Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.
Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы
При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., « »). Без них прием на работу не состоится.
Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных
Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами
Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Шаг 4. Заключаем трудовой договор
После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:
- трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., « »);
- типовым трудовым договором (подробнее об этом см., « »).
Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве
Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., « »). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.
Прием на работу - казалось бы, что тут сложного? Ведь и Трудовой кодекс РБ (далее - ТК) подробно регламентирует данный процесс, и комментариев по этому поводу достаточно. И все равно должностные лица Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, начиная проверку, находят нарушения.
Рассмотренный в статье поэтапный алгоритм предусматривает подробный порядок действий, который поможет не допустить ошибок при приеме на работу и избежать нарушений в данной процедуре.
ТК предусматривает 2 различных порядка приема на работу в зависимости от того, предшествует фактический допуск к работе письменному оформлению трудовых отношений или нет. Ситуация, когда работник допущен к работе без письменного оформления, - скорее исключение, чем правило. Поэтому рассмотрим классический порядок приема на работу, когда трудовой договор стороны заключают и подписывают до фактического допущения к работе. Итак, все собеседования пройдены, достойный кандидат отобран, устная договоренность о работе достигнута. Начинаем оформление.
Поэтапный порядок приема на работу
Разделим процедуру приема на работу на этапы, которые в свою очередь рассмотрим в виде алгоритмов кадровых действий для подробного анализа и правильного оформления. Итак, поэтапный порядок приема на работу может выглядеть следующим образом:
Шаг 1. Направление кандидата на медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством.
Шаг 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов
Шаг 3. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами нанимателя, связанными с его трудовой деятельностью
Шаг 4. Оформление трудового договора в письменной форме
Шаг 5. Издание приказа о приеме на работу
Шаг 6. Проведение инструктажа по охране труда
Шаг 7. Оформление личной карточки работника
Шаг 8. Допущение работника к работе
Шаг 9. Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени
Шаг 10. Оформление личного дела работника, если ведение личных дел предусмотрено нанимателем
Шаг 11. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника
Шаг 12. Воинский учет
На практике оформление личной карточки работника (этап 7), личного дела (этап 10), документов по воинскому учету (этап 12) и внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника (этап 11) часто происходит после допущения работника к работе. В этом нет никакой ошибки, как и в оформлении их до его допущения к работе. Необходимо лишь соблюдать сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами для оформления данных документов.
Итак, рассмотрим каждый этап приема на работу в виде пошагового алгоритма кадровых действий.
Этап 1. Направление кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством
Обратите внимание, что предварительный обязательный медицинский осмотр (обследование) проводится за счет нанимателя.
Так, обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора должны проходить:
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- лица моложе 18 лет;
- лица, претендующие на должности (профессии), подпадающие под факторы, работы, указанные в приложениях к Инструкции о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих, утвержденной постановлением Минздрава РБ от 28.04.2010 № 47 (далее - Инструкция о медосмотрах), а именно:
Для того чтобы определить, подлежит ли принимаемый работник (кандидат) по той или иной должности, профессии медицинскому осмотру, нанимателю необходимо свериться с указанными перечнями.
Отметим, что помимо предварительного медицинского осмотра законодательством для некоторых категорий работников при поступлении на работу предусмотрен обязательный наркологический осмотр.
Также в ряде случаев при поступлении на работу требуется прохождение обязательного психиатрического освидетельствования. Например, его должны проходить лица, претендующие на работу, связанную с источниками повышенной опасности, работающие в условиях повышенной опасности.
Итак, приведем алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование).
Алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование)
Шаг 1. Оформите направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).
В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются:
Причины направления кандидата на медосмотр;
- вредные, опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать на него воздействие в процессе работы.
В направлении на психиатрическое освидетельствование указываются вид деятельности и условия труда работника, предусмотренные Переч¬нем медицинских психиатрических противопоказаний.
Форма направления на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование) законодательством не предусмотрена. Как правило, направление составляют на бланке письма организации.
Образец направления на предварительный медицинский осмотр смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 2. Подпишите и зарегистрируйте направление на медицинский осмотр.
После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем нанимателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.
Шаг 3. Выдайте кандидату на работу направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).
Медицинский осмотр (обследование) проводится с момента обращения лица. Отметим, что срок прохождения работником предварительного медицинского осмотра законодательством не установлен, поэтому определите срок прохождения по взаимной договоренности в разумных пределах.
Шаг 4. Получите от кандидата на работу медицинское заключение и оцените его результаты.
Лицу, прошедшему предварительный медицинский осмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается справка, срок выдачи которой - 1 день после прохождения медицинского осмотра.
Если поступающему на работу лицу работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами противопоказана, оригинал справки выдается работнику на руки через 1 день после прохождения медицинского осмотра.
