Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:
- документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
- договорные документы;
- учредительные и корпоративные документы;
- внутренние организационные документы;
- документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).
Порядок передачи документов по описи
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
- № п/п,
- Наименование документа,
- Количество листов в документе,
- Уточняющие сведения.
Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления;
- перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
- наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
- подписи ответственных лиц, печати.
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
К чему приводят неучтенные документы?
Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости
Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).
Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.
В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.
Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.
Как переслать документы с реестром
Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.
Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.
Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.
И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.
Формы описей документации
Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.
Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.
Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.
Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.
Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.
Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документоввариант которого можно скачать бесплатно.
Документы являются неотъемлемой частью любой предприятия или организации независимо от того, государственная она или частная. Все документы, договора и контракты заполняются, сортируются, принимаются, отправляются и прочее.
Составление реестра
Большое количество не рассортированных документов значительно осложняет работу каждого сотрудника компании, и именно поэтому необходимо составлять реестр документов, который поможет упростить работу не только делопроизводителей, но и других сотрудников. Кроме того, реестр позволяет сделать сотрудничество с другими организациями более комфортным.
Порядок составления реестра документов
При составлении реестра документов необходимо соблюдать определенный порядок. В первую очередь необходимо собрать все документы одной категории, отсортировать распорядительную документацию: постановления, приказы, распоряжения. После документы сортируются по авторству: распоряжения начальников отдела, приказы руководителя организации и другое. Далее необходимо сформировать папки для хранения разобранных документов, подписать их в хронологическом порядке, сделать опись папок и присвоить им инвентарный номер. Следующий этап включает в себя создание на основе документов таблицы с соответствующими полями. Например, реестр документов, которые подтверждают производственные расходы, содержит следующую информацию: номер документа, его наименование, содержание, сумму, а также отметку о возвращении документа.
Что необходимо учесть
Необходимо учесть, что реестр архива акционеров ЗАО, ОАО и других должен включать в себя необходимые данные, позволяющие идентифицировать всех лиц, зарегистрированных в реестре, фиксировать их права на акции, информацию о получении доходов по акциям, а также уведомлений о различных мероприятиях.
Грамотно и верно составленный реестр
Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке. Только если реестр документов составлен грамотно и верно, работа каждого сотрудника будет значительно упрощена и на поиски необходимых бумаг, данных и любой другой информации, будет уходить минимум времени. Однако составление реестра архива документов – достаточно кропотливый процесс, на который не всегда хватает времени и опыта подобной работы.
Услуги от профессионалов
Наша компания предоставляет такую услугу как реестр документов, контрактов, составление и ведение реестра в последующем. Большой опыт архивной работы в данной области позволяет оказывать услуги высокого качества, благодаря чему работа сотрудников вашей компании станет еще более эффективной. Кроме того, для большего удобства, мы составляем электронный реестр документов, что позволяет сохранять все необходимые данные на протяжении долгого времени и без каких-либо рисков.
Документы – неотъемлемая часть любого делопроизводства на предприятии или в организации, вне зависимости от того, частная она или государственная. Документы заполняются, сортируются, отправляются, принимаются и т.д. В случае если документов несколько, просто необходимо составлять - это не только упростит работу делопроизводителей и других категорий работников (экономисты, бухгалтеры и т.д.), но и сотрудников других организаций, в случае если ими принимаются отправляемые вами документы.
Инструкция
Соберите необходимые документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).
Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер.
Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его. Так, к примеру, реестр документов , подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа.
В свою очередь, реестр документов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать необходимые данные для идентификации всех зарегистрированных в реестр е лиц, фиксации их прав на акции, о получении доходов по акциям зарегистрированных в реестр е лиц, сбор данных обо всех владельцах акций, а также информацию о получении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.
Следует знать, что при составлении реестр а документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке.
Только в том случае, если реестр документов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.
В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.
На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.
В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
- Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
- Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
Назначение
В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).
Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:
- хранение документации;
- учет;
- передача либо выдача третьему лицу по требованию.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра
Порядок подготовки документов
к учету заключается в следующем:
- Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
- На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
- На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.
В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.
Правила оформления и составления
Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами :
- электронным;
- рукописным.
В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.
Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.
Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.
В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).
Правила ведения
Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:
- проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
- присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
- внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:
- если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
- при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
Кроме того важно помнить о таких моментах , как:
- лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
- вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
- необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.
Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.
В свою очередь, он включает
в себя такие основные пункты, как:
- содержание . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
- регистрационный номер . Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою ;
- дата занесения в реестр . Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
Особенности составления и содержания реестра для передачи документов
Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.
Единственное, что необходимо знать при формировании , так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.
Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.
Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.
Преимущества использования
На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.
В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом
, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.
Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.
Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.
Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:
