Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях. Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, либо . Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на http://pravo.gov.ru/

4. Определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу N А76-24083/2012

С Решениями ВАС РФ можно ознакомиться на http://kad.arbitr.ru/

♦ Рубрика: , .

Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
порядок эксплуатации;
срок эксплуатации;
величину компенсации за эксплуатацию имущества;
величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

от степени износа автотранспортного средства;
срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
Кассовые чеки АЗС.
Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.

Налогообложение компенсационных выплат

Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

служебной направленности передвижений;
реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).

Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).

Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах...» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсация за автомобиль: нормы - 2018 — 2019

Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2018 — 2019 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм...» от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

до 2 000 куб. сантиметров — 1 200 руб. в месяц;
более 2 000 куб. сантиметров — 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).

Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.

Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.

Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:

фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
его должность;
наименование и характеристики транспортного средства;
условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы — после представления необходимых документов).

Документами, обосновывающими издание приказа, являются:

соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.

В этом случае компенсационные выплаты:

Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — управляет и обслуживает автомобиль работник;
без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).

Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.

Налогообложение выплат по договору аренды

Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.

Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

13% — для налоговых резидентов;
30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.

Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

Арендные платежи.
Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.

Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.

Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

компенсация за амортизацию;
возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

уровень износа ТС;
срок полезного использования машины;
интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание! Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют. Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Что же касается расходов на топливо, то по мнению чиновников, затраты уже учеты в нормативах. О таком положении вещей сказано в письмах № 03-03-06/1/39239, что от 23 сентября 2013 г. и № 03-03-01-02/140, что 16 мая 2005 г. Таким образом, если поверх суммы компенсации выплатить возмещение ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.

Стандартный расчет. Например, предприятие ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в рабочих целях. Сумма выплаты составляет 1200 руб. Поверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4000 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1200 рублей.

Расчет, если сотрудник в отпуске или на больничном. Рассмотрим вариант, когда компания гарантирует сотруднику 4000 рублей ежемесячно. Но, с 12 сентября, работник оформил отпуск на две недели. Если учесть что в сентябре 22 рабочих дня, и 10 из них сотрудник был в отпуске, то используем такую схему расчета:

4000 руб. / 22 дн. × 12 дн.

Полученная сумма – компенсация за сентябрь, с учетом отсутствия на работе сотрудника.

Основные особенности

НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.

Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:

Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:

фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
нормативов Министерства транспорта;
норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.

Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя , в т.ч. своего автомобиля.

При выплате компенсации следует руководствоваться Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Несмотря на то что этот документ вышел в свет почти 18 лет назад, он сохраняет свою актуальность и сегодня (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Денежная компенсация положена не всем работникам предприятия, а только тем, чья работа связана с постоянными служебными разъездами (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13): например, курьерам, менеджерам, торговым представителям, исполнительным директорам и т.д. Разъездной порядок работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.

Порядок и размер возмещения затрат, связанных с расходами при использовании личного имущества сотрудника, определяет руководитель организации по договоренности с работником.

Величина компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля, используемого в служебных целях, и от его марки. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов, техническим обслуживанием, ремонтом автомобиля и т.д. Кроме того, в компенсацию должна быть включена сумма износа автомобиля.

Следовательно, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов на эксплуатацию машины, ему не полагаются.

Компенсация выплачивается один раз в месяц вне зависимости от количества календарных дней в нем.

За время отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском, командировкой, болезнью и другими обстоятельствами, когда личный автомобиль не используется в служебных целях, компенсация не выплачивается (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Документальное оформление

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях должна быть предусмотрена положениями трудового договора или установлена отдельным письменным соглашением между работодателем и работником.

В должностной инструкции сотрудника необходимо указать, что его работа связана с постоянными служебными поездками.

Для того чтобы получить компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если автомобиль используется по доверенности, необходимо представить доверенность от его собственника.

Кроме того, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника.

Путевые листы должны составляться по формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются как налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690), так и специалисты главного финансового ведомства (Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6).

Арбитражные судьи по этому вопросу расходятся во мнениях. Так, ФАС Северо-Западного округа считает наличие путевого листа обязательным для выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях (Постановление от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005). Расходы, по мнению судей, не подтверждены документально, если маршрутные листы не содержат отметок о пребывании в месте посещения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.01.2007 по делу N А05-5764/2006-20).

Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации.

К приказу целесообразно приложить расчет суммы компенсации за месяц исходя из марки автомобиля, стоимости израсходованных ГСМ, пробега автомобиля и количества рабочих дней в месяце (Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387).

Налог на прибыль

В налоговом учете сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включается в состав прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Это означает, что их можно учитывать при расчете налога на прибыль в том же отчетном периоде, в котором произведены расходы.

При этом надо обратить внимание на следующее. Компенсации за использование личного автотранспорта признаются в учете только после выдачи денег сотруднику на руки или перечисления их на счет в банке. Такое правило применяется как при кассовом методе (п. 3 ст. 273 НК РФ), так и при методе начисления (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Этим компенсационные выплаты отличаются от зарплаты, которую можно списать на расходы сразу после начисления.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может выплачиваться работодателем в любой согласованной с работником сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется. Это установлено пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При налогообложении прибыли коммерческих организаций компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях учитывается в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13). Указанные нормы введены с 1 января 2002 г. и продолжают действовать до сих пор, несмотря на ежегодное увеличение стоимости горюче-смазочных материалов, технического обслуживания и ремонта.

