Составляем по образцу доверенность на право подписи счетов-фактур, актов, накладных и других документов. Кто подпишет счет-фактуру

Для того, что бы передать товарно-материальные ценности (например, отпуск товара из склада) бухгалтерия для отчётности использует специальные сопроводительные документы – накладные. Поэтому, , является необходимым документов, для законного оформления накладных и выдачи товара.

Информация, аналогичная содержанию вышеописанной доверенности, содержится в удостоверении уполномоченного работника. Удостоверение выдаётся непосредственно предприятием-получателем товара или фирмой, что выдаёт товар по накладной. Оно заменяет паспорт, так как имеет фото сотрудника.

Признаки подлинности документов:

1. Наличие мокрой печати;
2. Четкость штампа;
3. Соответствие фотографии личности сотрудника.

Текст доверенности на право подписи накладных содержит сведения:

Доверенность №;
Дата выдачи /…/;
Срок действия /…/
Реквизиты /наименование, адрес, счёт в банке/ предприятия;
Доверенность выдана /должность, ФИО, паспортные данные/ на осуществление /вид деятельности/;
Дата, Печать, Подпись.

При работе с товарно-материальными ценностями важно быть уверенным, что фирма имеет законные полномочия осуществлять деятельность в данной сфере. Поэтому, агент фирмы обязан предоставить следующие документы о фирме:

Свидетельство о постановке на налоговый учет;
Подтверждение полномочий агента, подписывающего с вами договор;
Свидетельство о регистрации юридического лица;
Выписке из ЕГР ЮЛ и ИП (единый государственный реестр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);
Копии вышеназванных документов.

Сам агент, действующий легально, обязан быть зарегистрированным как сотрудник фирмы официально или иметь свидетельство ЧП и предоставить по требованию:

Паспорт;
Свидетельство ГР ИП (государственная регистрация индивидуального предпринимателя);
Свидетельство постановки на налоговый учет;
Ксерокопии вышеуказанных документов.

Заключая договор, касающийся товарно-материальных ценностей, важно понимать, что существуют риски у обеих сторон. Поэтому вопросы рисков должны быть предусмотрены договором. В случае нарушения договора убытки возмещаются в судебном порядке.

Пример доверенности на право подписи накладных

Доверенность №556;
Дата выдачи /23.09.2015/;
Срок действия /23.10.2015/
ЮПТП, Санкт-Петербург,97853225754;

Доверенность выдана экспедитору Борисову Льву Семёновичу /паспорт 8674236 от 3.09.2001 выдан МВД Ленинского района г. Москва, прописан: город Санкт-Петербург, улица Чкалова 45 кв. 47/ на осуществление следующих видов деятельности: право подписи накладных по сопровождению товарно-материальных ценностей, согласно договора №5648 от 24.07.2014.

23.09.2015, Печать, Подпись.

Таким образом, доверенность на право подписи накладных – это документ, удостоверяющий личность представителя, которому доверяется получение товарно-материальных ценностей. Срок действия данной доверенности определяется законодательством и его период от 15 дней до месяца.

Кладовщику доверенность не нужна. Но без доверенности он товар выдавать не имеет права. В доверенности должно быть четко прописано: наименование документов, которые должен подписать получатель товара.

Таким образом, доверенность на право подписи накладных применяется, чтобы подтвердить полномочия лица, которое не является руководителем или главным бухгалтером, или другим материально ответственным лицом. Такой документ наделяет правом распоряжаться товарно-материальными ценностями и денежными средствами компании.

Первичные документы в нашей организации подписывает генеральный директор. Но он уходит в отпуск. Как передать право подписи другому лицу?

Закон «О бухгалтерском учете» не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе уполномочить на подписание первички другое лицо.

Подтверждать полномочия на подписание документов может п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1 , 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ ; ст. 185 ГК РФ :

внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
доверенность от имени организации.

Приказ на право подписания документов (счетов-фактур, первички) от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками.

Доверенность же выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Доверенность можно выдать любой другой фирме или человеку, в том числе не работающему в организации, которая оформляет эту доверенность.

Доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, физическими лицами и другими компаниями) выдается от ее имени за собственноручной подписью ее руководителя. В доверенности (в том числе на подписание счетов-фактур) нужно указать п. 4 ст. 185.1 , п. 1 ст. 186 , п. 1 ст. 187 ГК РФ ; п. 6 ст. 169 НК РФ :

дату ее составления (лучше прописью);
наименование организации, выдавшей доверенность, ее ИНН/ КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
данные представителя. Для физического лица — это его ф. и. о. и паспортные данные (серия и номер паспорта, кем и когда выдан). Для организации — ее наименование, ИНН/ КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
полномочия, которые предоставлены представителю (максимально подробно);
срок, на который выдана доверенность. Если срок не указан, доверенность будет действительна в течение года со дня ее составления;
возможность (невозможность) передачи полномочий представителя другому лицу в порядке передоверия.