Этап 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов
Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить нанимателю документы, предусмотренные ст. 26 ТК.
Так, при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:
1) документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
3) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;
5) индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);
6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.
Прием на работу без указанных документов не допускается.
Алгоритм кадровых действий при получении необходимых документов от лица, поступающего на работу, будет следующим.
Алгоритм кадровых действий при получении необходимых документов от лица, поступающего на работу
Шаг 1. Получите и проверьте подлинность предъявленных документов.
Получив перечисленные в ст. 26 ТК документы, проверьте их подлинность и сопоставьте их друг с другом. Убедитесь, например, что предъявляемый паспорт принадлежит именно данному лицу и фамилия, имя, отчество, указанные в нем, совпадают с данными диплома.
Шаг 2. Перенесите необходимые сведения в личную карточку работника.
От редакции:
Несмотря на то что на территории Республики Беларусь нормы постановлений Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» и от 28.06.1990 № 94 «О дополнении постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» согласно п. 1 постановления Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 не применяются, личную карточку наниматель должен вести на каждого работника. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) согласно приказу (распоряжению) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2 (пп. 16 и 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)). Следовательно, ведение личной карточки формы Т-2 необходимо, хотя и отсутствует ее унифицированная форма и законодательством не определен порядок ее ведения и заполнения. В данном случае нанимателю необходимо самостоятельно разработать форму личной карточки Т-2, руководствуясь требованиями требованиями Инструкции № 30. За основу можно взять ранее действовавшую форму Т-2.
Шаг 3. Снимите копии с документов, заверьте их и поместите в личное дело (при необходимости).
К таким документам относят документы об образовании, повышении квалификации, переподготовке и т.д.
От редакции:
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ.
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности устанавливает Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).
Шаг 4. Возвратите документы лицу, поступающему на работу.
Шаг 5. Оформите страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (для лиц, впервые поступающих на работу).
Если лицо поступает на работу впервые, на него нужно оформить страховое свидетельство государственного социального страхования.
Так, застрахованному лицу выдается свидетельство социального страхования в порядке, установленном Советом Министров (ст. 7 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»).
От редакции:
Свидетельство социального страхования выдает орган Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты на основании представленной анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1, являющейся приложением 1 к Правилам индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837.
Шаг 6. Произведите и оформите прием трудовой книжки от работника (в случае приема лица, поступающего на работу не впервые).
Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для всех работников, кроме лиц, принимаемых на работу по совместительству, работников, поступающих на работу впервые, или лиц, у которых трудовая книжка отсутствует по определенным причинам.
Порядок действий при приеме трудовой книжки будет следующим:
1) получите у лица, поступающего на работу, трудовую книжку;
2) зарегистрируйте ее в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
3) после регистрации поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.
Трудовая книжка, принятая от работника, регистрируется в день приема на работу в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, которую ведет кадровая служба или другое подразделение, оформляющее прием и увольнение работников.
От редакции:
При приеме от работника трудовой книжки выдайте ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.
Наниматель должен обеспечить хранение трудовых книжек в целях обеспечения их сохранности. Трудовые книжки хранятся, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.
Шаг 7. Оформите трудовую книжку работнику (в случае приема лица, впервые поступающего на работу, либо ее утраты).
Наниматель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые (п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).
Наниматель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним.
Порядок действий при оформлении трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, будет следующим:
1) напишите заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки;
2) получите в бухгалтерии бланк новой трудовой книжки и взыщите с лица плату за него;
3) оформите титульный лист трудовой книжки;
4) получите подпись работника на титульном листе трудовой книжки;
5) подпишите титульный лист трудовой книжки с проставлением печати нанимателя;
6) внесите сведения об оформленной трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
7) поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.
От редакции:
Обратите внимание, что и в данном случае работнику, впервые поступающему на работу, после оформления трудовой книжки и помещения ее на хранение в специально предусмотренное для этого место также необходимо выдать расписку произвольной формы, содержащую реквизиты организации о приеме от него трудовой книжки.
Бланки трудовой книжки и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (часть первая п. 59 Инструкции № 30).
За оформление трудовой книжки с лица, поступающего на работу впервые, взимается плата в размере стоимости бланка трудовой книжки.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.
В трудовую книжку при ее оформлении вносят следующие сведения о работнике:
а) фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним трудовая книжка регистрируется в день оформления.
От редакции:
Более подробно об алгоритме кадровых действий при получении бланка трудовой книжки для заполнения лицу, впервые поступающему на работу, и последующего его учета читайте в статье Н. Владыко «Алгоритм получения, учета и выдачи трудовой книжки» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я - специалист по кадрам», № 4, 2012.
Если лицо поступает на работу не впервые, но трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине не имеет и просит оформить ему новую трудовую книжку, то наниматель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.
