Какую документацию должен передать бухгалтер при увольнении. Каков общий порядок приема-передачи дел от кассира при его увольнении к новому работнику, принимаемому на должность кассира (в коммерческой организации)? По соглашению сторон

Данный документ создается во время смены кассира или тогда,когда необходимо на недлительный срок отдать кассу иному человеку.

На что стоит обратить внимание?

Во время смены ответственного человека, который работает на кассе, нужно оформить специальный акт инвентаризации кассы и документ о приеме-передаче финансов иному лицу. Примеры заполнения таких документов можно найти и скачать у нас.

Как оформляется акт передачи кассы при смене кассира?

Этот процесс происходит в свободной форме. Формируется специальная инстанция из 3 человек. Во время приема-передачи осуществляется пересчитывание финансов, данный факт фиксируется в акте.

Акт приема-передачи кассы при смене кассира. Заполняем документ

Необходимо обратить свое внимание на следующее при заполнение документа: (нажмите для раскрытия)

• Акт должен иметь данные – наименование компании.
• Наименование документации – акта.
• Данные о комиссии – инициалы, должности.
• Финансы, которые находятся в кассе.
• Наличность по бухучету.
• Данные по излишкам.
• Данные по недостаче.
• Номерной знак последних ордеров.
• Заверение от кассиров и комиссии.

При этом следует обратить внимание, что должно быть пара копий акта: для кассиров и бухгалтерского отдела.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать любых работников организации. Комиссия состоит минимум из трех человек - работников бухгалтерии, технических и других специалистов п. 2.3 .

Председателем, как правило, назначают заместителя руководителя организации или главного бухгалтера.

Состав комиссии и ее председателя утверждает руководитель организации о проведении инвентаризации. Можно назначить и постоянно действующую инвентаризационную комиссию, для этого издайте приказ в произвольной форме.

Пример. Приказ о создании инвентаризационной комиссии

ООО "Альфа"
ПРИКАЗ
о создании инвентаризационной комиссии

Для проведения плановых и внеплановых инвентаризаций создать с 16.01.2020 постоянно действующую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель комиссии - Главный бухгалтер Никанорова Е.А. члены комиссии: - менеджер Потапов А.С. - бухгалтер Петрова Е.П. - юрист Карамзин К.Н.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Никанорова Никанорова Е.А.

15.01.2020

Менеджер Потапов Потапов А.С.

15.01.2020

Бухгалтер Петрова Петрова Е.П.

15.01.2020

Юрист Карамзин Карамзин К.Н.

15.01.2020

При инвентаризации члены комиссии пересчитывают имущество и определяют его качественное состояние. Полученные данные вносят в инвентаризационные описи п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации .

Материально ответственные лица обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества, но в инвентаризационную комиссию не входят.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про увольнение главного бухгалтера и передачу дел.

Сегодня вы узнаете:

1. Особенности увольнения главного бухгалтера;
2. Как освободить бухгалтерского работника от занимаемой должности;
3. Как составить акт передачи дел + образец для скачивания.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

1. Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
2. Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при . Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
3. Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
4. Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон . Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учрежденииничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Алгоритм увольнения

По инициативе работника:

• За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
• Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
• Работодатель издает с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
• Главный бухгалтер передает документы;
• После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.

Выход на пенсию:

Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.

По инициативе работодателя:

• При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
• Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
• Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.

По соглашению сторон:

• Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
• Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.

В связи с непредвиденными обстоятельствами:

• Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
• После издания приказа работник подлежит увольнению.

Условие об обязательной отработке:

Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.

Однако, это условие абсолютно незаконно. Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

1. Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
2. Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
3. Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
4. Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

• Скачать образец акта передачи дел

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

• Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
• Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
• Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
• Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
• В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

Размещено на сайте 11.12.2012

В настоящее время не существует законодательно закрепленной процедуры передачи дел при увольнении бухгалтера. Целесообразность наличия соответствующего регламента как внутреннего документа не вызывает сомнений, тем более если страховщик имеет обособленные структурные подразделения. Объем вопросов, затрагиваемых в ходе передачи дел, зависит от полномочий, которыми наделяется филиал, и функций, которые возложены на бухгалтера. Руководитель филиала должен создать условия для проведения мероприятий по передаче дел.

