Экспертиза ценности документов – это процедура по изучению состава и содержания документов организации на основании принятых критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В процессе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается вся совокупность документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в организации проводится для решения следующих задач:
- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
- организация ежегодного отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
- рассмотрение , срок хранения которых истек
Для проведения работ по экспертизе ценности документов организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В организациях, имеющих подведомственную филиальную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии.
В состав входят квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, знакомые с составом и содержанием, а также значением и ценностью информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации. Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Часто председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии назначается заведующий архивом или ответственный за архив предприятия.
Отбор документов организации на хранение
В процессе проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архив организации. Отбор документов с временными сроками хранения (менее 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, с истекшими сроками хранения.
Расчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2009 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2005 году. Если дело содержит нескольких томов, которые состоят из документов за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских операций, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов организации к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление производятся после составления описей на дела постоянного и временного хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Хотя по логике, документы с истекшим сроком хранения могут быть унитожены без лишней волокиты, регламент требует выполнения все процедуры. Это сопряжено с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
С необходимостью уничтожения документов с истекшими сроками сталкивается каждая организация. В данной статье рассмотрим, как правильно проводить экспертизу ценности документов перед их уничтожением.
В данной статье вы найдете:
- что представляет собой экспертиза ценности документов в организации;
- как провести экспертизу ценности документов;
- какие цели преследует экспертиза ценности;
- какие существуют критерии экспертизы;
- порядок проведения экспертизы ценности документов. С чего начать?
Уничтожение документов – является одним из важнейших элементов функционирования документооборота в организации. Вместе с тем проведение уничтожения невозможно без предварительной экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов организации рекомендуется формировать целую группу, которая будет заниматься данной экспертизой. Ведь даже в маленькой компании уничтожение хотя бы одной деловой бумаги с не истекшим сроком может привести к ряду негативных последствий. Именно поэтому так важно, создание целой комиссии, которая тщательно осмотрит все бумаги и сделает выводы об их ценности.
Экспертиза ценности документов в организации
Прежде чем начать экспертизу, следует сформировать экспертную группу, которая и будет определять ценность документов. В ее состав должны войти следующие сотрудники организации:
- руководителя или представителя руководства организации;
- работника архива;
- главного бухгалтера организации;
- работника кадровой службы организации;
- представителя юридической службы организации;
- сотрудника службы ДОУ или секретаря организации.
Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
- в текущем делопроизводстве:
- при составлении номенклатуры дел;
- при формировании документов в дела;
- при подготовке дел к последующему хранению (передаче в архив).
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК процедура экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве и образовавшихся в процессе деятельности организации, должна проводиться ежегодно.
Цели экспертизы ценности документов
Основными целями экспертизы ценности документов являются:
- отбор документации постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
- отбор деловых бумаг с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
- выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
- рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
- рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
- участие в уничтожении дел (подготовка документов к уничтожению, составление актов).
Критерии экспертизы ценности документов
Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документации, рекомендуется проводить проверку каждого листа в деле.
Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты.
Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.
Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы подлежат уничтожению. Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.
К уничтожению также отбираются документы, поврежденные в такой степени, что большую часть текста нет возможности прочесть, а дальнейшее восстановление невозможно. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
Порядок экспертизы ценности документов
Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.
Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.
Экспертиза ценности архивных документов
Для проведения экспертизы ценности документов в архиве 2016 года организации необходимо обязательное присутствие работника архивной службы. Комиссия для данной процедуры также формируется особым приказом руководителя и не может быть меньше трех человек. Председателем данной комиссии выбирается один из сотрудников службы архива и документооборота, занимающий руководящую должность.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, как правило, проводится не только в архиве организации, но и во всех структурных подразделениях, ответственных за текущее хранение документации.
Работник архива должен принять из других подразделений дела с истекшими сроками хранения. Каждое такое дело должно быть включено в акт, что также проверяется сотрудником архива. После тщательного осмотра он должен вернуть дела, которые, по его мнению, еще подлежат хранению в структурных подразделениях или оставить их до истечения сроков хранения в архиве.
