Перед тем как понять, что делать если потерял больничный лист, следует разобраться в законодательной базе. Так, в 2009 году правительство внесло изменения в Федеральный закон №255-ФЗ, затрагивающий вопросы обязательного страхования. Согласно поправкам, любые виды социальных пособий, включая выплаты повременной нетрудоспособности, обеспечиваются средствами ФСС.
Для получения компенсации требуется предоставить соответствующий документ, подтверждающий факт страхового случая - больничный лист. Правила оформления и выдачи регламентированы Приказом Минздрава №624н, принятым в июне 2011 года. Законодательно предусмотрены случаи решения ситуаций, когда бюллетень утерян.
Если утеря работодателем произошла после предоставления документа, то на предприятии собирается соответствующая комиссия. Решается вопрос, по какой причине возникли сложившиеся обстоятельства. Причин бывает несколько:
- халатность ответственного лица;
- стихийные бедствия;
- форс-мажорные ситуации.
Для справки: предприятие обязано хранить больничные, подтверждающие факт временной нетрудоспособности сотрудника, в течение 5 лет. Поэтому работник не обязан отвечать за некомпетентность ответственных лиц.
Согласно письму ФСС №15-03-11/12-7761 от 17.07.2013, если потерян больничный лист на предприятии, работник может получить компенсацию по нетрудоспособности, предоставив дубликат. Но только если документ ещё не был учтён бухгалтерией.
Если во время проверки предприятия ФСС обнаруживает отсутствие листов нетрудоспособности без уважительной причины, то расходы на больничные вычёркиваются. Потеря документов во время переезда и прочее проявление халатности не может стать убедительным обстоятельством для оправдания.
В письме также подчёркивают, что получить дубликат может только сотрудник, предъявив паспорт на своё имя. В противном случае, когда документ был учтён бухгалтерией и утерян предприятием, повторная выдача не осуществляется.
Процедура повторной выдачи
Работодатель потерял больничный лист - что делать в такой ситуации? Сначала нужно дождаться решения рабочей комиссии. Если причиной порчи или утраты документа стала невнимательность ответственного лица, то сотрудник получает компенсацию в полном размере, а расходы предприятия ложатся на провинившегося.
Выделяют несколько непредвиденных обстоятельств, в результате которых может быть утерян или испорчен акт больничного:
- пожар;
- производственная травма;
- наводнение;
- прочие стихийные бедствия.
В этом случае также собирается соответствующая комиссия для вынесения решения. Председатель должен составить и заверить акт для передачи его в медицинское учреждение. На основании этого документа сотруднику выдадут дубликат больничного листа.
Полезно знать! Любое из форс-мажорных обстоятельств считается уважительным. Поэтому проблем с повторным оформлением не бывает. Тем не менее в медицинском учреждении могут потребовать подтверждение со стороны специалиста. Например, сотрудник МВД может подписать акт, удостоверив поликлинику в правдивости страхового случая.
Утрата или порча документа медицинским учреждением
Человеческий фактор срабатывает даже в больницах: врач может неправильно заполнить бланк или бумагу потеряют в регистратуре. Если в поликлинике потеряли больничный лист что делать сотруднику?
Утеря бланка по вине работника медицинского учреждения не опровергает факт наступления страхового случая. В случае возникновения конфликтной ситуации, необходимо запросить дубликат. Поликлиника обязана выполнить это требование. Для этого может понадобиться справка с места прохождения комиссии и паспорт гражданина.
Если же действия медицинского работника привели к порче документа (например, поля были заполнены шариковой ручкой), Министерством здравоохранения также предписана повторная выдача документа. Более того, существует соответствующий приказ «О порядке заполнения больничного листа», представляющий собой некоторый устав оформления.
- Заполнение осуществляется исключительно чёрной ручкой.
- Все буквы печатные, заглавные.
- Нельзя выходить за пределы ячеек бланка.
- Важно, чтобы правовая форма и название организации совпадали с информацией на печати.
Необходимо всех помнить, что лист нетрудоспособности - документ, подлежащий строгой отчётности. Его потеря или порча чреваты не только долгим восстановлением, но и риском лишиться компенсации. Поэтому не стоит относиться к листу небрежно.
К сожалению, человеческий фактор может сработать и даже в таком отделе как бухгалтерия, где всегда строгий учет всех бумаг и даже незначительных бумажек, происходят утери.
Но бывает, случается так, что некоторые документы теряются и что тогда делать?
Остается только путь поиска или восстановления такого утраченного документа. Но не все документы легко восстанавливаются и появляются даже порой некоторые ограничения по использованию таких восстановленных документов.
Как же быть, если потерялся листок нетрудоспособности на какого-нибудь сотрудника?
Можно ли применять дубликат листка нетрудоспособности?
