Протокол собрания жильцов дома – это основной документ, который принимается по результатам проведенной встречи собственников жилья. На собрании решаются ключевые вопросы о содержании дома, а его решения обязательны для всех проживающих граждан.
В многоквартирном доме, как правило, есть много собственников квартир, поэтому для решения вопросов, связанных с совместным имуществом, обязательно проводятся общие собрания. Согласно статье 45 Жилищного Кодекса порядок их проведения следующий:
- Ежегодно в обязательном (плановом) варианте.
- По инициативе любого из собственников в случае необходимости (в любое время).
- По инициативе Управляющей компании в любое время по необходимости.
Если собрание проводится по инициативе собственника или Управляющей компании, уполномоченные лица обязаны вручить всем владельцам жилья письменные уведомления под подпись либо отправить заказные письма с соответствующей информацией. Уведомления граждане получают не позднее, чем за 10 календарных дней до проведения собрания. Бланк выглядит так.
Состав собрания следующий:
- Председатель, ведущий собрание. Избирается из числа собственников простым голосованием.
- Секретарь, который протоколирует ход заседания и также выбирается из состава собравшихся.
- Кворум – т.е. все собравшиеся, число которых должно быть не менее половины от общего числа жителей. Именно таким составом собрание может принимать решения. В противном случае они неправомочны, и требуется собрать всех снова.
- Специально приглашенные уполномоченные лица (представители местной Администрации, депутаты, общественные деятели, должностные лица Управляющей компании и т.п.).
Часто для участия в мероприятии избирают Счетную комиссию, которая занимается подсчетом голосов и фиксированием соответствующих результатов.
Порядок проведения собрания следующий:
- Регистрация всех присутствующих собственников (письменная).
- Вступительное слово председателя, оглашение повестки дня.
- Поэтапный разбор каждого вопроса с обязательным голосованием, которое может осуществляться простым поднятием рук или с помощью бюллетеней. Последний вариант намного удобнее, поскольку исключаются даже малейшие неточности, а также возможность фальсификации голосов. Голосовать обязаны все присутствующие в конкретной позицией: «ЗА» или «ПРОТИВ». Если позиция не занята, голос по умолчанию переходит в категорию «Воздержался».
- Разбор личных вопросов собственников.
- Подведение итогов и заключительное слово. Принятие протокола общего собрания собственников.
Какие вопросы могут быть решены на собрании
Полный перечень всех вопросов, по которым можно созывать собрание и принимать соответствующие решения, перечислены в статье 44 Жилищного Кодекса. К ним относятся:
- Вопросы, связанные с разнообразными пристройками к жилому дому, а также с другими способами его расширения. Например, можно решить вопрос о том, можно ли позволить жильцам на первом этаже делать пристройку к своей квартире. Или возможно ли расширить жилую площадь дома за счет помещений в подвале или на чердаке и т.п. Все эти мероприятия называются реконструкция жилого дома.
- Вопросы, связанные с особенностями использования земельного участка, который располагается вокруг дома. Например, можно ли предоставить его для строительства гаражей, как необходимо обустроить его, какие средства заложены на это в текущем году, есть ли возможность озеленения и т.п.
- Решения по назначению ответственных лиц, которые смогут заключать договоры с гражданами и/или сторонними организациями, намеревающимися задействовать придомовую территорию в коммерческих целях: например, строительство рекламных конструкций, а также использование поверхностей дома для монтажа наружной рекламы и т.п.
- Вопросы, связанные с текущим техническим обслуживанием, ремонтом дома (в том числе капитальным), реконструкции отдельных инженерных объектов (модернизация лифта, благоустройство подъезда и многое другое).
- Принятие решения о том, как именно собственники будут управлять домом. Здесь имеется в виду конкретный способ управления:
- собственниками без посредников;
- Управляющей компанией, с которой заключается соответствующий договор;
- собственниками через свои органы – ТСЖ.
