: всевозможные регламенты и правила, регулирующие обработку персональных данных внутри компании.
Пример
Одно из средств защиты информации - это обезличивание персональных данных. Что это такое? В визовом центре каждому подающему на визу человеку присваивается отдельный идентификационный номер. Сам по себе номер не относится к персональным данным, так как обезличивает человека: по нему нельзя определить лицо, подавшего документы на визу.
Кажется, я обрабатываю персональные данные
Итак, с терминологией разобрались. Теперь всем представителям бизнеса, в особенности индивидуальным предпринимателям, у которых может быть всего несколько сотрудников в штате, стоит честно ответить на вопрос: «Обрабатываю ли я персональные данные?»
Да , если вы владелец сайта с посещаемостью пять человек в неделю, но на нём есть форма обратной связи с полями «ФИО, адрес электронной почты, телефон». Информация о том, для каких целей вы собираете персональные данные, как вы их используете, должна быть представлена на вашем сайте.
Да , если вы обрабатываете персональные данные своих сотрудников или сторонних специалистов, нанятых для выполнения каких-то работ.
Да , если вы работаете с частными клиентами и вам требуются их паспортные данные для заключения договоров - это касается турагентств, фитнес-центров, разного рода сервисных компаний, интернет-магазинов и прочего.
И снова да , если вы бюджетная организация, политическая партия или детский сад. Последние обладают не только информацией о ребёнке, но и о его родителях, включая место работы и должность. Не говоря уже о медицинских учреждениях - там море личной деликатной информации, которую необходимо надёжно хранить.
Однако если вы используете данные для личной коммуникации без коммерческой выгоды, то требования законодательства на вас не распространяются и ни о какой уголовной ответственности речи идти не может.
Например, использование вами контактов, напечатанных на визитке, которую вы получили от коллеги, или номеров телефонов в записной книжке на смартфоне, информации в социальных сетях не накладывает на вас ответственность перед законом.
Определяем категорию персональных данных
Поздравляем, вы - гордый обладатель звания «оператор персональных данных». Самое важное теперь - понять, какие именно персональные данные вы обрабатываете. Потому что именно от категории персональных данных зависит, как данные защищать и каким требованиям нужно соответствовать. Категории подробно описаны в ФЗ-152 и постановлении правительства от 1 ноября 2012 г. N 1119.
Категории персональных данных простыми словами:
Общедоступные персональные данные: данные из открытых ресурсов, которые публикуются субъектом персональных данных или с его одобрения. Общедоступные данные - это данные из СМИ или интернета.
Пример: информация, выложенная в открытый доступ в социальных сетях или на сайте компаний. Номер телефона и семейный статус, опубликованный в открытом доступе в Facebook. Имя сотрудника и занимаемая им должность на сайте работодателя.
Биометрические персональные данные: к этой категории причисляются все данные по физиологическим и биологическим особенностям людей.
Пример: вес, рост, цвет глаз или волос, длина волос, группа крови, фотография.
Персональные данные специальной категории: сюда относится информация о принадлежности к какой-либо расе и нации, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья или интимной жизни.
Пример: врачебный диагноз (информация о том, чем вы болели, когда, какой врач вас лечил).
Персональные данные иных видов - сюда входят персональные данные, не вошедшие в указанные выше категории.
Пример: корпоративная информация. Карточки учёта сотрудников, в которых содержатся сведения, с которыми работает HR и бухгалтерия: зарплата, периоды отпуска, даты приёма на работу.
Категория, количество, тип угроз - уровень защиты
После того, как вы определились с категорией персональных данных, вам надо понять точное количество данных, которое вы обрабатываете: до 100 тысяч или свыше 100 тысяч.
Угрозы №1. «Дыры» и уязвимости в операционной системе. Пример: уязвимости, которые используют хакеры для проникновения в операционную систему с целью хищения информации.
Угрозы №2. «Дыры» и уязвимости в прикладном ПО, то есть в софте, который используется в вашей повседневной работе. Пример: Word, Excel.
Угрозы №3. Все другие угрозы, не указанные в первых двух типах. В первую очередь, человеческий фактор. Сотрудник может оставить открытым документ на незаблокированном компьютере, отправить документ на печать на чужой принтер или по электронной почте.
Первый и самый высокий уровень защиты чаще всего применяется для обработки персональных данных в государственных органах и медицинских учреждениях. Четвёртый уровень защиты - самый простой, чтобы его обеспечить, иногда достаточно выполнить организационно распорядительные меры, в основном он касается защиты общедоступных данных.
