Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?
Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.
Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.
Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.
Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
Командировка за границу: основные расходы
Суточные при командировке за границу
Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.
По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.
Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.
Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.
Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.
При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.
Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.
Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.
Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.
Расходы на проезд
Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).
Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.
Расходы на проживание
В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.
Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.
Расходы на оформление загранпаспорта
Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.
Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.
Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.
Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.
Расходы на получение визы
Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.
Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.
Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.
Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.
Прочие расходы на зарубежную командировку
Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.
Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.
Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять . Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.
Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.
Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте . Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.
При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.
Командировка – это поездка работника за пределы территории нахождения постоянной работы для выполнения служебных задач. Командировка может быть как по территории РФ, так и за ее пределами.
Особенности оформления командировки в пределах границ РФ, а также учет командировочных расходов при этом подробно рассмотрен в . Ниже рассмотрим особенности оформления командировки за границу, какие документы заполняются и как учитываются командировочные расходы на зарубежную служебную поездку.
Учет командировочных расходов на поездку за границу
Перечень командировочных расходов приведен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ, к ним относятся расходы на:
- Проезд;
- Жилье;
- Суточные;
- Оформление визы;
- Оформление загранпаспорта;
- Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и др.
Первые три вида расходов рассмотрены в . Что касается проезда и проживания, никаких особых отличий нет.
Суточные
Суточные при зарубежной командировке также устанавливаются организацией самостоятельно. В пределах 2500 руб., согласно законодательству, суточные при выезде за границу не облагаются НДФЛ.
Организация может установить размер суточных разный для каждой отдельной страны. Суточные, установленные для определенной страны, начинают действовать с того момента, когда командируемый въезжает в эту страну.
Отметки о пересечении границы ставятся в загранпаспорт, который и будет являться документом, подтверждающим расходы на суточные.
Расходы на оформление визы
Этот вид расходов характерен именно для заграничной командировки. Выезд в другую сторону должен сопровождаться оформлением визы. Расходы на визу могут учитываться при налогообложении в том случае, если имеются документы, подтверждающие оказание услуг (консультационных, по доставке готовой визы и т.д.), оплату этих услуг, пошлин и прочих сборов, связанных с оформлением визы. Кроме того, необходимо сделать копию страницы с визой. Данная копия будет являться документом, подтверждающим данные расходы. Именно при наличии данной копии будет возможность учесть расходы при налогообложении.
Расходы на оформление загранпаспорта
Если работник не имеет действующего загранпаспорта, то расходы на его оформления также могут быть учтены при налогообложении. Документы, на основании которых можно списать эти расходы – это документы, подтверждающие оказание услуг и произведение оплат, а также копия листов загранпаспорта.
Документальное оформление зарубежной командировки
Оформление начинается с формирования служебного задания, например, по форме Т-10а. На основании служебного задания составляется приказ на командировку. Для этого можно воспользоваться унифицированным формами Т-9 или Т-9а. Первая форма заполняется при направлении в зарубежную командировку одного сотрудника, вторая – при отъезде группы работников.
При отъезде работника за границу ему выдается определенная сумма под отчет на основании . При возвращении из зарубежной поездки работник должен сдать заполненный авансовый отчет и приложить к нему все оправдательные документы.
При командировке по территории РФ работник должен также сдать командировочное удостоверение, содержащее отметки о посещении работником различных организаций в месте назначения.
При поездке за границу командировочное удостоверение заполнять не нужно. Его заменит страница загранпаспорта с таможенными отметками о пересечении границы. Именно на основании этих отметок бухгалтер сможет правильно установить сумму суточных, которые необходимо выплатить работнику за время нахождения в командировке.
Еще один момент, работнику на зарубежную командировку могут выдаваться денежные средства как в отечественной валюте, так и в иностранной. Во втором случае необходимо купить необходимую сумму валюты ().
Оформление загранкомандировки
При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).
В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.
Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).
Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.
Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.
Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.
В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".
Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).
После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).
Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в "прибыльном" налоговом учете.
Оформление авансового отчета по командировке за границу
Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.
Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):
в графах 6 и 8 - в той валюте, в которой оплачены расходы;
в графах 5 и 7 - в рублях по курсу пересчета.
Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):
в строке 1а - в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;
в строке 1 - в рублях по курсу пересчета.
Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.
Документы, подтверждают командировочные расходы работника
Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).
Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):
если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).
Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.
При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.
Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.
Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке
Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).
Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):
за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;
за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ - по нормам для командировок по РФ.
Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):
для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;
для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.
При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).
Суточные и НДФЛ
При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.
Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:
Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);
Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).
С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.
Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Загранкомандировка (заграничная командировка): подробности для бухгалтера
- Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
Если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в... валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях...
- Сотрудник сам купил валюту на заграничную командировку: порядок расчетов и отражение в учете
Сотруднику, отправляющемуся в загранкомандировку, были выданы под отчет денежные средства в размере 15 000 руб., ему было поручено купить валюту самостоятельно. Справку о проведении операции по обмену валюты подотчетное лицо приложило. Курс обмена валюты - 93,99 руб. за 1 евро. Всего - 159,59 евро. За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро, что составляет на день обмена валюты 4746,50 руб. У сотрудника остался неиспользованный аванс. Авансовый отчет утвержден 3 ...
- Дайджест правовой информации для специалистов в сфере расчёта заработной платы за ноябрь 2018 года
Заработка за время загранкомандировки Средний заработок за время загранкомандировки это доход, полученный...
- Новые стандарты 2019 года
Учреждение выдало аванс работнику на загранкомандировку в валюте. На дату выдачи...
- Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
Загранпаспорте – если речь идет о загранкомандировке) или по путевым листам, служебной...
Размеры суточных при загранкомандировках в 2018 - 2019 гг. имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.
Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.
Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.
Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица
Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):
Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать
Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.
Загранкомандировка: как считать суточные
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.
По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
- при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.
Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.
Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей
Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.
Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):
Полученная сумма учитывается в расходах.
Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ
При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:
Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (
