"ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И СЛУЖЕБНЫХ ТАЙН В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ"
"ПРИЧИНЫ, ВЫЗЫВАЮЩИЕ УТЕЧКУ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, И МЕРОПРИЯТИЯ ПО ЕЕ ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ"
Утечка секретных сведений - это их бесконтрольное распространение за пределы сферы обращения, ограниченной режимом секретности.
Причинами утечки секретных сведений могут быть:
нарушение исполнителями установленного режима секретности при выполнении закрытых работ;
при работе с секретными документами и изделиями;
разглашение секретных сведений при общении с посторонними лицами;
утрата секретных документов и изделий;
недостатки в организации работы по противодействию иностранным техническим разведкам;
упущения администрации и работников РСО в вопросах организации режима секретности;
несвоевременное принятие мер по закрытию выявленных каналов утечки информации.
Предотвращение утечки секретных сведений в организациях, учреждениях и на предприятиях обеспечивается:
установлением специального порядка допуска к секретным работам, документам и изделиям;
точным выполнением всех правил засекречивания и рассекречивания сведений;
выполнением всех требований секретного делопроизводства;
установлением специальных обязанностей для лиц, которые допускаются к секретным документам и изделиям;
ограничением выезда за рубеж лиц, осведомленных о государственных секретах;
установлением специальных правил в работе с иностранцами, которые посещают предприятия и организации, где ведутся секретные работы;
организацией ведения профилактической работы.
"ДОПУСК ЛИЦ К СЕКРЕТНЫМ РАБОТАМ И ДОКУМЕНТАМ"
К секретным работам и документам могут быть допущены только граждане России, которые по своим деловым, политическим и моральным качествам способны обеспечить сохранность доверенных им тайн. К секретным работам и документам не допускаются лица, имеющие:
психические заболевания;
лица, которые понесли уголовную ответственность;
лица, совершающие поступки, несовместимые с принципами нравственности и морали;
лица, имеющие постоянный контакт с лицами (родственниками) за границей.
На каждое лицо, допускаемое к секретным работам и документам, оформляется допуск, то есть официальное разрешение руководителя предприятия на право выполнения закрытых работ, на право ознакомления с секретными работами и документами.
Существует три формы допуска к секретным работам и документам:
наивысшая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями ОВ, СС, С);
вторая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями СС, С);
третья форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями С).
При командировке сотрудников, имеющих допуск по месту основной работы, на другие предприятия им в первом отделе своего предприятия выдаются справки о допуске к секретным работам и документам, и выписываются командировочные предписания на право выполнения работ.
"ЗАСЕКРЕЧИВАНИЕ И РАССЕКРЕЧИВАНИЕ СВЕДЕНИЙ"
Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.
При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами: 1) решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;
Объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;
оптимизация объема засекречиваемых сведений;
периодический просмотр степени секретности сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.
СД - секретный документ. СС - степень секретности.
Рассекречивание СД производится при:
Изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;
Окончании срока действия грифа;
Изменении международной обстановки;
Появлении новых достижений в науке и технике;
Продаже или передаче вооружения другим странам;
Снятии оружия или б/техники с вооружения.
Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.
"СЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (СДП)"
СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.
Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:
Инструкция 0126;
Ведомственные инструкции по СДП;
ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).
"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"
Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.
Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.
"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.
"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.
"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:
СД выдаются только под личную роспись;
Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
Запрещается держать СД вместе с несекретными;
Запрещается хранить СД в рабочих столах;
При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
"ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
СС документа определяется в соответствии с перечнями;
Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.
"ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА"
Порядок оформления СД:
Гриф;
N экземпляра;
Адрес;
Текст;
Приложения;
Подпись;
Порядок оформления последнего листа:
Исполнители;
Гриф;
Количество листов и экземпляров;
адреса экземпляров;
Машинистка;
Дата.
"РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.
"ПЕРЕСЫЛКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.
Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.