Доверенность надо заверять у нотариуса, в частности, если это п. 1 ст. 185.1 ГК РФ :

доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок;
доверенность на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами.

Если уставом ООО или АО установлено, что у организации есть печать, то ее надо проставить на доверенности п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Доверенность на право подписи документов

г. Москва

Десятое марта две тысячи шестнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоЛига» (далее — Общество) (ИНН 7729081485, ОГРН 1057600735877) в лице генерального директора Батурина Алексея Николаевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью наделяет правом первой подписи (заверения) заместителя главного бухгалтера Общества Рябцева Романа Олеговича (паспорт серии 40 00 № 100100, выдан 10.02.2001 ОВД «Котловка» г. Москвы, код подразделения 772-049, зарегистрирован по адресу: 117312, г. Москва, Мичуринский пр., д. 32, кв. 189), который от имени Общества может заверять:
— платежные поручения;
— приходные и расходные кассовые ордера;
— авансовые отчеты;
— счета-фактуры;
— товарные накладные;
— накладные на отпуск материалов на сторону;
— акты ввода в эксплуатацию основных средств;
— инвентарные карточки.

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.

Доверенности на право подписи накладных составляют в свободной форме. Этот вид документов оформляют так же как подобные доверенности, позволяющие подписывать акты выполненных работ или счета-фактуры, указывая право представителя на заверение именно накладных.

Доверителем в данном случае может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, а представителем – физическое или юридическое лицо, ИП, гражданин другой страны или лицо без гражданства. Организации, как правило, для оформления доверенности на подписание накладных используют свой фирменный бланк.

При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:

прописью место составления;
дату;
наименования сторон;
адреса;
ОГРН;
КПП для юридических лиц;
свидетельство о госрегистрации в качестве предпринимателя (для ИП).
Паспортные данные, место регистрации (для физического лица и представителя юрлица).

Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность.

Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.

Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.

Если у сотрудника организации уже есть доверенность, дающая право получать товарно-материальные ценности по нарядам, счетам, заказам, договорам или соглашениям (форма М-2), то ее достаточно и для подписания накладных. Обязательное условие – доверенность этой форме может быть выдана только на сотрудника организации, доверяющей подписание этих документов. Оформляется доверенность на срок от 15 до 30 дней.

Доверителем при выдаче доверенности на подписание накладных может выступать исключительно организация и индивидуальный предприниматель (юридическое лицо). Представителем может становиться и физическое лицо, и организация. Налоговый кодекс РФ не предусматривает ограничений в назначении должностных лиц, которые вправе подписывать накладные за главбуха организации.

Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:

должность лица, подписавшего накладную от имени компании, если это лицо работает в этой организации;
фамилия, имя, отчество лица, подписавшего накладную;
наименование и реквизиты того документа, на основании которого лицо подписывает накладную от имени компании;
подпись доверенного лица.

Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.

Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)

Сотруднику, имеющему дело с ТМЦ необходимы специальные правомочия на право подписания товарных накладных (форма ТОРГ-12).

Специфика функций кладовщика такова, что он должен принимать, хранить и отпускать ТМЦ и т. п. Также заведующий складом контролирует учет складских операций и ведение отчетности. Контрагенты обоснованно требуют предоставления доверенности при передаче товарно-материальных ценностей, поскольку накладную должны подписывать руководитель и главбух.

Другие лица могут подписывать накладные в специальном порядке при наделении их отзывными полномочиями посредством доверенности, приказа и т. д. В доверенности должно быть четкое указание, какие документы может подписывать заведующий складом и имеет ли он право передоверия.

Право подписывать все официальные документы на основании устава и других учредительных договоров в компании принадлежит ее руководителю. Все остальные работники в определенных случаях имеют право визировать бланки своей фирмы, а также входящие документы, если им выписана доверенность на это. Причем в ней должны быть строго определены все формы, которые сотруднику разрешается подписывать.

Руководитель фирмы, особенно крупной, не имеет физической возможности представлять интересы фирмы везде. На помощь директору приходят его заместители и другие сотрудники, которым он передает на время часть своих полномочий.

К этим же случаям относятся периоды его отсутствия по различным причинам на предприятии, а также когда работники направляются в служебные командировки, и заключает там договора и контракты.

