Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008 № 35

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

ПРИМЕР 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

08.08.2008 № 2

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Хозяйственная деятельность предприятий может потребовать от руководителя организации особой группы сотрудников, наиболее компетентных в каком-либо вопросе.

Лица, которые имеют максимальный объём знаний по какому-то вопросу, могут называться экспертами, а созываемая группа работников - экспертной комиссией.

Издавая приказ о создании экспертной комиссии, руководитель подтверждает её полномочия и определяет тот круг действий, которые должна выполнять созданная комиссия.

Состав экспертной комиссии, её функции

Естественно, если комиссия зовётся экспертной, значит, её участники должны быть максимально компетентны в определённой области знаний. Руководитель, образовывая такой орган, должен получать в виде заключения подобной комиссии, максимально достоверную информацию о том или ином событии.

Экспертную комиссию собирают для достоверной оценки определённых фактов или действий, с вынесением обоснованного и всеобъемлющего заключения о таком факте либо действии. Обычно, созываемая руководителем комиссия непосредственно подчиняется и отчитывается перед самим, созвавшим её, начальником.

Приказ о создании комиссии

Созывается экспертная группа волей руководителя, оформленной соответствующим приказом. В волеизъявляющем документе прописывается, для чего созывается комиссия, её состав и полномочия.

На примере ниже, мы представим один из вариантов оформления подобного документа.

Производственное объединение « Сфера»

12.10.15 Саратов

Приказ

С целью надлежащего контроля качества выпускаемой продукции

Приказываю:

Создать экспертную комиссию по контролю качества продукции в составе:

Ребров П.С. главный инженер;

Седова Р.В. специалист отдела технического контроля;

Ефимов К.К. заместитель генерального директора по сбыту продукции;

Кузина В.П. руководитель химической лаборатории.

Экспертная комиссия подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Полномочия и обязанности экспертной комиссии осуществляются в пределах должностной инструкции.

Генеральный директор ПО «Сфера» Самойлов Г.В.

Подобным документом вполне можно оформить создание группы для проведения экспертной оценки требуемых фактов. Действия комиссии в рамках указанных полномочий фиксируются в форме отчета и предоставляются руководителю для изучения и принятия определённых решений. Эксперты, назначенные членами комиссии, несут ответственность за сведения указанные в отчётности и их достоверность.

Ниже расположен типовой бланк и образец приказа о создании экспертной комиссии вариант которого можно скачать бесплатно.

Приказ о создании экспертной комиссии

Приказ о назначении экспертной комиссии

(ООО «Вариант»)

12.12.2014 № 2

г. Иркутск

О создании экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение, и уничтожение документов с истекшим сроком хранения

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель: Заведующая архивом организации Романова С.П.

Члены комиссии:

Начальника отдела кадров Чайкина С.О.,

Архивариус Кравченко А.У..,

Главный бухгалтер Зима В.В.

2. Заведующей архивом организации Романовой С.П., разработать положение об экспертной комиссии на 2015 год до 25.12.2014 г.
3. Архивариусу Зиме В.В., составить план работы экспертной комиссии на 2015 год до 25.12.2014 г.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Леонов Р.Л. Леонов

С приказом ознакомлены:

В дело № 01-02

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант»

(ООО «Вариант»)

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденного 25.08.2010г. Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы архивного фонда ООО «Вариант» за 2004-2006 годы:

Заголовок дела	Дата дела	Кол-во дел	Сроки хранения	Примечание

Кассовая книга
Банковские документы
Путевые листы

Не во всех вопросах руководитель предприятия компетентен. И это совершенно правильно, т.к. для этого он и нанимает на работу специалистов. Некоторых штатных специалистов руководитель со временем вносит в состав комиссии.

Комиссия, независимо от ее вида, - это коллектив, создаваемый руководителем предприятия для выполнения каких-либо функций на предприятии или для проведения мероприятий.

Рассмотрим подробно несколько видов комиссий и приказы, необходимые для их создания.

Аттестационная комиссия.