Определить уровень защиты можно по этой таблице .
Пример
Больница обрабатывает персональные данные своих пациентов - это персональные данные специальной категории. Также она обрабатывает персональные данные сотрудников - это персональные данные иной категории. Скорее всего, у больницы две базы данных. Если сложить обе базы, получится общее количество персональных данных, которые крутятся в информационной системе этой больницы.
Например, всего их - до 100 тысяч. Далее смотрим, как обрабатываются данные: автоматизировано (в компьютере) или не автоматизировано (в ручной картотеке). Если всё автоматизировано, смотрим, какое ПО использует больница, какие у него есть уязвимости.
Исходя из этого выявляются угрозы и их уровень. Складываем все факторы и получаем класс защиты второго уровня. Смотрим, какие требования в законе прописаны ко второму уровню защищённости. На базе этих требований необходимо будет построить защиту информационной системы для соответствия требованиям ФЗ.
Немного про опасность утечек персональных данных
Зачем вообще так беспокоиться о защите персональных данных? Персональные данные - это дорогой товар на чёрном рынке. За профиль, содержащий полные данные медицинской карты человека, мошенникам готовы платить внушительные суммы. Отдельный рынок - продажа деталей банковских карт; аккаунты в социальных сетях.
Последствия утечки персональных данных бывают разными. Данные могут оказаться в открытом доступе в интернете: например, в сети легко можно найти украденные базы данных с адресами и телефонами клиентов компаний. Зная имя и фамилию, любой может узнать домашний адрес человека, залезть в соцсети, посмотреть профиль или просто написать SMS на мобильный телефон.
Персональные данные могут попасть в базу назойливой рассылки какой-нибудь коммерческой организации, тогда их владельца начнут одолевать непрошенными предложениями услуг. Также ими могут воспользоваться интернет-мошенники для онлайн-казино или чтобы открыть электронный кошелёк.
В худших случаях злоумышленник может выдать себя за другого человека и взять кредит на чужое имя. К числу наиболее тяжёлых последствий утечек персональных данных относятся: противоправные действия с недвижимостью, кража денег с банковских карт, шантаж родственников и регистрация фирмы.
Бремя ответственности
Вы поняли важность вопроса и готовы нести ответственность? Правильно. Потому что ответственность за сохранность персональных данных полностью лежит на операторе.
Это значит, что оператор должен позаботиться о том, чтобы информация не утекла в публичный доступ или не попала в руки третьих лиц, которые не имеют на неё никаких прав. Для этого требуется постоянный мониторинг и предотвращение угроз безопасности данных, контроль за уровнем сохранности информации и её восстановление в случае утраты.
В нашей стране Роскомнадзор контролирует соблюдение законодательства в области обработки персональных данных. Этот орган реагирует на жалобы, регулирует отношения между субъектами и операторами.
За технические требования по защите информации отвечает ФСТЭК и ФСБ: они вырабатывают требования и контролируют их исполнение.
Требования по обработке персональных данных
А теперь пришло время изучить таблицы с требованиями по технической защите персональных данных. Подробности можно найти в приказе Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 18 февраля 2013 г. N 21.
Но начните хотя бы с этого:
- Зарегистрируйтесь в Роскомнадзоре как оператор персональных данных. Требуется подать заявление в Роскомнадзор в бумажном или электронном виде. Информация по ссылке .
- Получите согласие в письменном виде от всех субъектов, чьи персональные данные обрабатываются. Согласие на обработку персональных данных - это главный юридический документ, который подтверждает законность обработки персональных данных.
- Разработайте внутреннюю документацию. Ввод в действие приказом руководителя организации «Положения об обработке персональных данных». В этом документе оператор поясняет, как он планирует использовать персональные данные, для чего и куда они будут переданы. Это основополагающий документ, который требуется любому оператору персональных данных. На его основании разрабатываются все остальные распорядительные документы.
Многие владельцы сайтов думают, что если посетитель нажал кнопку «Я согласен на обработку персональных данных», юридических проблем не будет, а обработка данных автоматически попадает в легальное поле. Это не так.
С юридической точки зрения есть только два способа подтвердить своё согласие на обработку персональных данных: поставить подпись на бумаге или при помощи электронной цифровой подписи.
Во всех остальных случаях, если дело дойдёт до суда, владелец сайта никак не сможет подтвердить, кто именно нажимал кнопку «Я согласен». Остаётся только надеяться, что субъект, пришедший к вам на сайт, добровольно передаёт свои данные и жалобу не подаст.