Многие страховые организации имеют обособленные структурные подразделения, где функционирует бухгалтерская служба. Увольнение бухгалтера может вызвать сбой в работе не только филиала, но и головной организации. Чтобы минимизировать возможные негативные последствия, страховщик должен организовать передачу дел, даже если на момент увольнения прежнего бухгалтера ему не найдена замена. Упростить процедуру передачи дел и проконтролировать ее поможет регламентация действий страховщика.
Действующее законодательство не прописывает проведение какихлибо процедур при увольнении главного бухгалтера организации, и тем более бухгалтера филиала. Страховая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает такую процедуру. Она, как правило, включает в себя следующие этапы:
1. Издание приказа о приеме-передаче дел.
2. Проведение инвентаризации активов, обязательств и бланков строгой отчетности.
3. Проверка состояния учета.
4. Непосредственная передача дел.
5. Оформление и подписание акта приема-передачи дел.
Если на момент передачи дел на работу принят новый бухгалтер, то дела принимаются им. Если же замена не найдена, то дела могут передаваться другому сотруднику, на которого временно возлагается обязанность по ведению бухгалтерского учета, или директору филиала с возложением на него соответствующих полномочий. В последующем при приеме на работу нового бухгалтера соответствующие дела должны быть переданы ему указанными сотрудниками. Причем передача дел должна быть осуществлена в день принятия на работу нового бухгалтера.
В том случае, когда передача дел не была организована, в интересах вновь принятого бухгалтера составить опись имеющихся документов и оборотно-сальдовую ведомость, фиксирующую остатки по счетам на момент, когда он приступил к исполнению своих должностных обязанностей.

Приказ о приеме-передаче дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. Если передача дел осуществляется в филиале, то приказ может быть издан головной организацией или филиалом страховщика.
В приказе следует указать:
— причину проведения приема-передачи дел;
— сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел;
— лицо, ответственное за передачу дел (увольняющийся бухгалтер) и за их прием;
— состав комиссии и ее председателя;
— сроки составления акта о приеме-передаче дел.
Окончание срока передачи дел должно быть установлено не позднее даты увольнения бухгалтера, передающего дела. Как правило, если бухгалтер увольняется по собственному желанию, трудовой договор может быть расторгнут по истечении двух недель со дня, следующего за днем подачи заявления об увольнении. В таком случае передача дел может длиться две недели. Однако Трудовой кодекс РФ предусматривает возможность расторгнуть договор до истечения двухнедельного срока, если соответствующее соглашение достигнуто сторонами (ст. 80 ТК РФ).
Важно обратить внимание на то, что руководитель организации (директор филиала) не вправе отказывать в подписании заявления на увольнение, объясняя это отсутствием акта приема-передачи дел. Если увольняющийся бухгалтер отказывается передавать дела, руководитель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание на основании ст. 192 ТК РФ.
Если передаче подлежит большой объем документов, то для передачи дел создается комиссия. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии головного офиса, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и пр.
Если же количество документов небольшое, то передача дел может осуществляться с привлечением одного специалиста из головного офиса (например, сотрудника внутреннего аудита), или из собственного филиала, или из другого филиала (как правило, предпочтение отдается филиалу более высокого уровня или филиалу по территориальной приближенности).