"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:
Оценка ценности СД;
Написание акта на уничтожение СД;
Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ИЗДЕЛИЯМИ (СИ)". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Учет делится на предварительный и основной. Предварительный учет ведется при опытном производстве, а основной - при серийном производстве. Начало учета устанавливается:
При опытном производстве - с момента начала изготовления изделия по секретным чертежам, или с момента, указанного в их документации;
При серийном производстве - с момента, указанного в технических или сопроводительных картах. Если изделие изготовляется из секретных заготовок, то его учет начинается с момента получения этих заготовок. При поступлении изделий извне, их учет начинается с момента поступления. СИ учитываются отдельно от не- секретных. При их учете используются только УН и УО. На каждое изделие оформляется тех. паспорт или формуляр, которые учитываются как СД.
"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
СИ хранятся в упакованном виде, или под опломбированными чехлами. СИ могут храниться:
В спец. хранилищах;
На позициях;
В местах стоянок;
В лабораториях и учебных классах.
Места хранения СИ должны быть оборудованы сигнализацией. Малогабаритные СИ могут сдаваться на хранение в 1-е отделы. При хранении СИ на рабочем месте, после окончания работы с ним оно должно быть зачехлено, а помещение - опечатано и сдано под охрану.
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ТРАНСПОРТИРОВКЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Различают внутреннюю и внешнюю транспортировку СИ. Внутренняя транспортировка - это погрузка, выгрузка и перевозка СИ в пределах охраняемой территории предприятия. При внутренней транспортировке необходимо применять меры по маскировке от средств технической разведки. При внешней транспортировке должны быть применены меры по охране СИ, по его маскировке от технической разведки и по скрытию маршрутов транспортировки и средств доставки.
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ (РС) ПРИ ИСПЫТАНИИ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Необходимо соблюдать следующие меры:
Ограничивать круг лиц, допущенных к испытаниям;
Ознакомление только с теми частями и блоками, которые необходимы для проведения испытаний;
Физическая и техническая охрана полигона;
Легендирование проводимых испытаний;
Маскировка изделий и полигонной аппаратуры;
Ликвидация всех следов и последствий сразу же после окончания проведения испытаний.
"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Уничтожению подлежат СИ, утратившие практическую и научную ценность, забракованные в процессе производства, пришедшие в негодность в результате испытаний, выработавшие свой ресурс. Для уничтожения СИ назначается комиссия. Порядок действия комиссии:
Оценка СИ на годность;
Составление акта на уничтожение;
Сверка комплектации СИ с записью в карточках учета;
Проставление росписей членов комиссии и представление акта на утверждение руководителю предприятия;
Уничтожение. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ (ТСПИ)"
К организационным мероприятиям относятся:
отключение телефонов и динамиков от линии
изъятие эл. Часов
отключение систем селекторной и диспетчерской связи.
Технич. меры:
-экранирование устр-в, излучающих ЭМ энергию
контуры заземления в пределах охраняемой территории
установка спец. устройств в телефоны
питание ЭВТ от мотор-генераторов. (ЭМ – электромагнитный).
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ДИССЕРТАЦИОННЫХ И ДИПЛОМНЫХ РАБОТ"
С точки зрения РС процесс выполнения состоит из след. частей:
Подготовка к выполнению, утверждение темы и плана работ;
Непосредственно выполнение работы;
Защита работы и опубликование результата.
1-й этап: Исполнитель вместе с научным руководителем, определяет степень секретности работы, которая должна быть согласована с РСО предприятия, по тематике которого эта работа выполняется.
2-й этап: РСО предприятия обязаны установить РС по данной работе, который действует до полного завершения работы, включая этап защиты.
3-й этап: Должны быть согласованы и утверждены официальные оппоненты и организации, которые дают отзыв на работу. Определяется и утверждается список лиц, которые допускаются на защиту. Приказом рук-ля предпр-я выделяется спец. аудитория, в которой устанавливается пропускной режим. С целью опубликования результатов работы в открытой печати исполнитель работы обязан представить материалы, предназначенные для опубликования, в экспертную комиссию предприятия, которая определяет возможность опубликования. Если решение положительно, то диссертант (дипломант) должен подготовить документы к опубликованию на основе 2-х документов:
Положение о порядке подготовки материалов, предназначенных для опубликования в открытой печати и в изданиях с грифом "Для служебного пользования".
