Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В этой небольшой статье я хочу рассказать вам о том, из чего же состоит документация о проводимой закупке и что она из себя представляет. Что же это за «страшный зверь», которого многие так боятся? На самом деле ничего страшного нет и все довольно просто. Вы сейчас сами в этом убедитесь. Итак, давайте приступим. (Примечание: настоящая статья актуализирована 24.04.2019 г.).
1. Извещение о закупке
Это документ, размещаемый Заказчиком, специализированной организацией (СО) в единой информационной системе (ЕИС), в котором содержится основная информация о проводимой закупке, а именно: используемый способ определения поставщика; наименование и координаты Заказчика; краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки; стоимость контракта; место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг и т.д. Более подробно о содержании извещения об осуществлении закупки сказано в ст.42 44-ФЗ.
2. Общая часть
Это часть документации, в которой содержится информация об используемых понятиях и сокращениях; требованиях к участникам закупки; правах Заказчика и участника закупки; требованиях к содержанию, форме, оформлению и составу заявки; сведения о порядке и сроках отзыва заявок; сведения о порядке оценки и сопоставления заявок; порядке заключения контракта и т.д.
3. Инструкция участникам закупки
Это документ, содержащий основные правила и требования к заполнению форм, представленных в составе документации, и оформлению заявки. Для электронных аукционов инструкция по подготовке заявки должна быть обязательно включена в состав аукционной документации.
4. Информационная карта
Это «сердце документации». Информационная карта представляет собой, как правило, сводную таблицу с основными данными о проводимой закупке. Если информация, содержащаяся в информационной карте, имеет разночтение с данными, указанными в общей части документации, то руководствоваться необходимо той информацией, что указана в информационной карте.
5. Техническое задание
Это часть документации, в которой указываются основные требования к поставляемому товару, выполняемым работам или оказываемым услугам.
6. Обоснование НМЦК
Это часть документации, в которой Заказчик предоставляет расчет и информацию, на основании которой была определена начальная (максимальная) цена контракта.
7. Образцы форм и шаблонов документов
Это часть документации, в которой участнику закупки предоставляются образцы форм и шаблонов для заполнения и подачи заявки.
8. Проект контракта
Это образец (шаблон) контракта, который будет заключен с участником закупки в случае победы.
9. Дополнительные документы и материалы
Это могут быть сметы, проектная документация, технические условия, дефектные ведомости, разрешения, фотографии и т.д.
И главное помните о том, что состав документации может видоизменяться в зависимости от того для каких нужд проводится закупка (44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческая закупка), а также от того на приобретение чего (товары, работы, услуги) проводится закупка.
На этом сегодня все. Если у вас есть вопросы, то задавайте их ниже в комментариях к данной статье. Я с радостью на них отвечу.
Тендерная документация — это пакет документов, содержащий извещение о закупке, информацию об объекте, предмете и условиях торгов, инструкцию участникам, условия заказчика передачи победителю заказа на выполнение работ, указанных в предмете закупки.
Участие в тендерах и аукционах подразумевает под собой выполнение определенных условий, предоставление информации и документов, указанных в документации закупки. Сюда входят требования к компаниям-участникам, качеству и количеству необходимых товаров, работ или услуг.
Подготовка документов для тендера
Чтобы заказчик оценил предложение потенциального исполнителя и получил информацию о нем, участник тендера должен собрать определенный пакет документов. Корректное их оформление и правильный перечень — важнейшее условие участия в закупке.
Документооборот при проведении тендера регулируется Федеральными законами:
- государственные торги — ФЗ №44;
- закупки компаний с государственным участием — ФЗ №223.
Закупки частных компаний не регламентируются, и поэтому перечень документов для участия в аукционах может быть любым.
Документы для участия в открытом конкурсе
Процедура подачи заявок регламентирована ст.51 ФЗ №44. Главное, чтобы оформление и содержание документов отвечали требованиям, установленным в конкурсной документации и извещении о проведении открытого конкурса. Там же содержится информация о сроках и месте приема заявок.
Заявка на участие должна содержать опись документов. Требовать от участника документы, не оговоренные в ст. 51 ФЗ №44, заказчик не имеет права.
