Формирование акта по форме ОС–3 — завершающий этап ремонта, реконструкции или модернизации объекта, входящего в состав основных средств предприятия. Этот бланк относится к первичной документации, является важнейшим учетным документом и имеет свои особенности заполнения.

ФАЙЛЫ

Что считается основными средствами

В компании включаются любые предметы, используемые в ее повседневной текущей деятельности. Это могут быть инструменты, приборы, техника, транспорт, мебель, оборудование и т.д.

Значение документа

Любые средства труда в процессе эксплуатации неизбежно изнашиваются и стареют. Вследствие этого происходят поломки, случаются неисправности, возникает необходимость в их ремонте и реконструкции. Для осуществления таких работ организации частенько прибегают к помощи сторонних специализированных фирм.

Для обоснования понесенных расходов, после проведения восстановительных работ и составляется акт по форме ОС-3.

Кто участвует в приеме-сдаче

Для того, чтобы зафиксировать движение основных средств от исполнителя к заказчику после ремонта/модернизации/реконструкции, в компании создается специальная комиссия. В ее состав входят работники предприятия из разных структурных подразделений – как правило, технические специалисты, сотрудник отдела бухгалтерии и представитель руководства.

Задача комиссии – удостовериться в том, что все необходимые работы были проведены на должном уровне и объект пригоден к дальнейшему использованию.

Особенности акта, общие моменты

Если вам дано задание сформировать акт по приему-сдаче объекта основных средств, прошедшего ремонтные работы, а вы не знаете как именно это сделать, внимательно прочитайте приведенные ниже рекомендации. Посмотрите и пример заполнения – на его основе у вас легко получится оформить свой документ.

Перед тем, как перейти к подробному описанию акта, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что на сегодня его единого унифицированного образца не существует (отмена обязательных форм первичных документов произошла в 2013 году). Значит это то, что формировать акт можно в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике предприятия.

Однако, наибольшим спросом пользуется вариант использования ранее общеприменимой формы ОС-3 – она удобна по структуре, понятна и содержит в себе все нужные сведения.

При этом метод составления акта должен быть отражен в нормативных бумагах фирмы.

Форму ОС-3 можно заполнять от руки или в компьютере – при этом, если выбран второй путь, бланк после окончательного формирования следует распечатать. Необходимо это для того, чтобы все стороны, задействованные в приеме-сдаче основных средств, могли поставить в документе свои подписи, а том числе лица, непосредственно занятые в приеме-передаче, главный бухгалтер и директор предприятия.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это нужно только тогда, когда такое условие есть в локальной документации компании.

Формируется акт как минимум в трех экземплярах (если акт заполняется от руки, то через копировальный лист) — по одному для каждой из заинтересованных сторон. При определенной надобности могут быть сделаны и дополнительные копии, которые также нужно заверить надлежащим образом.

Образец акта о приёме-сдаче отремонтированных основных средств

В начале документа, на его лицевой стороне, указываются:

реквизиты организации, которой принадлежат основные средства: ее полное наименование, структурное подразделение, к которому причисляется объект;
информация о фирме, осуществившей восстановительные работы.

С правой стороны бланка в табличку вносятся:

коды ОКПО обоих предприятий;
сведения о договоре (номер, дата заключения);
период ремонта (по договору и реальный);
присвоенный акту номер;
дата формирования акта (напомним, что акт должен составляться непосредственно в день возврата основных средств собственнику).

Ниже справа отводится несколько строк для утверждения заполненного бланка руководителем организации, а затем идет первая таблица. В нее вписывается информация о том, в каком состоянии был объект на момент отправки его в ремонт:

указывается его порядковый номер и название;
инвентарный, паспортный и заводской номера;
цена и фактический срок использования.

После этого требуется заполнить еще одну таблицу, которая касается финансовых затрат, понесенных предприятием-владельцем в ходе ремонта. Здесь указывается:

порядковый номер и название объекта;
вид работ, которым он подвергся;
расходы на демонтаж (если таковые были);
стоимости работ по договору и реальная;
примечания – они даются по мере необходимости.

Под таблицей подводится итог: сюда письменно вносится цена объекта основных средств после ремонта и восстановления.

