Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]
Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [...]
Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были [...]
Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [...]
В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, [...]
Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.
Разделение на группы
Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.
К приказам по основной деятельности , в частности, относятся приказы:
- об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
- об утверждении графиков отпусков:
- об утверждении и изменении штатного расписания;
- об установлении режима работы и внесении изменений в него;
- об аттестации;- о создании комиссии и др.
Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.
К приказам по личному составу относятся приказы:
- о приеме, переводе, увольнении работников;
- о предоставлении различных видов отпусков;
- о направлении в командировку;
- о поощрении;
- о дисциплинарных взысканиях и др.
Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. "Перечня").
Оформление бланков
Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.
В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты :
- дата;
- регистрационный номер документа;
- заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
- тема;
- текст;
- подпись руководителя.
В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.
С этим шаблоном часто используют: |
приказ распорядительный документ констатирующий
Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.
Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:
Наименование организации-автора документа является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах - внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации - автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.
Наименование вида документа - ПРИКАЗ, проставляется после наименования организации - автора документа.
Дата приказа - это дата его подписания, она, как правило, оформляется цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. Например: 08.03.2007.
Регистрационный номер - помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:
- - «Об итогах….»;
- - «О введении…»;
- - «О мерах….» и т.д.
Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставится.
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:
- - «В соответствии...»;
- - «Во исполнение...»;
- - «В целях...».
Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:
1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:
«В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: ...».
2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:
«Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ:...».
3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:
«В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: ...».
Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.
Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.
В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.
В распорядительной части приказа следует учесть также следующие:
- - каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер;
- - число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения;
- - если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.
Признать утратившим силу:
- - Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;
- - Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации»;
- - если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта:
- - «Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции:...»;
- - «В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации»;
- - в приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).
Согласование документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:
Заместитель директора по УВР
- (подпись) Л.С. Иволгина
- 21.05.2001.
При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Зам. директора по АХР
- (подпись) И.С. Сосницкая
- 22.08.2001.
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к приказу.
Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.
Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.
Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.
В состав реквизита «подпись» входят:
- - наименование должности подписавшего приказ;
- - личная подпись;
- - расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Например:
Директор подпись Н.Н. Луговой.
Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.
В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.
К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается.
Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.
Согласно Википедии:
Прика́
з
- в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.
В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.
Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично
(или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.
Какие папки приказов будем формировать?
1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.
Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет
, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет
. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.
Какие же это приказы?
1. Приказ об утверждении используемых форм документов.
Образец этого приказа можно посмотреть ниже.
Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.
На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?
Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.
2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.
Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
1.
Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2.
Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3.
Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.
Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.
3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.
Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу - Штатное расписание.
4. Приказ об утверждении графика отпусков.
Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.
Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.
5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.
Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.
6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.
Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.
7.
Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.
Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.
8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.
Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.
Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.
Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?
В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 - отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
- Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
- Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно;
- Приказы о начислении премий сотрудникам;
- Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.
Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!
Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.
Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!
Поскольку распоряжение является, по сути, правовым актом, правила оформления распоряжений необходимо знать, чтобы обеспечить юридическую силу этому виду управленческой документации. Как правильно оформить распоряжение руководителя рассказывается в статье.
Из статьи вы узнаете:
Распоряжение и необходимость оформления этого документа
В документообороте предприятия важное место занимают распорядительные документы, к которым можно отнести, в том числе, приказ и распоряжение, оформление их производится по строго установленным правилам. Это вид документации, которая фиксирует принимаемые непосредственно руководителем управленческие решения, касающиеся производственных, административных и организационных вопросов деятельности компании.
И приказы, и распоряжения по своей сути являются правовыми актами. С их помощью реализуется прохождение управляющих сигналов сверху вниз - от руководителя предприятия к структурным подразделениям и конкретным работникам, которых эти распоряжения касаются непосредственно. В распорядительных документах содержатся конкретные предписания субъектов управления (руководства), подзаконные решения, обязательные для исполнения объектами управления. К объектам управления - адресатам распоряжений можно отнести:
- филиалы и дочерние организации, находящиеся в прямом подчинении субъекта управления;
- структурные подразделения предприятия;
- конкретные должностные лица и работники.
Издание приказов и распоряжений - юридическое действие, устанавливающее конкретные административные отношения между субъектом и объектом управления, имеющие юридические последствия. Поэтому приказы и распоряжения оформляются по оговоренным правилам и порядку, чтобы обеспечить их юридическую значимость.