Инвентаризация активов, обязательств и бланков строгой отчетности
Проводить ли инвентаризацию при передаче дел, должно быть решено руководителем организации или установлено документом, регламентирующим такую процедуру. Однако, если бухгалтер является материально ответственным лицом, проведение инвентаризации при его смене является обязательной процедурой. Так, при совмещении должности бухгалтера и кассира обязательно проводится инвентаризация кассы, при ведении бухгалтером кадровой документации — инвентаризация трудовых книжек, при хранении бухгалтером бланков строгой отчетности — инвентаризация кассы; если же бухгалтер является ответственным за хранение имущества, то должна быть проведена инвентаризация основных средств и материалов. Кроме того, при увольнении бухгалтера рекомендуется проводить инвентаризацию расчетов с контрагентами, а также по налогам и страховым взносам.
Акты инвентаризации и инвентаризационные описи составляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Инвентаризация денежных средств и денежных документов оформляется актом по форме № 15-ИНВ. В ходе инвентаризации проверяется наличие кассовых книг, журнала кассира-операциониста, контрольных лент, Z-отчетов, приказов на выдачу авансов, авансовых отчетов, оформленных квитанций по форме № А-7.
Инвентаризация бланков строгой отчетности, включая квитанции по форме № А-7 и чистые бланки трудовых книжек, оформляется актом по форме № 16-ИНВ. Проверяется наличие чистых и испорченных бланков строгой отчетности, накладных, актов приема-передачи, уничтожения и изъятия из оборота квитанций, книги учета движения трудовых книжек.
Инвентаризация чековых книжек оформляется актом в произвольной форме, в котором указываются номера чеков и корешков к ним, а также количество использованных, испорченных, неиспользованных чеков. В ходе инвентаризации в банки могут быть направлены запросы о выданных филиалу чековых книжках. При выявлении недостающих чеков в книжке у бухгалтера запрашиваются объяснения.
Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляется актом по форме № ИНВ-17 и справкой к нему. Особое внимание следует уделить обоснованности возникновения задолженности по суброгационным требованиям, а также наличию безнадежной задолженности. Проверяется наличие договоров, актов выполненных работ, сверок расчетов с контрагентами и налоговыми органами и пр. Для подтверждения отсутствия или наличия задолженности у налоговых органов и внебюджетных фондов может быть запрошена справка о состоянии расчетов по налогам и страховым взносам.
Подотчетными лицами должны быть подтверждены неиспользованные остатки денежных средств по подотчетным суммам путем формирования служебной записки о согласии или несогласии с числящейся за ними суммой. В случае возникновения расхождений бухгалтер, кассир и подотчетное лицо должны дать объяснения. Инвентаризация бланков полисов оформляется в произвольной форме. В ходе инвентаризации фиксируются номера бланков с указанием неиспользованных и испорченных бланков. Проверке подлежат накладные, акты приема-передачи, акты на уничтожение и изъятие из оборота бланков.
Акты инвентаризаций и инвентаризационные описи подписываются принимающей и передающей сторонами, а также материально ответственными лицами и другими лицами, участвующими в передаче дел. Указанные акты и описи прилагаются к акту приема-передачи.
Если инвентаризация в ходе передачи дел не проводится, то желательно к акту приема-передачи дел приложить акты последней проведенной инвентаризации.
В случае выявления недостачи имущества, денежных средств, бланков строгой отчетности решения о дальнейших действиях должен принимать руководитель.
По окончании инвентаризации начинается непосредственно передача дел, в ходе которой, среди прочего, подлежат передаче вновь назначаемому лицу остатки:
— денежных средств и денежных документов (если увольняющийся бухгалтер выполнял функции кассира);
— бланков строгой отчетности (если увольняющийся бухгалтер был материально ответственным лицом).
Указанная передача оформляется отдельными актами, которые прилагаются к общему акту приема-передачи дел.
Следует обратить внимание на то, что на момент передачи денежных средств и бланков строгой отчетности у принимающей стороны должен быть договор о материальной ответственности.

Проверка состояния учета
Может быть проведена выборочная проверка отражения данных на счетах синтетического и аналитического учета. Критерием выборочной проверки может быть сумма, на которую проведена хозяйственная операция. При этом особое внимание должно быть уделено моменту начисления страховой премии и вознаграждения агентов, распределению премий по видам страхования, а также числящейся задолженности и подотчетным суммам.
Если в филиале длительное время не проводились ревизия, аудиторская проверка, налоговая проверка, проверка органом страхового надзора и т.д., то проверка состояния учета должна быть более полной. Первичные учетные документы должны быть проверены не только на предмет правильности их оформления, но и на наличие в них подписей уполномоченных лиц. При отсутствии подписей на расходных документах они должны быть восстановлены. При отказе подписать документ составляется акт.
Также проверке подлежит порядок хранения бухгалтерских документов и записей. В частности, хранению подлежат первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, документы учетной политики, стандарты и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи. Первичная документация за отчетный период подшивается в папки согласно номенклатуре дел, а документы за прошлые периоды — прошиваются и сдаются в архив. Организацией должны быть обеспечены безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защита от изменений.
Как правило, проверка проводится по учетным операциям, совершенным с момента последней передачи дел. Так, если увольняющийся бухгалтер проработал в организации более пяти лет, то период проверки может охватывать пять лет, предшествующих отчетному году, так как именно такой срок устанавливается для хранения большинства первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Если же увольняющийся бухгалтер проработал в организации лишь один год, то период проверки может охватывать именно этот срок. При этом новому бухгалтеру должны быть переданы предыдущие акты приема-передачи дел. Рекомендуется проверить, внесены ли исправительные записи по нарушениям, установленным и зафиксированным в акте приема-передачи дел предыдущего бухгалтера. Если нет, то соответствующие замечания должны быть внесены в акт приема-передачи дел.
На усмотрение руководителя организации может быть установлен иной период проверки состояния учета. При этом во внимание могут приниматься последние проверки, проводимые контролирующими органами, или независимыми аудиторами, или службой внутреннего контроля (аудита, ревизии).
На момент передачи дел должны быть завершены все учетные процессы за истекший период, сформированы записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры, подшиты первичные документы. Однако возможно, что на дату передачи дел еще не поступили все необходимые документы. Например, начисление страховых премий в бухгалтерском учете произведено по оперативной отчетности, но в то же время отсутствуют оригиналы договоров страхования, подписанные акты выполненных работ и т.п. В таком случае соответствующие замечания следует включить в акт приема-передачи дел (в сам текст акта или оформить в виде приложения к нему). Кроме того, в акт должны быть внесены все выявленные в ходе проверки нарушения, неточности и расхождения между учетными записями и первичными документами. Если формирование недостоверных данных связано с прямым указанием руководителя на такой порядок их учета, то к акту следует приложить письменное распоряжение руководителя о принятии (непринятии) данных, содержащихся в первичных учетных документах, или об отражении (неотражении) объектов бухгалтерского учета. В этом случае ответственность за созданную информацию несет руководитель (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Также в акте должно быть указано на отсутствие первичных учетных документов и прочих подтверждающих документов.

