Служебное задание на командировку: особенности составления и пример оформления. Как составляется служебное задание на командировку

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

В процессе деятельности каждое предприятие контактирует с различными организациями, расположенными в разных городах и регионах. Многие вопросы трудно решаемы путем телефонных переговоров или обменом корреспонденцией. Для их исполнения сотрудник организации отправляется в командировку с четким служебным заданием. Как оформляется этот документ и для чего он нужен, разберемся дальше.

Для чего нужно задание на командировку и кто его выдает

Все служебные поездки оформляются в соответствии с Постановлением правительства №749 от 13.0.2008г. на основании которого, служебной командировкой считается направление сотрудника организации в другой населенный пункт. То есть поездки по территории города по курьерской надобности или водителем не являются командировкой . Это простое выполнение служебных обязанностей.

Отправка сотрудника в поездку осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя . Работнику выдается поручение, которое он должен обязательно выполнить за определенное время.

Срок вояжа устанавливается индивидуально в зависимости от преследуемых командировкой целей и сложности их исполнения.

Командированный сотрудник должен точно понимать, какие вопросы он должен решить на объекте . Для этого ему вдается четкое служебное задание. Важность документа обусловлена еще и тем, что без его наличия, работник может быть просто не допущен командируемому объекту.

Задание оформляется по установленной унифицированной форме Т-10а.

Четкое указание плана поездки дает возможность потребовать с командированного сотрудника исчерпывающего отчета. Предприятие тратит средства на доставку работника к нужному объекту его питание, проживание, оплачивает прочие траты, связанные с выполнением поставленных целей .

Следовательно, на сотрудника возлагается ответственность за целесообразную трату выделенных для поездки сумм. А польза от вояжа будет только при условии благополучного исхода деловой поездки. Поэтому служебное поручение дает возможность направляемому работнику не забыть о поставленных целях, а затем детально отчитаться об их исполнении после окончания поездки.

Служебное задание позволит сотруднику и организации быстро решить следующие проблемы:

Выделить конкретные цели деловой поездки;
Разработать четкий план и поэтапно его выполнять;
Быстро получить допуск к объекту командировки;
Четко и ясно составить служебную записку по итогам поездки.

Только на основании служебного задания руководитель имеет право требовать отчет о деятельности, осуществляемой в командировке. Не рациональное использование времени поездки и невыполнение ее целей могут послужить основанием для наложения взыскания .

Служебное задание выдает командирующая организация на основании приказа руководителя. Заполнять бланк должен непосредственно директор либо начальник отдела. Обычно руководство не обременяет себя подобной бумажной волокитой, вменяя заполнение документа ответственному кадровому работнику.

Кадровик заполняет форму на основании письменного распоряжения руководителя компании или структурного подразделения. Документ подписывается у руководства и затем выдается сотрудником отела кадров работнику вместе со всеми остальными необходимыми документами.

Обязательно нужен ли документ

Обязательное оформление служебного задания на командировку не закреплено на законодательном уровне. Указания на данный документ отсутствует в списке необходимых для командировки документов, указанных в Постановлении №749. В соответствии с ним на командированное лицо должен быть оформлен следующий пакет:

письменное разрешение или распоряжение на отбытие в деловую поездку;
документы, подтверждающие перемещение к объекту и обратно (проездные билеты и тому подобное);
служебное распоряжение, разрешающее использование корпоративного транспорта;
документы, подтверждающие проживание (чек из гостиницы, договор аренды на квартиру и тому подобное);
отчет о командировке с указанием всех расходов связанных с поездкой.

То есть правительство не выделяет задание на командировку, как обязательный документ. Следовательно, предприятие может самостоятельно принять постановление об использовании данной формы документа.

Это решение закрепляется внутренними приказами. При этом необязательно использовать форму Т-10а. Организация может разработать собственный шаблон документа, указав в нем пункты, которые наиболее подходят для деятельности организации.

