Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.
Что такое первичные документы бухгалтерского учета
Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.
Классификация
Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.
В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.
Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.
Первичные документы бухгалтерского учета: перечень
Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:
- Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
- Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
- Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
- Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
- Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
- Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
- Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.
Классификация
Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.
Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.
В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:
- Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
- Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
- Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.
При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.
Учетные регистры и их классификация
При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.
Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:
- Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
- Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
- Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.
Содержание первичной документации
У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:
- наименование документа;
- дата составления;
- сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
- суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
- финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
- подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.
Образец первичного бухгалтерского документа
Правила оформления документов
Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:
- Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
- Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
- Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
- Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.
Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.
Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:
- Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
- Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
- Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.
Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.
Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.
Приказом об учетной политике утверждено, что в организации в качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России.Для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяется унифицированная форма № ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 с добавлением колонок «Артикул» и «объем.м. куб.».В самой накладной Торг-12 в правом верхнем углу оставлена надпись: Унифицированная форма № Торг-12Утверждена постановлением Госкомстат.России от 25.12.98 №132Транспортная компания отказывается принимать у нас товар к перевозке, мотивируя это тем, что в накладной в правом верхнем углу должен быть указано: "Утверждено приказом об учетной политике №.... "Правомерно ли это?
В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.).
При
добавлении определенных колонок в унифицированную форму накладной, не меняя основной структуры документа, гриф «УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Госкомстата России
от 25.12.98 N 132» не меняется, так как форма документа не разработана самостоятельно организацией.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Типовые формы
Унифицированные формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов.
Унифицированные формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденные постановлениями Госкомстата России, применять не обязательно. То есть если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:
- либо разработать форму документа самостоятельно;
- либо использовать унифицированную форму.
По общему правилу формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.
В любом случае в первичном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по своему составу и содержанию тождественны реквизитам документов, составленным по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм. То есть действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом (распоряжением) руководителя в качестве первичного документа.
Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
Пример добавления в унифицированную форму дополнительной информации
В ЗАО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.
Как утвердить формы
Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
При этом типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно. Факт применения унифицированных форм можно отразить в учетной политике следующими способами:
– написать: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, без изменений». В этом случае нужно будет применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует;
– прописать для разных объектов учета, какие унифицированные формы организация будет применять, примерно так: «...применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата России от______№_______». Например, при использовании унифицированной формы № ТОРГ-12 можно сделать такую запись: «Применять унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации».
Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении учетной политики.*
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
В этой статье вы найдете ответы на типичные вопросы про оформление первичных учетных документов. Что делать, если контрагенты выставляют свои формы первички, если вовсе не представляют документы, кто утверждает первичку и пр.
Формы первичных учетных документов в учетной политике
Вопрос: в нашей учетной политике закреплены определенные формы первичных документов. Некоторые контрагенты составляют и предъявляют иные, не предусмотренные нами, формы. Должны ли мы каждый раз утверждать в своей учетной политике формы первички, которую используют контрагенты?
Законодательно данный вопрос не урегулирован. Учтите следующее: в своей учетной политике вы закрелпяете только те формы первичных документов, которые выставляет ваша компания. Формы первички, которую вы получаете от контрагентов, утвеждать не требуется.
Вопрос: можно ли обойтись без путевого листа при учете расхода ГСМ, прописав это в учетной политике?
Нет, этого делать нельзя. Финансовое ведомство по этому вопросу дает ряд разъяснений. Ознакомьтесь, например, с письмом Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 .
Первичка с контрагентом. Штраф за отсутствие первичных документов
Вопрос : иностранные партнеры не представляют никаких документов, просто перечисляют средства за оказанные услуги. Ссылаются, что у них нет таких понятий в деловом обороте. Чем нам грозит отсутствие акта приемки оказанных услуг (наши доходы)?
Отсутствие первичных учетных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, согласно ст.120 НК РФ . В этой статье указаны также размеры штрафов.
Вопрос : какая ответственность за отсутствие «первички»?
Отсутствие «первички» является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Размер штрафов указан в ст.120 НК РФ.
