Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.
Попробуем разобраться в этом вопросе.
ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.
До 2006 года
До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:
С 2006 года
В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).
Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:
Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.
Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.
В результате
- служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
- обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером. Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
- ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).
Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.
Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.
ФАЙЛЫ
Кто занимается утилизацией документов
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Правила по составлению акта об уничтожении документов
Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
- Вначале документа указывается название организации.
- Отдельно вписывается состав комиссии.
- В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
- Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
- В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Хранение акта
После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.
Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.
Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.
Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.
Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:
- Порча документации в результате возгорания или затопления;
- Хищение бумаг;
- Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).
Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.
Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.
Что нужно проверить при составлении акта?
- Приведение полного перечня уничтоженной документации;
- Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
- Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.
Что говорит законодательство?
Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.
Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).
Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:
- В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
- Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
- Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.
Порядок составления акта
Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).
Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:
- Наименование дела (общее название документа);
- Крайние даты;
- Номер документа по описи или номенклатуре;
- Количество хранящихся экземпляров;
- Период хранения;
- Статьи согласно Перечню.
Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.
Сроки хранения
Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.
Выводы
Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.
Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.
Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:
М ы получили интересный вопрос читателя. И когда стали разбираться в нем, поняли, что он может быть полезен многим и ответ на него может вылиться в интересную статью. Вот о чем нас спросили:
- Кому: delo@сайт
- Тема: Бесплатные консультации
Подскажите, пожалуйста, относятся ли документы с грифом «Для служебного пользования» к разряду документов конфиденциального характера? Какими нормативными актами регулируется порядок работы с документами, имеющими гриф «ДСП»? Могут ли коммерческие структуры отправлять исходящие документы с таким грифом или это прерогатива органов государственной власти? Заранее спасибо.
- Светлана Галкина
- заведующая канцелярией, г. Саратов
Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно - «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».
Хоровод различных видов тайн на фоне пробелов законодательства
В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство» . Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:
- общедоступную и
- ограниченного доступа.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Статья 7. Общедоступная информация
1. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен...
Статья 9. Ограничение доступа к информации
1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.
3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.
5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.
По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна : это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП» . Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации .
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1 993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну . Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной , но и коммерческой , а также иной охраняемой законом тайны .
Фрагмент документа
Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне . И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.
Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна» . Речь, в частности, идет о:
- неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
- тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений , иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
- банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
- налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
- тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
- адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
- тайне следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства , а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты , осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
- журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
- аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
- сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные» ), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
- сведениях о сущности изобретения , полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
И это не полный перечень возможных «тайн»!
Что делать коммерческой организации?
Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.
Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).
Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 10 «Охрана конфиденциальности информации» Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Пример 1
Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях , приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11 .1994 № 1 233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».
В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 № 124871-4 «О служебной тайне». 18 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.
Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП») . И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!
Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально» , которую проставляют штампом.