Оригинал листка нетрудоспособности выдается в медицинском учреждении в тот день, когда больной туда обращается или в день закрытия больничного. Таков общий порядок выдачи, который установлен соответствующими законодательными актами.А вот право на то, что бы получить пособие по такому листку сохраняется за сотрудником в течение полугода с момента его выдачи.
Если листок нетрудоспособности был потерян самим сотрудником еще до того момента, как он отдал его в бухгалтерию, то сотрудник может обратиться в медицинское учреждение, которое ему выдавало этот листок за получением дубликата.
Его может оформить лечащий врач, но заверить его должен председатель врачебной комиссии. На этом листке ставится специальная отметка дубликата, и то число когда он выдан.
А вот если организация потеряла листок уже после того, как выплатила сотруднику компенсацию или пособие, то ФСС эти расходы организации не будут подлежать возмещению. И это на основании того, что возмещение возможно только при предоставлении оригинала больничного листа или его дубликата, но организация не может получить дубликат, если она потеряла оригинал.
Ведь дубликат выдается только, если в листке были допущены ошибки или его потерял сам больной.
Также такой документ как справка из больницы, где будет содержаться информация о том, что такой листок выдавался, не считается тем документом, на основании которого может быть назначена компенсация.
Но при разбирательстве дел в суде, судьи выносят не такие однозначные решения, как чиновники, которые отказывают в возмещении расходов. Через суду получить возмещение по больничному, а точнее по его дубликату, вполне реально.
Как происходит подтверждение утраты документа
Каждый бухгалтер знает, что первичные документы необходимо хранить на протяжении сроков, которые установлены в размере не менее пяти лет после того, как закончится отчетный год, а если правила организации устанавливают и более длительный срок, то дольше.Если какой-то документ пропал, то руководитель организации с помощью своего приказа назначает комиссию, которая занимается расследованием причин такой потери. Комиссия должна выяснить причину и самое главное документально ее отразить, т.е. зафиксировать факт утраты.
Должны быть приложены все необходимые документы, например, если имел место пожар, то должны быть документы из пожарной службы и т.д.
После такой проверки нужно сделать запрос в организацию здравоохранения с просьбой о выдаче дубликатов.
С 2009 года, после внесения изменений в Федеральный закон об обязательном социальном страховании (ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2006 г.), все пособия по временной нетрудоспособности, а также некоторые другие виды социальных пособий выплачиваются исключительно из средств Фонда социального страхования (ФСС). Естественно, делается это только после предоставления специального документа, подтверждающего наступления страхового случая.
В настоящий момент таким документом является «Лист временной нетрудоспособности», порядок выдачи и оформления которого регулируется Приказом Министерства здравоохранения РФ № 624н, изданным 29 июня 2011 года. К сожалению, нередко случаются ситуации, когда по той или иной причине лист нетрудоспособности теряется. Так как же получить пособие, если временная нетрудоспособность имела место, а вот документ, подтверждающий это, отсутствует?
Если лист нетрудоспособности был потерян самим работником
Если потеря документа случилась ещё до его сдачи в бухгалтерию предприятия, то по закону сотрудник имеет право получить его дубликат листа нетрудоспособности. Правда сделать это так просто, как хотелось бы.
Дело в том, что в Письме ФСС № 14-03-18/15-12956, от 28.10.2011 года, которое было издано специально, чтобы разъяснить некоторые моменты оформления больничных, написано: «В строке «дубликат W» листка нетрудоспособности проставляется отметка "V" в случае утери листка нетрудоспособности лечащим врачом и председателем врачебной комиссии ». В результате некоторые медучреждения стали трактовать это положение так - дубликат больничного может быть выдан только в том случае, если оригинал был утрачен самим лечебным учреждением.
К счастью в том же пункте Письма указано, то при заполнении графы «дубликат W» уполномоченные лица должны руководствоваться уже не действующими сейчас старыми Правилами, утверждёнными Минздравсоцразвитием Приказом № 514 ещё в 2007 году. В пункте 63 старых Правил указывается, что при утере больничного оформлять дубликат должен лечащий врач и председатель врачебной комиссии. То есть они должны именно оформлять документ, а не терять его.
Что касается процедуры выдачи дубликата, то официально она не прописана. Практика показывает, что для получения документа работник должен подать в лечебное учреждение письменный запрос о выдаче дубликата листа нетрудоспособности и приложить к нему справку с места работы о том, что выданный ранее больничный лист в компанию не предоставлялся и оплачен, соответственно, не был.
Обычно, письменного запроса и справки с места работы достаточно для выдачи дубликата без каких-либо осложнений и вопросов со стороны лечебного учреждения.