- Решения о назначении дополнительных сотрудников для работы по содержанию дома, оказанию охранных, представительских и других услуг: консьержа, охранника, дворников и других.
- Разрешение вопросов, связанных с парковкой: разметка, облагораживание территории, расширение зоны паркинга, вопросы обслуживания подземной парковки и другие.
ВАЖНО. Повестка каждого собрания всегда описывается в приглашении, которое раздается/присылается каждому собственнику. На собрании изменить круг вопросов невозможно, равно как и голосовать по тем вопросам, которые не включены в повестку.
Протокол собрания: образец 2019
Стандартный бланк протокола общего собрания жильцов включает в себя несколько обязательных пунктов:
- Какое количество собственников присутствовало.
- Кто был приглашен кроме собственников (если таковые есть).
- Повестка дня (перечисление всех четко сформулированных пунктов).
- Далее каждый вопрос расписывается подробно: как он регулируется законодательством с отсылками на конкретные акты, что было решено собранием, сколько голосов «ЗА» и «ПРОТИВ», сколько «воздержались» с указанием общей площади тех, кто как голосовал.
- Дата, время проведения, место проведения и подписи председателя и секретаря.
Также предполагается вложение нескольких приложений:
- С пофамильным списком всех собственников, участвовавших в собрании (указывается номер квартиры, ее площадь, ставится собственная подпись каждого владельца).
- С результатами голосования по каждому вопросу (количество голосов и суммарная площадь).
- Списки членов Правления ТСЖ или Ревизионной комиссии, которые были избраны из состава участников.
Протокол общего собрания жильцов и приложения к нему подписываются Председателем и секретарем, на них проставляются штампы; вместе они считаются единым документом.
Стандартный бланк и его форма приводится ниже.
Протоколы собрания: реальные примеры
Собрания могут проходить по разным вопросам, и в основном они зависят от особенностей жилья и способа управления многоквартирным домом. Например, в новостройке чаще всего первые собрания посвящаются таким моментам:
- Избрание старшего по дому, по подъезду, Председателя ТСЖ.
- Решение вопроса о благоустройстве территории, об озеленении, строительстве и/или реконструкции детской площадки.
- Выбор Управляющей компании или выступление представителя уже избранной компании.
- Решение вопросов об использовании общих территорий – площадок на лестничных пролетах, цокольных этажей, чердаков, крыши.
- Возможные назначения представителей, которые заключат договоры с гражданами или фирмами, заинтересованными в размещении рекламы на наружных поверхностях нового дома или рядом с ним.
- Вопросы об обслуживании дома с привлечением соответствующих работников и др.
Жильцов более старых домов чаще всего беспокоят вопросы, связанные с качеством обслуживания многоквартирного дома, собрание собственников которого принимает соответствующее решение:
- Вопросы о капитальном ремонте.
- Решения о возможной смене Управляющей компании в связи с неудовлетворительным качеством работ по ремонту и обслуживанию.
- Тарифы по оплате содержания дома и многие другие вопросы.
Выдержки с повесткой дня из реальных протоколов собраний жильцов приводятся ниже.
Все важные решения, принимаемые на общих собраниях, обязательно должны протоколироваться. Документальная фиксация того, как проходило мероприятие, может в дальнейшем понадобиться при возникновении разногласий - вплоть до обращения в вышестоящие инстанции.
Что это за документ
Образцы протоколов общего собрания должны соответствовать ряду требований, которые мы и рассмотрим в нашей статье. Если правильная форма его не соблюдена, с юридической точки зрения принятые решения можно считать недействительными.
Именно поэтому знание правил того, как составить протокол, очень важно. Любой, кому предстоит за это отвечать, обязан владеть данной информацией.
Обязательны к составлению протоколы, если общее собрание участников ООО посвящено встрече с представителями иных фирм, решению выносимых на комиссию споров и проблем, производственным переговорам. Его главная цель - зафиксировать документально те договорённости, которые совместным решением оказались принятыми в ходе мероприятия.