- Информация и документы об участнике закупки, которые необходимо предоставить в составе заявки на участие в открытом конкурсе:
- Коммерческое предложение: цена предлагаемого товара (в случае осуществления поставки товара - цена за единицу товара), объем, страна происхождения;
- в случаях, предусмотренных конкурсной документацией, копии документов, подтверждающих соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации (сертификаты, паспорта качества и пр.);
- если цена контракта в предложении участника ниже начальной максимальной цены контракта на 25% и более, то участнику необходимо предоставить подтверждение добросовестности, а именно копии ранее исполненных контрактов со всеми приложениями, а также все закрывающие документы по этим контрактам;
- обеспечение заявки на участие в тендере: подтверждение перечисления денежных средств в виде платежного поручения или банковской гарантии.
— для юридических лиц - название и фирменное наименование, фактический и юридический адрес с индексом, ИНН учредителей, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа (обычно, это Генеральный директор); для физических лиц — фамилия, имя и отчество, паспортные данные, места жительства и номер телефона;
— выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) или нотариально заверенная ее копия; для физических лиц — документы, удостоверяющие личность;
— документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника открытого конкурса: решение или протокол о назначении или избрании на должность, а также при необходимости - доверенность на осуществление действий от имени участника открытого конкурса;
— документы, подтверждающие соответствие компании-участника требованиям установленным в конкурсной документации (лицензии, сертификаты, декларации и т.д.);
— копии учредительных документов;
— решение об одобрении или о совершении крупной сделки;
— документы, подтверждающие отнесение участника к учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы или к организациям инвалидов;
— в случае применения национального режима: документы, подтверждающие соответствие такому режиму;
— документы, подтверждающие принадлежность участника к субъектам малого предпринимательства или социально ориентированным некоммерческим организациям в случае, если такое ограничение установлено Заказчиком в извещении и документации о проведении открытого конкурса.
Все документы должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью компании и подтверждены подписью уполномоченного лица. Это значит, что участник несет ответственность за подлинность предоставленных документов.
Документы для участия в электронном аукционе
Основные правила оговорены в ст. 66 ФЗ №44.
Электронный аукцион отличается тем, что весь документооборот и заключение самой сделки происходит на электронных торговых площадках. Поэтому подать заявку на участие в электронном аукционе может только компания, которая прошла процедуру аккредитации.
Заявка состоит из 2 частей:
Содержание первой части зависит от того, какого рода закупка проводится (поставка товара, выполнение работ или услуг). Если в аукционной документации есть конкретные требования относительно любых качеств товара (размеры, внешний вид, функциональные характеристики и т.д.), участник должен согласиться на поставку или использование для выполнения работ именно такого продукта, а также указать конкретные характеристики требуемого товара в соответствии с требованиями, установленными Заказчиком и нормативно-технической документацией.
Вторая часть - информация о компании-участнике. Во второй части заявки участник декларирует свое соответствие установленным Заказчиком требованиям к поставщикам, а также подтверждает это необходимыми документами (решение или протокол о назначении, решение или протокол об одобрении крупной сделки, лицензии, свидетельства допуска к различным видам работ и пр.).
Очень важный момент: все документы для участия в торгах должны быть заверены электронной цифровой подписью ответственного лица — представителя компании-участника, который имеет на это полномочия.
Чтобы подготовить всю необходимую тендерную документацию в срок, и быть уверенным в правильности ее оформления, обратитесь к профессионалам. Специалисты «РусТендер» всегда Вам помогут.
Особенности участия субъектов малого предпринимательства в аукционах
Согласно 44-ФЗ Заказчик имеет право разместить закупку с установлением определенных преимуществ. Наиболее часто устанавливается преимущество участия субъектов малого предпринимательства. Кроме того, согласно 44-ФЗ, преимущества также могут предоставляться:
учреждениям уголовно-исполнительной системы;
организациям инвалидов;
социально ориентированным некоммерческим организациям.
Чаще всего, субъектами малого предпринимательства являются Индивидуальные Предприниматели.
Документы для участия ИП в тендерах почти никак не отличаются от тендерной документации юридических лиц.
Основное отличие: вместо выписки из единого государственного реестра юридических лиц предоставляется выписка из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
Выписку достаточно загрузить на площадке во время прохождения процесса аккредитации. Главное требование к выписке повторяется в законе несколько раз: она должна быть получена не ранее, чем за 6 месяцев до того, как информация о закупке была размещена в единой информационной системе.
Кроме этого, ИП необходимо будет прикрепить на площадку в процессе аккредитации копии документов, удостоверяющих личность, а иностранной организации — нотариально заверенный перевод на русский язык документов о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.
