Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
• тарификационные ведомости - 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

• помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

7.2. Состав и классификация расходов организации

Классификация затрат предприятия

7.3. Прибыль предприятия

Контрольные вопросы к разделу 1

Раздел 2. Менеджмент

1. Концептуальные основы менеджмента и эволюция экономической мысли

1.1 Основные понятия и концепции менеджмента

1.2. Концептуальные положения менеджмента

1.3. Эволюция управленческой мысли

1.4. Этап научного развития менеджмента

2. Основы управления социально-экономическими системами

2.1. Понятие, виды и этапы управления социально-экономическими системами

2.2. Основные принципы и методы управленческой деятельности

2.3. Понятие и содержание функций управления

2.4. Понятие миссии, цели и стратегии организации

3. Организационные отношения в системе менеджмента

3.1. Понятие и основные признаки организации

3.2. Понятие и принципы формирования организационных структур

3.3. Виды организационных структур управления

4. Планирование и контроль в организации

4.1. Сущность и этапы планирования

4.2. Сущность и виды контроля

5. Мотивация

Контрольные вопросы к разделу 2

Раздел 3. Основы бухгалтерского учета

1. Сущность и нормативное регулирование бухгалтерского учета

1.1. Понятие, цель, предмет и объекты бухгалтерского учета

1.2. Метод бухгалтерского учета

1.3. Нормативное регулирование бухгалтерского учета в Российской Федерации

2. Балансовое обобщение

2.1. Экономический смысл балансового обобщения и структура бухгалтерского баланса

2.2. Изменения в бухгалтерском балансе под влиянием хозяйственных операций

3. Счета и двойная запись

3.1. Счета бухгалтерского учета и их структура

Раздел I. Внеоборотные активы (01-09).

3.2. Двойная запись

3.3. Синтетические и аналитические счета

3.4. Классификация счетов по назначению и структуре

3.5. Обобщение данных бухгалтерского учета. Связь между счетами и бухгалтерским балансом

Крнтрольные вопросы к разделу 3

Раздел 4. Статистика

1. Статистика как наука

1.1. Понятие статистики и краткие сведения из ее истории

1.2. Предмет статистики

1.3. Методы статистики

1.4. Основные категории статистики

2. Статистическое наблюдение

2.1. Понятие о статистическом наблюдении

2.2. Программно-методологические вопросы статистического наблюдения

2.3. Формы, виды и способы наблюдения

3. Сводка и группировка материалов статического наблюдения

3.1. Сводка статистических данных

3.2. Задачи и виды группировок

3.3. Выполнение группировки по количественному признаку

4. Средние величины и показатели вариации

4.1. Понятие о средних величинах

4.2. Показатели вариации

4.3. Правило сложения дисперсий

Контрольные вопросы по разделу 4

Раздел 5. Налоги

1. Понятие и сущность налогов

2. Элементы налога и их характеристика

3. Налоговая ставка представляет собой сумму налога, приходящуюся на единицу измерения налоговой базы.

4. Налоговый период – это срок, в течение которого завершается процесс формирования налоговой базы и по окончании которого определяется сумма налога, подлежащая уплате.

5. Порядок исчисления налога определяется законом конкретно по каждому налогу, т.Е. Налог может быть исчислен: налогоплательщиком самостоятельно, налоговым агентом или налоговым органом.

3. Методы налогообложения

4. Способы уплаты налогов

5. Налоговая система российской федерации

6. Классификация налогов

7. Права и обязанности налогоплательщиков. Ответственность за совершение налоговых правонарушений

7.1. Ответственность налогоплательщика за налоговые правонарушения

8. Налоговые органы, их права, обязанности и ответственность

8.1. Состав и структура налоговых органов рф

8.2. Права, обязанности и ответственность налоговых органов

8.3. Формы налогового контроля. Виды налоговых проверок, их цели и методы

Контрольные вопросы по разделу5

Раздел 6. Финансы

1. Сущность и функции финансов. Финансовая система

1.1. Денежные отношения и их характеристика

2. Характеристика финансовых ресурсов. Финансовый рынок

3. Управление финансами

4. Государственные финансы. Государственный бюджет

5. Бюджетное устройство и межбюджетные отношения в рф

6. Внебюджетные фонды. Основы их формирования и использования

7. Государственный кредит. Государственный долг, его классификация. Управление государственным долгом

8. Финансы субъектов хозяйствования. Общая характеристика финансов коммерческих организаций

9. Финансы профессиональных участников финансового рынка

10. Финансы некоммерческих организаций

Контрольные вопросы к разделу 6

Раздел 7. Экономический анализ

1. Теоретические основы экономического анализа

1.1. Виды, принципы и приемы экономического анализа

2. Методические основы экономического анализа

2.1. Методы анализа финансового состояния предприятия

2.2. Анализ ликвидности и финансовой устойчивости предприятия

2.3. Анализ деловой активности и рентабельности предприятия

2.4. Методика факторного анализа

Контрольные вопросы по разделу 7

Раздел 8. Инвестиции и их эффективность

1. Инвестиции и их эффективность

1.1. Основные термины

1.2. Оценка эффективности инвестиций

1.3. Экономическая оценка инвестиций в инновации

1.4. Инновационные риски

Контрольные вопросы по разделу 8

Раздел 9. Ценообразование

1. Экономическая сущность и виды рыночных цен

1.1. Экономические школы, разрабатывавшие теорию цены

1.2. Трактовка понятия рыночной цены. Особенности и условия рыночного ценообразования