Эксперты службы безопасности компании «Онланта»
Неужели действительно могут быть проверки
Да, проверки могут быть от Роскомнадзора.
Ежегодно Роскомнадзор публикует перечень проверок выборочно из списка зарегистрированных операторов, если компания попала в перечень проверок, то следующая плановая проверка возможна не ранее чем через три года. Посмотреть, не попала ли ваша компания в список этого года, можно .
Проверки вне плана обычно вызваны жалобами. Если проверка внеплановая, вас о ней должны предупредить за сутки в письменном виде.
Также могут быть документарные проверки. При документарной проверке вам пришлют список документов, копии которых надо будет отправить в Роскомнадзор.
Иногда Роскомнадзор делает выездные проверки: инспекторы лично наносят визиты, чтобы проверить компанию на месте.
Подготовка к любой из этих проверок - трудоёмкое занятие. Будете ли вы решать задачу подготовки к проверке самостоятельно, или привлечёте внешних специалистов, для начала надо определить, кто в компании будет отвечать за соблюдение ФЗ-152.
Штрафы, суды и другие ужасы
За нарушение 152-ФЗ предусмотрена гражданская, уголовная, административная, и дисциплинарная ответственность.
Итак, Роскомнадзор провёл проверку, если он обнаружил несоответствия законодательству, он выдаст предписание следственному комитету провести разбирательство по факту нарушения закона «О персональных данных».
После этого прокуратура начнёт проверку, в ходе которой она может приостановить деятельность компании: изъять базу данных компании, в частности, компьютеры, на которых производилась обработка персональных данных.
Нарушителей закона прежде всего ждут штрафы. Размеры штрафов варьируются в зависимости от правонарушений. Так, за обработку персональных данных без письменного разрешения субъектов юридическим лицам придётся понести административную ответственность.
Даже если оператор готов заплатить штраф, а по меркам крупного бизнеса он не кажется огромным, правонарушителю всё равно придётся устранить несоответствие перед законом (например, удалить хранящиеся данные) и уведомить об этом Роскомнадзор.
Худший сценарий - это если Роскомнадзор решит отозвать лицензию компании, запретить бизнесу обработку персональных данных, а сайты, незаконно публикующие персональные данные граждан, подвергнуть блокировке.
За прошедшие несколько лет в России самый громкий скандал был связан с блокировкой сайта LinkedIn, владельцев которого обвинили в обработке персональных данных граждан без их согласия на серверах, находящихся за пределами РФ. Также «нашумела» сервиса autonum.info.
Сколько мне это будет стоит денег и сил
Организовать обработку персональных данных можно самостоятельно или с помощью компании, которая предоставляет подобную услугу.
Если решили обрабатывать персональные данные самостоятельно, потребуется:
- Разобраться, какую категорию персональных данных вы обрабатываете и какие есть технические требования к их защите.
- Своими силами или с помощью ИТ-компании разработать технические решения, подготовить закупки необходимого оборудования и программного обеспечения, установить его и внедрить.
- Оформить все юридические документы. Разработать комплект внутренних документов: инструкций и регламентов.
На это уйдёт в лучшем случае три-четыре месяца, стоимость такого внедрения может составить 200-300 тысяч рублей - это стоимость покупки оборудования, лицензий. Трудозатраты и дальнейшая поддержка информационной системы - отдельная статья расходов. Также потребуется администратор, который будет контролировать работу системы.
Если говорить объективно, совсем маленькие компании просто не выполняют все требования закона в надежде, что проверки не будет. Возможно, её действительно не будет. Другие компании создают «потёмкинские деревни», лишь делая вид, что обрабатывают персональные данные в соответствии с требованиями законодательства, иными словами, «покупают» необходимые документы.
В следующем материале мы покажем, как посчитать стоимость обработки персональных данных внутри компании и расскажем, когда выгоднее заниматься обработкой персональных данных самим, а когда лучше отдать на хранение в «облаке».
C чего начать?!
Итак, Вы наконец то решили "разобраться" с защитой персональных данных в Вашей организации. С чего же начать?!
В первую очередь необходимо назначить ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в организации. Их может быть несколько. Например по 1 сотруднику в каждом отделе, обрабатывающем персональные данные в организации.
В небольших организациях ответственным, как правило, назначают начальника отдела кадров или начальника информационного отдела. Основные задачи ответственного - подготовка документов по защите персональных данных , контроль за соблюдением требований по защите.