Перечень сведений, запрещенных к публикации в открытой печати, передаче по радио и ТВ.
"ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ РАССЛЕДОВАНИЙ ПО ФАКТАМ РАЗГЛАШЕНИЯ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, ПО ФАКТАМ УТРАТЫ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ"
Каждый исполнитель, обнаруживший недостачу СД или СИ или узнавший о разглашении секр. сведений, обязан немедленно доложить о случившемся своему непосредственному начальнику и в РСО предприятия. Администрация предприятия в свою очередь должна:
- сообщить о происшедшем в вышестоящую орг-цию и в местный орган ГБ;
принять меры к немедленному розыску утраченных СД и СИ;
провести служебное расследование (Сл.Р.). Для проведения Сл.Р. приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в которую входят работники РСО и представители подразд. предприятия. Комиссия должна: - взять письменное объяснение у лиц, виновных и причастных к случившемуся;
тщательно разобраться в обстоятельствах происшедшего;
Для определения степени секретности утраченных сведений назначается другая комиссия, работа которой заканчивается предварительным заключением о степени секретности утраченных сведений. Акт 1-ой и заключение 2-ой комиссии и письменные объяснения виновных и причастных лиц утверждаются руководителем предприятия и направляются в прокуратуру, органы ГБ и вышестоящие инстанции.
"ПРАВОВАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГРАЖДАН ЗА ПОСЯГАТЕЛЬСТВО НА ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СЕКРЕТЫ, ЗА ГРУБЫЕ НАРУШЕНИЯ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ"
Правовая ответственность граждан за нарушение требований РС и за посягательство на гос.секреты определяется соотв. статьями уголовного и административного права.
Уголовное право предусматривает ответственность:
за измену Родине в форме шпионажа и выдачу гос.тайны противнику
за разглашение гос.тайны без признаков измены Родине
за утрату СД и СИ, содержащих гос.тайну.
Ст. 64а УК РФ (измена Родине в форме шпионажа и выдача гос.тайны противнику): - высшая мера; - лишение свободы (от 10 до 15 лет); - ссылка (5 лет); - конфискация имущества. Ст. 64б: гражданин, завербованный и получивший шпионское задание, но не предпринявший никаких шагов во исполнение этого задания и добровольно заявивший о своих связях с иностранной разведкой, уголовной ответственности не подлежит. Иностр. граждане, виновные в шпионаже: Ст. 65 УК РФ (от 7 до 15 лет). Граждане, виновные в разглашении гос.тайны без признаков измены Родине: Ст. 75 УК РФ (от 2 до 5 лет, при существенном ущербе - от 5 до 8 лет). Граждане, виновные в утрате СД и СИ: Ст. 76 УК РФ (от 1 до 3 лет, при существенном ущербе - от 3 до 8 лет).
"ОСНОВЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ОТ ТЕХНИЧЕСКОЙ РАЗВЕДКИ"
Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.
Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.
Что есть тайна
Тайна - понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.
Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.
По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.
Грифы секретности
В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».
Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».
Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.
Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.
Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.
Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью. Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».
Государственную тайну составляют:
- сведения в военной области;
- сведения в области экономики, науки и техники;
- сведения в области внешней политики и экономики;
- сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.
Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.
Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.
Принципы определения секретности
С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.
Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.
К таким принципам можно отнести:
1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.
Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений. Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности , которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.
2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.
3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.
4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.
Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.
Изменение секретности документов
Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.
Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с в этой области.
На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.
Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.
Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.
Производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.
Порядок работы с секретными документами
1. Порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения секретных (конфиденциальных) документов
Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.
При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами:
-решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;
-объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;
-оптимизация объема засекречиваемых сведений;
-периодический просмотр степени секретности (СС) сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.
Рассекречивание СД производится при:
-изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;
-окончании срока действия грифа;
-изменении международной обстановки;
-появлении новых достижений в науке и технике;
-продаже или передаче вооружения другим странам;
-снятии оружия или б/техники с вооружения.
Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.
Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, отметим наличие двух специфических особенностей (дополнительных этапов) , необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.
Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.
Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) издаваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной этим руководителем записи на черновике документа. На черновике документа, вошедшего в указанный перечень, исполнитель указывает: наименование подразделения (направления деятельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соответствующего руководителя фирмы.
Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.
В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.
В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.
Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.
Таким образом, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-первых, по учету носителей документированной информации и, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.
В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации :
-предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;
-обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроль за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей посредством установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и других;
-обеспечение тайны информации путем изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;
-обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов путем нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.
Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры (рисунок 1.3.):
-прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;
-традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;
-печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;
-перепечатывание отдельных листов и документа в целом;
-снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;
-ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.
При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экземпляр документа.
Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа и все материалы возвращаются исполнителю под роспись в учетной карточке.
При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.
Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализовано исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.
Конфиденциальные документы могут копироваться и размножаться с помощью соответствующей организационной техники с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и размножение конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.
На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.
В ходе изготовления конфиденциальных документов не должны использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать и мусорную корзину, их необходимо помещать в специальные сборники и затем уничтожать в установленном порядке.
На последнем листе всех экземпляров отпечатанного документа (на лицевой или оборотной стороне) проставляются учетный номер, гриф конфиденциальности документа, фамилия исполнителя и номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, дата. Указывается количество изготовленных экземпляров и при необходимости - адресность каждого из них. Может указываться номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Кроме того, учетный номер с указанием грифа конфиденциальности проставляется на нижнем поле каждого листа документа, что закрепляет каждый лист за документом определенного номера. Количество экземпляров документа определяет исполнитель, исходя из реальной потребности в них.
Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например угасание текста при копировании документа, использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.
При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам : шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или скопировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного или (и) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Дискеты подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и работника службы КД в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера.
Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:
-предотвращение доступа к документу должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;
-предупреждение утраты документа или его частей, элементов
-текста в процессе передачи документа при издании;
-перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.
Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:
-заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);
-итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);
-внешнее согласование документа;
-подписание документа руководителем;
-утверждение, одобрение документа (при необходимости).
Процедуры этапа организует лично исполнитель документа. При направлении проекта документа должностному лицу на срок более одного дня передача осуществляется через службу КД с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у должностного лица. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется росписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.
Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы. Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется росписью работника службы КД и датируется.
Следовательно, этапы изготовления и издания конфиденциальных документов характеризуются наличием комплекса специфических ограничительных и учетных процедур, предназначенных для защиты носителя и конфиденциальности информации, Особое значение в этом комплексе имеет процедура учета подготовленного черновика и проекта документа, которая дает возможность организовать постоянный контроль за движением проекта документа и работой исполнителя с ним.
2. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел
Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.
Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.
Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.
Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.
Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.
Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.
Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки. Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается, подписывается руководителем подразделения КД, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.
Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.
После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.
Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.
Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия.
В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.
Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.
Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события.
Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.
Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:
-в заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Месячные планы…», «Отчет о выполнении плана… за - г.»;
-если в деле объединяется переписка с несколькими однородными предприятиями, то в заголовке указывается их обобщенное название, например: «Переписка с приборостроительными заводами…»;
-в конце заголовков дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии».
При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:
-группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);
-раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;
-группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;
-группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, указания, постановления, распоряжения, решения);
-группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;
-группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями;
-группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);
-группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);
-группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;
-группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.
Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.
При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер.
Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения КД при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения.
Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.
Формирование конфиденциальных дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.
Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении КД.
В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения КД допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.
Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, как правило, для документов временного срока хранения.
В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.
Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.
В делах с перепиской поступившие документы помещаются, как правило, вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.
Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.
Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела последнего года действия планов.
Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.
Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.
Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.
О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.
Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.
Список литературы
секретный документ несанкционированный доступ
1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - «РГ» - Федеральный выпуск №4131 от 29 июля 2006 г.
2.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - «РГ» - Федеральный выпуск №4937 от 24 июня 2009 г.
.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.
.Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов - Журнал «Делопроизводство» №1, 2008 г.
.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2010. - 160 с.
Деловые бумаги, содержащие конфиденциальные данные, называются секретными документами. Обычно эти данные хранятся в тайне в течение конкретного периода времени, потом документы либо публикуют, либо уничтожают. Как правильно оформить и произвести уничтожение секретных документов, рассказывается в настоящей статье.
Из статьи вы узнаете:
Уровни секретности документов
Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» регламентирует порядок работы с документацией, имеющей гриф «Секретно». В частности, данный нормативный акт проводит разграничение уровней секретности документов, содержащих государственную тайну и подлежащих охране.
Каждому уровню секретности соответствует определенный гриф:
- «Особой важности»;
- «Совершенно секретно»;
- «Секретно».
Рассмотрим каждый уровень секретности и соответствующий ему гриф подробнее, поскольку от этих атрибутов зависит не только порядок работы и хранения конфиденциальных деловых бумаг, но и порядок их утилизации.
Гриф «Особой важности» ставят на бумаги наивысшей степени секретности. Раскрытие данных, содержащихся в этих документах, представляет большую опасность для государственных интересов. Данная информация подлежит особой защите от разглашения.
Гриф «Совершенно секретно» ставят на бумаги, содержащие государственную тайну. Действующее законодательство регламентирует порядок работы с такой информацией.
Гриф «Для служебного пользования» ставят на бумаги, содержащие информацию, пользоваться которой могут только сотрудники данной организации. Они не имеют права распространять эти данные.
Порядок изменения уровня секретности документов
Организации, оперирующие конфиденциальными деловыми бумагами, должны разработать и составить специальный Перечень сведений, подлежащих засекречиванию. Он будет определять уровень секретности документации. В нем указываются данные, разделенные согласно направлениям. Нормативные акты, действующие в данной отрасли, а также соответствующие законы РФ регламентируют доступ к данному комплексу бумаг.
Согласно действующему законодательству рассекречивание конфиденциальных документов осуществляется не позднее, чем через 30 лет. Существует особая категория документации, остающаяся под грифом секретности более длительное время. Ее состав определяется решением специальной межведомственной комиссии по защите государственной тайны.
Мероприятия по изменению уровню секретности вплоть до полной отмены данного статуса осуществляются специальными комиссиями, в состав которых входят специалисты и эксперты соответствующей предметной области. Перечень членов экспертной комиссии составляется и утверждается генеральным директором компании. В функции данного органа входит работа по составлению актов, разъясняющих причины изменения уровня секретности, рассекречивания или уничтожения конфиденциальных бумаг.
Редактирование грифа секретности, процедура засекречивания и рассекречивания деловых бумаг каждой конкретной организации входит в компетенцию ее руководства. Порядок утилизации конфиденциальной документации определятся соответствующими нормативно-правовыми актами и номенклатурой дел, содержащей сроки хранения каждой бумаги.
Читайте также:
Порядок уничтожения секретных документов
Экспертиза ценности деловых бумаг в обязательном порядке предшествует процедуре уничтожения секретной документации. Без проведения такой экспертизы невозможно установить факт окончания срока хранения той или иной бумаги. Результатом окончания экспертизы становится перечень документов, подлежащих утилизации.
Порядок проведения процедуры уничтожения секретных документов в значительной степени отличается от порядка утилизации обычных бумаг. По истечении срока хранения секретных бумаг полагается пройти определенному количеству времени, только после которого будет подписан акт об их уничтожении . Кроме того, сам процесс утилизации осуществляется в специальных отделах государственных структур. Данный порядок проведения указанной процедуры объяснятся повышенными требованиями к защите от ошибочного удаления особо важных бумаг и с целью оптимизации самого процесса утилизации.