В случае, если Вы нуждаетесь в помощи при составлении заявки на участие в торгах или не уверены в правильности заполнения, Вы можете воспользоваться нашей услугой оформления заявки или получить бесплатную консультацию наших специалистов .
ООО МКК "РусТендер"
Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
С начала 2014 года и по сегодняшний день в нашей стране все закупки государственных заказчиков проходят в том порядке, который регламентирован текстом Федерального Закона №44. Новый закон под названием «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» охватывает собой все стороны и нюансы закупочной деятельности, в том числе, детально прописывая то, какой должна быть нормативная документация по 44 ФЗ, необходимая для участия в тендере.
Реестр документов по 44 ФЗ
Для того чтобы принять участие в розыгрыше тендера, необходимо подготовить пакет документов:
- Заявка на участие, оформляемая согласно типовому образцу в составе конкурсной документации по 44 ФЗ
- Выписка из ЕГРЮЛ или ее заверенная нотариально копия - не старше 6 месяцев на момент подачи заявки
- Документы, подтверждающие полномочия участника тендера - это может быть Устав предприятия, протокол заседания, на котором был избран директор компании-участника, либо нотариально заверенная доверенность на представителя директора
- Заверенные копии учредительных документов
- Декларацию за прошедший год
- Копии контрактов или иные документы, свидетельствующие о соответствии участника требованиям, заявленным со стороны организатора
- Сертификат банковской гарантии
- Коммерческое предложение
- В случае, когда речь идет о строительном или ином сложном производственном тендере, коммерческую часть заявки необходимо подкреплять техническими аспектами. Это может быть мини-проект, эскиз, технические характеристики и др.
Общие правила оформления документации по 44 ФЗ
Следуя норме Федерального Закона №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», заявку на участие в тендере можно подать как в письменном виде (в бумажном запечатанном конверте), так и в электронном варианте. Последняя форма становится единственно возможной, когда речь идет о федеральных площадках и крупных тендерах всероссийского масштаба.
Если говорить о письменной заявке, то основное правило ее проведения заключается в том, что она должна быть прошита и зарегистрирована, запечатана в конверт. К заявке мы прилагаем опись приложенных к ней документов. Впрочем, последнее нужно подавать и при электронном проведении тендеров. Разница здесь будет лишь в том, что при подачи электронной заявки, потребуется ЭП (электронная подпись).
Как вы успели заметить, процесс сбора документов по 44 ФЗ - очень кропотливое и сложное дело, и иногда его невозможно грамотно и быстро произвести без профессиональной поддержки.
Только на площадке сайт вы сможете получить:
- Бесплатные экспертные консультации
- Надежное всестороннее сопровождение, включающее помощь при оформлении документации по 44 ФЗ
- Гарантию того, что вашу заявку примут, и вы станете участником закупки.
Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника - сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
Подразделение выбирает основание для заключения прямого договора (выбирает подпункт пункта 12.10.1 Положения о закупке — см. таблицы)
Шаг 2
Подразделение выбирает Исполнителя по договору и осуществляет Исполнителя, направленную на проявление должной осмотрительности при выборе Исполнителя, в случае, если Исполнитель не включен в (используя )
Шаг 3
Подразделение направляет (в случае, если цена договора превышает 500 тыс. руб.) по электронной почте в Дирекцию по закупкам (направляется директору Т.М.Обернибесовой)
Шаг 4
Подразделение готовит пакет документов в соответствии с выбранным основанием (см. перечень и формы документов в таблицы)
Шаг 5
Подразделение отправляет на рассмотрение проекты документов (СЗ, ТЗ или проект договора, обоснование цены) по электронной почте в Дирекцию по закупкам (документы направляются директору Т.М.Обернибесовой)
Шаг 6
Закупке присваивается номер, и закупка направляется в работу работнику Отдела закупок (ОЗ) - ответственному за закупку
Шаг 7
Ответственное лицо ОЗ работает с подразделением по доработке документов (переписка ведется по электронной почте)
Шаг 8
При необходимости подразделение дорабатывает документы
Шаг 9
Документы доработаны; ответственное лицо ОЗ направляет в подразделение по электронной почте согласие на заключение договора
Шаг 10
Подразделение передает ответственному лицу ОЗ оригиналы подписанных руководством подразделения документов на закупку - заявку на закупку: СЗ (с визой ПФУ, подтверждающей наличие средств, источник финансирования и статью расходов), ТЗ (или проект договора, завизированный руководителем на первой странице), обоснование цены договора