Непрерывность осуществления хозяйственной деятельности требует постоянного подписания как входящей, так и исходящей документации. С этой целью администрация компании своим работникам оформляет доверенность на право подписи документов. Особенностью этого бланка является необязательность его заверения у нотариуса. В таких случаях достаточно подписи руководителя предприятия и фирменной печати.

Тем не менее, компания может проводить нотариальное заверение этого документа. Такая практика используется при заключении контрактов на крупные суммы, при государственной регистрации и в других случаях.
Доверенности бывают на право подписания договоров и контрактов, бухгалтерских документов (счетов, счет-фактур, накладных, актов и т. д.), решений, актов и протоколов контролирующих органов и другие.

Данные формы могут выдаваться не только на право расписываться за директора организации, но и главного бухгалтера. Как правило, они распространяются на бухгалтерские документы, и выдаются его заместителям или старшим бухгалтерам.

Также, возможно, оформление доверенности на одновременное право подписания документов за главного бухгалтера и директора. Такие документы используются, в основном, в абонентских отделах с большим количеством покупателей и заказчиков.

Доверенность может составляться на разовое представление полномочий, или же давать право постоянной подписи определенных бланков в течение строго установленного времени.

Сроки действия и порядок прекращения действия

Нормы ГК РФ с 2013 года устанавливают, что данная доверенность может оформляться на любой период. Данный документ должен содержать информацию о сроках его действия, Если она отсутствует, то считается, что бланк доверенности оформлен на 1 год начиная с даты ее составления.

Этот документ прекращает свое действие при истечении срока, на который он выписывается. Работодатель имеет право в любое время отозвать доверенность, а работник может отказать от полномочий, предоставленных ему этим документов. Он прекращает свое действие при ликвидации фирмы, а также в случае смерти (признания недееспособным) лица, которому она выдана.

При увольнении работника желательно все выписанные на него действующие доверенности отозвать, а контрагентов, с которыми работал увольняющийся сотрудник, предупредить об этом.

Порядок составления доверенности на право подписи документов

Не существует обязательного унифицированного бланка. Форма доверенности может быть произвольной, разработанной предприятием самостоятельно. Тем не менее она должна быть составлена в письменном виде и содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты.

Для оформления доверенности необходимо распоряжение руководителя, на основе которого отдел кадров выпускает этот документ. Бланк должен содержать его название, номер, место и дату его оформления. При этом оформить доверенность можно на , который уже содержит все ее необходимые реквизиты.

Затем указывается полное название компании-доверителя, ее регистрационные данные, Ф.И.О. руководителя или иного представителя и основания их действия. Дальше записываются должность, личные данные, реквизиты паспорта с указанием даты и органы его выдавшего и места регистрации работника, которому предоставляется право подписи.

В доверенности нужно обязательно указать случаи, при которых сотрудники могут осуществлять подписание документов, а также полный перечень этих бланков.

Доверенность должна содержать образец подписи сотрудника, которому она предоставляет данное право.

Документ визируется руководителем компании с расшифровкой его должности и Ф.И.О. И заверяется печатью фирмы, которая является обязательной для доверенности.

Нюансы

Часто сторонние организации просят оформить доверенность не только на право подписания, но и представления интересов фирмы. Тогда в данном документе указываются наименования фирмы и конкретные полномочия работника.

Для получения товаров и подписания товарных и других накладных желательно использовать

Необходимо помнить, что заключение трудовых договоров по доверенности, выданной директором, может привести к признанию их недействительными. Право подписи в этих случая принадлежит либо директору, либо другому лицу, указанному в учредительных документах.

В успешно действующей организации количество счетов, представляемых для оплаты, составляет весьма приличный пакет. К таким документам (они объединены в категорию бухгалтерских) относят банковские и первичные: налоговые декларации, расчеты, счета-фактуры и другие.

В соответствии с понятием о первой и второй подписи (разъяснено в Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И) на них должна быть подпись руководителя предприятия или главного бухгалтера. В случае изначального отсутствия главбуха в штате компании (в небольших предприятиях такая ситуация – не редкость) все документы нужно подписать. Делает это предприниматель – директор фирмы.

Требования к поверенному

Представителем права подписи счетов может быть назначено как физическое, так и юридическое лицо. Это может быть сотрудник предприятия, которому право подписания счета доверено на основании распорядительного документа по организации.

Важно! При соблюдении всех формальностей, необходимых для составление приказа и выдачи доверенности на его основании, законом предусмотрена даже возможность оформить право подписи счетов на стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником компании.

Пункт 3 статьи 9 в законе №129–ФЗ относит определение лиц, которые имеют право подписи учетных документов, на совместное усмотрение руководителя предприятия с главным бухгалтером.

Кем составляется документ?