Если затрагиваются такие серьёзные моменты, как изменения в составе учредителей, вопросы реформирования или полной ликвидации фирмы и т. п., протокол составляется с предварительным изучением того образца, который брался во внимание при написании предыдущего аналогичного документа.
Право проверки правильности его ведения принадлежит контролирующим органам. Если ими обнаружатся юридические несоответствия, итоги мероприятия будут объявлены недействительными.
Что конкретно он содержит
Составляется протокол в двух экземплярах и не позже, чем через 15 дней с даты, когда проводилось собрание. Вот перечень сведений, обязательных для указания в нем:
- время и дата проведения собрания;
- адрес, где шло заседание;
- общее количество голосов участников с учетом отсутствующих;
- данные лица, назначенного председателем, и тех, кто составил президиум.
Обязательным пунктом является список вопросов, которые содержит повестка дня. Главные из них, подлежащие разрешению, формулируются в форме тезисов и перечисляются в бланке протокола. В обязательном порядке фиксируется и информация о принятом решении по каждому конкретному пункту.
Предварительная подготовка
Тот, кто отвечает за организацию и проведение всего мероприятия, должен позаботиться о выполнении ряда предварительных процедур, а именно: он формулирует повестку собрания, заботится о сборе нужных документов и занимается оповещением о его месте и дате всех, кто имеет право на участие. Те обязаны быть проинформированы по вопросам предполагаемой повестки дня, чтобы иметь возможность подготовиться.
Информация о присутствующих вносится в протокол секретарем до начала совещания. Для этого количество зафиксированных в протоколе голосов должно находиться в соответствии с предварительно составленным перечнем предполагаемых присутствующих.
Так как порой невозможно моментально зафиксировать всю информацию, поднимаемую в ходе обсуждения, ответственному за ведение протокола позволяется для соблюдения достоверности использовать аудио- и видеозапись. Кроме того, секретарю предписывается вести наброски от руки на бумаге.
В обязательном порядке образцы протоколов общего собрания содержат сообщения всех, кто выступал, краткое содержание предлагаемых к реализации проектов и всю документацию, на основании которой принималось окончательное решение. Если что-то из этого будет упущено, юридически документ можно признать недействительным.
Разные формы ведения
Законодательство позволяет вести протокол в развернутом или же кратком виде. Последняя форма получила название протокола-схемы. Туда, как правило, заносится информация о докладчиках и краткие итоги дебатов. В подробной же форме расписывается суть каждого из выступлений.
Какой именно вид документа выбрать, решает руководство. Чаще всего этот вопрос согласовывается председателем с участниками.
Протокол общего собрания ООО не может быть признан действительным, если в нём не указано название организации в полном виде. Сокращенная аббревиатура должна быть прописана лишь после того.
Все данные обязаны соответствовать учредительным документам. В заголовке протокола указывается вид заседания или наименование проводящего его органа. Далее секретарем прописывается вся информация по ведению мероприятия, которое может быть плановым, внеочередным либо ежегодным. Возможны и другие варианты.
Закон требует составления протоколов с периодичностью не реже раза в год. Форма мероприятия также обязательна к фиксации в протоколе и подразумевается с личным присутствием участников либо заочной.
Что еще важно
Образцы протоколов общего собрания в обязательном порядке содержат фактический адрес проведения. Основная часть бланка содержит тот перечень задач, которые требуется решить на совещании. Если речь идет о годовом собрании, по закону следует проработать определённое количество обязательных вопросов.
Немаловажный пункт - регистрация каждого члена собрания. При этом указывается его ФИО, должность и число голосов, имеющихся в обладании. Если речь идет об акционерном обществе, вносятся данные паспортов или доверенностей.
Время начала и окончания совещания также фиксируется секретарем, что немаловажно. Если будут обнаружены фактические (даже формальные) погрешности заполнения бланка, все принятые решения станут недействительными.