Данная комиссия детально изучает предоставленные ей материалы по штату предприятия и заслушивает отчеты о выполненной работе сотрудниками, которые проходят аттестацию. В состав комиссии обязательно входят председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии и представители профсоюзов. Согласно новому Порядку от Минздравсоцразвития по аттестации рабочих мест теперь не предусматривается организация аттестации руководителем аттестуемого предприятия. Провести аттестацию могут только лишь аттестующие организации. Руководитель аттестуемого предприятия вправе потребовать информацию о аккредитации у аттестующей организации. На заседании аттестационной комиссии обязательно присутствие руководителя того структурного подразделения, где работает аттестуемый сотрудник.

В ходе работы члены комиссии должны принять одно из следующих решений: либо аттестовать рабочее место, либо его оптимизировать, либо ликвидировать. Чтобы принять взвешенное решение, членам аттестационной комиссии необходимо будет провести комплексный технико-экономический анализ. На основе результатов аттестации и сертификации оборудования вышестоящими органами сертифицируется производственный объект.

Члены комиссии также дают сотрудникам рекомендации по повышению в должности и включению в резерв. Секретарь ведет протоколы заседаний в прошнурованной и отдельно пронумерованной книге. Все протоколы заседаний хранятся в отделе кадров. Все материалы, подготовленные аттестационной комиссией, служат базой для формирования резерва рабочих кадров и организации плановой работы.

Заседание комиссии не является правомочным, если на нем присутствует менее 2/3 членов комиссии.

Подготовительный этап аттестации рабочих мест (далее - АРМ) включает в себя следующие действия:

1. решение руководителя предприятия о проведении АРМ;

2. составление приказа о создании комиссии по АРМ;

3. формирование графика проведения заседаний и его утверждение.

Остановимся на втором действии. Приказ о создании аттестационной комиссии не является типовым документом и разрабатывается руководителем предприятия.

В шапке приказа о создании указывается полное либо сокращенное наименование фирмы, номер и дата составления, место (город) издания приказа, а также краткое его содержание.

В преамбуле приказа после слов «Во исполнении» или «В целях реализации» необходимо упомянуть следующие основные нормативные документы: ст. 212 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития РФ 342н от 26.04.11 г. Далее в преамбуле указывается номер и дата договора на поэтапное выполнение работ по АРМ.

В основной части текста после слов ПРИКАЗЫВАЮ:

В первом пункте необходимо произвести назначение комиссии (обязательно один из членов должен быть с аттестующей организации, наименование которой тоже необходимо указать);

Во втором пункте указывается председатель комиссии (один из членов комиссии аттестуемой организации);

В третьем пункте указывается аттестующая организация;

В четвертом пункте прописываются обязанности аттестующей фирмы;

В пятом пункте среди членов комиссии указывают лицо, ответственное за контроль исполнения всех пунктов приказа.

Заверяется приказ о создании комиссии подписями руководителя аттестуемой организации и членов комиссии.

На самом деле приказ о создании комиссии по АРМ может быть оформлен по-другому. Вышеописанная структура приказа носит рекомендательный характер (образец приказа о создании комиссии приведен ниже для скачивания).

Экспертная комиссия.

Это постоянно действующий совещательный орган при руководстве, который занимается экспертизой ценности документов, а также принимает решение по уничтожению, постоянному или временному хранению документов. Создается экспертная комиссия руководителем предприятия на основе приказа о создании экспертной комиссии. В составе постоянно действующей комиссии должно быть не менее трех сотрудников.

Перейдем к оформлению бланка приказа о создании экспертной комиссии для уничтожения документов.

В шапке прописывается полное (сверху) и сокращенное наименование организации, номер, дата и место издания приказа. Затем указывается обоснование формирования приказа (в нашем случае обоснованием служит уничтожение документов) и прописываются все члены экспертной комиссии (сначала указывается должность сотрудника, затем фамилия и инициалы).

Заверяется приказ визами руководителя предприятия и членов экспертной комиссии. Затем приказ отдается в отдел кадров.

И расследование производственной аварии, и оценка архивных документов начинается с формирования рабочей группы, ответственной за результат процедуры. Готовый образец приказа о создании комиссии в 2018 году облегчит жизнь кадровику.

