Правила заполнения внутренней описи документов дела. Правила формирования личного дела на сотрудника

Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.

Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.

Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.

Опись - как инструмент контроля

Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда. Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.

В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.

Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.

Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.

Составляем опись

Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.

В таблице указывается:

порядковые номера документов,
обязательно название той или иной бумаги,
если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное количество таких листов,
как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.

Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Внутренняя опись дела — это учетная форма, которая включает сведения обо всех содержащихся в нем документах. Она позволяет упорядочить внутренний документооборот компании и минимизировать риск утраты важных бумаг.

Смысл внутренней описи

Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:

личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).

Все их нужно упорядочить. Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.

Назначение формы

Количество вышеперечисленных документов может исчисляться десятками. А сумма их листов — и того больше. Велика вероятность не заметить пропажу одной страницы. Но наличие описи этого не допустит:

В ней перечислены все бумаги в порядке поступления.
Все страницы пронумерованы и занимают свое место в общей папке.
Из номеров листов можно сделать вывод о количестве страниц в каждом из документов.
Если какого-то листа не хватает, это легко определить.
По примечаниям можно сделать вывод, взят ли он с конкретной целью или просто потерян.

Поэтому все дела, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава, должны иметь такой вкладыш.

Опись дела: образец составления

Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27). Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке.

В табличной части следует записывать:

порядковый номер (для конкретного дела);
регистрационный индекс (для внутрифирменного документооборота в целом);
дата (не выдачи документа, а его предоставления для включения в дело);
название (например, «Копия паспорта» или «Трудовой договор»);
номер листов дела (в целом по папке);
примечания (например, даты и причины изъятия и возврата).

Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

наименование предприятия,
должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
список описываемых документов,
полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

номер документа по порядку,
затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
дата составления и подписания,
заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
номера листов,
примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
Номера листов.
Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
Итоговая запись , содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере - и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

Указание порядкового номера дела.
Индекс дела согласно номенклатуре.
Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
Крайние даты дела.
Число листов в деле.
Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать бланк сдаточной описи
Скачать пример заполнения сдаточной описи

Особенности описи дел постоянного хранения

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта - отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
Наименование организации, которая передает документы.
Дата составления.
Таблица с самой описью, в которой указываются:

номер по порядку;
полное название документа;
количество экземпляров;
количество листов.

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

Опись по аттестационному делу.
Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.