По результатам выступлений вписываются их основные положения без приведения полного текста каждого доклада, то есть информация подается секретарем тезисно. Процедура завершается подписанием протокола председателем и секретарем с обязательным проставлением фактической даты заполнения.
Если предстоит собрание трудового коллектива
Таковое проводится по поводу событий, значимых для всех. Цель его - решить накопившиеся разногласия, проконтролировать выполнение нормативных внутренних актов предприятия и т. д.
Согласно Трудовому кодексу, число присутствующих обязано составлять от половины до 2/3 всего коллектива. Решение, как правило, принимается простым большинством голосов.
Требования к протоколу такого собрания аналогичны приведённым выше для общих случаев. Составлен документ должен быть на фирменном бланке предприятия (организации). Перечислять выступающих принято с указанием должности каждого.
Если повестка дня состояла из нескольких вопросов, трудовой коллектив обязан рассмотреть каждый из них по отдельности и принять решение в индивидуальном порядке. В подводимых итогах должны отражаться вопросы, по которым решение оказалось положительным либо, соответственно, отрицательным.
Как составляются протоколы общих собраний многоквартирного дома
В настоящее время много вопросов возникает по собраниям собственников многоквартирных домов или ТСЖ. Это относится, как к ведению самих собраний, так и к правильному оформлению протоколов.
Следует отметить, что единой законодательно принятой универсальной формы данного документа не существует. В каждом ТСЖ или многоквартирном жилом доме (МКД) может иметься собственный шаблон такого документа. В связи с этим порой могут возникнуть противоречия на тему того, как составить протокол, какие вопросы можно и нужно включать в него.
Прежде всего, это вопрос о назначении председателя и секретаря. Они избираются из числа собственников, собравшихся на мероприятии. Если предложено сразу несколько кандидатур, решения принимаются голосованием. Затем председателем поручается секретарю протоколирование результатов.
О счетной комиссии
Часто собственники на таких собраниях выбирают и счетную комиссию, хотя жилищным кодексом данная процедура не предусмотрена. Так как по закону подобное действие не относится к обязательным, то отсутствие комиссии не сделает итоги голосования недействительными.
Исключением является вариант, когда избирать в обязательном порядке счетную комиссию было решено на предварительном общем собрании собственников. Тогда несоблюдение этого и прочих пунктов регламента окажется нарушением. В таком случае другая форма ведения мероприятия может быть оспорена в судебном порядке.
Чьи подписи важны
Зачастую возникают разногласия по вопросу, кто должен подписывать итоговый протокол. Некоторые считают, что это - задача всех собственников, присутствующих на мероприятии. На самом деле такой необходимости нет.
Если собрание проводится в очной форме, задача каждого из прибывших - до начала мероприятия отметиться в регистрационном листе. Проставляемые ими подписи свидетельствуют о наличии кворума.
В процессе ведения протокола количество голосов тех, кто "за", "против" и "воздержался", подсчитывается поголовно и заносится секретарем в предназначенную для этого ведомость. Для придания юридической силы такому подсчёту и во избежание неточностей есть смысл каждому из голосующих выдать бюллетень для личного проставления необходимых данных с собственной подписью.
Такая процедура оформления результатов гарантирует прозрачность и точность подсчета. Образцы протоколов общего собрания обязывают применять аналогичный бюллетень, если собрание проводится в заочной форме.
Нужны ли подробности?
Можно ли не включать в итоговой протокол все предложения, комментарии и прочие высказывания собственников и стоит ли это вообще делать? Для точного отражения хронологии мероприятия такое включение, конечно же, предпочтительно. Более того, если протокол не будет содержать сведения о тех, кто высказывал свое несогласие с предлагаемыми решениями, возможна судебная тяжба и признание итогов мероприятия недействительными.