Обязательно заполнять служебное поручение, если это указано в локальных внутренних актах предприятия. Если такое распоряжение отсутствует, то необходимым документом является приказ на командировку, в котором прописываются все цели поездки. Подпись сотрудника, указывает на то, что он ознакомлен с основными задачами вояжа и готов их выполнить .

Практика показывает, что большинство организацией предпочитает использовать служебное задание для направления работника в командировочную поездку.

Требования и правила его заполнения

Документ может заполняться от руки либо компьютерным способом. Главное требование – отсутствие помарок и ошибок. Если они присутствуют, документ считается недействительным. Все исправления должны быть подтверждены печатью организации и подписью руководителя.

При ручном способе заполнения бланка можно использовать чернила только синего или черного цвета .

Заполнение и хранение служебного поручения должно соответствовать нормативам по ведению всей кадровой документации. Опираясь на п. 669 Постановления № 558, задание должно храниться в архиве предприятия не менее 5 лет, а в случае направления сотрудника за границу – 10 лет.

Если использовать унифицированную форму Т-10а, то в ней четко указаны все необходимые для заполнения графы и строчки.

Документ должен включать в себя следующие основные сведения:0

данные о командированном работнике (полное имя отчеств и фамилия, занимания должность);
информация о командирующей организации (наименование, место расположения, другие контактные данные);
время пребывания в поездке, а именно дата прибытия и убытия;
место назначения (местность, наименование принимающей организации);
задачи, которые должны быть решены в поездке, последовательность и сроки их исполнения.
подписи сторон (подпись руководителя свидетельствует, о разрешении на поездку, а сотрудник своей подписью соглашается на командировку и выполнение всех указанных пунктов).

Поручение утверждается подписью директора компании и печатью.

Служебное задание издается в двух и более экземплярах. Бланки документа могут быть направлены следующим лицам:

Все лица, ответственное за учет и хранение служебного задания на командировку должны быть указаны в приказе о кадровой политике.

Задание оформляется только на одного сотрудника. Только в приказ на командировку можно внести сразу всех отправляемых в поездку работников. Здесь списочное внесение запрещено. Объясняется это тем, что приказ описывает общие цели поездки. В поручении указываются индивидуальные задачи, которые должен решить именно данный работник.

Пример задания

В качестве примера заполнения служебного задания на командировку предложим унифицированную форму т-10а. Шапка документа заполняется в следующем порядке:

Наименование организации, его налоговые данные;
Номер документа и дата его составления;
Ф.И.О. командируемого сотрудника.

1-я структурное подразделение. Здесь указывается номер цеха или название отдела. (Например, отдел продаж);
2-я должность. Заносится информация о специальности командированного лица. (Например, менеджер по продажам);
3-я и 4-я объект командировки и место его нахождения (например, город Ростов-на-Дону, Россия, ООО Рассвет)
5-я – дата прибытия. Например — 19.12.2017;
6-я – дата убытия. Например — 22.12.2017;
7-я – общее количество дней в командировки. В нашем примере 4 дня;
8-я – фактическое количество дней прибиваемых на объекте. В нашем примере 3 дня. Разница в один день – это время пребывания в дороге;
9-я указывается наименование организации, которая оплачивает поездку. Обычно это предприятие-наниматель командированного сотрудника;
В 10-й графе идет ссылка на документ, на основании которого сотрудник направлен в деловую поездку. Например, служебная записка №2 от 15.12.2017г;
В графе 11 описываются цели командировки. Их может быть одна или несколько. (Например, заключение договора на поставку синтетического волокна);
Графу 11 заполняет командированный сотрудник. (Например, Договор заключен 21.19.2017. Изменены основные положения — объемы поставки увеличены на 10%, стоимость волока снижена на 3%).

Оценку результативности поездки дает руководитель только после возвращения работника. В графе «заключение о выполнении задания» может быть прописано – цель командировки достигнута, договор заключен с ранее оговоренными изменениями.

Руководитель структурного подразделения подписывает документ после ознакомления со служебным заданием в день возвращения сотрудника из командировки.

