Дефектная ведомость на оргтехнику. Дефектная ведомость на ремонт автомобиля: образец заполненный, это что такое, бланк и реквизиты

При планировании проведения текущего и капитального ремонтов сметная документация составляется на основании дефектных ведомостей или дефектных актов, что является одним и тем же.
Для каждого объекта, который нужно отремонтировать составляется отдельная дефектная ведомость (дефектный акт), в которой указывается инвентарный номер данного объекта (помещения). Затраты на ремонт затем будут отнесены на данный объект в соответствии с его инвентарным номером.

Составление дефектной ведомости.

При производстве ремонтов помещений очень часто возникают неучтенные работы, поэтому от правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы в соответствии с которой будет производится оплата ремонтных работ.
Для составления дефектной ведомости назначается комиссия, состоящая не менее чем из 3-х человек.

Образцы бланков дефектных ведомостей

Обычно первый представитель это руководитель структурного подразделения, которое эксплуатирует данное помещение, второй это заведующий хозяйством, а третий это специалист по строительству и ремонту. Необходимо чтобы люди, назначенные в комиссии были специалистами именно в той области, в которой выполняется ремонт например если ремонт подразумевает большой объем замены электропроводки, кабелей, светильников, то и в комиссии по возможности должен быть инженер-энергетик, если большой объем трубопроводов отопления и водоснабжения, то специалист разбирающийся в этой области и т.д.
Первоначально составляем на черновике. Сначала демонтаж. Затем ремонтные работы общестрой (снизу вверх по порядку — пол, стены, потолок), потом электромонтажные работы, слаботочные сети, сантехнические работы и прочие работы.
В ведомости учитывается только объем выполняемых работ, но для проверки правильности составления отдаем посмотреть сметчику или строителю разбирающемуся в сметах. Сметчик задает миллион вопросов. Например: какие размеры окон и дверей, ширина и длина подоконников, демонтаж окон в каменном здании или в деревянном, названия монтируемых радиаторов, окраска за два раза или один, монтируем плинтусы с кабель каналом или без, а может деревянные и т.д. и т.п. От всего этого зависит величина расценки выполняемых работ при составлении сметы.
Дополняем ведомость с учетом уточнений и корректировок.
Утверждает ведомость руководитель или главный инженер организации – собственника помещения.

Образец дефектной ведомости на ремонт помещения.

Cкачать бланк дефектной ведомости на ремонт в excel.

Cкачать дефектную ведомость на ремонт в excel.

Дефектная ведомость
объем капитального ремонтаДефектная ведомость
образец капитальный ремонтДефектная ведомость
составлениеДефектный акт
основа ремонта повреждений

Составление дефектной ведомости на ремонт здания — является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет).

Как составить дефектную ведомость на ремонт здания

1. Для чего нужна дефектная ведомость

Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт здания — это сводная таблица ремонтов, дефектов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, перечень дефектов, выводы и рекомендации по устранению. Является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Рекомендуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.

2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта

В большинстве случаев актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется собственными работниками назначенными руководителем и по этой причине наиболее удобен для внутреннего документа оборота. Вместе документы считаются отчетом комиссии о произведенном обследовании здания.

3. Как составить дефектную ведомость — акт

Стандартной формы документов нет. Можно составить самостоятельно в составе комиссии в произвольной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т.д.). Особой квалификации работников не требуется – в том случае если речи идет о видимых, очевидных дефектах (мелкие трещины, сколы), а также замены окон, дверей, покрытий. В остальных случаях ведомость составляют специализированные организации по подготовке проектно — сметной документации. В состав работ рекомендуем включить визуальный осмотр и обследование с помощью измерительных приборов.

4. Почему это должны сделать мы?

В ведомости нужно детально указать все для ремонта. Мы умеем составить ведомость таким образом, чтобы снизить издержки. Наши специалисты обладают большим опытом и допуском к данным видам работ. По результатам работ составляется ведомость.