Кто утверждает формы первичных документов
Вопрос : унифицированные формы первичных учетных документов обязательно утверждать руководителем организации?
Да, обязательно. Согласно ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Оформление первичных документов
Вопрос: если мы оказали услугу, которая не имеет натурального измерителя, и в счете-фактуре можно в колонках с 1 по 4 ставить прочерки, то это будет нарушением?
Если прочерки не поставите, будет нарушением. Ознакомьтесь с Приложением № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137.
Вопрос: факты хозяйственной жизни нужно оформлять бухгалтерскими справками?
Нет, не нужно. Бухгалтерская справка используется в целях налогового учета. Ее применяют для того, чтобы зафиксировать расчет каких-либо сумм, за определение которых отвечает именно бухгалтер. Например, при ведении раздельного учета облагаемых и не облагаемых НДС операций. Факты хозяйственной жизни мы должны оформить первичными учетными документами.
Вопрос : если квитанция к приходному кассовому ордеру напечатана на черновике, она имеет юридическую силу?
Да, имеет, если она составлена по правилам, предъявляемым действующим законодательством.
5 864 просмотра
Закон о бухучете требует, чтобы все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами (ст. 9). Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Унифицированные формы
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления Правительства России утверждены Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице приведен перечень этих постановлений.
Объект бухгалтерского учета | Постановление Госкомстата России |
||
Название |
|||
| Основные средства | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств | ||
| Нематериальные активы, материалы, работы в капитальном строительстве | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве | ||
| Продукция и МПЗ в местах хранения | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения | ||
| Учет торговых операций | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. | ||
| Работы строительных машин и механизмов, работы в автомобильном транспорте | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте | ||
| Сельскохозяйственная продукция и сырье | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья | ||
| Денежные средства в кассе, результаты инвентаризации | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации | ||
| Результаты инвентаризации | Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» | ||
| Денежные средства, выданные под отчет | Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» | ||
| Труд и его оплата | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты | ||
Отметим, что постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. А именно:
Из ранее утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а в настоящее время продолжают действовать формы по учету нематериальных активов, материалов, а также работ в капитальном строительстве.
После введение нового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России 31.10.2000 № 94н) из объектов, принимаемых к учету, исчезли малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. Однако некоторые из таких объектов продолжают находиться на бухгалтерском учете как объекты основных средств. При их переводе для упрощения учета Минфин России от 27.12.01 № 16-00-14/573 разрешил вместо оформления по каждому из них акта (накладной) приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1 использовать ранее применяемые унифицированные формы для МБП:
Поэтому при списании полностью с амортизированных учтенных в составе основных средств бывших МБП, при их непригодности для дальнейшего использования, утере логично воспользоваться следующими унифицированными формами, разработанными для МБП:
Вышеупомянутые формы, на наш взгляд, вполне уместно использовать при учете инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
Ещё раз подчеркнем, что унифицированные формы первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах форм, являются обязательными.
Вместе с тем в некоторых случаях организациям бывает недостаточно показателей, которые содержат эти формы, так как они не могут учесть всех видов деятельности организации, особенности технологических циклов, их структуры. В связи с этим Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрено, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому для отражения хозяйственных операций организации вправе дополнять их по своему усмотрению. Но это не касается унифицированных форм по учету кассовых операций.
Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:
Организации же, занимающиеся производством бланков унифицированных форм первичной учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:
Помимо унифицированных форм первичных документов, утвержденных Госкомстатом России, существуют также и «ведомственные» формы первичных документов.
Так для перевозки грузов железнодорожным транспортом используется транспортная железнодорожная накладная, форма которой утверждена приказом МПС России от 18.06.03 № 39 (этим же приказом утверждены и правила её заполнения).
Самостоятельно разрабатываемые формы
Однако при многообразии производственно-хозяйственных видов деятельности встречаются и более сложные случаи, когда по тем или иным операциям унифицированные формы отсутствуют. В таком случае организация вправе разработать форму первичного документа самостоятельно. Но при этом в документе необходимо привести обязательные реквизиты, которые установлены пунктом 2 статьи 9 закона о бухгалтерском учете. Разрабатываемый документ должен содержать:Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).
Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п.
Пример 1 27 сентября 2004 года ООО «Инткомплекс» были осуществлены затраты на представительские расходы. Для списания израсходованных материально-производственных запасов использован первичный документ, самостоятельно разработанный организацией.
АКТ № 41
об отнесении затрат на представительские расходы
Мы, нижеподписавшиеся, финансовый директор Слуднов Р. М., главный бухгалтер Державец Н. В., начальник отдела Рыков В. В. настоящим Актом подтверждаем целесообразность отнесения к представительским расходам, связанным с коммерческой деятельностью, затрат на организацию приема представителей ОАО «Пасат» (г. Тула) .
Прием состоялся 27.09.04 в офисе ООО «Инткомплекс» по адресу: г. Москва, Ленинградский проспект, д. 47, оф. 410 в соответствии с Программой деловой встречи, утвержденной 20.09.04.
Во время встречи обсуждались вопросы по дальнейшей поставке продукции в рамках договора № 25/04-к от 29.03.04.
Участники встречи:
от ОАО «Пасат»: генеральный директор Быков И. В., заместитель директора Шеранков Д. Ю., начальник отдела Мурзин К. Л., ведущего специалиста Роман А. Л.;
от ООО «Инткомплек»: генеральный директор Слухов М. Д., финансовый директор Слуднов Р. М., начальник отдела Рыков В. В.,
Во время встречи были израсходованы следующие материально-производственные запасы:
| Колбаса «Праздничная» - 278 гр | ||
| Буженина – 198 гр | ||
| Виноводочные изделия – коньяк «Арарат» | ||
| Рыба красная «Семга» - 264 гр | ||
| Кофе | ||
| Конфеты - 1 кор. | ||
| 7. | Хлебобулочные изделия. | |
ИТОГО: | 415,00 руб. |
Чеки, подтверждающие приобретение указанных материально-производственных запасов, прилагаются к авансовому отчету Сурковой В. В. № 98 от 27.09.04. Затраты произведены в пределах сметы, прилагаемой к Программе деловой встречи.
В процессе приема был использован электрический чайник «Tefal» первоначальной стоимостью 980 рублей (учтенный в составе основных средств), посуда стоимостью 450 руб. (учтенная в составе хозяйственных принадлежностей).
Финансовый директор ______________________ Р. М. Слуднов
Главный бухгалтер ______________________ Н. В. Державец
Начальник отдела ______________________ В. В. Рыков
___________________
Конец примера 1
Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку. Для бюджетных организаций форма бухгалтерской справки утверждена приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н - форма № 433. К этой форме могут обращаться и бухгалтеры коммерческих организаций. Однако ничто не мешает организации на её основе разработать более удобную для использования форму.
Отметим, что бухгалтерия вынуждена довольно часто обращаться к этому документу. Любая исправительная запись на счетах бухгалтерского учета, различные расчеты, начиная от расчета сумм ежемесячной амортизации до начислений сумм налогов, пени, штрафов, перерасчет налоговых обязательств и т. п. должны оформляться такой справкой.
Пример 2 При проведении инвентаризации товаров в сентябре 2004 года в ООО «Инткомплекс» выявлена их недостача на сумму 5300 руб. Комиссия признала виновным в недостаче работника организации. Сокольник В. П., несшая полную материальную ответственность, добровольно согласилась возместить ущерб из своей заработной платы (её оклад – 10 500 руб.)
В соответствии с требованиями налоговиков ранее принятый к вычету НДС по недостающему товару – 954 руб. (5300 руб. х 18%) восстанавливается. Эта величина увеличивает сумму недостачи до 6254 руб. (5300 + 954).
Администрацией принято решение об удержании причитающейся сумму в течение трех месяцев с учетом ограничения, установленного статьей 138 ТК РФ.