На следующем этапе необходимо определиться где и в каком виде присутствуют персональные данные в Вашей организации.
Напомним, что персональные данные – это любая информация о людях. Это могут быть персональные данные сотрудников, данные пациентов (если речь идет о медучреждении), данные граждан (если речь идет о госучреждении) и т.д.
Субъект персональных данных - это человек, персональные данные которого Вы обрабатываете.
Особое внимание следует уделить так называемым специальным категориям персональных данных . К ним относятся персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.
В большинстве организаций обрабатываются только персональные данные сотрудников. Как правило, они присутствуют в бумажных документах (трудовых договорах, платежных ведомостях, личных делах, приказах и т.д.) и в электронном виде (программы для расчеты заработной платы, подготовки и передачи отчетности, выписки доверенностей и т.д.).
После этого необходимо определиться с целями обработки каждого вида персональных данных.
Целями могут быть:
- обеспечение трудовых взаимоотношений (для персональных сотрудников);
- обеспечение медицинской деятельности (для персональных данных пациентов в медучреждениях);
- исполнение федеральных законов (например, ФЗ «Об актах гражданского состояния»).
Нельзя обрабатывать персональные данные без конкретной цели! Обрабатываемые персональные данные группируются по целям обработки. Например: «Сотрудники», «Пациенты», «Граждане».
Для обработки персональных данных в организации за исключением ряда случаев, приведенных ниже, требуется согласие субъекта персональных данных. Согласие может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения за исключениям ряда случаев, приведенных ниже. Это может быть дополнительный пункт в договоре или заявке, которую субъект подписывает собственноручно, либо специальный документ (в терминах закона "согласие в письменной форме ").
Согласие в письменной форме требуется в следующих случаях:
- обрабатываются специальные категории персональных данных
- обрабатываются биометрические персональные данные
- будет осуществляться трансграничная передача персональных данных
Согласие субъекта не требуется
в случаях:
- обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона (например трудового кодекса);
- персональные данные обрабатываются для исполнения договора, заключенного с субъектом персональных данных (например договор подряда).
На следующем этапе для каждой группы персональных данных (ПДн) необходимо определить способы обработки : автоматизированный, неавтоматизированный, смешанный.
Неавтоматизированная обработка – это обработка персональных данных на бумажных носителях.
Автоматизированная обработка (или обработка в информационных системах персональных данных - ИСПДн) предполагает использование компьютера.
Смешанная обработка предполагает как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку группы персональных данных. Она встречается наиболее часто. По результатам данного этапа необходимо оформить документ «Перечень персональных данных». В нем обязательно нужно указать: группы персональных данных, перечень персональных данных (ФИО, адрес, паспортные данные и т.д.), цели обработки, срок хранения персональных данных, способ обработки и другие сведения на Ваше усмотрение.
Организации, обрабатывающей персональные данные, необходимо зарегистрироваться
в Роскомнадозоре. Для этого необходимо подать «Уведомление об обработке персональных данных
».Уведомление не требуется
в случаях:
- Обрабатываются только персональные данные сотрудников.
- Обрабатываются только персональные данные лиц, заключивших договор с Вашей организацией. И эти персональные данные используются только для исполнения данного договора и никуда не передаются без согласия субъекта персональных данных (лица, заключившего договор).
- Обрабатываются только персональные данные членов общественного объединения или религиозной организации.
- Обрабатываются общедоступные персональные данные.
- Персональные данные используются только для однократного пропуска на территорию организации.
- Обрабатываются персональные данные включающие в себя только фамилии, имена и отчества.
- Персональные данные обрабатываются без использования средств автоматизации.
- Персональные данные обрабатываются в системах, имеющих статус федеральных автоматизированных информационных систем или государственных информационных систем персональных данных.
- Персональные данные обрабатываются в соответствии с законодательством о транспортной безопасности
Уведомление отправляется в электронном виде (заполнение формы на сайте http://www.pd.rsoc.ru/operators-registry/notification/form/) и дублируется в бумажном виде с подписью руководителя и печатью.
Субъект (человек персональные данные которого обрабатываются в организации) имеет право запросить сведения о наличии в организации его персональных данных и сами персональные данные. Для работы с такими обращениями необходимы документы: инструкция по работе с обращениями субъектов персональных данных, журнал для регистрации таких обращений и набор бланков для ответов субъекту.
Для персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных (ИСПДн) и обрабатываемых без использования средств автоматизации выдвигаются различные