Дефектная ведомость

Смета затрат на ремонт здания составляется по желанию Заказчика.

Составление дефектной ведомости

Дефектная ведомость или дефектовка – это официальный документ, который составляется специальной комиссией после осмотра некоторых материальных объектов с целью установления необходимого ремонта. Иначе говоря, если материальный объект (здание, помещение) нуждается в ремонте или капитальном восстановлении, необходимо собрать специальную комиссию и произвести полный осмотр объекта. Комиссия должна состоять из компетентных специалистов, которые должны выявить и описать ремонт.

При составлении дефектной ведомости учитываются следующие вопросы:

что из себя представляет объект, подлежащий ремонту;
почему он требует ремонта;
какие ремонтные работы необходимо провести.

Дефектная ведомость является документом первичного учета в бухгалтерской отчетности. Обычно она выполнена в форме таблицы, в которой сведены воедино уже имеющиеся дефекты, поломки, которые, возможно, произойдут в ближайшее время, ремонтные работы, которые необходимо проводить регулярно, а также их объем и общая стоимость. Составление дефектной ведомости требуется для четкого обоснования необходимого ремонта и расходов на него. Документ не имеет специальной формы и может быть составлен в любом виде, однако должен содержать все необходимые данные:

номер и дату документа;
фирму и ее адрес;
описание возникшей проблемы и последующего ремонта, его сроки и стоимость.

Для осмотра материального объекта составляется специальная комиссия. В нее входят представитель бухгалтерии, представитель подразделения, которому принадлежит объект, а также должен присутствовать исполнитель ремонтных работ, который после будет занят самим ремонтом. После составления дефектной ведомости ее подписывает сперва комиссия, затем руководитель: директор, главный инженер или заведующий зданием (помещением).

Составление дефектной ведомости на ремонт здания

Составление дефектной ведомости на ремонт здания нужно для того, чтобы составить полный отчет о состоянии здания и необходимых ремонтных работах. Исходным состоянием здания при этом является его состояние по техническому паспорту. Сюда входят как общестроительные работы (стены, фундамент, проемы, крыша), так и внутренние (вентиляция, отопление, электро- и газоснабжения). Если данные при осмотре не соответствуют заявленным в паспорте, они заносятся в ведомость и подлежат исправлению.

Также в дефектной ведомости указываются объемы ремонтных работ, специальные требования и условия проведения. В ней отмечаются нужные материалы, их стоимость и количество, имеются ли дорогостоящие материалы или материалы, требующие особенного перемещения и условий хранения. При необходимости указываются особые условия работ: рядом с жилыми домами, в стесненных обстоятельствах, необходимость вывоза мусора.

Составлением дефектной ведомости на ремонт здания занимается специальная комиссия, в состав которой должны входить руководитель ремонтных работ или подрядчик, заказчик, владеющий зданием, или его представитель, а также бухгалтер и специалисты строительной и ремонтной сферы. Последние нужны для контроля за действиями подрядчика.

Стоимость работ по составлению дефектной ведомости напрямую зависит от объема осматриваемого здания и финансовой стороны проекта. Каждый случай должен рассматриваться индивидуально.

Дефектная ведомость на ремонт для составления смет, смета на ремонт, смета на ремонтные работы, составление смет по дефектным ведомостям

При определении объема ремонтных работ наш специалист обследует объект готовит ведомость на ремонт и составляет смету.

Составление смет по дефектным ведомостям

Дефектные ведомости обычно необходимы при описании ремонтных работ. При их составлении специальная комиссия осматривает объект, сравнивает его состояние с прописанным в технической документации и отмечает все, что не совпало: не достроено или сломано. Эти несовпадения и подлежат ремонту или доведению до нужного состояния.

Обычно при составлении дефектных ведомостей присутствует специально собранная комиссия, которая критически оценивает все происходящее и составляет общий список. Иногда ведомость может сделать исполнитель или прораб, если заказчик доверяет ему. При составлении сметы сметчик может быть только один, однако ему приходится держать в голове массу нюансов и особенностей, постоянно искать наилучшие варианты закупки и решения.