Порядок действий в такой ситуации будет следующим:
1) получите заявление лица, поступающего на работу, о выдаче новой трудовой книжки (в заявлении лицо, поступающее на работу, должно отразить причины отсутствия у него трудовой книжки);
2) напишите заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки;
3) получите бланк новой трудовой книжки из бухгалтерии и взыщите с лица плату за него;
4) оформите титульный лист новой трудовой книжки;
5) получите подпись работника на титульном листе новой трудовой книжки;
6) подпишите титульный лист новой трудовой книжки с проставлением печати нанимателя;
7) внесите сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
8) поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.
От редакции:
Об алгоритмах кадровых действий по другим этапам процедуры приема на работу читайте в следующих номерах журнала «Я - специалист по кадрам».
Наталия Владыко, юрист
Прием на работу оформляется в течение 3 дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.
Порядок приема на работу
Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.
Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).
Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:
- Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
- Работодатель составляет кадровую документацию.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:
- паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
- трудовая книжка;
- документы воинского учета;
- СНИЛС (пенсионное свидетельство);
- документы об образовании;
- справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.
Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).
Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки справок 2-НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.
Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, начиная с 01.04.2016 должны будут ежемесячно отчитываться в ПФР. Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).
При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.
ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Оформление документов при приеме на работу
На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:
- Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. В статье вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.
- Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
- Кадровая служба в 3-дневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
- Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше 5 дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 КТ РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
- Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2.
Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой .
Итоги
Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.
Знание правил и необходимых документов при трудоустройстве поможет сэкономить время и силы соискателям.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Последние изменения в требованиях по оформлению сотрудников, а также особенности найма не таких распространенных групп кандидатов, как мигранты, несовершеннолетние или осужденные, будут полезны специалистам отделов по подбору персонала и кадровых служб.
Что говорит закон?
Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:
- Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
- Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда №69 от 10.10.2003. Описывают требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
- Постановление №1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики. Содержит образцы первичных документов по новым сотрудникам:приказ о приеме на работу; личная карточка.
Ознакомиться с текстом документов можно здесь:
Важно: нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации.
Такие факты выявляются в ходе проверок государственной инспекции труда.
Правила и порядок приема на работу
Для того чтобы ускорить оформление соискателей и не ошибиться при этом, следует придерживаться общей схемы приема на работу и стандартного перечня документов.
Общая схема
Порядок приема сотрудника на работу проходит в 6 основных этапов:
- Проверка предоставленных соискателем . В зависимости от требований работодателя кандидат должен подтвердить образование, опыт работы, владение различными навыками.
- Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Среди наиболее распространенных выделяются: должностная инструкция; правила внутреннего распорядка; требования по дресс-коду или коммерческой тайне.
- Согласование и подписание . Документ составляется как минимум в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
- Подготовка :
для одного сотрудника форма №Т-1; для учета группы специалистов №Т-1а. Приказ содержит краткие выжимки сути трудового договора: величину оклада;
наличие ; должность, отдел. - Оформление личной карточки по форме №Т-2. На данном этапе информация о новом сотруднике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на специалиста может быть заведено личное дело, если это предусмотрено распорядком организации.
- Внесение сведений в трудовую книжку. В случае если сотрудник устраивается на работу впервые, то такой документ заводится работодателем.
Общий список документации
Представитель организации вправе требовать определенный законом перечень документов от соискателя, однако, на практике сотрудник кадровой службы может запросить и иные бумаги.
| Обязательные документы согласно 65 статье ТК РФ | Дополнительные сведения и справки |
| паспорт (законом допускается предоставление и других документов, удостоверяющих личность, но на практике необходим именно паспорт) | идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) |
| трудовая книжка (при условии, что работник устраивается не впервые) | подтверждение регистрации |
| документальное подтверждение уровня квалификации при необходимости (дипломы, аттестаты) | медицинские заключения (если должность предусматривает прохождение обследований состояния здоровья, то работодатель обязан это оплатить) |
| страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | рекомендательные письма |
| для мужчин, а также для всех военнообязанных необходимо предъявить документы воинского учета () |
Важно: в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.
Особенности
Приведем ряд нюансов порядка оформления при устройстве на работу как в стандартных ситуациях, так и при найме персонала отдельных категорий.
Сведения позволят не нарушить требования законодательства страны и не ущемить права кандидатов.
В стандартной ситуации
При приеме на работу соискатель вправе самостоятельно предъявить документы установленной формы, свидетельствующие о праве на льготы или особые условия труда:
- справка об инвалидности;
- свидетельства о рождении ребенка или о заключении брака;
- справка о беременности.
В случае если такие документы не предоставлены кандидатом, то работодатель принимает его на стандартных условиях и не несет ответственности за несоблюдение законодательных норм по отношению к особым категориям занятых.