Из статьи вы узнаете:

Комиссия - коллегиальный орган, формируемый по приказу работодателя для решения важных для предприятия вопросов. Как правило, речь идет о нерегулярных или нетипичных мероприятиях. К ним относится аттестация персонала, ревизия кадровых документов, расследование производственной аварии или несчастного случая. Иногда на крупных предприятиях создаются постоянно действующие комиссии по:

охране труда;
решению трудовых споров;
внедрению профессиональных стандартов;
расследованию причин профзаболеваний;
проверке знаний охраны труда и пожарной безопасности;
экспертизе ценности документов;
проверке знаний производственных норм и инструкций;
расследованию дисциплинарных проступков .

Необходимость создания коллегиального органа - не прихоть, а требование действующего законодательства. Работодатель не имеет права единолично заниматься решением спорных вопросов, поскольку заинтересован в результате. А комиссия, созданная на паритетной основе из представителей разных сторон, дает независимую оценку ситуации.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать документы по теме:

Важно: число членов комиссии (вместе с председателем) должно быть нечетным. При этом особых ограничений на общее количество участников нет - в рабочую группу может входить 3, 5, 7 человек и более.

Приказ о создании комиссий на предприятии в 2018 году

Чтобы комиссия сформировалась и начала действовать, необходимо основание - письменный приказ работодателя. Унифицированной формы нет. Приказ составляется согласно локальным нормам делопроизводства. Компании, не использующие собственный бланк, печатают в верхней части листа «шапку» с указанием:

полного и краткого наименования организации;
кодов ИНН, КПП, ОКПО;
места и даты оформления приказа .

Ниже указываем название и номер документа. Приказ состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко описывается причина, побудившая работодателя принять решение о создании комиссии. В распорядительной - суть принятого решения и конкретные распоряжения для ответственных должностных лиц.

Важно: если пунктов-распоряжений несколько, целесообразно привести их списком.

В качестве примера рассмотрим приказ о создании комиссии по проверке знаний производственных инструкций. Так выглядит «шапка» и констатирующая часть:

Приказ о создании комиссии по расследованию профзаболевания или несчастного случая на производстве

Любое производственное ЧП с участием людей требует обязательного расследования. Формирование комиссии - неотъемлемый этап следственных действий. Порядок, в котором она создается и работает, закреплен ст.229 ТК РФ. Здесь же прописаны нормы, которые должен соблюдать каждый работодатель при составлении приказа:

комиссия создается незамедлительно, а не через неделю или месяц после несчастного случая;
в состав включается не менее трех человек, в том числе специалист по охране труда, представитель работодателя и делегат от работников (как правило, член профсоюза);
если речь идет о происшествии с летальным или тяжким исходом, к расследованию привлекаются представитель местной исполнительной власти, государственный инспектор труда и представитель регионального отделения ФСС;
нельзя вводить в состав комиссии должностных лиц, непосредственно отвечающих за безопасность участка, на котором произошел несчастный случай;
если в результате происшествия пострадавший погиб, его законный представитель получает право участвовать в расследовании.

Скачать в.doc

Чтобы получить объективный результат, члены комиссии изучают медицинские документы, беседуют с пострадавшим и его коллегами, осматривают рабочее место. Проводится тщательная оценка условия труда. Итоги расследования оформляются отдельным актом и заверяются подписями всех членов комиссии, включая председателя. Детали - в статьях «Что делать кадровику, если с сотрудником » и « е: проводим расследование».

Приказ о создании рабочей комиссии по внедрению профстандартов

На смену морально устаревшим тарифно-квалификационным справочникам приходит система профессиональных стандартов. Одни работодатели уже успешно применяют профстандарты в работе, другие лишь готовятся к переходу. Чтобы внедрить новые стандарты, создается рабочая группа или комиссия. Рекомендуется включить в состав группы специалистов по работе с локальными нормативными актами - юрисконсульта, руководителя отдела кадров, главного бухгалтера. Оформляя приказ о формировании комиссии, акцентируйте внимание на конкретных задачах и сроках их выполнения:

». Вы узнаете, какие преимущества дает работодателю новая система квалификационных требований.