Составлением обоих документов занимаются специалисты, которые обладают всеми необходимыми навыками и инструментами для проведения полного обследования строительства. При этом составление смет по дефектным ведомостям является более сложной процедурой: ведь сметчику приходится работать сразу со многими документами, сводя их в единый список.

Если ведомость сделана прорабом или рабочим, то дополнительно ее необходимо расшифровать и дополнить. Это тоже входит в обязанности сметчика: поскольку записи часто включают в себя только описание объемов работ, то дополнительно их необходимо расширить перечнем используемых материалов, их замены и примерного времени, которое предоставляется для выполнения каждого пункта.

Составление смет по дефектным ведомостям лучше всего поручить профессионалам. Это позволит получить четкую и грамотно составленную бумагу, по которой можно без проблем отследить дальнейшую работу на объекте, просчитать финансы на несколько месяцев или лет вперед, и составить примерное представление о том, что будет происходить на стройке.

Что такое дефектная ведомость на ремонт авто и как ее правильно составить

В свою очередь, исполнитель будет знать, что от него требуется и чем он должен пользоваться, чтобы не выйти за рамки бюджета. Все спорные вопросы заказчик и исполнитель могут решить перед подписанием окончательной сметы.

Составление сметы любого вида – сугубо индивидуальный процесс. Составлять документы необходимо для каждого заказчика отдельно, учитывая множество нюансов, даже если на первый взгляд заказы похожи.

«Утверждаю»

Руководитель

«_» ___ 20__г.