Существует особый регламент передачи бумаг на архивное хранение. Как правило, он подразумевает оформление их в дела по заданным критериям. Наличие описи является обязательным требованием при формировании дела. В ней, кроме прочих данных, указываются и сроки хранения единиц дела. Согласно принятым правилам делопроизводства, в состав одного дела рекомендуется включать бумаги с аналогичными сроками хранения. Однако это не избавляет от необходимости полистного просмотра всех компонентов дела с целью предотвращения ошибочного удаления.
Следующий этап подготовки к процедуре уничтожения - составление акта, с подробным указанием количества страниц и томов, предназначенных для утилизации.
Основной объем работы приходится именно на подготовку и составление акта. Все данные, которые содержаться на обложках дел, должны быть перенесены в текст этого документа. Ситуация осложняется тем, что иногда обложка не содержит всего объема необходимой информации (неполный заголовок, отсутствует дата или индекс), поэтому ее приходится уточнять по сводной номенклатуре дел.
Ответственный работник, который осуществлял экспертизу ценности документов, должен затем подписать акт об уничтожении конфиденциальной документации. Кроме его подписи, акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией. Такое согласование производится на специальном заседании, подтвержденном протоколом. Только после осуществления всех указанных процедур секретные деловые бумаги будут готовы к отправке на уничтожение.
Инструкция о порядке уничтожения секретных документов
Сроки уничтожения документов
Экспертизу ценности удобнее проводить непосредственно перед тем, как секретная документации будет передана на хранение в архив. Практика показывает, что целесообразнее всего данную процедуру производить в начале календарного года. Это связано с тем, что уничтожение документов производится также в начале года, который следует за годом истечения срока хранения. Например, срок хранения документов истекает в октябре 2017 года, стало быть уничтожить их можно будет только после 1 января 2018 года.
Аналогичная схема работы применятся и при уничтожении дел - в том случае, если период хранения бумаг, входящих в дело, истекает в 2017 году, то все дело целиком можно уничтожить после 1 января 2018 года. Как раз этим и обусловлена рекомендация хранить бумаги со сходными сроками хранения в пределах одного дела. Если не следовать данной рекомендации, то процесс постоянного переформатирования документов займет очень много времени. Но главная опасность заключается не в этом. При таком способе хранения вероятность уничтожения бумаг с действующим сроком хранения исключительно высока. Данное нарушение чревато административным наказанием для лиц, его допустившим.
Способы уничтожения документов
В процессе проведения процедуры уничтожения конфиденциальной документации должны быть соблюдены следующие принципы:
Соблюдение требований соответствующих нормативных актов;
Строгое наличие санкции на уничтожение;
Документы, участвующие в текущих судебных разбирательствах, а также связанные с предстоящими расследованиями, уничтожать не следует;
Соблюдение строгой конфиденциальности информации, содержащейся в бумагах в процессе утилизации.
Уничтожение всех копий бумаги, содержащей секретные данные.
Для процедуры уничтожения секретных документов целесообразно обратиться к услугам специальных организаций, специализирующихся на проведении подобного рода мероприятий и обладающих специальным разрешением на это. В случае уничтожения небольшого объема секретной документации, данную процедуру можно произвести самостоятельно путем сожжения.
ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.
"Порядок обращения с секретными документами"
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:
СД выдаются только под личную роспись;
Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
Запрещается держать СД вместе с несекретными;
Запрещается хранить СД в рабочих столах;
При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
"Порядок разработки секретных документов"
СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
СС документа определяется в соответствии с перечнями;
Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.
"Пересылка секретных документов"
СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.
Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.
"Размножение секретных документов"
Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.
"Уничтожение секретных документов"
СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:
Оценка ценности СД;
Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
Написание акта на уничтожение СД;
Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
Акт на уничтожение СД хранится в 1-ом отделе и является отчетным документом при проверках.