В сентябре и октябре из заработной платы работника удерживается максимально возможная сумма - 2100 руб. (10 500 руб. х 20%), в ноябре - оставшаяся часть – 2054 руб. (6254 – 2100 – 2100) .
Вид составленной бухгалтерской справки представлен ниже.
Организация ООО «Инткомплекс»
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 17
дата составления
Начисление задолженности Сокольник В.П. по недостаче товаров и удержание причитающейся
причина составления справки, обоснование бухгалтерских записей
Суммы _________________________________
расчеты сумм, отражаемых на счетах бухгалтерского учета
Бухгалтерская запись |
||||||
| 1 | 22.09.04 | Отражена стоимость недостающего товаров | ||||
| 2 | 22.09.04 | Восстановлен НДС по недостаче товаров | ||||
| 3 | 22.09.04 | Восстановленный НДС учтен в сумме недостачи | ||||
| 4 | 22.09.04 | Начислена задолженность работника | ||||
| 5 | 22.09.04 | |||||
| 6 | 29.10.04 | Частично погашена задолженность | ||||
| 7 | 30.11.04 | Задолженность погашена полностью | ||||
Бухгалтер _________________ В.В. Серикова
подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер _________________ Н.В. Державец
подпись расшифровка подписи
____________________________
Конец примера 2
С введением налогового учета важность бухгалтерской справки возросла. В совокупности с другими первичными документами бухгалтерская справка является основанием для внесения записей в аналитические регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Формы для налогового учета
При исчислении налога на прибыль полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов, отвечающих требованиям, предусмотренным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Среди них упомянуто и документальное подтверждение затрат. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Подтверждением данных налогового учета могут являться первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Понятие «первичный учетный документ» законодателем в Налоговом кодексе РФ специально не раскрыто. Поэтому исходя из нормы пункта 1 статьи 11 НК РФ, устанавливающей, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (если иное не предусмотрено НК РФ), используемые в налоговом учете первичные документы должны соответствовать требованиям, предъявляемым к ним в бухгалтерском учете.
Это подтвердили и налоговики в Методических рекомендациях по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (утв. приказом МНС России от 20.12.02 № БГ-3-02/729). В документе приводится, что порядок оформления первичных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти. Этим органам в соответствии с законодательством РФ предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
Поэтому применение типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных соответствующими постановлениями Госкомстата России в 1997-2004 годах, или самостоятельно разработанных налогоплательщиком первичных документов, отвечающим требованиям закона о бухгалтерском учете, при фиксировании произведенных затрат позволит налогоплательщику учесть их в расходах, уменьшающих полученные доходы при исчислении налога на прибыль.
Однако не всегда типовая унифицированная форма первичного учетного документа, используемая в бухгалтерском учете, будет позволять учесть все необходимые данные для налогового учета. В этом случае в форму можно внести дополнительные строки и графы, для отражения недостающих показателей.
Пример 3 При учете объекта основных средств в амортизируемом имуществе типовая межотраслевая форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (утв. постановлением Госкомстата России от 27.01.03 № 7), не содержит информации:
Если срок полезного использования основного средства в налоговом учете отличается от срока полезного использования, определенного для целей бухгалтерского учета, то необходимо и его указать.
При нелинейном методе начисления амортизации необходимы также данные по:
Следовательно, организации необходимо соответствующим образом доработать карточку или же самостоятельно разработать дополнительный аналитический регистр налогового учете, предусматривающий внесение упомянутых данных.
__________________________
Конец примера 3
Отсутствие первичного документа в налоговом учете классифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, если оно совершено в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Если же при этом была занижена налоговая база, то величина штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Владимир УЛЬЯНОВ
Аудитор
Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
по назначению;
по объему отраженных в них операций;
по способу использования;
по числу учитываемых операций;
по месту составления;
по способу заполнения.
Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:
К организационно -распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.
Унифицированные формы первичной учетной документации
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.
Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также – для обработки вручную.В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 – А3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210).Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемымии могут изменяться.
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.
В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (формы);
код формы;
дату составления;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
личные подписи и их расшифровки.
Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.