Дефектная ведомость
на ремонт

	Наименование	Ед. зим.	Кол — во
*Комн. №_____*
1.	Демонтаж деревянного ограждения приборов отопления	м2	4,68
2.		м2	48,55
3.	Окраска стен в/а краской за 2 раза по флизелиновыми стеклообоям	м2	48,55
4.	Улучшенная окраска оконных откосов в/а краской за 2 раза с расчисткой старой краски	м2	3,5
5.		м2	2,8
6.		пм	17,7
7.	То же, линолеума	23,0
8.		м2/м3	11,5/0,35
9.		м3	23,0
10.	Установка плинтусов ПВХ	пм	23,2
11.	То же, уголков ПВХ на оконные откосы	пм	13,0
12.	То же, металлического порожка	пм	0,9
*Комн. №_____*
13.		м2	5,76
14.		м2	15,84
15.		м2	10,01
16.	Проклейка швов серпянкой	пм	49,38
17.	Устройство окон ПВХ разм.1,44*1,35(h) м	шт./м2	3/5,83
18.	Устройство перегородки из ГКЛ в 2 слоя по металлическому каркасу высотой 2,5 м	м2	4,35
19.	Проклейка швов серпянкой	пм	19,24
20.	Пробивка дверного проема в перегородке из ГКЛ толщ. 9 см. разм. 2,4х1,2 м	шт./м2	1/2,88
21.	Обшивка откосов проема листами ГКЛ	м2	0,6
22.	Установка уголков (металлических, перфорированных)	пм	12,0
23.	Дополнительная грунтовка стен составом «бетонконтакт»	м2	60,32
24.	Шпатлевка стен за 1 раз	м2	60,32
25.	Оклейка стен стеклообоям	м2	60,32
26.	Улучшенная окраска стен в/а краской за 2 раза по стеклообоям	м2	60,32
27.	То же, оконных и дверных откосов	м2	2,35
28.	Окраска приборов отопления и подводящих труб масляной краской за 2 раза с расчисткой старой краски	м2	2,8
29.	Восстановление подвесного потолка «Армстронг» (мл заказчика)	м2	5,76
30.	Снятие старых деревянных плинтусов	пм	22,46
31.	То же, линолеума (2 слоя)	м2	24,5
32.	Ремонт цементно-песчаной стяжки толщ. до 3 см(50%)	м2/м3	12,25/0,37
33.		м2	24,5
34.	Установка плинтусов ПВХ	пм	22,46
35.	Установка металлической раскладки (порог)	пм	1,2
36.	Установка столешницы ПВХ шириной 40 см	пм	4,35
37.	То же, уголков ПВХ на откосы	пм	11,35
*Комн. №_____*
38.	Частичная разборка подвесного потолка «Армстронг»	м2	4,4
39.	Демонтаж перегородки толщ. 10 см	м2	12,11
40.	Устройство перегородки из ГКЛ в 2 слоя по металлическому каркасу со звукоизоляцией	м2	10,22
41.	Проклейка швов серпянкой	пм	50,42
42.	Устройство деревянного дверного блока ДГ21-9 офанерованного	шт./м2	1/1,89
43.	Установка деревянных наличников офанерованных	пм	10,4
44.	Снятие старых обоев со стен	м2	47,94
45.	Оклейка стен флизелиновыми обоями	м2	47,94
46.	Окраска стен в/а краской за 2 раза по стеклообоям	м2	47,94
47.	Улучшенная окраска оконных откосов масляной краской за 2 раза с расчисткой старой краски	м2	1,75
48.	Окраска приборов отопления и подводящих труб масляной краской за 2 раза с расчисткой старой краски	м2	1,4
49.	Восстановление подвесного потолка «Армстронг» (м-л заказчика)	м2	4,4
50.	Снятие старых деревянных плинтусов	пм	16,84
51.	То же, линолеума	м2	18,7
52.	Ремонт цементно-песчаной стяжки толщ. до 3 см(50%)	м2/м3	9,35/0,28
53.	Устройство покрытия пола из ламинита	м2	18,7
54.	Установка плинтусов ПВХ	пм	16,84
*Комн. №_____*
55.	Демонтаж деревянного дверного блока ДГ 21-9	шт./м2	1/1,89
56.	Установка дверного блока ДГ 21-9 офанеров.	шт./м2	1/1,89
57.	Устройство цементно-песчаных дверных откосов толщ. до 3 см	м2/м3	0,5/0,015
58.	Улучшенная окраска стен и дверных откосов в/а краской за 2 раза с расчисткой старой краски	м2	145,7
59.	То же, колонн и балок масляной краской за 2 раза с расчисткой старой краски	м2	12,4
60.	То же, деревянной стойки	м2	8,16
61.	Снятие старых деревянных плинтусов	пм	51,0
62.	То же, металлической раскладки	пм	13,8
63.	Устройство покрытия пола из коммерческого линолеума	м2	100,8
64.	Установка деревянных плинтусов	пм	51,0
65.	Окраска плинтусов масляной краской за 2 раза	пм	51,0
66	Установка врезных замков	шт.	2
67	Замена врезного замка	шт.	1
68	Погрузка строительного мусора в а/м вручную и вывоз мусора на расстояние до для его утилизации	т	2,85

Составил: инженер
Согласовано: начальник

О составлении дефектной ведомости при ремонте ОС

Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов.

Дефектная ведомость на ремонт (дефектный акт).

Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.

В частности:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.

Нет такого предмета, устройства или материала, который мог бы служить вечно. Все они рано или поздно получают различного рода повреждения или выходят из строя. Для восстановления прежних характеристик требуется сначала выявить дефект, а затем разобраться, как его устранить.

Что такое дефектная ведомость

Людям в жизни часто приходится сталкиваться с разными поломками, изъянами, дефектами или откровенным браком, обнаруженным в процессе приобретения или использования материальных ценностей. Для исправления выявленных недостатков необходимо осуществить определенный комплекс мероприятий, связанный с проведением восстановительных (ремонтных) работ. Для этих целей составляется специальный документ, который получил название «дефектная ведомость». Он позволяет подсчитать и заранее учесть расходы, которые надо будет затратить на ремонт, чтобы вернуть материальным ценностям их первоначальный вид и характеристики.