Дистанционные работники
При найме удаленного сотрудника документы оформляются в электронном виде, подписывается также дистанционно.
Такую возможность дает использование работодателем и специалистом электронных подписей.
Копии документов соискателя, предварительно заверенные у нотариуса, высылаются почтовыми службами.
В дальнейшем по требованию сотрудника организация может отправить ему бумажный экземпляр трудового договора или приказа о приеме на работу.
Пример:
Московская фирма ООО «Лотос» оформляет на удаленную занятость программиста Николаева Н.Н. из Хабаровска. Заверенные копии документов, отправленные кандидатом по почте, дойдут до отдела кадров в течение 1–2 недель. Для ускорения приема на работу Николаев Н.Н. отправил копии необходимых бумаг по интернету, защитив их цифровой подписью. В этот же день аналогичным способом был подписан трудовой договор в электронном виде, сотрудник был официально оформлен.
При этом закон допускает не вносить сведения о дистанционной занятости в трудовую книжку. Поэтому работник может не отправлять данный документ.
Медицинские работники
Оформление приема на работу такой категории сотрудников требует учета ряда особенностей:
- Обязательное наличие документов о медицинском образовании: диплома; действующих сертификатов, лицензии специалиста; протокол специального экзамена, в случае если кандидат получил квалификацию за рубежом.
- Указание места работы и должности согласно установленным государством правилам. При неправильном или произвольном указании должности теряются льготы, которые соответствуют статусу медицинского работника (например, право на досрочный выход на пенсию).
- Прохождение обязательных обследований здоровья.
К индивидуальному предпринимателю
При оформлении первого сотрудника индивидуальный предприниматель обязан пройти регистрацию как работодатель в 2-ух инстанциях:
- Пенсионный фонд (в течение месяца с момента подписания первого трудового договора);
- Фонд социального страхования (за 10 дней после заключения трудового договора).
После этого индивидуальный предприниматель получает реквизиты для перечисления взносов за свой персонал.
В остальном порядок оформления документов аналогичен общей схеме приема на работу.
Материально-ответственные лица
При оформлении таких сотрудников представитель организации вправе заключить договор полной материальной ответственности.
По документу специалист обязан возместить причиненные убытки компании, если они произошли по его вине.
Такой договор имеет законную силу при выполнении следующих условий:
- достижение сотрудником совершеннолетнего возраста;
- должность и обязанности специалиста предусматривают работу с различными ценностями и входят в перечень Постановления Минтруда № 85 от 31.12.2002.
Несовершеннолетние граждане
При , к перечню обязательных документов добавляются:
- заключение о прохождении обследования здоровья (проводится за счет работодателя);
- согласие родителей или попечителей на трудоустройство (в случае если кандидату 14–16 лет).
Важно: работа не должна быть вредной для здоровья и основываться на физическом труде.
Несовершеннолетним специалистам не устанавливается испытательный срок.
Осужденные
Граждане, исполняющие исправительные или обязательные работы, оформляются в особом порядке:
- место трудовой деятельности определяется органами местного самоуправления при согласовании с уголовно-исполнительными инспекциями (УИИ);
- работодателю отравляется официальное извещение с приложением копии приговора (подтверждение факта получения такого документа представитель компании должен направить в УИИ, заполнив отрывную часть от него);
- осужденному выдается предписание о трудоустройстве с указанием организации и необходимости явиться на место исправительных работ;
- представитель работодателя заполняет отрывной талон в предписании и выдает его сотруднику для предъявления в УИИ.
Порядок приема на работу предполагает оформление соискателем соответствующего заявления . Документ может быть составлен в произвольной форме или в форме, принятой в организации. Вместе с заявлением соискатель предоставляет обязательные документы для приема его на работу. К ним, согласно статье 65 ТК РФ, относятся: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании (если требуются).
Порядок приема на работу: общие правила
До оформления в штат работодатель должен ознакомить нового сотрудника с рядом локальных нормативных актов:
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- инструкцией по охране труда;
- положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;
- положением об аттестации;
- положением о коммерческой тайне;
- положением об оплате труда;
- графиками работы;
- графиками сменности.
При отсутствии правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета рабочего времени невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня.
Алгоритм приема на работу: заключение трудового договора
Следующий этап оформления приема на работу – подписание с работником трудового договора . Порядок приема работника на работу подразумевает издание приказа о трудоустройстве по форме Т-1. Документ издается на основании заключенного трудового договора.
В приказе должны быть указаны: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей деятельности (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя.
Ознакомившись с порядком приема сотрудника на работу, вы можете составить документы, необходимые для этой кадровой процедуры, в нашем онлайн-сервисе. Готовые акты, соглашения, приказы можно скачать в формате Word или PDF.