Примеры заполнения служебного задания на командировку:

Руководитель организации сам определяет необходимость издания служебного задания для командировки . Опыт практической деятельности показывает, что лучше не отказываться от этой формы документа. Поручение позволяет сотруднику лучше ориентироваться при решении служебных проблем, а администрации облегчает контроль его деятельности в командировке.

В данном видео информация о том, как правильно оформить командировку сотрудника. Правила оформления всех нужных для этого документов.

Периодически для выполнения определенных производственных целей руководство хозяйствующего субъекта может направлять работающих на предприятии людей в командировку. При этом оно может оформлять ряд документов, основным из которых является приказ. Однако, он содержит информацию в сжатом виде, для ее детализации рекомендуется также выписывать служебное задание на командировку.

С отменой ранее действовавшего Постановления Правительства, которое регулировало порядок направления в , многие документы перестали быть обязательными к заполнению. Новые нормы устанавливают, что обязательно должен быть оформлен приказ администрации о направлении в служебную поездку.

Поэтому все остальные документы могут применяться на основании существующей производственной необходимости. Какие именно бланки по применяет предприятие, фиксируются в или ином предприятия.

В письменном распоряжении о направлении сотрудника в служебную поездку уже содержится информация о цели и задачах. Но все эти сведения идут в общих фразах. Поэтому и рекомендуется все-таки использовать еще служебное задание для направления в командировку, где подробно описываются все задачи, которое руководство ставит перед сотрудником.

Кто составляет данный документ и можно ли обойтись без него?

Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.

В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.

Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.

Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.

Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.

Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.

На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?

С 2015 года на законодательном уровне были изменены правила оформления командировок. С этих пор служебное задание и стали необязательными, а единственным документом, который нужно заполнить стал приказ на командировку.

Для него обычно применяется стандартная форма Т-9, или же его составляют на фирменном бланке.

В приказе должны быть указаны три основных условия поездки - по какой причине, на какой период и куда:

Цель командировки определяется служебной запиской, служебным заданием либо иным документом, которой является основанием для отправления работника в поездку;
Период командировки должен включать в себя все дни от отъезда до приезда, включая длительность прибывания сотрудника в дороге;
Место командирования - необходимо указать страну, город и компанию. Если поездка предполагается длительная, и будет охватывать несколько точек, то необходимо в приказе их указать все. Кроме этого, может возникать ситуация, когда принимающая организация неизвестна (например, если работник едет с целью поиска новых партнеров по бизнесу), то ее можно опустить.

Внимание! Таким образом, занял главенствующую роль. Однако, если компания хочет продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, она обязательно должна указать это в Положении о командировках.

Скачать бланк и образец служебного задания

Скачать бланк в формате Word.

Скачать в формате Word.

Как составить служебное задание на командировку?

При заполнении документа в верхней части записывается полное название компании, а справа в специальном поле - ее регистрационный код согласно справочнику ОКПО.

Далее ниже, напротив названия бланка, указывается его порядковый номер и дата оформления.

После этого в следующую графу записываются полные Ф.И.О. сотрудника, в правой части предусмотрено место для указания его табельного номера.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которую необходимо внести сведения.

Столбцы пронумерованы:

1 - Указывается название подразделения предприятия, где работает сотрудник;
2 - Его должность по штатному расписанию;
3 - Название страны и города, куда его отправляют в поездку;
4 - Наименование фирмы, в которую направляют работника;
5, 6 - Даты, в которые начинается и заканчивается поездка;
7 - Общее число дней, которые будет по времени занимать командировка сотрудника;
8 - Количество дней работы, т. е. без учета нахождения в дороге;
9 - Название компании, которая осуществляет финансирование расходов по командировке;
10 - Основание для направления работника в командировку.

Далее следует еще одна таблица из двух столбцов:

11 - Нужно указать цель или служебное задание, которое работник должен выполнить. Можно внести сюда несколько строк с различными заданиями;
12 - После выполнения задания в этом столбце работник лично кратко отчитывается о его выполнении.

Служебное задание на командировку должен подписать руководитель подразделения, где трудится сотрудник. Далее свою роспись ставит и отправляющийся в поездку человек.

Внимание! Ниже предусмотрена графа, в которой руководитель подразделения должен обобщить результаты поездки в командировку, указать свои данные и поставить подпись.

Кроме этого, документ подписывает руководитель предприятия с отражением должности и личных сведений.

Многие современные предприятия для ведения своей бизнес-деятельности часто взаимодействуют с компаниями, которые находятся в других городах и даже странах. Для этого фирма направляет в командировку одного либо нескольких сотрудников. Как правило, командированный человек представляет интересы компании и имеет чёткий план поездки. Цель, ради достижения которой сотрудник и отправляется в командировку, зафиксирована в документе, называемом служебным заданием.

Что такое служебное задание на командировку

Служебное задание - это официальный внутренний документ компании, он оформляется при направлении сотрудника в командировку. В нём фиксируется цель поездки, а также перечисляется список задач, которые работник должен выполнить в указанные сроки и при определённых условиях. Оно служит основанием для оформления приказа на соответствующую командировку. Вернувшийся работник обязан отчитаться о достижении целей, сформулированных в рамках служебного задания, сдать отчёт о расходах, а также командировочное удостоверение.

Существует утверждённая Постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ №1 форма служебного задания под названием Т-10а . От предприятий не требуется неукоснительное использование для ведения документации по командировкам именно этой формы. Иными словами, любой руководитель предприятия имеет полномочия модифицировать её либо ввести новую (с учётом норм, рекомендованных Госкомстатом).

Важно понимать, что сведения, содержащиеся в служебном задании, должны быть также и в приказе о направлении работника компании в деловую поездку.

Служебная командировка должна быть оформлена документально

Обязательно ли оформлять служебное задание

С 2014 года оформление служебного задания не считается непременным требованием, точно так же как и оформление командировочного удостоверения (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014) . Однако многие организации по ряду причин предпочитают и сегодня использовать этот документ в своей работе. Например, служебное задание, наряду со служебной или докладной запиской, может служить основанием для выпуска приказа о том, что работник направляется в бизнес-поездку.

Документы при отъезде руководителя в командировку

В случае когда речь идёт о деловой поездке руководителя организации, правила, диктуемые действующим законодательством в отношении оформления служебного задания, остаются без изменений. Однако когда в командировку отправляется руководитель, кто-то должен взять на себя его служебные обязанности. В частности, подписывать договоры о сотрудничестве, договоры подряда и приёма на работу, различные приказы по предприятию, а также иные документы, выпуск которых не может быть остановлен лишь по причине отсутствия директора.

Для того чтобы разрешить ситуацию, необходимо кому-то делегировать полномочия. Вместе с дополнительными обязанностями этот сотрудник получает также и право подписи документов, подтверждаемое доверенностью. Как правило, срок действия такого документа может достигать трёх лет, однако в случае командировки возможно установить минимальные сроки. У нотариуса заверять такую доверенность необязательно.

Оформление доверенности необходимо, если в командировку направляется непосредственно руководитель компании

Как правильно составить служебное задание

Любые документы, которые издаются в компании, должны быть оформлены по единым стандартам, принятым для ведения документооборота в рамках конкретной фирмы, с учётом наличия или отсутствия законодательно установленных форм. Для служебного задания они лишь рекомендованы.

Внесение информации в форму Т-10а, как правило, происходит в два этапа:

первая часть документа должна быть заполнена прежде, чем будет издан приказ о направлении сотрудника в деловую поездку, к этой части относятся «шапка» документа и столбцы в форме с первого по одиннадцатый;
вторая часть формы, а именно двенадцатый столбец, заполняется уже по возвращении сотрудника из рабочей поездки.

В бланке служебного задания традиционно находит отражение следующая информация:

название организации и её код ОКПО;
номер документа и дата его составления;
Ф. И. О. и табельный номер сотрудника компании, который отправляется в поездку;
должность сотрудника и наименование структурного подразделения, к которому он относится;
информация о географии места назначения (страна, населённый пункт и непосредственно компания, куда едет командируемый);
сроки и длительность поездки (даты отправления в командировку и возвращения из неё, общая продолжительность и срок поездки без учёта времени, затраченного на дорогу);
информация об организации, оплачивающей расходы на транспорт, питание и проживание в командировке;
информация о документах, которые служат основанием направления в служебную поездку (план или докладная записка);
цель поездки.