В условиях производства такие мероприятия проводятся целенаправленно. Предварительно отдельным приказом назначается комиссия, которая впоследствии будет оценивать объем ремонтных работ. В нее обязательно должны входить представители:

бухгалтерии;
подразделения по эксплуатации оборудования;
службы по наладке и ремонту.

Дефектная ведомость составляется после визуального осмотра. Она должна содержать в себе информацию, которая позволит ответить на три основных вопроса:

1) Наименование обследуемого объекта. Это в большей степени относится к бухгалтеру, так как именно он владеет полной информацией обо всех объектах, находящихся на балансе данного предприятия.

2) Выявление неисправностей и определение причин их появления. Здесь свое слово должен сказать специалист по обслуживанию оборудования.

3) Перечислить все которые необходимо выполнить для восстановления работоспособности объекта (узла). Эту информацию предоставит работник ремонтного участка.

На основании полученных сведений формируется дефектная ведомость. Этот документ не имеет строго регламентированного образца. Каждое отдельно взятое предприятие самостоятельно разрабатывает такой бланк и утверждает его отдельным приказом. Готовый документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден либо руководителем предприятия, либо уполномоченным лицом от администрации, в ведении которого находится этот объект. В дальнейшем дефектная ведомость используется для составления сметы на проведение ремонтных и восстановительных работ.

Если требуется ремонт автотранспорта

Многие предприятия имеют на балансе транспортные средства. Все они рано или поздно выходят из строя и нуждаются в ремонте. В зависимости от сложности и периодичности проведения различают текущий, средний и капитальный Все они проводятся на основании заранее составленного плана в соответствии с приказом по предприятию.

Специалисты проводят обследование каждого автотранспортного средства в целом, а также его отдельных узлов и агрегатов. Затем составляется дефектная ведомость на ремонт автомобиля, где перечисляются все виды восстановительных работ, которые нужно будет выполнить, и производится подсчет денежных ресурсов, необходимых для проведения этих мероприятий. Обычно обслуживание транспорта производится специализированной организацией. Ремонтные же работы предприятие может осуществлять как своими силами, так и пользуясь услугами иных компаний со стороны. Все зависит от сложности выполняемой работы и наличия в штате специалистов нужного профиля и квалификации.

Если ремонт производится на стороне, то компания-подрядчик составляет смету с учетом всех неисправностей и подсчитывает общие затраты на восстановление. Затем представители предприятия сверяют ее с документом о выявленных дефектах, составленным ранее. Если в бумагах обнаруживается существенное расхождение, то представитель от предприятия должен будет написать на имя своего руководителя служебную записку с разъяснениями сложившейся ситуации.

Нужна ли вообще дефектная ведомость

Некоторые считают, что в составлении дефектной ведомости нет никакой необходимости. Это не совсем верно. Действительно, только специалист может выполнить работы по ремонту и восстановлению работоспособности объекта на нужном профессиональном уровне, а компания-подрядчик с учетом существующих расценок предоставит полный Но каждому действию нужно подтверждение. Вот и получается, что дефектная ведомость - это промежуточный документ, который позволит впоследствии оправдать запланированные на все это расходы.

Другими словами, эта бумага позволит аргументировать отнесение возможных затрат на тот или иной счет. Это особенно важно при составлении бухгалтерских балансов и расчете налогов. Есть еще одна причина, по которой документ о недостатках все-таки следует составлять. Наличие такой информации позволит проанализировать сложившуюся ситуацию. Она даст возможность разобраться с тем, что произошло с объектом, по какой причине, как это исправить и сколько это будет стоить.

Дефектная ведомость составляется при наличии недостатков, изъянов и браков, обнаруженных в определенных материальных ценностях. Данный документ необходим при контроле качества со стороны покупателя или же со стороны продавца.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет, и любое предприятие может составлять данный документ на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Дефектная ведомость представляет собой акт визуального осмотра определенного объекта, подлежащего ремонту, позволяющий правильно учитывать расходы при ремонте ОС. Поскольку унифицированной формы для оформления рассматриваемой ведомости нет, организация вправе самостоятельно разработать свою форму документа и приложить ее к учетной политике.