Если лист нетрудоспособности был потерян на предприятии уже послы выплаты пособия работнику
На первый взгляд эта ситуация кажется практически безвыходной - при отсутствии больничного листа или его дубликата ФСС категорически отказывается возмещать расходы предприятия на оплату пособия по временной нетрудоспособности. Для обоснования своей позиции ведомство даже выпустило специальное информационное Письмо № 15-03-11/12-7761 от 17 июля 2013 г.
В Письме сказано, что основанием для возмещения выплаченных работнику сумм может стать либо сам лист нетрудоспособности, либо его дубликат. Никакие другие документы основанием для выплат быть не могут. Кроме того, в Письме особо подчёркнуто, что дубликат может быть выдан только в том случае, если оригинал больничного листа работник ещё не предоставлял в бухгалтерию своего предприятия.
Впрочем, у предприятия всё-таки есть шанс вернуть выплаченные средства, но для этого придётся обратиться в суд и предоставить очень вескую причину утраты документов. Например, если лист нетрудоспособности был утрачен вследствие пожара, наводнения, кражи или каких-либо других форс-мажорных обстоятельств. В этом случае предприятие должно создать специальную комиссию по расследованию происшедшего.
Если комиссия сможет сформировать документальное подтверждение наступления тех или иных форс-мажорных обстоятельств (справки из МЧС, МВД, коммунальных, пожарных служб и т.д.), то руководитель компании имеет право направить в медучреждение письменный запрос о выдаче дубликата, а затем, в случае отказа медиков или ФСС, обратиться в суд для отстаивания своей позиции. Прецеденты, когда суд выносил решение в пользу предприятия, уже были.
Произвести расчет зароботной платы , и другие виды расчетов любой сложности, Вы сможете в бухгалтерской фирме "Омега".
Возможны два варианта развития событий в зависимости от того, в какой период был утерян больничный лист:
1. До предъявления работодателю. Как следует из п. 56 и 57 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, выдача дубликата больничного листка предусмотрена только в двух случаях:
— ошибка в заполнении листка нетрудоспособности, допущенная медучреждением;
— порча или потеря работником листка нетрудоспособности до предъявления его работодателю.
Таким образом, работнику следует обратиться в медучреждение за дубликатом листка нетрудоспособности (он оформляется лечащим врачом и председателем врачебной комиссии).
2. После предъявления работодателю. Если работодатель потерял больничный лист до того, как рассчитал и выплатил по нему пособие по временной нетрудоспособности или в связи с материнством, целесообразно обратиться к сотруднику, на имя которого выписан больничный, с просьбой о получении дубликата. Другими словами, можно попытаться создать видимость того, что документ утерян работником, а не работодателем.
Если больничный лист утерян после выплаты по нему пособия, претензии контролеров работодателю обеспечены. Ведь организация, по мнению ФСС, не может рассчитывать на зачет пособия за счет средств ФСС при отсутствии подлинника листка нетрудоспособности (пп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона N 165-ФЗ и п. 18 Положения о ФСС). Такая позиция представлена, в частности, в Письме ФСС РФ от 17.07.2013 N 15-03-11/12-7761. Чиновники обращают внимание на то, что обязанность организации хранить первичные учетные документы (к которым относятся и больничные листы) не менее 5 лет установлена п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом справки, представленные ГУЗ и ГБУЗ, содержат информацию о выдаче листков нетрудоспособности и не являются финансовыми документами, на основании которых произведены расходы по государственному социальному страхованию.
Однако имеются судебные решения, в которых арбитры принимают сторону страхователей (работодателей). Рассмотрим Постановление ФАС УО от 28.06.2013 N Ф09-6578/13 по делу N А60-40210/2012. Суды первой, апелляционной и кассационной инстанций решили, что необеспечение страхователем сохранности оригиналов листков временной нетрудоспособности само по себе не может являться основанием для непринятия к зачету расходов заявителя (действующим законодательством не предусмотрена повторная выдача листков нетрудоспособности взамен утраченных). В связи с этим правомерность произведенных расходов работодатель может подтвердить:
— справками и письмами лечебных учреждений, содержащими сведения о выданных листах нетрудоспособности с указанием серий и номеров, ФИО работников, периодов нетрудоспособности;
— копиями расчетных листков сотрудников;
— копиями корешков листков временной нетрудоспособности.
Названные документы являются надлежащими доказательствами наступления страховых случаев, подтверждают фактическую выдачу работникам больничных листов, позволяют определить периоды временной нетрудоспособности застрахованных лиц. В таком случае, по мнению арбитров, у ФСС отсутствуют основания для непринятия к зачету расходов на выплату пособий.
К тому же выводу арбитры ФАС УО приходили ранее (Постановление от 01.04.2010 N Ф09-2134/10-С2).
Как действовать, если больничный лист утерян?