На оборотной стороне бланка дается резюме комиссии, которая присутствовала при приеме-сдаче реконструированных материалов. Здесь указывается, насколько полно были выполнены работы, их тип (ремонт, реконструкция или модернизация), изменения, которые зафиксированы в результате произведенных восстановительных манипуляций.

Затем бланк подписывается всеми участниками комиссии, а также лицами, непосредственно занятыми в процессе приема-сдачи материала и руководством фирмы.

Как учитывать и хранить документ

Акт по форме ОС-3 подлежит обязательному учету и хранению. Сведения о заполненном, подписанном и утвержденном бланке необходимо внести во внутренний журнал учета документации, поставив в нем отметку о дате создания и номере документа.

После этого бланк следует сложить в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находится в течение периода, установленного законодательно или на протяжении срока, прописанного во внутренних нормативных актах организации. По истечении этого времени его можно утилизировать с соблюдением процедуры, указанной в законе.

Формы, применяемых первичных учетных документов, порядок их оформления, а так же правила документооборота утверждаются внутренними положениями, инструкциями, иными организационно–распорядительными документами, разработанными в организации (п. 5 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.10.03 №91н).
Первичные учетные документы, включая документы по учету основных средств, должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 4 ст. 9 закона №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.96).
В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России №7 от 21.01.03, которым для оформления и учета приема–сдачи объектов основных средств после ремонта, реконструкции, модернизации утверждена форма ОС–3 (Акт о приеме–сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств).
Акт по форме ОС–3 составляется постоянно действующей в организации комиссией, в обязанности которой входит оформление приема и передачи объектов основных средств. Однако руководством организации для выполнения вышеуказанных обязанностей может быть уполномочено и одно лицо. Состав комиссии либо уполномоченное лицо назначается локальным приказом организации.
Акт подписывается всеми членами комиссии, включая председателя, или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, с одной стороны, и представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, с другой стороны. Далее акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию, где на его основании бухгалтером отражаются в учете затраты на ремонт, реконструкцию и модернизацию.
Следует отметить, что если ремонт, реконструкция и модернизация проводится силами сторонней организации, акт составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается сторонней организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма №ОС–6).

После выполнения ремонта вышедшего из строя оборудования происходит его приемка на предприятие как вновь прибывшего, для этого используются необходимые документы и выполняются соответственные этапы.

Форма ОС-3 – это акт приема-передачи оборудования после выполнения восстановительных работ. Данная документация унифицирована, однако на ее основании доступно издать внутренний бланк с учетом особенностей производства.

Использование документа необходимо в случае сдачи оборудования на ремонт и приема после ремонта, также его формирование неоспоримо в любом случае – при изменении балансовой стоимости или сохранении ее прежних размеров.

Важно: форма едина для любого основного средства. В ней отражается измененная стоимость объекта на день формирования акта, также в ней отражается размер суммы потраченной на ремонт.

Акт является обязательным первичным документом, для признания расходов на модернизацию или восстановление имущества его оформление необходимо совершать своевременно.

Что такое акт списания и как правильно его составить – смотрите тут:

Кто создает акт приема-передачи

Для приема оборудования после ремонта на предприятии должна существовать комиссия на постоянной основе или одно ответственное лицо. В обязанность таких уполномоченных лиц входит выдача средств на ремонт и прием после восстановления основных средств.

Именно эта комиссия составляет и заверяет документ, также акт должны заверять:

Представитель сдающей организации или подразделения, в котором производились все работы;
Бухгалтер принимающей стороны;
Руководитель предприятия.

Составляется документ и подписывается сразу во время приема ОС. вы узнаете, что представляет собой акт по форме ОС-4 и чем он отличается от ОС-3.

Обязанности комиссии перед подписанием акта

Кроме прочего комиссия обязана перед подписанием акта выполнить все свои обязательства:

Проверить выполнение работ в полном объеме;
Присутствовать на испытаниях оборудования;
Оформить прием и передачу активов. Что такое и как его составить – узнайте по ссылке;
Зафиксировать изменение основных характеристик.

