Требование заполнения трудовой книжки. Изменения в трудовой деятельности

Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
2. Во второй – впишите дату.
3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.


Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

• в приказе,
• в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

1. Поставьте следующий порядковый номер.
2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

• «Запись за номером 45 недействительна
• Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
• Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

• акт об отсутствии на рабочем месте;
• докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

1. Название вашей компании.
2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по .

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных ). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку... Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных . Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных ). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена . Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Для каждого занятого трудовой деятельностью человека трудовая книжка служит документом первостепенной важности. Причем необходима она не только в процессе трудоустройства на различные места работы, но и для последующего оформления пенсии. Отсюда и требования к серьезному подходу к оформлению трудовой книжки .

Требования эти предусмотрены действующим трудовым законодательством, в том числе Трудовым кодексом РФ и постановлениями Правительства РФ №225 от 16.04.2003 и №69 от 10.10.2003. Правда, в перечисленных правовых актах есть немало противоречащих друг другу положений, которые могут в ряде случаев привести в замешательство лиц, ответственных за заполнение трудовых книжек . При возникновении таких спорных моментов при внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться главным образом положениями Трудового кодекса РФ, поскольку он имеет наибольшую юридическую силу. Мы же в данной статье постарались обобщить все рекомендации по оформлению трудовых книжек, что наверняка будет хорошим подспорьем кадровикам. Итак, начнем…

Правила заполнения трудовых книжек в 2017 году

Трудовая книжка подлежит оформлению на работника, осуществляющего трудовую деятельность, по основному месту работы сроком более 5-ти дней. При этом записи в книжку делаются как работающим на постоянной основе, так и сезонным, временным работникам, а также внештатным сотрудникам в случае, если по ним предусмотрено осуществление всех мер социального страхования. Если же человек является совместителем, то его трудовая книжка ведется по месту основной работы.

Записи в трудовой книжке оформляются без каких-либо сокращений. Им присваивается индивидуальный порядковый номер в каждом разделе. Даты записей указываются исключительно арабскими цифрами. Месяц и день в дате записи всегда указываются двумя цифрами (01,02,10,25), а год – четырьмя (например, 2017).

Когда человек трудоустраивается на новое место работы, представленная им трудовая книжка проверяется на подлинность, а именно проверяется соответствие паспортных данных, указываемых на первой странице книжки, наличие печати с первого места работы на титульном листе. Если указанная печать отсутствует, книжка признается недействительной, а работодатель оформляет новую. Также новая книжка заводится, если человек устраивается на работу в первый раз.

В случае наличия незакрытой последней записи о работе, когда отсутствует запись о его увольнении, делать запись в трудовой книжке о приеме на новое место запрещено. Также в трудовой книжке не делаются записи о дисциплинарных взысканиях в отношении ее владельца, а вот отметки, касающиеся установления непрерывного стажа, либо не зачете конкретных периодов времени в непрерывный стаж должны отражаться в установленном порядке.

Правила заполнения трудовых книжек: разделы

Трудовая книжка включает 3 раздела, касающиеся:

• Персональных сведений о работнике;
• Информации о местах его трудоустройства и занимаемых должностях;
• Сведений об имевших место в ходе трудовой деятельности награждениях.

В первом разделе трудовой книжки, расположенном на титульном листе, указывается ФИО работника, дата его рождения, образование и полученная специальность. Не забудьте, что никаких сокращений при заполнении трудовой книжки не делается. Также на титульном листе проставляется подпись самого работника, сотрудника отдела кадров, заполнившего трудовую книжку, ставится печать организации с гербом.

Следующий раздел трудовой книжки предназначен для внесения записей о приемах на работу, внутренних переводах, а также увольнении. В обязательном порядке при заполнении трудовой книжки указываются занимаемые человеком должности, а также полные наименования организаций-работодателей. Для подтверждения каждой записи указывается номер соответствующего приказа, штамп либо печать организации.

И, наконец, раздел, касающийся награждений. Здесь отражаются все награждения, а также поощрения, сделанные в отношении работника. Указываются даты награждений, их вид, документ, в соответствии с которым произведено награждение.

При полном использовании количества листов в конкретном разделе, в него оформляется специальный вкладыш. При этом в книжке делается отметка о выдаче вкладыша с указанием конкретной даты. Эта запись делается в виде штампа на титульном листе или его развороте. В данном случае сделать запись от руки о выдаче вкладыша нельзя. Вкладыш вшивается в книжку и без нее считается недействительным, а нумерация страниц в нем продолжает нумерацию в самой книжке. На титульной странице вкладыша должна стоять печать работодателя.

Как делаются записи в трудовую книжку

С учетом вышеописанного содержания разделов делаются и соответствующие записи в трудовую книжку . Титульная часть оформляется при трудоустройстве на первом месте работы, а также в случае выявления недостоверной информации в имеющейся трудовой, что делает ее недействительной.

Что касается заполнения раздела, касающегося сведений о местах работы, то здесь есть свои правила заполнения трудовых книжек . При занесении первой записи на новом месте проставляется штамп организации, содержащий все необходимые реквизиты. Если штампа нет, то название организации пишется от руки.

графа 1 «Порядковый номер»

указывается порядковый номер записи. Использовать можно только арабские цифры;

графа 2 «Дата»

Дата приема на работу, либо внутреннего перевода, либо увольнения. Опять же используются исключительно арабские цифры;

графа 3 «Сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела»

указанная информация заполняется без сокращений со ссылкой на статьи правовых актов. К примеру, «уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При условии занесения записи об увольнении должна обязательно ставиться подпись владельца книжки;

графа 4 «Основание для совершения записи»

В качестве оснований для внесения записей в трудовую книжку могут выступать приказы, протоколы, решения общего собрания. Вместе с наименованием документа в обязательном порядке указываются его номер и дата составления.

В отношении заполнения раздела о награждениях распространяются аналогичные требования к указанию информации по графам. Важно учитываться, что в данном разделе отражаются сведения о присвоении почетных званий, награждении гос.наградами, почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками. А вот сведения о вручении денежных премий и ценных подарков здесь не указываются.

Нужны ли записи в трудовой книжке о совместительстве?

Как уже было отмечено выше, заполнение трудовой книжки должно осуществляться по основному месту работы. Вносить записи о работе по совместительству действующее законодательство не требует, делать это можно лишь при желании самого владельца книжки. Соответствующая запись в трудовой книжке также оформляется в отделе кадров по основному месту работы на основании представленных работником документов с места работы, где он числится совместителем.

В случае, если совместительство осуществляется внутри одного предприятия, то для осуществления необходимых записей в трудовой книжке используются внутренние документы. Аналогично делается и запись об увольнении с места работы по совместительству.

Что делать, если при заполнении трудовой книжки требуется что-то исправить?

Случается, что в процессе заполнения трудовой книжки необходимо вносить исправления в данные, указанные на титульном листе. К примеру, по причине замужества изменилась фамилия. При этом указанная ранее информация зачеркивается аккуратно одной чертой, а рядом делается новая запись с указанием документа, послужившего для нее основанием. Эта ссылка проставляется на внутренней стороне обложки книжки, далее внесший запись сотрудник отдела кадров ставит свою подпись и печать организации.

Если же исправления нужно внести по причине допущенной ранее ошибки, например, неверно указано имя или дата рождения работника, то запись признается недействительной, а вместо нее делается правильная. Опять же не забудьте про подпись сотрудника, ее сделавшего, и печать организации.

При наличии испорченных бланков трудовых книжек, а также устаревших работодатель должен принять меры по их уничтожению. Делается это в строгом соответствии с правилами работы с бланками, подлежащими строгому учету. При этом создается специальная комиссия, проводится уничтожение с оформлением соответствующего акта. В нем должна быть указана причина уничтожения, перечислены номера книжек.

Есть нюансы

Довольно часто кадровые работники задумываются над тем, как в трудовой книжке указать данные о не включении какого-то определенного срока в непрерывный трудовой стаж. К примеру, при осуществлении исправительных работ.

При заполнении трудовой книжки в данном случае нужно сделать запись следующего содержания «Время работы с (дата) по (дата) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж» . Не забудьте данной записи присвоить порядковый номер, указать ее основание и дату.