Статьи — Гражданского кодекса четко оговаривают суть доверенности. Будучи юридически значимым актом с важными последствиями, составление, оформление и выдача доверенности на подписание счета должно производиться лицом, занимающимся юридической стороной вопросов.

С другой стороны, данная доверенность связана с финансовыми отношениями, значит, что выдача ее должна проходить при непосредственном участии главного бухгалтера компании. Подписывает доверенность директор компании.

При обращении к услугам нотариуса, составлением доверенности занимается обычно сам специалист , взимая за это дополнительную плату.

Важно! При самостоятельном составлении доверенности необходимо строго следовать предусмотренным законами правилам, поскольку неверно составленный документ может быть признан впоследствии ничтожным, следовательно, счета подписанные на его основании будут недействительны.

Как избежать претензий со стороны партнера?

Доверенность, дающую право подписывать документы, нередко выдают в форме бумаги, оформленной для передачи нескольких видов полномочий одновременно.

Это, безусловно, удобно, но такой документ рискует вызвать сомнения у стороны партнера. В случае, когда необходимо одной доверенностью уполномочить представителя на подпись счетов-фактур, актов и накладных, следует это прямо прописать в тексте документа, перечислив все по пунктам. Так удастся избежать претензий у третьей стороны и у налоговиков, оформляющих вычет организации.

Пишем доверенность на подпись счетов-фактур, актов и накладных

Алгоритм составления доверенности на право подписи счетов-фактур, актов и накладных организации :

Заглавными буквами в верхней части листа формата А4 в центре строки пишется наименование документа: «ДОВЕРЕННОСТЬ» и его номер.
Ниже слева указывается место выдачи бумаги (например, г. Москва ) и дата прописью (например, первое июня две тысячи семнадцатого года ).
Текстом пишется, кто является доверителем:
- дата рождения;
- место жительства;
- сведения о паспорте для физического лица;
- название и реквизиты компании – для юридического.
Например, гражданин РФ индивидуальный предприниматель Андреев Андрей Андреевич, паспорт серия 52 85 № 750879, выдан 15,04,2005 ОВД «Данилковский» г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул. Парковая, д.7, ИНН 785625852355, ГРНИП 325669852145258, свидетельство государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от 26.11.2011 № 002585985.
Далее следует указать, кто является поверенным, данные те же, что и в пункте 3 (например, старшего бухгалтера Копоткову Анну Сергеевну, паспорт серия 5875 № 587589, выдан 07.12.2007 ОВД Хорошевского района г. Москвы, проживающую по адресу г. Москва, ул. Молодежная, д.78 ).
Перечислить какие именно полномочия передает данный документ (например, настоящей доверенностью уполномочивает подписывать от имени Андреева Андрея Андреевича счета, выставляемые котрагентами ).
Указать, возможна ли передоверенность доверенных прав (например, доверенность выдана без права передоверия ).
Указать, какой срок действует данная доверенность (например, доверенность выдана сроком на 3 года ).
Подтвердить акт подписью (например, подпись А.С. Копотковой удостоверяю ).

Нужно ли нотариальное удостоверение?

в пункте 3 разделяет доверенности организаций и физических лиц. Для первых достаточно доверенности, удостоверенной подписью руководителя и печатью самой организации.

Для доверителя – физического лица – нотариальное удостоверение потребуется (в соответствии со вторым абзацем пункта). Это требование касается и физического лица – индивидуального предпринимателя.

Альтернативный вариант удостоверения – оформление доверенности в офисе банка. Такой способ позволяет сэкономить деньги за оплату услуги и время, затраченное на ее оформление.

Доверитель должен присутствовать при оформлении лично, в отношении представителя это требование не обязательно. Его присутствие понадобится, если в доверенность входит пункт «образец подписи поверенного»

Срок действия и способы продления

В число обязательных сведений при составлении доверенности на подпись счетов входит дата составления документа (пункт 1 статьи 186 ГК).

Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

От этой даты будет отсчитываться срок действия бумаги, если иное не указано в тексте доверенности. Если этот срок кажется слишком коротким, правила делопроизводства предусматривают возможность выдачи доверенности сроком до 3 лет.

В случае не оговоренного периода действия, подписывать счета на основании доверенности можно в течение года со дня ее выдачи. Затем придется оформлять новую бумагу. Доверенность без проставления даты выдачи считается недействительной.

Заключение

Доверенность – документ особой важности, ее реквизиты и правильность составления внимательно проверяют во всех спорных ситуациях. Она нужна и в повседневной деятельности компании, и в случаях отпусков или командировок руководства.

При оформлении и выдаче ее следует действовать в соответствии с регламентом, чтобы исключить возможность признания ничтожными документов, подписанных на ее основании.