Но правильнее всего будет ориентироваться на то, какая именно информация является существенной, а какая нет. Вводить наименования пунктов "текущие вопросы" либо "разное" нецелесообразно. Такого рода информация не обладает никаким ценным смыслом и не дает возможности собственникам заранее подготовиться к мероприятию и выработать отчётливое мнение по предлагаемым к решению вопросам.
Не следует забывать, что сообщение о намечающемся мероприятии каждый из собственников должен получить не позже, чем за 10 дней до его даты проведения. При этом он обязан быть проинформирован о том, какие вопросы предполагается выносить на повестку дня. Именно поэтому, как в предварительном сообщении, так и в итоговом протоколе рекомендуется приводить как можно более конкретные формулировки.
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Инструкция
Тот, кто ведет протокол совещания , должен быть в курсе всех прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений. Если вы ведете протокол на совещании, возьмите протокол ов нескольких предыдущих совещаний. На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на дня.
Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания . Это можно , ведь протокол окончательно будет не в ходе совещания , а него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме. Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения.
Само протокол а должно происходить сразу после совещания , чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи. Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле. Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем : "И.И. Иванов отметил, что...".
Обратите внимание
Название организации. Дата. Повестка. Присутствующие (кол-во или поименно). Слушали. Постановили. Слушали. Постановили. Решение.
Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной. Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Источники:
- Образец протокола заседания технического совета
Протокол совещания – это документ, в котором содержится поэтапная запись обсуждения вопросов и того, какие решения были приняты. Документ составляется в течение последующих трех дней после совещания. Основные правила оформления протокола следующие.
Инструкция
Документ оформляется на основе черновых рукописных записей, аудиозаписи или стенограммы, которые ведет в ходе , используются также материалы, подготовленные непосредственно для заседания: выступлений, проекты решений, повестка дня и списки присутствующих.
На первой строке протокола записывается официальное название предприятия или организации. На второй – заглавными буквами вид документа ПРОТОКОЛ. Ниже – дата совещания (не день оформления записей), номер, присвоенный при регистрации, и составления документа. Далее в нижнем левом углу заглавными буквами запись о виде совещания. Не забудьте согласовать в родительном падеже со словом «протокол». Например, «совещания руководителей отделов».
В вводной части документа указываются следующие данные: ФИО председателя и , количество участников совещания и специально приглашенных людей, повестка совещания. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, имеющих право голоса, записываются строго по алфавиту. При указании общего количества присутствующих, без перечисления фамилий в самом протоколе, сноска на список регистрации обязательна («список прилагается»). Список должен быть в приложениях к протоколу. В последнюю очередь записывается номерной перечень вопросов, обсуждаемых , с указанием фамилий докладчиков и выступающих.
Основная часть данного вида документа состоит из трех структурных частей, по количеству вопросов в повестке дня. Каждая часть строится по схеме: «слушали» или «выступили», «решали», «постановили» или «решили». В них записывается ход совещания и обсуждения по каждому пункту повестки. В части «выступили» иногда записываются и ответы. Например:
«Вопрос: Если будет принято решение о предприятия, будут ли уволены сотрудники?
Ответ: Нет» (фамилии не нужно указывать)
В раздел «постановили» записываются и результаты голосования. Либо «Единогласно», либо «за» - 10, «против» - 4, «воздержались» - 3. Текст записывается в форме повелительного наклонения, обязательно указывается срок исполнения и исполнитель.
В конце оформленного протокола ставится подпись председателя и секретаря.
Результаты совещаний требуют документальной фиксации в форме протоколов. При составлении этого документа важно отразить основную суть обсуждения, представив всю дискуссию в максимально сжатом виде.
Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.
Визуально документ состоит из следующих частей:
- общие сведения;
- повестка ;
- обсуждение и принятые решения.
Общие сведения
В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.
Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.
При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.
Повестка дня заседания
Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.
В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».
Обсуждение и принятия решений
Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.
То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».
В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.
Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.
В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание.
Видео по теме