В случае, когда во время работы сотрудника у конкретного работодателя происходит смена названия организации, то соответствующая запись в трудовую книжку делается в обязательном порядке. Это крайне важно, поскольку параллельно меняется печать организации, а значит, при увольнении сотрудника могут возникнуть проблемы с внесением записи от лица переименованного работодателя. Аналогичное требование распространяется и на случаи, когда изменяется название должности сотрудника.

• Самый важный документ – это Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», где наиболее широко освещены все нюансы их оформления.
• Другой документ — Инструкции по заполнению трудовых книжек , утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. В нем отражены правила, которыми необходимо руководствоваться, если при заполнении титульного листа трудовой книги были допущены ошибки.
• В российском Трудовом кодексе также есть статьи, посвященные трудовым книжкам — это статьи под номерами 66, 77-81 и 83-84.

Как правило, заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется работодателем. Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию.


Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок и помарок.

Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

1. Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ. Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
2. Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений. Поэтому все сведения нужно указывать компактным, но разборчивым почерком.
3. На титульном листе, как правило, указываются фамилия, имя и отчество хозяина трудовой книжки.

   Они, как не трудно догадаться, должны быть идентичны тем, что указаны в паспорте, водительских правах или военном билете, а также должны быть записаны полностью.

   Об инициалах на титульнике трудовой книжки нужно забыть.

4. Дата рождения прописывается только арабскими цифрами , никаких римских цифр, а тем более — слов. Обычно записывают число и месяц – двухзначными цифрами, а год – четырехзначными. Пример записи – 01.01.1970.
5. Строка «образование» заполняется на основе данных из диплома или аттестата, которыми обладает владелец книжки. Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».
6. В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.
7. В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги , а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.

Не менее тщательно заполняется . Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения вы можете увидеть ниже:

Дата заполнения

Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.

Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени . Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом».

Ответственность за ошибки

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

• Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
• Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.

Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.

Более подробно об особенностях внесения записи о работе в трудовую книжку читайте .

Исправление ошибок

Возможны два варианта исправления ошибок. Если трудовая книжка оформляется первый раз, то проще всего ее ликвидировать. Именно этот вариант больше всего подходит тогда, когда ошибки были совершены при заполнении лицевого листа трудовой книжки.

Другой вариант предусматривает исправление ошибок без ликвидации трудовой книжки . Описанные ниже манипуляции разрешено осуществлять только с неправильно указанными именем, фамилией, отчеством и датой рождения.

Если в одной из этих записей была допущена ошибка, то неправильную запись можно тонкой линией зачеркнуть, а над ними указать правильную запись. На обороте титульника нужно поместить ссылки на документы, согласно которым были внесены поправки на титульном листе трудовой книжки.


Такими документами являются паспорт и свидетельство о заключении или расторжении брака. Кроме того, записи в виде ссылок на указанные выше документы должны сопровождается серией и номером этих документов, а также подписью и печатью ответственного лица.

Стоит отметить, что второй способ исправления ошибок применим к ситуациям, когда субъект, являющееся владельцем трудовой книжки, спустя некоторый промежуток времени, например, меняет свою фамилию.

Частичные исправления, к примеру, одной буквы в фамилии или одной цифры в дате рождения недопустимы. Работодатели или различные госструктуры, к примеру пенсионный фонд, могут счесть трудовую книжку с частично перечеркнутыми записями на титульном листе недостоверной.

В таком случае придется готовиться к судебным тяжбам , которые отнимут лишнее время. Поэтому лучше данную ситуацию избежать заранее, исправив недействительную запись целиком.

Более подробно о том, что делать в случае ошибочной записи, читайте по .

Заключение

Подводя итог, следует отметить, что или любого другого лица, хоть и не является сложным процессом, нередко приводит к ошибкам в ее оформлении. Избежать их порой бывает сложно, виной чему может быть, как банальная невнимательность, так и незнание правил заполнения трудовых книжек.

Особенно важно помнить об этом при заполнении титульного листа, поскольку он своего рода «лицо» документа. Однако если следовать ряду простых рекомендаций, то всех неприятностей, связанных с данным вопросом, можно избежать.

Кроме того, любые ошибки исправимы, в том числе и ошибки, допущенные при заполнении трудовых книжек. Пути их решения также требуют определенной доли внимания, но при этом имеют простую и понятную суть.