Фотогалерея: внесение сведений в столбцы 1–11 формы служебного задания Т-10а

Сведения, содержащиеся в «шапке» документа, являются стандартными Документ нумеруется в соответствии с установленным внутренним порядком, однако рекомендуется нумеровать одинаково служебное задание и приказ о командировании Каждый сотрудник имеет определённый табельный номер, который также вносится в форму В первый столбец вносятся сведения о структурном подразделении, в котором работает командируемый сотрудник Во втором столбце формы содержится информация о должности командируемого В третьем столбце содержатся сведения о стране и городе, куда отправляется работник В четвёртом столбце содержится название организации, куда отправляется работник В пятом столбце фиксируется дата начала поездки В шестом столбце фиксируется дата окончания поездки В седьмом столбце содержатся сведения об общей продолжительности поездки В восьмом столбце содержится информация о продолжительности поездки без учёта времени, затраченного на дорогу Сведения в девятом столбце отражают название организации, оплачивающей расходы по командировке В десятом столбце содержится информация о документе, послужившем основанием для командирования Одиннадцатый столбец содержит кратко сформулированную цель командировки

Заполнение формы после возвращения сотрудника из командировки

По завершении командировки и по возвращении сотрудника на основное рабочее место его начальник должен выяснить, в каком объёме за время поездки удалось реализовать поставленные в служебном задании цели. Исходя из понимания этого вопроса, заполняется двенадцатый столбец формы. Это может сделать как сам командированный сотрудник, так и его непосредственный начальник.

После этого руководитель должен сделать выводы о результатах поездки и об успешности достижения поставленных целей и внести их в соответствующую графу, затем подписать документ и сдать отчёт в отдел кадров. По выполнении этих действий начальник командированного может заняться определением причин неудачной командировки для вышестоящего руководства либо сосредоточиться на планировании новых задач.

На заключительном этапе документ подписывается начальником командируемого и сдаётся в отдел кадров

Кто оформляет и утверждает служебное задание

Рассмотренную форму заполняет начальник, который принимает решение о командировке, а сотрудник должен быть ознакомлен с её содержимым. Он подписывается в отведённом для этого месте. После этого готовится проект приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку. Приказ оформляется в отделе кадров, а затем отдаётся для подписи непосредственно руководителю компании. Служебное задание также должно быть подписано директором.

В форме Т-10а не содержится требования поставить печать организации, иными словами, отсутствует пометка «М.П.», таким образом, этот документ допускается не заверять печатью. С другой стороны, прямого запрета ставить оттиск печати на служебное задание также не существует, поэтому каждая организация вольна поступать на собственное усмотрение.

Чем грозит работнику неисполнение служебного задания

Согласно действующему законодательству работник и работодатель обязаны исполнять внутренние акты предприятия. Таким образом, если в Положении о командировках, принятом в конкретной компании, имеется и служебное задание, то в обязанности работников будет входить сперва заполнение бланка соответствующим образом, а затем и выполнение порученного задания.

Работник, отказывающийся заполнять данный документ, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за несоответствующее исполнение трудовых обязанностей (см. статью 192 ТК РФ). Точно так же, как и сотрудник, отказывающийся выполнять цели, ради которых он был направлен в производственную командировку, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию. А если человек неоднократно нарушает дисциплину без уважительных причин и к нему уже применено взыскание, его можно даже уволить.

Видео: отправляем работника в командировку

Оформление служебного задания сегодня не считается непременным требованием при направлении сотрудника в бизнес-поездку. Однако многие организации продолжают использовать этот документ в своей работе. В этом случае он оформляется по определённым правилам, а работник несёт ответственность за выполнение целей, указанных в задании. Впрочем, форма служебного задания является достаточно простой в заполнении, поэтому не должна создавать командируемым и их руководителям особых проблем.