Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
Мининская средняя общеобразовательная школа
СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:
Председатель ПК: Приказ от « 30 » августа 201 6 г. № 57
_________ /Л.А. Непомнящая/ Директор школы:
« 30 » августа 201 6 г. __________ Павленко Т.В.
Положение о личных делах обучающихся .
I . Общие положения.
1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с данной документацией.
1.2. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
1.3. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.
1.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.
II . Содержание личных дел обучающихся.
2.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную папку с файлами, в которой находится личная карта учащегося (типографский бланк личного дела), и вложенные другие файлы с иными документами, в соответствии с настоящим положением.
2.2. В личном деле находятся следующие
заявление от родителей (законных представителей) установленного образовательным учреждением образца с просьбой о принятии в школу
копия свидетельства о рождении ребенка или паспорт
документ о регистрации по месту жительства
договор между образовательным учреждением и родителями (законными представителями)
(при необходимости) документы о социальном статусе учащегося (копии справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжения о лишении родительских прав, об опеке, рекомендации РПМК и др.)
другие документы
заявления родителей и учащихся о выборе предметов и курсов по выбору из школьного компонента учебного плана
характеристики обучающихся по ступеням обучения
документы из учреждения, где учащийся обучался ранее
(при необходимости) лист достижений
III . Порядок оформления личных дел.
3.1. При поступлении ученика в 1 класс классный руководитель
заполняет личную карту учащегося (типографский бланк личного дела) согласно свидетельства о рождении.
записывает номер соответственно алфавитной книге записи учащихся (например, К-25 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 25). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер.
наклеивает на первую страницу фотографию учащегося,
располагает документы в файлы согласно настоящего положения.
3.2. Если ученик прибыл из другого образовательного учреждения классный руководитель проверяет наличие всех печатей и оценок, выставленных в предыдущем учебном заведении, вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет; располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением; проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.
3.3. Для учащихся 10-11 классов - заявление родителей (законных представителей), копия аттестата об основном образовании
3.4. Все сведения об обучающемся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
3.5. При изменении названия школы в свободном месте титульного листа вписывается разборчивым почерком новое название школы согласно Уставу, без сокращений. Старое название аккуратно зачеркивается (с возможностью прочтения).
IV . Порядок ведения личных дел
4.1. Общая папка с личными делами класса на торцевой стороне имеет надпись: класс и учебный год. Внутри папки на обложке располагается список класса в алфавитном порядке (может использоваться список из программы КИАСОУ), при выбытии ученика в списке делается отметка о выбытии
4.2. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно. В случае ошибочных записей исправления заверяются подписью и печатью директора образовательного учреждения.
4.3 Классный руководитель ежегодно заносит сведения о наградах, поощрениях обучающихся, достижениях ученика. Достижения ученика по отдельным предметам могут вноситься учителем – предметником под руководством классного руководителя
4.4. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося, обязательная проверка осуществляется классным руководителем 2 раза в год (сентябрь, май)
4.5. В конце учебного года классный руководитель вносит годовые (итоговые) отметки по предметам учебного плана, записывает итоги года (Например, переведен в 3 класс, оставлен в 1 классе, выпущен из 11 класса), ставит свою подпись, проставляет печать школы
4.6. Если наименования предметов учебного плана нет в печатном (типографском) бланке классный руководитель вписывает их в пустые строки бланка в строгом соответствии с названием предмета в учебном плане.
4.7. В случае выбытия ученика в другое образовательное учреждение в личном деле делается запись о выбытии с указанием будущего образовательного учреждения, даты выбытия и заверяется печатью школы.
V . Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы
5.1. Личное дело выдается на руки родителям (законным представителям) учащегося по их личному заявлению.
5.2. При выдаче личного дела делается запись в алфавитной книге о выбытии
5.3. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся
5.4. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
5.5. При окончании обучения личные дела учащихся 11-х классов передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет.
5.6. По окончании 9 класса и с переходом учащегося в другую школу, личное дело (по заявлению) выдается ему на руки вместе с аттестатом об основном образовании.