Трудовая книжка является важным документом для каждого человека. Она содержит информацию обо всех организациях, где был официально трудоустроен гражданин. Поэтому необходимо правильное заполнение трудовой книжки, чтобы в ней были только актуальные и достоверные сведения. Процедура выполняется исключительно работодателями, которые могут вносить информацию в документ. Сюда относится информация о приеме на работу, увольнении, предоставлении разных наград или о переводе. Если изменятся фамилия или другие личные данные работника, то соответствующие изменения обязательно вносятся в книжку.

Понятие трудовой книжки

Она представлена небольшой книжкой синего цвета. Такой документ используется любым человеком, планирующим официальное трудоустройство. Процесс внесения сведений регулируется разными законодательными актами:

1. ТК содержит сведения о том, что такое трудовая книжка, кто занимается ее заполнением, а также каковы правила ее хранения и оформления.
2. ФЗ №195 устанавливает ответственность для работодателей за неправильное ведение документа.
3. ПП №225 утверждает форму документа и его вкладыша, а также приводятся нюансы хранения и ведения книжки.
4. Постановление Минтруда №69 определяет правильный порядок заполнения разных разделов книжки или исправлений недостоверных сведений.

Именно на эти нормативные акты должны ориентироваться должностные лица компаний, ответственные за ведение личной документации сотрудников. Только в этом случае обеспечивается правильное заполнение трудовой книжки.

Основные правила внесения сведений

Правильное заполнение трудовой книжки возможно только при учете некоторых нюансов. К ним относится:

• ответственность за достоверность вносимых сведений возлагается на руководителей компаний или уполномоченных лиц организаций;
• если человек впервые устраивается на работу, то работодатель должен внести первые записи в трудовую книжку;
• первая запись делается после того, как гражданин проработает в компании не меньше 5 дней;
• любая информация вносится в течение недели после определенного действия, представленного трудоустройством, увольнением, переводом или получением награды;
• каждая запись должна ссылаться на другой официальный документ, представленный приказом;
• информация вносится только на русском языке;
• не допускается использование сокращений, поэтому все сведения прописываются полностью;
• каждая запись обладает своим уникальным номером;
• книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых предназначен для внесения конкретной информации;
• если не остается места в каком-либо разделе для новой записи, то делается вкладыш.

Целесообразно ответственным лицам компании пользоваться образцами правильного заполнения трудовой книжки, чтобы не допустить ошибок во время работы.

Как заполняется титульный лист?

Если гражданин устраивается на работу впервые, то работодатель осуществляет заполнение титульного листа трудовой книжки. Он предназначен для личных сведений о наемном специалисте, поэтому вносятся следующие данные:

• Ф. И. О. гражданина, причем информация переписывается из паспорта;
• дата рождения работника;
• информация об имеющемся образовании;
• профессия или специальность работника;
• дата внесения сведений в трудовую книжку;
• далее ставится печать фирмы, где впервые начинает работу специалист.

Если даже при внесении сведений в титульный лист допускаются ошибки, то недостоверная информация просто перечеркивается, после чего вносятся верные сведения. С обратной стороны оставляется ссылка, доказывающая верность внесенных данных. Она удостоверяется подписью ответственного лица компании и печатью организации, так как только в этом случае гарантируется грамотное заполнение трудовой книжки. Титульный лист не изменяется, если человек меняет работу.

Кто занимается заполнением?

Ведением трудовой книжки занимается непосредственный работодатель или уполномоченное лицо в компании. Работодатель может самостоятельно назначать определенного работника компании, который будет ответственен за правильное заполнение трудовых книжек. Выбирается для этого сотрудник, который должен заниматься такой работой на основании должностной инструкции или трудового договора.

Назначается ответственный работник путем издания соответствующего приказа. Только после выполнения данного процесса специалист может приступать к внесению нужных сведений в трудовые книжки.

Нюансы создания записей

Правильное заполнение трудовой книжки предполагает использование гелевой или перьевой ручки. Можно пользоваться даже шариковыми ручками, так как в законодательстве отсутствуют четкие требования.

Все сведения должны быть сделаны аккуратным и понятным почерком. Не допускается исправлять ошибки красной ручкой.