Акт приема-передачи дел
Форму акта страховщик разрабатывает самостоятельно. В нее должно быть включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Акт приема-передачи дел должен включать:
— общие реквизиты (дату передачи дел; период, за который осуществлена передача дел; дату и номер приказа, на основании которого осуществляется передача дел; подписи лиц, принимающих и передающих дела, а также членов и председателя комиссии);
— характеристику бухгалтерского учета.
Характеристика бухгалтерского учета может включать следующие разделы:
1. Общая характеристика бухгалтерского учета (состояние регистров синтетического и аналитического учета, наличие расхождений в них, дата, на которую заполнена Главная книга).
2. Состояние кассы и учета денежных средств (наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, открытые банковские счета и соответствие остатков по ним последним банковским выпискам, наличие уведомлений налоговых органов об открытии банковских счетов).
3. Состояние учета расчетов (наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами).
4. Состояние учета основных средств и материалов (результаты инвентаризации).
5. Состояние учета бланков страховых полисов (результаты инвентаризации бланков полисов, наличие документов).
6. Хранение документов (обеспечение надлежащего хранения документов и бланков полисов, наличие описей дел, правильность изъятия и уничтожения документов, наличие украденных бланков и недостающие описи).
7. Остатки по счетам (наличие подписанной увольняющимся бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости).
8. Опись передаваемых документов (количество передаваемых дел с указанием их номенклатуры).
9. Прочее (количество передаваемых ключей от сейфа и электронных ключей от программы «Клиент-Банк», штампов и печатей, доверенностей, трудовых книжек).
К акту прилагаются опись дел, акты инвентаризации и инвентаризационные описи, акты приема-передачи денежных средств, бланков строгой отчетности, чековых книжек, печатей и штампов, ключей, оборотно-сальдовые ведомости (общая и по счетам 50, 51, 52, 71, 73), копии выписок банков, копия «Вкладного листа кассовой книги», копии сверок расчетов с налоговыми органами, объяснительные записки должностных лиц и др.
Объем информации, включаемой в акт, может уточняться, сокращаться или дополняться в зависимости от конкретных условий. Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах: первый — для передающей стороны, второй — для принимающей стороны, третий — для головной организации.
При несогласии сторон с результатами, обобщенными в акте, они могут внести в него мотивированные оговорки. Отказ увольняющегося бухгалтера от подписания акта и от дачи объяснений в ходе передачи дел фиксируется в акте приема-передачи.
При завершении передачи дел оформляются новые банковские карточки во всех банках, где открыты счета. В этом в первую очередь заинтересован увольняющийся бухгалтер, чтобы предотвратить возможность подделки его подписи в финансовых документах. Обратим внимание на то, что оформление новых банковских карточек может произойти и ранее, например после проведения инвентаризации кассы.
Также необходимо изъять доверенности, выданные бухгалтеру, и внести изменения во все документы, где в качестве ответственного лица или члена комиссии поименован увольняющийся бухгалтер.