Основные правила составления (скачать образец)

С учетом того, что в каждой организации может быть несколько разных групп ОС, рекомендуется оформление отдельных форм дефектных ведомостей: для автомобилей, оргтехники, недвижимости, прочее.

Формирование дефектной ведомости является прерогативой специальной комиссии.

В состав такой комиссии должны войти представители бухгалтерии, ремонтного и эксплуатирующего подразделений либо подрядной организации, которой планируется поручить выполнение ремонта.

Готовый документ должен ответить на три вопроса:

Что является предметом осмотра и предполагаемого ремонта? Здесь важно идентифицировать объект, максимально охарактеризовав его. Это задача бухгалтера. Именно он указывает инвентарный номер и сведение технической документации (номер техпаспорта, ПТС, прочее).
Что является причиной ремонта? То есть, какие дефекты (неполадки) уже возникли (могут возникнуть), если своевременно не будет проведена замена каких-либо деталей. Здесь свою роль должны сыграть представители эксплуатирующего подразделения, досконально знающие те технические регламенты, на основании которых должны проводиться планово-предупредительные ремонты, например, каждые два месяца, один раз в год (полгода). Поэтому правильное описание сути поломки (аварийной ситуации) может быть сделано только ими.
Что следует сделать для того, чтобы привести нужный объект в рабочее состояние? Здесь отражается описание непосредственно ремонта, т. е. какие детали необходимо приобрести и какие работы должны быть выполнены. В качестве «ответчика» здесь выступает работник ремонтного цеха либо подрядчик, который, в свою очередь, сможет ответить на вопросы замены, покраски, прочее.

Подписывает дефектную ведомость комиссия, а утверждает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

Например, в случае с автомобилями это будет заведующий гаражом, с помещениями – административный директор, с производственным оборудованием – главный инженер.

Для чего нужна дефектная ведомость

Предназначение рассматриваемой ведомости, как правило, связано со следующими аспектами:

хозяйственной причиной, когда организации требуется подтвердить, что произошло с объектом, почему он собственно требует ремонта и как этого впредь не допустить;
налогообложением в целях приведения сведений в пользу экономической оправданности ремонта – например, когда налоговый инспектор задает вопрос относительно целесообразности покраски потолков два раза в год, бухгалтер не сможет вовремя сориентироваться и объяснить, почему так часто происходит. А вот, если при оформлении ведомости участвуют технические специалисты, которые так прямо в документе и указывают, с какой целью покраска производится с такой периодичностью, бухгалтер сможет дать убедительный ответ налоговому инспектору;
необходимостью уточнить, какие именно действия будут предприняты с предполагаемым объектом – ремонт либо модернизация (реконструкция). Эти два понятия различны по стоимостному критерию. Например, если поломка требует существенных затрат, то речь идет о модернизации, если незначительных – о ремонте. Для этих целей всегда стоит хранить у себя письмо Минфина под номером 03-03-06/1/289, где говорится, что для установления того, что у Вас происходит, модернизация либо ремонт, важна не стоимость выполненных работ, а содержание последних.

В каких случаях может потребоваться служебная записка

Довольно часто случается ситуация, когда после осмотра ОС (в нашем случае – автомобиля) в ведомости указывают не все детали, которые нуждаются в замене, что выясняется только после посещения автосервиса. Как быть в такой ситуации?

Вообще, как уже было сказано выше, идеальным вариантом является составление дефектной ведомости наряду с исполнителем ремонтных работ. В этом случае таких проблем не возникнет. В противном случае лицо, которое сдало ОС в ремонт, должно составить служебную записку, где будут отражены сведения по дополнительному ремонту.

Сама записка утверждается тем же лицом, что и в случае с дефектной ведомостью. Подпись этого лица будет свидетельствовать о санкционировании соответствующих расходов.

Документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.