Основания для внесения записей

Для внесения любой записи в документ требуется наличие основания. Для этого используются официальные документы:

• личная документация наемного специалиста, представленная паспортом, свидетельством о заключении брака, а также бумагами об образовании;
• приказы, на основании которых человек увольняется или принимается на работу.

При внесении записи обязательно делается ссылка на приказ, изданный руководителем компании.

Прием на работу

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается наиболее важной задачей для работодателя или уполномоченного лица. На основании ст. 66 ТК запись вносится только после того, как специалист отработает в компании не меньше пяти дней, если планируется трудоустройство в штат.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу предполагает внесение сведений:

• первая графа предназначается для номера записи;
• во второй графе ставится дата, с которой работник зачисляется в штат компании;
• третья графа используется для внесения информации о наименовании фирмы, куда устраивается на работу гражданин, а также указывается занимаемая должность и квалификация работника;
• четвертая графа предназначена для номера и даты издания приказа, на основании которого новый специалист зачисляется в штат организации.

Дополнительно ставится печать фирмы, подтверждающая официальное трудоустройство гражданина. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается простым процессом. Все сведения должны быть понятными и разборчивыми.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу можно изучить ниже.

Трудоустройство по совместительству

Многие люди предпочитают работать сразу в нескольких организациях. В одной компании они трудоустроены на основную должность, а во второй являются совместителями.

Если работник работает в нескольких компаниях, то регистрируется в трудовой книжке только одна организация, но разрешается фиксировать все текущие должности, занимаемые гражданином. Указание всех мест работы является предпочтительным для работника, так как увеличивается трудовой стаж.

Но внесение сведений о совместительстве разрешается только при наличии согласия от основного работодателя. Для создания записи специалист должен передать основному работодателю справку о наличии работы по совместительству. Только после этого делается отметка в трудовой книжке. В справке должна иметься информация:

• наименование компании, где гражданин трудится по совместительству;
• занимаемая в организации должность;
• дата трудоустройства;
• реквизиты фирмы.

Одновременно со справкой передается заявление, составленное в свободной форме. Если основной работодатель не против внесения данных, то в трудовой книжке отмечается работа гражданина по совместительству. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу по совместительству можно изучить ниже.

Поощрения или награды

Трудовая книжка содержит даже информацию обо всех поощрениях, получаемых работником на месте трудоустройства. Благодарности и премии могут назначаться по разным основаниям, но они непременно фиксируются в официальных документах.

В трудовую книжку вносятся сведения о событиях:

• получение награды от государства;
• награждение дипломом или грамот;
• предоставление трудовых поощрений, предусмотренных компанией или ТК.

При внесении такой информации важно в третьей графе указывать все сведения, имеющиеся о полученном награждении. Прописывается дата его получения, а также заслуги, за которое было назначено поощрение. Указывается, кто именно выдавал награду, а также приводятся реквизиты приказа. Образец правильного заполнения трудовой книжки при предоставлении поощрения можно изучить ниже.

Правила внесения сведений об увольнении

Заполнение трудовой книжки при увольнении осуществляется в последний день работы наемного специалиста в компании. Для этого вносятся в документ сведения:

• дата расторжения трудового договора;
• причина увольнения сотрудника;
• оставляется ссылка на приказ, на основании которого прекращаются трудовые отношения.

Запись обязательно подписывается руководителем компании, а также ставится печать фирмы. Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении гарантирует, что работник не сможет восстановиться в должности путем подачи иска в суд. Если же действительно расторгаются трудовые отношения без веских оснований со стороны работодателя, то такие действия компании могут быть оспорены в суде. При восстановлении работника в должности придется аннулировать прошлую запись.

Образец правильного заполнения трудовой книжки при увольнении можно изучить ниже.

Нюансы при сокращении штата

Некоторые компании вынуждены расторгать трудовые контракты с работниками в связи с необходимостью сокращения штата или должности. В трудовые книжки выбранных специалистов вносится запись о том, что они были сокращены.

Нюансы восстановления в должности

Нередко между работодателем и наемными специалистами имеются разногласия относительно разных вопросов. Это приводит к тому, что руководитель компании старается уволить работника без веских оснований. Такое увольнение легко оспорить в суде.