Напомним, нормы компенсации за использование автомобиля зависят от мощности двигателя. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см, сумма компенсации, уменьшающая налогооблагаемую прибыль организации, равна 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя больше 2000 куб. см, ежемесячная норма компенсации составляет 1500 руб.

При использовании сотрудником собственного мотоцикла в служебных целях ему полагается компенсация в размере 600 руб.

Обратите внимание! Нормы, установленные для расчета налога на прибыль, никак не влияют на сумму компенсации, фактически выплачиваемую сотруднику. Это значит, что размер компенсации может превышать установленные нормы. Однако суммы превышения не будут учитываться при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). На такой подход специалисты Минфина России не раз указывали в своих Письмах (от 16.11.2006 N 03-03-02/275, от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

При этом работодатель может компенсировать сотрудникам, использующим свои личные автомобили в служебных целях, расходы, связанные с приобретением ГСМ, топлива, ремонтом и страхованием личного автомобиля. Но эти суммы не будут учитываться при расчете налога на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Такого же мнения придерживаются арбитражные судьи (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 03.07.2009 N А33-12556/2008-03АП-1669/2009-03АП-1670/2009 по делу N А33-12556/2008).

Пример 1. В должностной инструкции коммерческого директора ЗАО "Кедр" указано, что характер его работы предполагает частые служебные поездки. За использование личного автомобиля в служебных целях ему полагается компенсация в размере 1700 руб. Об этом говорится в трудовом договоре с коммерческим директором.

В апреле 2010 г. он регулярно совершал служебные поездки на своем автомобиле "ВАЗ-2107". Руководитель организации подписал приказ о выплате коммерческому директору компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в размере, установленном трудовым договором.

Объем двигателя автомобиля "ВАЗ-2107" меньше 2000 куб. см.

Норма компенсации по данному автомобилю равна 1200 руб. Поэтому в состав расходов, учитываемых в расчете налога на прибыль, включается 1200 руб. Оставшиеся 500 руб. при налогообложении прибыли не учитываются.

За время отсутствия работника на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки и проч., когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Предположим, работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней, а остальное время был в отпуске). Фактические расходы на использование им личного автомобиля для служебных поездок будут значительно меньше, чем в случае использования автомобиля в течение всего месяца. Следовательно, компенсационная выплата за этот месяц будет меньше.

При расчете налога на прибыль в этом случае можно учесть сумму компенсации в размере меньшем, чем нормы, установленные Постановлением Правительства РФ N 92 (Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).

Пример 2. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, коммерческий директор был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 5 по 18 апреля. Рассчитаем сумму компенсации, которая ему полагается за не полностью отработанный месяц.

В апреле 22 рабочих дня, из которых коммерческий директор отработал 12. Следовательно, сумма компенсации составит 927,27 руб. (1700 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

При расчете налога на прибыль организация может включить в состав расходов 654,55 руб. (1200 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

Не вызывает сомнения факт, что размер компенсации, учитываемый в целях налогообложения, - сумма весьма скромная. Ее хватает лишь на покупку трех литров бензина в день.

Осознавая это, специалисты финансового ведомства советуют организациям вместо выплаты компенсации своим сотрудникам за использование личного автомобиля в служебных целях заключить с ними договор аренды автомобиля без экипажа.

В этом случае вся сумма арендных платежей может быть включена в состав прочих расходов на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Компенсация за использование иных видов транспорта

На практике возможны ситуации, когда сотрудник использует в служебных целях не легковой автомобиль, а микроавтобус или грузовой автомобиль.

В состав прочих расходов при расчете налога на прибыль организация может отнести расходы на компенсацию за использование для служебных поездок только личных автомобилей, относящихся к категории легковых. Ни микроавтобусы, ни грузовые автомобили в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не упоминаются. Нормы компенсации в целях налогообложения прибыли для этих транспортных средств не установлены (Письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293).

Однако это вовсе не означает, что организация не сможет уменьшить свои налогооблагаемые доходы на сумму компенсации, выплачиваемой работникам за использование личных транспортных средств (не легковых автомобилей) в целях налогообложения.

Перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим. Поэтому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества на основании ст. 188 ТК РФ (кроме легкового автотранспорта), могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186). В качестве личного имущества может использоваться мобильный телефон, компьютер, принтер и другая техника.

Аналогичный вывод можно сделать и в отношении микроавтобусов и грузовых автомобилей (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150). Компенсация за использование указанных транспортных средств в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в сумме, установленной трудовым договором. Но при условии, что расходы на выплату компенсации являются экономически обоснованными и документально подтвержденными в соответствии со ст. 252 НК РФ.