VI . Порядок хранения и контроля за ведением личных дел
6.1.Все личные дела класса в течение обучения хранятся в общей папке, в кабинете завуча.
6.2 Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет со дня выбытия учащегося из школы.
6.3. Контроль за ведением личных дел осуществляется классным руководителем, завучем по учебно-воспитательной работе и директором школы.
6.4.Проверка личных дел обучающихся проверяется завучем по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год (в начале учебного года и по окончанию учебного года). В случае необходимости проверка осуществляется внепланово.
1. Общие положения
1.1. Личное дело учащегося представляет собой
индивидуальную
папку, в которой находится личная карта
обучающегося (типографский бланк личного дела) и
вложенные в личную карту обучающегося иные
документы.
1.2. Личное дело учащегося является обязательным
документом, которое оформляется на каждого
ученика с момента поступления в школу и ведется
до её окончания.
1.3. При поступлении ребенка в первый класс
образовательного учреждения заполняется личная
карта учащегося. В папку вкладываются иные
документы в определенном порядке согласно
данному положению.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий
номеру в алфавитной книге записи учащихся
(например, № К-5 означает, что учащийся записан в
алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.5. Личные дела учащихся ведутся классными
руководителями.
1.6. Заместитель директора по учебной или
учебно-воспитательной работе обязан обеспечить
хранение личных дел и систематически
осуществлять контроль за правильностью их
ведения.
1.7. Записи в личной карте необходимо вести четко,
аккуратно и только синими чернилами.
1.8. Подпись директора школы и печать ставятся на
следующие документы в личном деле:
на характеристику учащегося,
на табель успеваемости учащегося,
на личную карту по итогам года и на первую
страницу.
1.9. При выбытии учащегося из школы личное дело
выдаётся на основании письменного заявления
родителей или лиц, их заменяющих, при наличии
запроса о выдаче личного дела из учреждения, в
которое переходит учащийся. Директор делает
отметку в графе «Отметка о выбытии из школы»
личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет
свою подпись печатью. Личное дело может быть
отправлено по почте при наличии письменного
запроса из образовательного учреждения, в
которое выбыл учащийся.
1.10. По окончании школы личное дело учащегося
хранится в архиве школы 3 года.
2.1. В личном деле находятся документы о приеме
ребенка в школе:
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в школу;
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в 10 класс;
ксерокопия свидетельства о рождении или
паспорта учащегося;
договор с родителями (законными
представителями);
ксерокопия аттестата об основном общем
образовании;
согласие родителей (законных представителей) на
обработку персональных данных ребенка.
В личном деле детей с ограниченными
возможностями здоровья, кроме выше указанных
документов находятся:
оригинал путёвки учредителя;
оригинал выписки из протокола ПМПК.
табеля успеваемости за каждый год обучения;
характеристики за каждый год обучения;
заключения узких специалистов (логопед,
психолог, социальный педагог, дефектолог);
итоговые контрольные работы по русскому языку и
математике, творческие работы учащихся;
справка с места жительства;
справка с места работы родителей;
документы о социальном статусе учащегося (копия
справки МСЭ об установлении инвалидности,
распоряжение о лишении родительских прав и т.д.);
копия программы индивидуальной программы
развития.
3. Порядок оформления личных дел
3.1. Если ребёнок ранее не учился в
образовательном учреждении, классный
руководитель заполняет личную карту учащегося:
наклеивается на первую страницу личной карты
учащегося
фотография учащегося (лицо должно составлять не
менее 60% площади фотографии);
записывает общие сведения об обучающемся;
располагает документы в соответствии с
настоящим положением;
3.2. Если учащийся прибыл из другого
образовательного учреждения, классный
руководитель:
вклеивает фотографию учащегося в личную карту,
если её нет;
располагает документы в личном деле в
соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов
в соответствии с данным положением. При
отсутствии необходимых в личном деле документов,
принимает меры к их восполнению.
3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося.
