Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее. Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом. Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек.

Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.

Состав комиссии

В состав комиссии должны входить руководящие лица организации, лицо, уполномоченное вести работу с трудовыми книжками и ответственное за надлежащее хранение кадровых документов. Необходимо также пригласить ответственных или заинтересованных лиц, чтобы численно комиссия насчитывала пять человек – это является общепринятым стандартом, хотя нигде не прописано нормативно.

В случае необходимости это могут быть и работники органов правопорядка, охраны или пожарного надзора. Результатом совместной работы членов комиссии будет являться акт об утере книги учета движения трудовых книжек.

Суть работы комиссии

Представленная комиссия должна провести расследование по факту утери журнала движения трудовых книжек на данном предприятии. В том числе, получить от сотрудника, ответственного за работу с ними в организации, объяснительную записку с указанием причин происшедшего.

Строгой формы для составления акта нет. Пишется он примерно таким образом: «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются фамилии), составили данный акт о том, что в связи с (указать причину) была утеряна книга учета движения трудовых книжек в организации (указать название)».

Результат работы

Результат проделанной комиссией работы оформляется в акт об утере книги движения трудовых книжек. На основании данного акта руководство организации издает приказ о создании нового журнала (книги) учета движения бланков взамен утраченного.

Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат – заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись. Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых – один из них должен быть дубликатом. Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений.

Ответственность виновных лиц

Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации.

Соответственно, за нарушения, допущенные при работе с ними и сопутствующими документами, должностное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством. Человек может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности. Вместе с тем, в зависимости от обстоятельств, виновный может быть привлечен к гражданской, административной и даже уголовной ответственности.

Какая информация заносится в дубликат журнала учета?

Если с восстановлением информации утраченной трудовой книжки не возникает никаких вопросов – информация должна быть восстановлена в полном объеме, опираясь на справки и выписки с предыдущих мест работы, архивов и других мест, способных данную информацию предоставить, – то с новым журналом учета не все так однозначно.

Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент. Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий.

Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для этого. Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет.

Грамотное ведение журнала учета бланков

С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета. После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу. Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов». Далее ставится подпись руководителя организации, так как только он имеет право заверить книгу учета, и печать отдела кадров или организации. Книга готова к работе.

Нормативные документы не предъявляют каких-либо специальных требований к ведению журналов учета движения бланков трудовых книжек, но сложились определенные стандарты, придерживаться которых не обязательно, но желательно.

К ним относятся:

• вести записи чернилами рекомендованного цвета}
• не допускать в журнале пропущенных строк}
• не использовать замазку-корректор}
• не делать зачеркиваний}
• исправления вносить так же, как и в трудовую книжку – путем признания записи недействительной и внесения новой записи с правильной информацией.

Когда журнал будет заполнен, на его обложке пишут дату завершения журнала и отправляют на хранение в архив.

В связи с тем, что журнал учета содержит конфиденциальную информацию, работать с ним может весьма ограниченный круг лиц. К нему относятся лицо, назначенное приказом ответственным за работу с трудовыми книжками и сопутствующей документации (обычно именно этот сотрудник и ведет журнал учета), главный бухгалтер и руководитель организации.

Вносить записи в журнал имеет право только ответственное за его ведение лицо, а в случае, если необходима подпись сотрудника, он может расписаться в журнале учета только в присутствии ответственного сотрудника.

: Видео

УФНС по Пермскому краю

В любой организации важно наладить эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.

Правила хранения документов

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Это следует из пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ). Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом от 06.10.2000. В основном это также пятилетний срок. Исключение - кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и т. д.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Обычно документации много, и нужно обеспечить ее надежное хранение. В случае налоговой проверки отсутствие даже части документов может привести к неприятностям в виде штрафов и пеней.

До того как документы будут размещены в архиве, они находятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными. Тогда они подшиваются в папки.

Алгоритм действий при утрате документов

Прежде всего необходимо получить официальное подтверждение происшедшего:

При пожаре - справку органа противопожарной службы (МЧС России);
- стихийном бедствии - справку территориального управления МЧС России;
- краже - справку местного управления внутренних дел;
- затоплении - акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.

Сразу после происшествия на основании приказа руководителя организации создается комиссия по расследованию причин утраты документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает руководитель организации. В нем указываются причины и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.

Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию по месту учета. К заявлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства.

Налоговый орган, получив информацию об утрате документов, может предпринять меры налогового контроля в отношении пострадавшей организации ( за соответствующий период). Следует попытаться согласовать с инспекцией сроки восстановления утраченных документов.

Восстановление документов

Во избежание негативных налоговых последствий организация должна попытаться восстановить утраченную документацию, срок хранения по которой не истек. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.

Банковские документы. Рекомендуем в первую очередь получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денежных средств на оплату труда работников. Особенно важно начать восстановление «первички» с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Документы выцветают

Со временем чернила бледнеют и прочесть информацию в документе становится невозможно. Обычно это случается с чеками ККТ. А ведь в них отражены стоимость и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Рекомендуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.

Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок составляется перечень контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из них отправляют письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур). Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. Правда, не обязана выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.

Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.

Собственную исходящую «первичку» и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями, например, при восстановлении кассовых документов. При оформлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи или найти его не представляется возможным.

Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом за отсутствие первичных документов

Налоговое правонарушение	Санкция	Норма НК РФ
Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения	Нарушение допускалось в течение одного налогового периода - 5000 руб.	Пункт 1 статьи 120
	Нарушение допускалось в течение более одного налогового периода - 15 000 руб.	Пункт 2 статьи 120
	Деяния повлекли занижение налоговой базы - 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.	Пункт 3 статьи 120
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	20% от неуплаченной суммы налога	Пункт 1 статьи 122
	Если деяния совершены умышленно - 40% от неуплаченной суммы налога	Пункт 3 статьи 122
Непредставление документов в налоговые органы в установленный срок	50 руб. за каждый непредставленный документ	Пункт 1 статьи 126

Последствия утраты документов

Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует «первичка», подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет «входного» НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.

Обратите внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. В частности, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более двух месяцев документов, необходимых для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

Ответственность: налоговая, административная и уголовная

За отсутствие документов организацию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 или 126 НК РФ (см. таблицу). Любая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть применена к организации, в которой были утрачены документы. При этом положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ не применяются одновременно в качестве основания для привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает возможности их самостоятельного применения. Такой вывод сделан в Определении КС РФ от 18.01.2001 № 6-О.

В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).

Даже если в архиве все правильно организовано с точки зрения учета и хранения документов, неприятности всё равно случаются. Единицы хранения могут пропасть в результате переезда, пожара или затопления помещения, где расположен архив. В таком случае приходится составлять акт об утрате документов. Что делать, если потеряны (погублены, украдены) дела и как составит акт, рассказывается в статье.

Предположим, в деле «Приказы по основной деятельности» за 2014 год числится 8 томов. Внезапно обнаруживается – например, после переезда – что их всего 7. Найти пропавший том не удалось. Для фиксирования этой ситуации секретарь должен подготовить акт об утрате документов.

Если в электронном виде сохранились сами документы-«потеряшки», и все согласующие лица и подписант доступны (еще работают в компании), то том дела восстанавливается и никакого акта составлять вообще не нужно: оригиналы приказов создаются заново. Но это работает только с внутренними документами и только если доступны все, кто их подписывал. Со всеми остальными – хорошо, если есть отсканированные копии оригиналов. Распечатываем их. Формируем папку, сшиваем её, оформляем новую дела. В заголовке пишем – «копии», в тоже оформляем отметку о копийности дела со ссылкой на акт об утрате. Нелишним будет вшить копию акта сюда же в дело. Половина работы сделана – том восстановлен из копий.

Акт об утрате документов

А теперь обратимся к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации за номером 526 от 31.03.2015). В нем находим приложение №6, оно и послужит нам примером оформления акта об утрате документов.

Обратите внимание, что приведенная нами форма пригодится вам во многих случаях, например:

• если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива,
• если на предприятии утеряны документы постоянного хранения,
• если утеряны документы по личному составу – ОБЯЗАТЕЛЬНО составляем такой акт, и неважно, 5 лет хранится дело или 50.

Если архивное делопроизводство на вашем предприятии не ведется должным образом, то акт об утрате документов можно заметно упростить. В частности, убрать из документа строку с названием фонда, если не составляются описи – удалить графы таблицы 2 и 3. Если нет экспертной комиссии, стереть отметку для визы согласования с ней. Организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов, свободно могут убирать отметку о согласовании с ЭПК архивного учреждения. Ликвидируется также отметка «о внесении изменений в учетные документы архива», если они не ведутся.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Упомянутые в статье Положения, утв. Минфином СССР, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

• подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
• избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Внимание

В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Это могут быть:

• МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
• управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
• органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

кассир

В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :

• <или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.

Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

• <или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Внимание

Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

• <или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
• <или> в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Основные особенности

Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
3. Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
4. Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.

ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

Меры по восстановлению первичной документации

Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:

• Проведение сверок с контрагентами.
• Направление запросов на восстановление документов.
• Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
• Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
• Приведение квитанций, чеков, реестров.

Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

Получаем банковскую первичку

Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:

• Наименование документа.
• Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
• Контактные данные заявителя.
• Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
• Номер расчетного счета компании.
• Подпись генерального директора.

Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.

Восстанавливаем кассовые чеки

Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.

Запрашиваем первичные документы у контрагентов

Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:

• О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
• Наименование документа.
• Изложение обстоятельств.
• Просьбу о предоставлении копий.
• О заявителе, подпись гендиректора.

Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.

Восстанавливаем отчетность

Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.

Ответственность за утерю первички

Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

• Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
• Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
• Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.