Если работник сможет доказать, что был уволен без уважительных причин и с нарушением положений ТК, то он восстанавливается на работе. Он может потребовать в суде даже назначения компенсации за полученный моральный ущерб.

Если компания отказывается исполнять требования суда, то она привлекается к административной ответственности. Восстановление в должности обязательно указывается в трудовой книжке. В качестве документации, являющейся основанием, выступает исполнительный лист.

Как оформляется смерть работника?

Если сотрудник умирает, то ответственное лицо компании должно внести соответствующие сведения в трудовую книжку. Для этого выполняются следующие действия:

• руководитель компании издает приказ, на основании которого расторгается трудовой договор на основании смерти сотрудника;
• вносится запись в трудовую книжку, для чего используются сведения из паспорта умершего гражданина, свидетельства о смерти, уставных документов фирмы и бухгалтерских бумаг.

После этого документация передается родственникам умершего сотрудника. Если они отказываются приходить лично за документом, то он отсылается им по почте, но заранее надо получить разрешение на такой способ передачи книжки.

Как делается запись о переводе?

Нередко требуется в компании перевести конкретного специалиста на другую работу. Для этого вносятся сведения в трудовую книжку при учете правил:

• первоначально делается запись об увольнении переводимого сотрудника, причем указывается, что процесс выполняется по инициативе работника;
• если инициатором является работодатель, то указывается наличие согласия работника на перевод;
• новый работодатель делает запись в общем порядке, но указывается, что нанимается гражданин на работу после перевода.

Информация вносится даже при внутреннем переводе специалиста в одной фирме. Важно указывать сведения об основаниях для этого действия.

Нужно ли прописывать информацию о взысканиях?

Дисциплинарные взыскания никаким образом не отображаются в трудовых книжках. Поэтому не вносится информация о выговорах или замечаниях.

Но исключением является ситуация, когда человек увольняется в связи с прогулом или другим грубым нарушением трудового распорядка. В этом случае работодатель может не пользоваться выговорами или замечаниями, поэтому даже после одного такого проступка происходит увольнение гражданина по статье. Пример правильного заполнения трудовой книжки за прогул можно изучить ниже.

Как вносятся данные в дубликат?

Трудовая книжка по разным причинам может быть утеряна. Виновником может являться непосредственный владелец документа или работодатель. При утере книжки формируется дубликат в течение 15 дней после подачи заявления сотрудником. В дубликат обязательно вносится следующая информация:

• общий стаж работника до того момента, как он был трудоустроен в компании, но не требуется конкретизация;
• информация о работе в организации, выдающей документ;
• приводится дата оформления на работу, занимаемая должность и другие сведения о трудоустройстве.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки можно изучить ниже.

Изменение фамилии работника или названия компании

При изменении разных личных сведений о сотруднике необходимо подкорректировать титульную страницу. Процесс выполняется уполномоченным лицом. При этом делается ссылка на подтверждающий документ, который может быть представлен паспортом или каким-либо свидетельством.

Устаревшая информация зачеркивается, после чего вносятся новые данные. Удостоверяются правки печатью компании и подписью руководителя.

Если же изменяется название компании, то это не приводит к изменению условий труда. Поэтому первые две графы не заполняются, а в третью вносятся данные об изменении наименовании компании. В четвертой графе указываются реквизиты приказа и дата внесения корректировок.

Как аннулировать запись?

Если требуется исправить какую-либо запись, то нельзя просто зачеркивать недостоверные сведения. Поэтому делается новая запись, с помощью которой указывается, что прошлая информация является недействительной.

Правила хранения и учета

В каждой компании должна иметься специальная книга учета книжек и вкладышей. Заполняются сведения в этом документе работником кадрового отдела.

Назначается в фирме отдельный специалист, ответственный за хранение трудовых книжек, а также за внесение в них нужных сведений. Он же занимается учетом документации.

Заключение

Для каждого гражданина, заботящегося о своем стаже и будущей пенсии, важным документом считается трудовая книжка. Она содержит информацию обо всех компаниях, где он был трудоустроен. Заполняется только руководителями компании или ответственными лицами организаций.

Человек, вносящий запись в трудовую книжку, должен указывать причину внесения информации, а также оставлять ссылку на соответствующий приказ.