3.4. В конце учебного года классный руководитель заполняет и вкладывает в личное дело табель успеваемости учащегося за год, итоговые контрольные и творческие работы, характеристику.
3.5. Последнюю страницу личной карты учащегося, классный руководитель заполняет в конце учебного года, записывает итоги года, ставит под ними свою подпись. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
4. Порядок хранения личных дел
4.1. Все личные дела класса хранится в папке, либо
в вертикальном лотке.
4.2. Оформляет папку или вертикальный лоток с
личными делами класса классный руководитель.
4.3. На торцевой стороне лотка, либо верхней
обложке папки составляет список класса в
алфавитном порядке с указанием номера личного
дела, записывает фамилию, имя, отчество классного
руководителя, учебный год. Располагает личные
дела в алфавитном порядке. Если в учебном году
учащийся выбывает – личное дело передаёт
заместителю директора по УВР, а в списке класса
отмечает дату выбытия.
4.4. Папки с личными делами хранятся в кабинете у
заместителя директора по учебной или
учебно-воспитательной работе.
4.5. Личное дело на ребенка сироту хранится
отдельно от ученического личного дела.
1. Общие положения.
Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с данной документацией.
Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.
Личные дела учащихся формируются классным руководителем при поступлении учащегося в 1 класс на основании личного заявления родителей (законных представителей).
Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
Копия документа, подтверждающего личность одного из родителей (законного представителя);
Копия свидетельства о рождении;
Справка о составе семьи;
Заявление родителей (законных представителей) с указанием, что родители ознакомлены с Уставом школы;
Медицинская карта ребенка;
Документ, подтверждающий регистрацию ребенка по месту жительства или месту пребывания на закрепленной территории.
Для поступления в 10-й класс предоставляются следующие документы:
Личное заявление родителей (законных представителей);
Аттестат об основном общем образовании;
Копию паспорта учащегося.
Для поступления во 2-9-ые классы предоставляются документы, перечисленные в п. 2.1. данного Положения; для учащихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.
Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей (законных представителей).
Личное дело ведется на всем протяжении обучения ученика.
Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5).
Личные дела учащихся хранятся у директора в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.
Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором школы.
Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.
Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.
За систематические грубые нарушения при работе с личными делами учащихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
3. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.
Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только синей шариковой ручкой. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью школы.
В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, номера медицинского полиса и паспорта, домашний адрес и номер телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.
При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.
Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
4. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы.
Выдача личного дела родителям учащегося производится директором школы при наличии приказа «О выбытии».
Личное дело учащегося выдается на руки родителям (законным представителям) по их личному заявлению.
При выдаче личного дела директор вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) учащегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, директор составляет выписку текущих отметок за данный период.
При выбытии учащихся 10,11-х классов родителям выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
При окончании обучения личные дела учащихся передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет.
Личные дела, на затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.
Личное дело учащегося - список документов, который в обязательном порядке составляют, оформляют, пополняют и хранят в образовательном учреждении на протяжении всего периода обучения ребенка. Полномочия ОУ в отношении личных дел учеников регламентированы приказом Минобрнауки РФ, определяющим порядок приема граждан на обучение. К ведению и формированию личной документации школьника должно соответствовать нормам организации документооборота:
- личные дела учащихся ведутся с момента приема ребенка в школу до непосредственного выпуска (перевода) из образовательного учреждения;
- принципы ведения, изменения и хранения регламентированы Положением о ведении личных дел учащихся - школьным локальным актом;
- уполномоченные работники школы (классные руководители, секретарь учебной части и директор) несут ответственность за сохранность бумаг, неразглашение информации личных дел.
Документы в личном деле ученика
Личное дело школьника служит показателем успешности преодоления им всех этапов школьного учебно-воспитательного процесса, состояния его здоровья, индивидуальных особенностей, образовательных достижений и воспитательных проблем. Перечень документов личных дел учащихся школы российское законодательство не определяет, а порядок оформления и структуру ответственный работник школы вправе выбирать самостоятельно, ориентируясь на действующие нормы делопроизводства.
| Наименование | Пояснение |
| Заявление о зачислении учащегося в ОУ. | Пишется на имя руководителя учреждения с обязательным указанием ФИО, даты и места рождения ребенка, домашнего адреса и контактных данных родителей. |
| Копия свидетельства о рождении. | Допускается подача другого документа, подтверждающего право на получение образования - например, документ, выданный органом попечительства о назначении опекуна, бумаги, выданные консульствами и диппредставительствами. В случае, если фамилия школьника не совпадает с фамилией хотя бы одного из родителей, дополнительно следует запросить свидетельство о заключении брака или иные документы, подтверждающие родство. |
| Копия свидетельства о регистрации по месту жительства. | Передача копии данного документа актуальна для всех граждан РФ. При принятии в ОУ ребенка иностранного гражданина необходимо запросить документальное подтверждение о законности пребывания семьи на территории страны. |
| Согласие на обработку персональных данных. | Ввиду того, что документация личного дела содержит персональные данные, во избежание штрафных санкций (взимание до 75 тыс. руб. с учреждения, до 20 тыс. руб. - с руководителя ОУ) необходимо получение соответствующего разрешения от родителей согласно требованиям Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. |
| Аттестат об основном общем образовании и заявление | Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы является обязательным для приема учащегося в 10 класс. Вместе с ней учащиеся самостоятельно пишут заявление о приеме в школу, которое после прилагается к делу. |
| Медицинская документация. | Является не обязательной, но рекомендуемой частью личного дела ввиду важности контроля вакцинации, прохождения медосмотров, целесообразности учета отклонений в состоянии здоровья при разработке индивидуальных образовательных маршрутов, корректирующих программ и учете успеваемости. |
| Справка с ПМПК, письменное согласие родителей на обучение по адаптированным образовательным программам (для детей с ОВЗ). | С целью обеспечения максимального отображения учебного прогресса ребенка в школе целесообразно подшивать в личное дело копии всех последующих заключений ПМПК, школьного психолога, ответственного врача и других специалистов, курирующих психофизические особенности развития школьника с особыми образовательными потребностями. |
Для детей с ОВЗ перечень документов в личном деле расширен также за счет документов о социальном статусе, заявления родителей на обучение ребенка по адаптивной программе, копия индивидуальной программы развития (индивидуального образовательного маршрута), справки с работы и места жительства родителей.
Таким образом, личное дело учащихся школы содержит перечень документов , предоставляющих исчерпывающую личную информацию и данные относительно академических успехов ученика и течения воспитательного процесса. Первым документом, который попадает в личное дело, становится карточка учащегося: ее оформляют параллельно с папкой дела. Затем в личное дело вносят документы, необходимые для приема ребенка в первый класс: приказ о зачислении в ОУ, оригинал заявления родителей, согласие родителей на обработку персональных данных и договор с ними. В отдельных регламентированных законом случаях оригинальны бумаг могут быть заменены копиями (свидетельство о регистрации, свидетельство о рождении и аналогичные документы подаются в копиях).
Требовать от родителей подачи дополнительных документов запрещено, поскольку другие бумаги могут не входить в правовое действие Положения об обработке персональных данных. Если бумаги оформлены на иностранном языке, они должны подаваться в школу с нотариально заверенным переводом.
Личное дело ученика заводят с момента поступления ребенка в школу и наполняют по мере его обучения и взросления. Личное дело оформляет и ведет сперва учитель начальных классов, а после - классный руководитель среднего и старшего звена. Согласно утвержденным в образовательном учреждении требованиям, с течением времени перечень бумаг пополняется:
- табелями успеваемости;
- справками о состоянии здоровья ребенка;
- обновленными сведениями о месте проживания, фамилии, социального статуса;
- результатами академических успехов (промежуточных и итоговых аттестаций);
- особыми достижениями (похвальными листами, дипломами, грамотами, наградами) и фактами дисциплинарных взысканий;
- договорами на оказание дополнительных учебно-воспитательных услуг.
При переводе в следующий класс в личное дело обучающегося в школе включают приказы, адресованные школьникам, обращения и заявления родителей с официальными ответами на них, в том числе и письма об антиобщественном поведении или из комиссии по делам правонарушений несовершеннолетних. В конце каждого учебного года классный руководитель делает соответствующую пометку в документе об отчислении, оставлении на второй год, переводе ребенка в следующий класс, обязательно заполняет графу пропусков уроков, указывая причину отсутствия школьника на занятиях. Он подкрепляет эти сведения табелем успеваемости ученика (изредка - творческими работами, характеристикой учащегося), собственной подписью и штампом школьной печати.
Принципы заполнения и хранения личных дел учеников
Каждое образовательное учреждение самостоятельно решает, как будут оформляться личные дела школьников: в электронном или бумажном виде, прошитыми нитками или скрепленными степлером, что находит отражение в соответствующих локальных актах, с которыми знакомят представителей педколлектива. Если личные дела ведутся в бумажном формате и заполняются в письменном виде от руки, для ведения перечня документов в личном деле учащегося классный руководитель должен использовать только ручки с синими чернилами. На титульный лист папки личного дела, которое хранится в бумажном формате, приклеивают фотографию учащегося (новоприбывшие ученики должны предоставить ее в течение двух недель после зачисления в ОУ), для папок с личной документацией, оформленных в электронном виде, используются цифровые фотографии, которые должны присутствовать в каждом деле. Педагогам важно не путать личное дело с портфолио ученика, в которое вносят сведения о дополнительном образовании, творческих и внешкольных достижениях.
Директор школы приказом назначает ответственного за ведение личных дел школьников работника (в образовательных учреждениях с большим количеством учащихся их может быть несколько). Уполномоченный работник (работники) должен под роспись ознакомиться с приказом и делегированными ним обязанностями.
Ответственному за ведение личных дел учащихся необходимо:
- оформлять перечни бумаг, учитывая порядковый номер папки, который зачастую соответствует аналогичному номеру записи в книге учащихся;
- следить за аккуратностью заполнения документов, и если допускается помарка, она исправляется с обязательной пометкой и подписью руководителя (уполномоченный секретарь учебной части, делопроизводитель или другой работник школы должен помочь классруку правильно исправить допущенную в личном деле школьника неточность, действуя согласно с принципами делопроизводства и локальными нормативными актами);
- оперативно вносить актуальные данные в перечень (если ученик сменил фамилию, место регистрации);
- подшивать бумаги, соблюдая хронологию их предоставления (для каждого класса создается отдельная папка, в которой хранятся перечни документов учащихся у школьной администрации).
Чтобы упростить организацию хранения личных дел, каждому из них присваивается порядковый номер с кодом, который соответствует аналогичной записи в алфавитной книге школьников (классный руководитель регистрирует новоприбывших учеников в соответствующей книге у секретаря). Согласно Положению о ведении личных дел обучающихся , личная документация школьников хранится в сейфе или запирающемся шкафу в канцелярии или кабинете директора. Папки с документами под роспись могут получить родители, если они планируют перевести ребенка в другое учебное учреждение, или классные руководители, работающие с перечнем бумаг учеников. Доступ к личным делам, как правило, ограничивается директором школы, его заместителем по УВР, медицинским работником и классным руководителем. Список лиц, которые могут получать личные дела учащихся, определяется приказом директора.
Хранят папки с делами согласно следующему порядку:
- дела выпускников 9 классов, которые переходят в 10, остаются на хранении в школьной канцелярии;
- папки с документами выпускников 11 классов хранятся в течение трех лет от даты выпуска, а после подлежат утилизации в установленном локальными актами порядке (аналогичные правила действуют для дел подростков, отчисленных из школы);
- алфавитные книги записи учащихся подлежат хранению в образовательном учреждении в течение 50 лет.
При этом ежегодно проводится опись и проверка документов в архиве, после чего выдается справка о проверке личных дел обучающихся. Проверка состояния личной документации осуществляется в мае и сентябре, что позволяет контролировать наличие бумаг в начале и конце учебного года. Каждая выдача личного дела фиксируется в соответствующем журнале (учителя-предметники ни при каких обстоятельствах не допускаются к бумагам из личных дел школьников).
В случае перевода ученика в другую школу, прежнее образовательное учреждение передает в новое личную документацию ребенка, на основании которой классный руководитель заново создает личное дело, которому присваивается соответствующий порядковый номер и код, а после - в алфавитном порядке помещается в архив. Обязательным условием является заявление от родителей с письменным согласием на перевод учащегося, а также выписка приказа о зачислении в образовательное учреждение. При этом составляется приказ об отчислении ребенка, делается соответствующая пометка в алфавитной книге и только затем личное дело выдается родителям школьника.
Если образовательное учреждение реструктуризируют или оно прекращает свою деятельность, учреждение-преемник посредством типового акта приема-передачи оформляет массовый прием личных дел учащихся. В этом случае ответственность за правильность оформления и точно передачи документов лежит на стороне, предоставляющей дела. Администрация школы-преемницы проверяет состояние личных дел и наличие в них всех необходимых документов, а в случае отсутствия выписок, справок или сводок - подают в прежнюю школу запрос с указанием отсутствующих бумаг и сопроводительным письмом. Только после проведения сверки и описи в личных делах учащихся акт приема передается в школьную канцелярию на хранение.
Ответственность лиц за оформление и хранение личных дел учеников
Несмотря на наличие приказа Минобрнауки от 15.02.12 № 107 «Об утверждении порядка приема граждан в общеобразовательные учреждения», федеральное законодательство не регламентирует перечень документов, что входят в личное дело школьника . В контексте этого школы локальными актами вправе определять и закреплять порядок оформления и перечень бумаг в личных делах. При этом важно наполнять личные дела информацией, позволяющей соблюдать и защищать права детей, в особенности детей, оставшихся без попечения родителей, и детей-сирот. Поскольку личные дела являются конфиденциальной информацией, выдача личной тайны детей классифицируется как уголовное преступление нарушения неприкосновенности частной жизни. Ответственность должностных лиц распределяется следующим образом:
- На директоре школы лежит ответственность не только за регулярный контроль корректности заполнения личных дел, но и за организацию их хранения.
- Классрук отвечает за аккуратность, точность и своевременность ведения записей, полноту данных о школьниках, за сохранность папок и своевременное ознакомление родителей с внесенными в дела изменениями.
- Медицинские работники школы, по согласованию с руководством центральной районной больницы, заполняют амбулаторную медицинскую карту, отвечая за точность данных в ней.
- Уполномоченный работник, действия или бездействие которого привели к утере личного дела, привлекается к дисциплинарной ответственности директором школы или начальником управления образования, в обязательном порядке проводится расследование причин потери.
Заместитель директора по УВР контролирует комплектацию и правильность заполнения личных дел, чтобы по итогам проверки составить справку с замечаниями ответственности лицу. На основании этой справки директор может издать приказ:
- о присвоении благодарности за добросовестное и ответственное ведение дел;
- о назначении повторной проверки после исправления ошибок;
- постановке недобросовестного классрука на индивидуальный контроль;
- об объявлении классному руководителю административного взыскания, если был выявлен факт систематических нарушений правил ведения документации.
1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа п. Белоглинный», Озинского района, Саратовской области (далее – Положение) составлено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ведению документации в общеобразовательном учреждении, в целях установления единых требований к формированию, ведению и хранению личных дел обучающихся
1.2. Личное дело обучающегося относится к учебно-педагогической документации.
1.3. Личное дело обучающегося ведется на каждого обучающегося с момента зачисления в ОУ и до его окончания.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № И 25 – означает, что обучающийся внесен в алфавитную книгу на букву «И» под № 25).
1.5. Ведение личных дел обучающихся регламентируется:
1.5.1. ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 года №273;
1.5.2. Информационным письмом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28.06.2012 №ИР-535/03 «О правилах приема в ОУ»;
1.6. Положение обязательно к применению ответственными лицами за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся ОУ.