Выводы
В проведении передачи дел заинтересованы все участвующие в ней стороны — и организация, и увольняющийся бухгалтер, и вновь назначаемый бухгалтер. Оформление акта приема-передачи дел позволит разграничить ответственность принимающей и передающей сторон.
Так как в период передачи дел, как правило, прежний бухгалтер еще не уволился, а новый уже принят, следует четко разделить и документально закрепить их полномочия на переходный период. Процедуру передачи дел определяет организация, но в нее могут быть внесены коррективы участвующими в ней сторонами.

А.А. Кварандзия, главный редактор журнала «Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании»

Прежде всего отметим, что в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от одного кассира (сотрудника, исполняющего его функции) к другому. В связи с этим соответствующие правила, в том числе правила документального оформления передачи дел, организации необходимо разработать самостоятельно, руководствуясь общими требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на территории РФ.

Разработанный порядок целесообразно закрепить внутренним локальным актом, например, это может быть "Инструкция о порядке передаче дел при смене кассира". В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма - произвольная, однако ее целесообразно составить с учетом требований к реквизитам первичного учетного документа и порядку его составления, предусмотренным Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Еще раз повторим, предложенный порядок является примером оформления передачи дел, организация совершенно не обязана ему следовать, более того, даже если передача дел вообще не будет оформлена какими-либо документами, нарушений законодательства не возникнет.

Также следует учесть, что сотрудник, исполняющий трудовую функцию кассира, является материально ответственным лицом, с которым может заключаться договор о полной материальной ответственности ( ТК РФ и Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85). В связи с этим считаем необходимым отметить следующее.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н) устанавливает необходимость проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц.

Поэтому, хотя п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, далее - Методические указания) в связи с порядком проведения инвентаризации кассы ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций, полагаем, что при смене кассира инвентаризацию кассы провести все же необходимо. В связи с этим считаем необходимым руководствоваться разделом 2 "Общие правила проведения инвентаризации" Методических указаний.

Напомним, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.2 и п. 2.3 Методических указаний). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, составленным по форме N ИНВ-22 (утверждена Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88), либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, содержащихся в Закона N 402-ФЗ.

Помимо состава комиссии в приказе также указываются:

Причина проведения инвентаризации (в данном случае - смена кассира);

Имущество, подлежащее ревизии (в рассматриваемом случае - денежные средства; отметим, что в соответствии с п. 1.2 Методических указаний денежные средства относятся к имуществу);

Дата начала и окончания инвентаризации.

Приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

На основании п. 2.4 Методических указаний до начала проверки инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо (кассир) дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Проверка фактического наличия имущества в кассе производится при обязательном участии кассира, сдающего дела (п. 2.8 Методических указаний).

В ходе инвентаризации проверяются все документы, связанные с деятельностью сотрудника в качестве кассира: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера и т.д., а также фактическое наличие сумм денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки (производится сверка с данными кассовой книги).

Согласно п. 2.5 Методических указаний сведения о фактическом наличии имущества (в том числе, денежных средств) записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (в данном случае разрабатываются организацией самостоятельно с указанием реквизитов, содержащихся в Закона N 402-ФЗ).

Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (по форме N ИНВ-15, утвержденной Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, или самостоятельно разработанной форме, с указанием реквизитов из Закона N 402-ФЗ). Также составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме N ИНВ-26, утвержденной Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, или самостоятельно разработанной форме с указанием реквизитов из Закона N 402-ФЗ).

При выявлении излишков или недостач от кассира нужно получить письменные объяснения о причинах их возникновения. При отказе кассира дать соответствующие комментарии рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.

Отметим, что по смыслу п. 2.10 Методических указаний в проведении инвентаризации при смене материально ответственных лиц должны участвовать оба материально ответственных лица: как работник, сдающий материальные ценности, так и работник, принимающий их. В связи с этим полагаем, что в случае, если на момент начала инвентаризации с новым кассиром трудовой договор еще не заключен, подсчет ценностей, находящихся в кассе, который завершается подписанием акта инвентаризации увольняющимся работником, может быть произведен без участия нового материально ответственного лица. В этом случае акт инвентаризации может быть подписан новым кассиром при принятии им ценностей от инвентаризационой комиссии после оформления трудовых отношений с новым сотрудником, учитывая, что п. 2.12 Методических указаний допускает проведение инвентаризации имущества в течение нескольких дней.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ерин Павел

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.