Также при экспертизе ценности документов в архиве подлежат осмотру описи дел, которые были переданы на хранение в архив. Из их числа выделяется и изымается документация, срок которой заканчивается.
Учитывайте, что описание дел, вносимых в акт с истекшим сроком хранения, и описания дел, вносимых в описи, в корне отличаются. В акте не описывается каждое дело в отдельности, а лишь указывается общее число и срок завершения дел в ДОУ.
Вложенные файлы
- Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (бланк).doc
- Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
- Положение об архиве (бланк).doc
Доступно только подписчикам
- Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (образец).doc
- Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
- Положение об архиве (образец).doc
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
Установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,
системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Особенности проведения экспертизы ценности электронных документов.
Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.
В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов, затраты на обеспечение хранения.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).
В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил.
ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов).
Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно.
Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.
Акт о выделении к уничтожению дел , не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
Формирование дела определяется как "Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".
Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:
оперативность обработки и поиска документов;
надежность документационного обслуживания;
сохранность документов.
Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы архивов организаций" и "Государственная система документационного обеспечения управления".
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел.
Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях).
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.
В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.
Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: МГИМО и т.п.
Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.
Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").
Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета).
Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается.
Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.
При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.
Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.
Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.
Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.
Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1999 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1999 г."- второе.
Также часто формируют протоколы и документы к ним.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1999 год будет составлен в 2000 году, но помещается в дело 1999 г. И наоборот, план на 2000 г. составляется в 1999 году, а помещается в дело 2000 года.
Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.
Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.
Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.
В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).
Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы коллегий группируются в два дела:
протоколы и решения коллегии;
документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.
Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, обращений граждан.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений.
Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии.
Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
По месту формирования на текущем хранении дела состоят в течение 2-х лет. Дела размещаются в запирающихся шкафах или сейфах для их сохранности и защиты от пыли и света.
Дела хранятся на полках вертикально согласно последовательности их расположения в номенклатуре дел. НД прикрепляется на внутренней дверце шкафа На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре для быстрого поиска документа.
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов;
Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:
наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
наименование структурного подразделения,
индекс дела;
аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом).
Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;
заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения.
Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения).
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.
В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).
При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы.
Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи.
Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.
Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
Во время деятельности предприятия накапливаются различные документы. Большой объем последних может вызвать их потерю или повреждение. Выявить важнейшие документы поможет экспертиза ценности документов. Выясним подробнее, когда именно она необходима, как и кто определяет ценность документов .
Каждое юрлицо обязано проводить экспертизу ценности документов. Благодаря ей предприятие систематизирует и улучшает делопроизводство, а следовательно, в целом оптимизирует свою деятельность.
Согласно Закону о Национальном архивном фонде (далее – НАФ ) (абз. 5 ст. 1) экспертизой ценности документов считают всестороннее изучение документов с целью внесения их в НАФ или изъятия из него, проведения денежной оценки документов НАФ, отнесение их к уникальным и установки сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ.
Поэтому определяют ценность документов двух групп: внесенных в НАФ и претендентов на это. Однако большинство юрлиц не создает и не приобретает документов, подлежащих внесению в НАФ. Это обусловлено тем, что туда включают документы, имеющие особую культурную ценность (например, документы политических, научных обществ, религиозных объединений, сыгравших важнейшую роль в политической и культурной жизни украинского народа) или особое общественно-экономическое значение. То есть они являются знаковыми в определенной области, содержат исключительную информацию, в конце концов являются уникальными (например, документы предприятий или учреждений, которые занимают исключительное место в определенной отрасли промышленности, или органов госвласти и местного самоуправления).
Методические рекомендации о порядке отнесения юридических лиц к источникам формирования НАФ и составление списков одобрено протоколом Методической комиссии Госкомархива Украины от 14.07.05 г. № 2. Такую экспертизу проводит экспертно-проверочная комиссия госархива, к которой привлекают специалистов той или иной отрасли (истории, культуры, архитектуры и т.п.).
Сосредоточимся на экспертизе ценности документов, не подлежащих внесению в НАФ, а именно выясним, когда среднестатистическому предприятию она может понадобиться.
Для чего нужна экспертиза ценности документов на предприятии
Из понятия экспертизы ценности документов усматривается, что она необходима предприятию для определения сроков хранения документов. Когда же у предприятия возникает потребность определить такие сроки?
Во-первых , с развитием фирмы накапливается все большее количество бумаг, а потому для их упорядочения необходимо должным вести делопроизводство. Здесь пригодится номенклатура дел. Она позволит быстро отыскать нужный документ и, соответственно, обеспечить надлежащее хранение важных дел. Таким образом, экспертиза ценности документов необходима для формирования и затвердженая номенклатуры дел .
Во-вторых , часть документов может потерять всякую ценность для предприятия или других связанных лиц – как следствие, отпадает необходимость в их хранении. В таком случае экспертиза понадобится для подтверждения факта, что документы уже не представляют никакой ценности , а потому могут быть уничтожены.
В-третьих , если предприятие ликвидируют, то отдельные документы могут представлять ценность даже после его ликвидации – их необходимо и в дальнейшем сохранять . Опять же с этой целью проводят экспертизу ценности документов.
П роводим экспертизу
Согласно ст. 31 Закона о НАФ предприятие должно обеспечить сохранность документов , накопившихся за время его деятельности, к моменту экспертизы их ценности . Ее проведение урегулирован Порядком № 1004.
Инициировать экспертизу ценности документов может их владелец или государственная архивная учреждение с согласия собственника (ст. 6 Закона о НАФ). Госархив проявит инициативу, когда сочтет, что предприятие создает и накапливает документы НАФ. Государственная архивная учреждение организует экспертизу в случае угрозы уничтожения или значительного ухудшения состояния указанных документов. Владелец последних обязан сообщить госархив о такой угрозе. Кроме этого, уничтожение документов без экспертизы их ценности запрещено .
Экспертизу на предприятии можно разделить на следующие этапы:
1. Создание экспертной комиссии руководства предприятия, формирование его состава.
2. Утверждение положения о деятельности экспертной комиссии, положение об архиве предприятия, инструкции по делопроизводству и т.п..
3. Работа экспертной комиссии: формирование номенклатуры дел, утверждения описей дел, составление актов об изъятии для уничтожения документов и т.п..
4. Утверждение результатов работы экспертной комиссии руководством предприятия и государственной архивной учреждением (при необходимости).
Итак, для экспертизы на предприятии руководство юрлица создает экспертную комиссию . В ее состав включают руководителей службы делопроизводства и архивного подразделения, работников структурных подразделений, а также представителей экспертно-проверочных комиссий госархива, в зоне комплектования которых находятся соответствующие юрлица (по согласию). Председателя комиссии назначает руководитель такого юрлица – во главе, как правило, становится заместитель руководителя юрлица.
Согласно п. 26 Порядка № 1004 экспертная комиссия на предприятии проводит свои заседания не реже одного раза в год . Часто на практике она работает только тогда, когда действительно накопился большой объем документов, которые необходимо уничтожить или передать на хранение в госархив. Если комиссия не заседала ни разу, негативных последствий не будет. Законодательство устанавливает ответственность именно за сохранность документов. Поэтому деятельность экспертной комиссии должна быть организована таким образом, чтобы это больше соответствовало потребностям предприятия и гарантировало сохранность документов.
Заседание экспертной комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третей состава . Решение по проведению экспертизы ценности документов принимают большинством голосов. Его оформят протоколом, а подпишет председатель (в его отсутствие – заместитель) и секретарь комиссии. Решение экспертов вступит в силу с момента утверждения протокола руководителем, создавший комиссию.
Деятельность экспертной комиссии, кроме Порядка № 1004, регулирующих Правила № 16. В частности, они детализируют принципы и критерии ии экспертизы ценности документов; организацию экспертизы; основные задачи экспертной комиссии; организацию ее работы; процедуру экспертизы ценности документов и оформления ее результатов.