1.7. Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
1.8. Ответственные лица за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся ОУ назначаются приказом директора.
- Формирование личных дел
2.1. Личное дело обучающегося оформляется в соответствии с настоящим Положением.
2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел обучающихся возлагается на классных руководителей классов, в которые зачислены обучающиеся.
2.3. Сформированные личные дела обучающихся классные руководители передают заместителю директора по УВР в срок до 10 сентября текущего учебного года.
- Перечень документов, содержащихся в личном деле обучающегося
3.1. Перечень документов, содержащихся в личном деле при поступлении обучающегося на ступень начального или основного общего образования:
Копия свидетельства о рождении ребенка.
Договор о предоставлении общего образования общеобразовательным учреждением.
3.2. Перечень документов, содержащих в личном деле при поступлении обучающегося на ступень среднего (полного) общего образования:
Копия паспорта (свидетельства о рождении ребенка)
Заявление родителей (законных представителей) о приеме в ОУ.
Договор о предоставлении общего образования общеобразовательным учреждением
Копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства на закрепленной территории.
Другие документы по усмотрению родителей (законных представителей), обозначенные в заявлении о приеме в ОУ.
3.2.1. Аттестат об основном общем образовании (хранится в сейфе в кабинете директора).
3.3. Родители (законные представители) ребенка, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства, дополнительно предъявляют заверенные в установленном порядке копии документа, подтверждающего родство заявителя (или законность представления прав обучающегося), и документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
3.4. Документы подшиваются в личную карту обучающегося.
3.5. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, дата подписи, инициалы и фамилия работника, печать.
3.6. Все документы иностранные граждане и лица без гражданства представляют на русском языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
3.7. Не допускается хранение посторонних документов в личном деле обучающегося.
- Ведение личных дел обучающихся в период обучения
4.1. Личное дело обучающегося заводится при зачислении обучающегося в первый класс.
4.2. Личное дело обучающегося должно быть заполнено классным руководителем в срок до 10 сентября текущего учебного года.
4.3. Лицевая сторона личной карты обучающегося заполняется классным руководителем.
4.4. Общие сведения об обучающихся заносятся в личную карту обучающегося классным руководителем. Указывается статус родителей (законных представителей) – мать, отец, опекун, представитель по доверенности, попечитель, а также полностью имя, отчество и фамилию на основании документов.
4.5. Сведения об обучающемся по мере их изменения уточняются и заносятся в личную карту классным руководителем.
4.6. При смене фамилии, адрес, формы обучения прежняя информация зачеркивается горизонтальной чертой, новая пишется рядом.
4.7. В конце учебного года классный руководитель:
4.7.1. Выставляет годовые оценки по учебным предметам в личную карту обучающегося;
4.7.2. Делает отметку об итогах года:
Для обучающихся, не имеющих академическую задолженность по всем предметам по итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ________класс»;
Для обучающихся, имеющих академическую задолженность по одному-двум предметам по итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ______ класс условно»;
Для обучающихся завершивших основное общее образование, среднее (полное) общее образование вносится запись «Выпущен»;
Для обучающихся не ликвидировавших имеющуюся академическую задолженность вносится запись: «Оставлен на повторное обучение в ______классе.»;
Для обучающихся отчисленных вносится запись: «Исключен».
4.7.3. Заносит сведения об изучении в текущем году факультативных курсов;
4.7.4. Выполняет запись о наградах и поощрениях обучающегося по итогам текущего учебного года
4.8. По итогам ликвидации академической задолженности в личной карте обучающегося:
Выставленная по итогам учебного года неудовлетворительная отметка по соответствующему предмету не исправляется;
Внизу страницы вносится запись: «Академическая задолженность по (название предмета) ликвидирована. Отметка по (название предмета) за ___ учебный год - «_». Протокол педагогического совета от__________20__ г. №___»
4.9. При не ликвидации академической задолженности в личной карте обучающегося:
В графе итогов учебного года вносится соответствующая запись о решении, принятым педагогическим советом, например: «Оставлен на повторное обучение в ______классе. Протокол педсовета от ___20 г. №___».