Шаг 11
Подразделение получает от ответственного лица ОЗ два оригинала договора для организации их подписания Заказчиком и Исполнителем (один оригинал с проштампованными страницами - это договор Заказчика - НИУ ВШЭ, второй оригинал без штампов - это договор Исполнителя)
Шаг 12
Подразделение получает визы руководителя подразделения, ПФУ, УБУ в штампе, который ставится на обороте страницы договора - оригинала НИУ ВШЭ, где указаны полные реквизиты сторон
Шаг 13
Подразделение регистрирует договор в ПФУ (комната К-402) в журнале регистрации договоров и присваивает номер договору)
Шаг 14
Подразделение передает два оригинала договора на подписание лицу, которое подписывает договор от имени НИУ ВШЭ и проставляет печать на подпись этого лица (дата на договоре не ставится)
Шаг 15
Подразделение передает два оригинала договора на подписание Исполнителю - лицу, которое подписывает договор от имени фирмы-Исполнителя, и проставляется печать на подпись этого лица (дата на договоре не ставится)
Шаг 16
Подразделение передает два оригинала подписанного договора в ОЗ; ответственное лицо ОЗ ставит текущую дату в оригиналах договора, делает копию договора и передает оригиналы договора подразделению
Шаг 17
Подразделение передает в ПФУ лицу, курирующему подразделение, оригинал договора с проштампованными страницами (оригинал НИУ ВШЭ)
Шаг 18
Подразделение передает Исполнителю оригинал его договора
Какие закупочные процедуры может использовать заказчик?
Закон № 223-ФЗ практически не регламентирует процедуры закупок, устанавливая лишь требования к размещению информации. Обязательными для включения в «Положение о закупке» являются конкурс и аукцион. Обязательными для включения, но не обязательными для проведения. Т.е. кроме конкурса и аукциона будут прописаны другие способы закупок, которыми можно пользоваться. Следует предусмотреть процедуру для закупок в электронной форме (не обязательно открытый аукцион в электронной форме), так как Правительство может установить перечень продукции, закупаемой в электронной форме.
Процедуры закупок могут быть конкурентные и неконкурентные.
К конкурентным процедурам относятся:
- Торги:
- Открытый (закрытый) конкурс, двухэтапный конкурс, селективный конкурс.
- Открытый (закрытый) аукцион, в том числе электронный. - Иные способы:
-Запрос котировок, запрос предложений, конкурентные переговоры.
К неконкурентным процедурам относится закупка у единственного источника.
Наиболее популярные процедуры закупок
Селективный конкурс является своеобразным компромиссом между открытым и закрытым. Подать заявку на участие в нем может любой поставщик, однако до участия в конкурсе допускаются лишь претенденты, выбранные заказчиком.
При относительно небольших объемах закупок серийной продукции используется способ запроса ценовых котировок (ценовых предложений), в ходе которого, после запроса цены на одну и ту же продукцию у разных поставщиков, выбирается самое дешевое предложение. Запрос ценовых котировок производится не менее, чем у трех поставщиков, причем сравниваться должна однотипная продукция. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку.
Запрос предложений и конкурентные переговоры чаще всего используются при закупке консультационных услуг и, по своей сути, представляют собой формализованные процедуры переговоров на базе требований заказчика и предложений поставщиков, подготовленных на их основе.
Аукционы изначально использовались для продажи ценностей, имущества, а также, например, квот. Для закупок применяется редукцион (аукцион наоборот).
Некоторые включают в число способов закупок тендер. Обычно это копия конкурса под другим названием. Используется для того, чтобы вывести закупку из-под действия Гражданского кодекса (ст. 447-449). Однако суды, как правило, воспринимают тендер как конкурс (как и запрос предложений) с соответствующими правовыми последствиями.
Документы и сведения, которые заказчик обязан размещать на официальном сайте
Документы, регламентирующие закупочную деятельность заказчика:
- Положение о закупке - в течение 15 дней со дня утверждения.
- Изменения в Положение о закупке - в течение 15 дней со дня утверждения.
- План закупки товаров, работ, услуг на срок не менее, чем один год. Порядок формирования такого плана, сроки его размещения, требования к его форме устанавливаются Правительством РФ.
- План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств - на период от пяти до семи лет. При этом критерии отнесения продукции к инновационной и (или) высокотехнологичной устанавливаются федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.