Согласно п. 4.5 Правил № 16 экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно Работники службы делопроизводства юрлица вместе с экспертной комиссией под методическим руководством архива учреждения. При экспертизе отбирают документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив юрлица, определения документов временного хранения в его структурных подразделениях, изъятии для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяют качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Кроме того, экспертная комиссия пользуется Перечнем № 578. В нем обозначены минимальные сроки хранения документов. То есть предприятие не может сократить эти сроки, но при желании можно по своему усмотрению их увеличить. Проводя названную экспертизу, экспертная комиссия проверяет, к какому типу документов согласно Перечню № 578 принадлежит та или инная бумага, и определяет срок его хранения. Так, отдельная важная кадровая документация сохраняется не менее 75-ти лет, большинство бухгалтерских документов должна храниться не менее 3-х лет, но могут быть уничтожены не ранее, чем указанные документы будут проверены налоговыми органами письмо Укргосархива от 13.09.12 р. № 01.2/2855).
Обратим внимание, что Перечень № 578 принимает и такая ссылка на сроки хранения, как “пока существует потребность”. Тогда экспертная комиссия может сама решить, когда именно проходит потребность в хранении того или иного документа. Бывает, на предприятии есть документы, которые невозможно отнести ни к одному из тех, что указаны в Перечне № 578, то есть они нестандартные. В таком случае экспертная комиссия по своему усмотрению может определить срок хранения этого нестандартного документа, но рекомендуем ориентироваться на сроки хранения по крайней мере частично похожих документов.
Итак, по результатам экспертизы экспертная комиссия определяет сроки хранения документов, находящихся на предприятии, а также выявляет те из них, срок хранения которых истек, и принимает решение об их дальнейшей судьбе .
Документы, срок хранения которых истек, разрешено уничтожить. Для этого в соответствии с п. 4.5.8 Правил № 16 экспертная комиссия после подготовки описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляет и одобряет акт об изъятии документов для уничтожения. Такой акт вместе с описаниями дел по личному составу передаются на согласование в экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. После согласования документы могут быть уничтожены: их сдают в пункты приема макулатуры или сжигают (если их мало).
Экспертная комиссия может решить передать документы в госархив (такое решение по подтверждают руководитель предприятия). Это делают на договорной основе. Чаще всего так бывает, когда на предприятии нет собственного архива или его объем иссяк. Иногда документы нужно обязательно передать в госархив.
В частности, согласно п. 12.3.5 Правил № 16 в случае ликвидации предприятия в госархив передают :
1) документы НАФ (если таковые имеются);
2) документы, касающиеся основной деятельности, сроки временного хранения которых еще сбежали;
3) документы, не закончены в делопроизводстве;
4) документы по личному составу.
Список документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые необходимо передавать в держархустановы при ликвидации, детализировано в Перечне № 430.
Отметим, что экспертная комиссия предприятия часто сотрудничает с экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива . Так, согласно п. 23 Порядка № 1004 по результатам работы экспертная комиссия одобряет и подает в экспертно-проверочной комиссии госархива на согласование проекты следующих документов:
1) описи дел постоянного хранения, внесенные в НАФ;
2) описания дел по кадровым вопросам (личному составу);
3) номенклатуры дел;
4) инструкции по делопроизводству;
5) положения о службах делопроизводства, архивные подразделения и экспертные комиссии;
6) аннотированные перечни уникальным документам НАФ;
7) акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ;
8) акты об изъятии документов из НАФ.
Такое сотрудничество поддерживают и предприятия, где нет документов НАФ.
В случае отказа руководителя госархива утвердить протокол заседания комиссии по проведению экспертизы ценности документов голове может обратиться с жалобой в Централ ьнои экспертно-проверочной комиссии Укргосархива. А ее решение уже будет окончательным.
ВЫВОД : Экспертиза ценности документов на предприятии проводит экспертная комиссия, созданная руководителем юрлица. В ее состав входят отдельные работники этого предприятия (службы делопроизводства, архива, структурных подразделений), а также представители госархива (с их согласия). Экспертизу проводят ежегодно для определения сроков хранения документов. Экспертиза обязательна для принятия решения об уничтожении отдельных документов, а также при ликвидации предприятия – для передачи в госархив документов по личному составу и тех, срок хранения которых не истек.
Елена Зубик,
юрист,
г. Львов