То, в каком случае необходимо издание приказа, а в каком - распоряжения, во-многом зависит от того, насколько крупным является предприятие. На небольших предприятиях руководитель осуществляет функции единоличного исполнительного органа, на крупных - право подписи есть не только у него, но и у руководителей подразделений. Поэтому в практической работе используется два подхода,представленных в таблице и учитывающих этот фактор.
Порядок оформления распоряжения
Издание распоряжения может быть быть обусловлено необходимостью:
осуществления управленческих функций, обусловленных стоящими перед предприятием тактическими и стратегическими задачами;
оптимизации производственных процессов и организационной структуры;
внесения изменений и дополнений в принятые ранее нормативно-правовые акты и решения вышестоящих органов, а также решения, принятые данной организацией с целью их актуализации и адаптации к реалиям и потребностям текущего момента.
Оформление распоряжения осуществляется в следующем порядке:
Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:
Инициирование распоряжения, которое может происходить в плановом порядке, на основании поручения вышестоящего органа, по предложению линейных руководителей или отдельных специалистов. Документом, инициирующим оформление распоряжения может стать служебная записка, аналитическая или информационная справка, заключение к ней, служебное письмо.
Сбор и анализ статистических данных и служебной информации, необходимой для подготовки управленческого решения. Это могут быть разного рода документация, в том числе, нормативного и правового характера, публикации в СМИ, архивные документы, статистические выкладки.
Составление проекта распоряжения, как правило, поручается специалисту, в наибольшей степени компетентному в данном вопросе.
Предварительное согласование проекта, анализ полученных замечание и предложений, при необходимости, внесение корректировок в текст распоряжения.
Оформление распоряжения руководителя в соответствии с государственными стандартами и правилами оформления распоряжений, установленными локальным нормативным актом предприятия.
Согласование проекта распоряжения, при необходимости, его доработка и учет внесенных замечаний;
Подписание распоряжения руководителем предприятия или структурного подразделения, его регистрация в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Ознакомление исполнителей с текстом распоряжения.
Правила оформления распоряжения
Основным регламентом, требования которого необходимо соблюдать при оформлении распоряжений руководителя, является ГОСТ Р 6.30-2003, действие которого продлено до 1 июля 2018 года. Данным ГОСТом установлен состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на специальном бланке, используемом для оформления этого документа:
герб Российской Федерации или субъекта РФ, логотип предприятия или его зарегистрированный товарный знак;
полное и краткое наименование предприятия;
справочные сведения об организации: ее банковские счета, юридический и электронный адрес, коды ОКПО, КПП, регистрационный номер предприятия по ОГРН и его ИНН;
место составления документа;
наименование вида документа - «Распоряжение».
Кроме того, на специальном бланке должны быть предусмотрены ограничительные отметки, в которых будут расположены такие обязательные реквизиты, как дата и регистрационный номер, присваиваемый документу после его подписания.
Для оформления распоряжения используются бланки, напечатанные на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя граница текста равны по 20 мм, правая - 10 мм, левая, используемая для подшивки, 30 мм.
В некоторых случаях, типовые управленческие решения могут оформляться на унифицированной форме № Т-1. Как правило, это приказы (распоряжения) о приеме на основную работу
Оформление текстовой части распоряжения
Важно соблюсти требования, предъявляемые к основному содержанию распоряжения. Оно должно состоять из двух смысловых частей. В первой части кратко и последовательно излагается преамбула - объясняется, чем обусловлена необходимость издания данного документа, дается обоснование тех действий, которые будут предписаны. В некоторых случаях, когда основанием для издания распоряжения стал законодательный или нормативный правовой акт, решение вышестоящей организации и т. п., в преамбуле необходимо дать на него ссылку.
В соответствии с тем, что послужило основание для издания и оформления распоряжения руководителя, преамбула может начинаться таким словами:
«Во исполнение...»;
«Согласно...»;
«В целях...»;
«В связи с...».
За преамбулой следует распорядительная часть, которая начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», которое располагается посредине строки и пишется прописными буквами. За этим словом следует перечисление предписываемых действий с указанием сроков исполнения, а также должностей, фамилий и инициалов исполнителей и тех, кто настоящим распоряжением назначается ответственным за своевременное исполнение данных действий. Как правило, распорядительная часть содержит несколько пунктов, каждым из которых оговаривается какое-либо одно конкретное действие, его сроки и лица, отвечающие за контроль и своевременность исполнения.