НДФЛ

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Поэтому компенсации в пределах норм, установленных законодательством, не облагаются налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Суммы компенсации, превышающие нормы, необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 19.02.2003 N 04-04-06/26, от 14.08.2003 N 04-04-06/158, УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 N 28-17/1269, от 21.01.2008 N 28-11/4115.

По мнению специалистов финансового ведомства, НК РФ не предусмотрено установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта в служебных целях для целей обложения НДФЛ. Поэтому использование Постановления Правительства РФ N 92 не противоречит положениям п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).

В некоторых случаях арбитражные судьи поддерживали чиновников (Постановление ФАС Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2 по делу N А60-11335/07).

Арбитражная практика довольно часто опровергала подход, сформированный официальными органами. В частности, ФАС Северо-Западного округа отклонил довод налоговой инспекции о том, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ только в пределах норм, установленных Правительством РФ в Постановлении N 92. По мнению судей, указанные нормы действуют исключительно для целей расчета налога на прибыль (Постановление от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210).

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731 указал: размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется по соглашению сторон трудового договора и нормируется только в целях расчета налога на прибыль. Поэтому, считают судьи, не должна облагаться НДФЛ вся сумма компенсации за использование личного автомобиля и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в размере, определяемом соглашением сторон трудового договора.

Однако в последнее время позиция Минфина России изменилась. В Письмах от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 и от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47 чиновники отметили, что в гл. 23 НК РФ не указаны нормы компенсации в случае использования работодателем личного имущества работника и не предусмотрен порядок их установления. Поэтому для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статьей 188 ТК РФ установлено: размер возмещения расходов при использовании работником своего личного имущества в интересах работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, оформленным в письменной форме. Поэтому, по мнению финансистов, НДФЛ не удерживается со всей суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов сотрудника, понесенных при использовании личного имущества.

При этом чиновники настаивают на том, что организация должна помимо расчета суммы компенсации, документов, подтверждающих принадлежность имущества работнику и фактическое использование имущества в интересах работодателя, иметь и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

С 1 января 2010 г. работодатели обязаны уплачивать страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Но только в пределах норм.

Поскольку в целях исчисления страховых взносов во внебюджетные фонды не установлены специальные нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и не предусмотрен порядок их установления, можно сделать следующий вывод.

Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, установленная трудовым договором, не подлежит обложению страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, поименованные в специальном Перечне (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержден Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765. В п. 10 этого документа речь идет о суммах, выплачиваемых работникам в возмещение расходов, и иных компенсациях в пределах установленных норм.

Следовательно, компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля в служебных целях, не облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, но только в пределах норм, утв. Постановлением Правительства РФ N 92.

Компенсация для индивидуальных предпринимателей

Для индивидуальных предпринимателей нормы расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов Постановлением Правительства РФ N 92 не определены.

Однако, по мнению специалистов Минфина России, нормы, приведенные в указанном Постановлении, применимы и для индивидуальных предпринимателей, как работающих на общем режиме налогообложения, так и применяющих УСН. То, что в самом документе нет ссылки на индивидуальных предпринимателей, не имеет значения (Письма Минфина России от 08.08.2005 N 03-11-04/2/40, от 07.10.2004 N 03-03-02-05/7).

Но арбитражные суды придерживаются иной позиции. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа пришел к выводу, что на индивидуальных предпринимателей положения Постановления Правительства РФ N 92 не распространяются (Постановление от 27.01.2009 N Ф04-7730/2008(17508-А03-46)). По мнению судей, указанный документ относится только к организациям, которые должны им руководствоваться при расчете налога на прибыль.

Примечание : Письмо Минфина РФ № 03-04-05/24421 от 27.06.2013

А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ).

Примечание : Данные нормы составляют:

для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно - 1200 руб. в месяц,
а свыше 2000 куб. см. - 1500 руб. в месяц.

Кроме самой суммы компенсации, работодатель вообще-то должен также оплатить работнику его расходы, по содержанию личного автомобиля работника, в том числе и затраты на ГСМ. Но, согласно письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239 расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Потому что, как полагает Минфин РФ, в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет.

Примечание : Об этом также было написано "сто лет назад" в письме от 16.05.05 № 03-03-01-02/140

Налогообложение НДФЛ дохода сотрудника от использования служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов

Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.

В соответствии с п. 1 при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Такой доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном , устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

C компенсации за использование личной машины работника нужно начислять взносы, если он ездит по доверенности

Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то сумма возмещения за использование авто в служебных целях облагается страховыми взносами. Письмо Минтруда от 13.11.2015

Примечание : № 17-3/В-542

Как известно, если работник с согласия и ведома работодателя пользуется принадлежащим ему транспортом для выполнения трудовых обязанностей, ему положена компенсация за использование личного имущества. Причем выплачиваемая сумма не подлежит обложению страховыми взносами (в размере, установленном соглашением между организаций и работником).

Но передача автомобиля по доверенности не означает перехода прав собственности. И в ситуации, когда сотрудник , он не является его личным имуществом. По крайней мере, по мнению Минтруда. А значит, оснований для освобождения от обложения взносами компенсационных выплат за передоверенный автомобиль нет.