Что содержит акт по форме ОС-3

Унифицированный бланк состоит из 2-х разделов и титульного в виде таблицы:

В шапке необходимо указать такую информацию:

Наименование сторон сделки;
и по ОКУД;
Также в шапке необходимо сделать ссылку на основание – основной договор между сторонами – его номер и дата подписания;
Указать на наличие выделенного времени для работ по факту и по договору;
Также именно на титульной части руководитель ставит свою резолюцию.

Далее идет 1-й раздел, он состоит из 7 граф таблицы и содержит данные о состояние ОС до начала ремонтных работ:

Название объекта и порядковый номер;
Инвентарный номер;
Паспортные данные;
Номер, присвоенный на заводе;
Период эксплуатации;
Стоимость восстановительных работ.

2-й раздел складывается с 9 граф и содержит сведения о стоимости восстановительных работ в любом их проявлении:

Название и номер объекта;
Вид необходимых работ;
Средства для демонтажа и транспортировки объекта;
Стоимость ремонтных работ согласно соглашению;
Стоимость реконструкции или модернизации;
Цена по факту ремонта;
Цена по факту реконструкции или модернизации;
Прочие примечания.

Важно: отдельной строкой под разделами следует указать реальные затраты на весь восстановительный процесс.

Образец акта формы ОС-3.

Обратная сторона акта предназначена для составления выводов комиссии, а именно:

Был ли выполнен заказ в полном объеме;
Если нет, что недоделано;
Указать на изменения в характеристиках после выполнения ремонта.

После окончательного составления документ подписывается.

Правила составления

Документ составляется согласно требованиям формирования передаточных актов. Он должен содержать необходимое количество экземпляров:

Один, если работы выполняются в стенах предприятия:
Если же оборудование перемещалось необходимо составить 2 экземпляра по одному для сторон сделки;
В случае когда необходима его транспортировка составлять следует 3-и экземпляра плюс в состав комиссии следует включить представителя перевозчика.

Важно: составлять его необходимо в день приема оборудования, при этом дата на акте должна соответствовать окончанию ремонтных работ.

Также следует учесть, что виды работ в таблице разграничены:

Ремонт;
Модернизация;
Реконструкция.

Шапка документа должна содержать данные заказчика и исполнителя, реквизиты документа, а также дату составления, которая совпадает с датой доставки оборудования из ремонта.

В первом разделе данные необходимо вносить посредством информации с инвентарной карточки, указывать срок эксплуатации необходимо без учета периода консервации.

Во втором разделе указываются расходы на ремонт, согласно ст. 168 НК РФ они указываются без НДС, так как согласно законодательству налог на добавленную стоимость вписывается отдельно, однако такое положение касается только реализации – этому факту следует уделить особое значение. Какие установлены условия возмещение НДС из бюджета вы узнаете .

Пример заполнения акта ОС-3.

Заключение комиссии выделяется отдельным пунктом, оно может содержать:

Описание видов, проводимых испытательных работ;
Описание изменений технологических данных произошедших в результате модернизации;
Выводы комиссии о соответствии оборудования требованиям.

Чтобы не было ошибок

Акт необходимо заполнять согласно требованиям законодательства и приведенным в них инструкциям, это важный документ, так как согласно ему средства потраченные на ремонт, учитываются в расходной базе.

В своих действиях комиссия или уполномоченное лицо должно придерживаться исполнения следующих шагов:

Собрать состав комиссии в день прибытия основных средств из ремонта на основании приказа руководителя;
Выполнить полный осмотр оборудования на момент невыполнения каких-либо работ, указанных в соглашении сторон;
Произвести его испытание для контроля работы механизмов;
Оценить технические показатели;
Учесть изменения в комплектации оборудования, которые могут повлечь изменения в стоимости изделия;
Составить по полученным итогам акт, отобразив в нем все выявленные факты.

Важно: документ обязательно должен иметь подписи всех членов комиссии, что подтверждает их согласие с указанными данными и утверждение руководителя.

После всех мероприятий на основании данной документации необходимо:

Провести расходы по данному мероприятию соответствующими бухгалтерскими проводками;
Списать затраты в налоговом учете;
Увеличить первоначальную стоимость оборудования вследствие ремонта

Заключение

Первичная документация в любом ее варианте играет важную роль в дальнейшем учете понесенных растрат, убытков, увеличения первоначальных стоимостей основных средств.

Так что к оформлению таких бумаг необходимо подойти со всей ответственностью, тем более, что для этого специально созданы унифицированные формы и инструкции к ним, на основании чего доступно формировать собственный документооборот.

Как осуществляется оформление акта на списание материалов вы можете посмотреть тут:

Подскажите как правильно заполнить ОС-3. Мы проводили реконструкцию причала, заключение на разрешение реконструкции делала одна организация, проект другая, работы третья, нанимали эксковатор четвертая, плюс элекрическая часть мы делали своими силами. Как заполнить ОС-3

Из указаний по заполнению формы ОС-3 следует, что если реконструкцию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах, если собственная – в одном. Составление одного акта ОС-3 при осуществлении реконструкции смешанным способом указаниями не предусмотрено. Наличие договоров с разными подрядчиками по реконструкции ОС подразумевает подписание по каждому договору отдельного акта по форме N ОС-3. Поэтому в данной ситуации нужно оформить акты по форме №ОС-3 с каждым подрядчиком в двух экземплярах и один экземпляр акта от организации.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как провести и отразить в бухучете и при налогообложении реконструкцию основных средств

При эксплуатации основные средства морально и физически изнашиваются. Реконструкция является одним из способов восстановления основного средства (п. 26 ПБУ 6/01).

Реконструкцию основных средств можно выполнить:

хозспособом (т. е. собственными силами организации);
подрядным способом (т. е. с привлечением сторонних организаций (предпринимателей, граждан)).

Документальное оформление

Решение о реконструкции основных средств нужно оформить приказом руководителя организации, в котором необходимо указать:

причины реконструкции;
сроки ее проведения;
лиц, ответственных за проведение реконструкции.

Объясняется это тем, что все операции должны быть подтверждены документально ().

Если организация выполняет реконструкцию не собственными силами, то с исполнителями нужно заключить договор подряда ().

При передаче основного средства подрядчику оформите акт о приеме-передаче основного средства на реконструкцию . Поскольку унифицированной формы акта нет, организация может разработать ее самостоятельно. Если основное средство будет утрачено (испорчено) подрядчиком, подписанный акт позволит организации потребовать возмещения причиненных убытков (ст. и ГК РФ). При отсутствии такого акта доказать передачу основного средства подрядчику будет затруднительно.

При передаче основного средства на реконструкцию в специальное подразделение организации (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение по форме № ОС-2 . Если при реконструкции местонахождение основного средства не меняется, никаких передаточных документов составлять не нужно. Такой порядок следует из указаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 .

По окончании реконструкции составляется акт о приеме-сдаче по форме № ОС-3 . Его заполняют независимо от того, хозяйственным или подрядным способом была проведена реконструкция. Только в первом случае организация оформляет бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков). Акт подписывают:

члены приемочной комиссии, созданной в организации;
сотрудники, ответственные за реконструкцию основного средства (или представители подрядчика);
сотрудники, ответственные за сохранность основного средства после реконструкции.

После этого акт утверждает руководитель организации и его передают бухгалтеру.

Если подрядчик проводил реконструкцию здания, сооружения или помещения, которая относится к строительно-монтажным работам, то дополнительно к акту по форме № ОС-3 должны быть подписаны акт приемки по форме № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3 , утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100 .

Из справочника

Памятка к форме № ОС-3. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств

Сколько экземпляров

Два экземпляра – если ремонт выполнила сторонняя организация.

Один экземпляр – если ремонт был выполнен собственными силами.

Кто заполняет

Приемочная комиссия или сотрудник, уполномоченный на приемку основных средств.

Кто подписывает

Акт подписывают:

– члены комиссии (или сотрудник, уполномоченный на прием основных средств);
– представители передающей стороны.

Акт утверждает руководитель.

Как заполнять

Когда оформляют

В день приемки основного средства:
– от подрядчика, который выполнял ремонт (реконструкцию, модернизацию);
– из структурного подразделения организации, выполнявшего ремонт (реконструкцию, модернизацию).