Внизу страницы личной карты вносится запись: «Оставлен на повторное обучение в__классе в связи с тем, что академическая задолженность по (название предмета) за____учебный год не ликвидирована. Протокол педсовета от ___20 г. №
4.10. По окончании каждого учебного года в графе «подпись классного руководителя» вносится подпись классного руководителя и ставится печать ОУ.
4.11. Все записи в личной карте должны быть сделаны шариковой ручкой синего (фиолетового) цвета четко и аккуратно, разборчиво.
- Выдача документов при переходе обучающегося в другое общеобразовательное учреждение
5.1. При переходе обучающегося на другое образовательное учреждение личное дело выдается на основании:
Письменного заявления родителей (законных представителей);
Обходного листа (обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной литературы);
Документа, подтверждающего зачисление обучающегося в другое общеобразовательное учреждение.
5.2. В личную карту заносятся сведения о выбытии обучающегося из ОУ.
5.3. В личное дело при выбытии обучающегося из ОУ в течение учебного года вкладывается ведомость текущих отметок по всем учебным предметам, заверенная печатью ОУ.
5.4. Выдача личных дел производится заместителем директора по УВР.
5.5. Выдача личных дел осуществляется только родителям (законным представителям) обучающихся.
5.6. При выдаче личного дела оформляется запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.
5.7. Личные дела обучающихся, окончивших ОУ или выбывших по иным причинам передаются в архив.
- Прием документов обучающегося, прибывшего из другого общеобразовательного учреждения
6.1. При приеме обучающегося, прибывшего из другого общеобразовательного учреждения, сведения о нем уточняются и производится необходимая запись согласно данного положения.
- Хранение личных дел
7.1. Личные дела обучающихся в период обучения хранятся в отведенном месте.
7.2. Доступ к личным делам обучающихся имеет только ответственный, отвечающий за хранение личных дел обучающихся; классные руководители ответственные за ведение личных дел.
7.3. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют заместители директора по учебной работе, воспитательной работе.
7.4. Личные дела обучающихся одного класса находятся вместе в одной папке и раскладываются в алфавитном порядке.
7.5. В папке личных дел класса находится список обучающихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела, домашнего адреса и Ф.И.О. классного руководителя. В начале учебного года список обновляется. В течение учебного года в список вносятся изменения, дополнения в соответствии с движением обучающихся.
7.6. Контроль за состоянием и ведением личных дел осуществляется заместителем директора по учебной работе, курирующим движение обучающихся, и директором ОУ.
7.7. По окончании ОУ личное дело обучающихся хранится в архиве в течение трех лет, после чего уничтожается в установленном порядке.
- Контроль состояния личных дел
8.1. Контроль состояния личных дел осуществляется заместителем директора по УВР и директором ОУ.
8.2. Проверка личных дел учащихся, воспитанников осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2 раз в год. В случае необходимости, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
8.3. Цели и объект контроля - правильность оформления личных дел обучающихся.
8.4. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит
8.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение
журналов:
За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел
обучающихся - благодарность;
При получении не более 2-х замечаний - назначается повторная проверка;
При получении более 2-х замечаний, классный руководитель ставится на
индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. По итогам проверки,
классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах
недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся, и об
исправлении замечаний;
За систематические грубые нарушения ведения личных дел обучающихся,
директор, согласно ст. 192 ТК РФ, вправе применить к классному руководителю
дисциплинарное взыскание.
- Порядок внесения изменений в положение и прекращения его действия
9.1. В настоящее Положение педагогическим советом могут вноситься изменения и дополнения, вызванные изменением законодательства и появлением новых нормативно-правовых документов по ведению документации в общеобразовательном учреждении.
9.2. Настоящее Положение прекращает свое действие при реорганизации или ликвидации ОУ.