- С 1 января 2013 года до 1 января 2015 года планы закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств размещаются заказчиками на официальном сайте на трехлетний срок.
Документы конкретной закупочной процедуры:
1. Извещение о закупке (при проведении торгов - не менее чем за 20 дней до дня окончания подачи заявок на участие в таких закупочных процедурах. Для остальных процедур срок определяет сам заказчик);
2. Документация о закупке с проектом договора;
3. Изменения, вносимые в извещение и документацию, разъяснения документации (размещаются не позднее чем в течение 3 дней со дня принятия). Если проводятся торги и изменения в извещение или документацию внесены позднее чем за 15 дней до даты окончания подачи заявок, срок подачи заявок должен быть продлен так, чтобы со дня размещения на официальном сайте внесенных в извещение о закупке, документацию о закупке изменений до даты окончания подачи заявок на участие в закупке такой срок составлял не менее чем 15 дней;
4. Протоколы, составляемые в ходе закупки - не позднее, чем через 3 дня со дня подписания таких протоколов;
5. Сведения об изменении существенных условий договора (объем, цена, сроки) - не позднее, чем в течение 10 дней со дня внесения изменений в договор;
6. Отчеты о закупках - не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным;
7. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком;
8. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);
9. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства Российской Федерации о не размещении информации.
Случаются ситуации, когда официальный сайт недоступен по разным причинам в течение более, чем 1 рабочего дня. В таком случае заказчик обязан разместить всю информацию на своем сайте. Это не обязательно должен быть официальный сайт заказчика, но должно быть четко обозначено, что конкретный сайт имеет отношение к конкретному заказчику. Доступ ко всей информации должен быть бесплатным.
Документы и сведения, которые заказчик не обязан размещать на официальном сайте
1. Сведения о закупке товаров, работ, услуг, стоимость которых не превышает 100 тыс. руб., а в случае, если его годовая выручка за отчетный финансовый год составляет более чем пять миллиардов рублей - 500 тыс.руб.
2. Не подлежит размещению на официальном сайте и сайте заказчика информация, составляющая государственную тайну, а также определенная соответствующим решением Правительства РФ.
Отнесение заказчиком информации к коммерческой тайне не является основанием для ее не размещения на официальном сайте.
Первым документ, который заказчик оформляет при осуществлении закупки, является извещение.
1. Способ закупки (открытый конкурс, открытый аукцион или иной предусмотренный положением о закупке способ).
2. Наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер контактного телефона заказчика.
3. Предмет договора с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг.
4. Место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.
5. Сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота). Обратите внимание, что речь идет не о самой цене, а о сведениях о ней.
6. Срок, место и порядок предоставления документации о закупке, размер, порядок и сроки внесения платы, взимаемой заказчиком за предоставление документации, если такая плата установлена заказчиком, за исключением случаев предоставления документации в форме электронного документа.
7. Место и дата рассмотрения предложений участников закупки и подведения итогов закупки.
Заказчик вправе указывать дополнительно иные сведения.
1. Установленные заказчиком требования к качеству, техническим характеристикам товара, работы, услуги, к их безопасности, к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям заказчика.
2. Требования к содержанию, форме, оформлению и составу заявки на участие в закупке.
3. Требование к описанию участниками закупки поставляемого товара, который является предметом закупки, его функциональных характеристик (потребительских свойств), его количественных и качественных характеристик, требования к описанию участниками закупки выполняемой работы, оказываемой услуги, которые являются предметом закупки, их количественных и качественных характеристик.
4. Место, условия и сроки (периоды) поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.
5. Сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота).
6. Форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги.
7. Порядок формирования цены договора (цены лота) (с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей).
8. Порядок, место, дата начала и дата окончания срока подачи заявок на участие в закупке.
9. Требования (разумные) к участникам закупки и перечень документов, представляемых участниками закупки для подтверждения их соответствия установленным требованиям.
10. Формы, порядок, дата начала и дата окончания срока предоставления участникам закупки разъяснений положений документации о закупке.
11. Место и дата рассмотрения предложений участников закупки и подведения итогов закупки.
12. Критерии оценки и сопоставления заявок на участие в закупке.
13. Порядок оценки и сопоставления заявок на участие в закупке.
Заказчик имеет право указывать дополнительно иные сведения.
Вместе с документацией должен быть размещен проект договора, который формально является его частью.