На основании каких документов

– договор;
– заказ-наряд.

Для чего нужен бухгалтерии

Подтверждает готовность к эксплуатации, улучшение функциональных характеристик основного средства после ремонта, реконструкции, модернизации.

На основании акта по форме № ОС-3:
– спишите затраты на ремонт в бухгалтерском и налоговом учете (совместно с актом выполненных работ);
– увеличьте первоначальную стоимость основного средства после реконструкции или модернизации.

Сведения о ремонте, реконструкции, модернизации основного средства внесите в инвентарную карточку по форме ОС-6 или в инвентарную книгу по форме ОС-6б (у малых предприятий).

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств форма ОС-3 заполняется в случае приема объекта после капитального или текущего ремонта.

Скачать заполненный образец акта ОС-3 можно по ссылке внизу статьи.

Руководителем организации формируется комиссия, которая осматривает объект после ремонта, реконструкции, модернизации, проверяет его работоспособность и заполняет акт по форме ОС-3.

Ремонт или реконструкция могут выполняться организацией самостоятельно, в этом случае достаточно оформить акт ОС-3 в одном экземпляре – для отдела бухгалтерии. Если же ремонтные работы проводит сторонняя организация, то следует заполнить минимум 2 экземпляра – по одному бланку для каждой стороны.

Инструкция по заполнению формы ОС-3:

Бланк форма ОС-3 имеет две страницы, на которых расположена титульная часть, два раздела и подписи ответственных лиц.

Образец заполнения

Заполнение титульной части бланка ОС-3:

Заказчик – название организации-владельца основного средства и ее код ОКПО.

Исполнитель – название организации, которая выполнит ремонт, реконструкцию или модернизацию объекта основных средств и ее код ОКПО.

Договор (заказ) — номер и дата договора или заказа, составленного между заказчиком и исполнителем работ. Заполненный бланк акта прикладывается к этому договору.

Период ремонта – указываются даты начала и окончания ремонтных работ, которые указаны в договоре (запланированные) и фактические.

Акт – ставится номер и дата оформления формы ОС-3 – дата приема отремонтированного, реконструированного или модернизированного основного средства.

Заполнение первого раздела формы ОС-3:

В данном разделе отражаются данные об объекте основных средств на дату передачи в ремонт.

1 – порядковый № записи.

2 – наименование основного средства, передаваемого в ремонт.

3, 4, 5 – инвентарный, паспортный и заводской номера объекта.

6 – восстановительная (остаточная) стоимость ОС (за вычетом начисленной амортизации).

7 – срок, когда объект фактически использовался.

Если в ремонт передается несколько объектов, то необходимо их все перечислить в таблице, для каждого ОС заполняется отдельная строка.

Заполнение второго раздела бланка ОС-3:

Любые ремонтные работы сопровождаются определенными затратами, сведения об этих затратах нужно внести в таблицу этого раздела.

1 – номер по порядку.

2 – наименование ОС.

3 – вид ремонтных работ.

4 – затраты на демонтаж, выраженные в рублях.

5 – стоимость выполненного объема работ по текущему ремонту ОС (согласно договору).

6 – стоимость работ по реконструкции и модернизации по договору.

7 – фактическая стоимость работ по ремонту основного средств.

8 – фактическая стоимость работ по реконструкции и модернизации объекта.

9 – затраты по доставке объекта до места ремонта и обратно.

Итого – подводятся итоговые суммы произведенных и запланированных затрат.

Стоимость отремонтированного, реконструированного или модернизированного объекта основных средств – указывается стоимость объекта с учетом затрат. Надо помнить, что затраты на реконструкцию и модернизацию включаются в стоимость ОС.

На оборотной стороне акта ОС-3 комиссия пишет свое заключение, отмечает, насколько успешно выполнены работы. Если что-то не выполнено, то необходимо указать, какие именно работы не выполнены.

Все члены комиссии подписывают заполненный бланк акт о приеме-сдаче ОС-3. Также акт подписывает главный бухгалтер обеих сторон, а руководитель акт утверждает.

При этом в инвентарной карточке объекта необходимо сделать соответствующие отметки ( и