1.3. Основные цели и этапы ценообразования

1.4. Функции цены

1.5. Состав и структура цены

1.6. Классификация цен

2. Рыночные закономерности и факторы ценообразования

2.1. Рыночная (равновесная) цена

2.2. Факторы ценообразования

2.3. Формирование ценовых стратегий

2.4. Стратегии формирования начального уровня цены

2.5. Стратегии относительного уровня цен с учетом цен конкурентов

2.6. Стратегии относительного уровня цен с учетом товарной или покупательской дифференциации

2.7. Стратегии относительного уровня цен с учетом изменения цены во времени

2.8. Стратегии относительного уровня цен с учетом соответствия цены товара его качеству

2.9. Стратегии относительного уровня цен с учетом восприятия потребителя

3. Тактические приемы ценообразования

3.1. Корректировка цен с учетом экономических зависимостей

3.2. Корректировка цен в соответствии с потребительским восприятием соотношения «цена-качество»

3.3. Корректировка цен в соответствии с уровнем психологической привлекательности цены

4. Принципы и методы ценообразования

4.1. Важнейшие принципы ценообразования

4.2. Затратные методы ценообразования

Контрольные вопросы к разделу 9

Раздел 10. Рынок ценных бумаг

1. Общие понятия о рцб

Словарь терминов

Контрольные вопросы к разделу 10

Раздел 11. Делопроизводство

1. Документ и система документации

1.1. Документационное обеспечение предприятия

Гост р 6.30-2003

2. Требования к оформлению документов

2.1. Формат бумажных носителей и формат документа

3. Оформление распорядительных документов

3.1. Виды организационно-распорядительных документов

3.2. Оформление приказа по основной деятельности предприятия и распоряжения

П р и к а з

4. Оформление информационно-справочной документации

4.1. Составление и оформление информационно-справочных документов

4.2. Служебные письма

5. Оформление документации по личному составу

П р и к а з

Контрольные вопросы по разделу 11

Библиографический список

Оглавление

Раздел 2. Менеджмент 31

Раздел 3. Основы бухгалтерского учета 70

Раздел 4. Статистика 104

Раздел 5. Налоги 146

Раздел 6. Финансы 171

Раздел 7. Экономический анализ 207

Раздел 8. Инвестиции и их эффективность 234

Раздел 9. Ценообразование 256

Раздел 10. Рынок ценных бумаг 288

Раздел 11. Делопроизводство 307

5. Оформление документации по личному составу

Документы по личному составу предприятия – это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетные картотек.

Приказ по личному составу предприятия

Главные реквизиты кадрового прика­за – слово ПРИКАЗ, номер приказа, место и дата его издания. Но приказ по личному составу имеет ряд особенностей в оформлении реквизитов. Поскольку кадровые приказы регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, то два разных при­каза могут иметь одинаковые номера. Во избежание путаницы к но­меру кадрового приказа добавляются буквенные обозначения: № 42-к- движение кадров (прием, увольнение, перевод и т.п.), № 43-км-командировка, № 44-о – отпуск и т.д.

Приказ по личному составу предприятия не имеет констатирую­щей части и слова ПРИКАЗЫВАЮ, а начинается прямо с распоряди­тельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Распорядительные пункты начинаются глаголом в повелительном наклонении: Назначить на должность..., Уволить по собственному желанию..., Перевести в должность... и т.д.

Под каждым распорядительным пунктом проставляется слово Основание: (с двоеточием), за которым следует наименование соот­ветствующего документа (личное заявление, контракт, докладная за­писка и т.п.). Ниже пишется фраза: «С приказом ознакомлен». Здесь работник расписывается и ставит дату ознакомления.

Таким образом, если Приказ по основной деятельности доводится до сведения исполнителей руководителями подразделений в удобной для них форме, то с Приказом по личному составу работник знако­мится лично под расписку.

БЛАНК ПРЕДПРИЯТИЯ

П р и к а з

28.02.2008 г. № 123-к

г. Челябинск

НАЗНАЧИТЬ:

ЧЕРКАСОВА Сергея Федоровича с 16.02.2008. главным художником-дизайнером выставки «Отель-2006» с месячным окладом 15000 руб.

Основание: Докладная записка зам. директора от 27.01.06 г.

С приказом ознакомлен: подпись, дата

Генеральный директор Н.М. Сергеев

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Дата введения 2003-07-01

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательст­ва Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках докумен­тов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) поме­щают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об ор­ганизации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­ческого лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми на­ логовыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста­новки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, вы­ даваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД).

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсут­ствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государ­ственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Россий­ской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наимено­вания на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное на­именование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располага­ют ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый ад­рес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного органи­зацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номе­ра, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и бо­лее организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организа­ции» и «Справочные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального де­ления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные под­ разделения, должностные или физические лица. При адресовании документадолжностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Если документ отправляют в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отно­шению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правила­ми оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, за­тем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа долж­ностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТ­ВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их под­писи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, про­токолом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего доку­мента в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2007. № 14

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федера­ции в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характе­ризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множе­ственного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкдолжны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на сле­дующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части ука­зывают причины, основания, цели составления документа, во второй (за­ключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбубез пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: на­именование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («прика­зываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественно­го числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слу­шали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащихописание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму из­ложения текста от третьего лица единственного или множественного числа(«отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направ­ляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформ­ляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложе­ние, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложением» » с указанием наиме­нования распорядительного документа, его даты и регистрационного номе­ра, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными бук­вами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, напри­мер:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2007 №251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности ли­ца, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланкедокумента, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личнаяподпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий А.А. Борисов

Или на бланке:

Вице-президент А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должно­сти лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. На­пример:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность это­го лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их под­писи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института М.В. Ларин

Главный бухгалтер З.В. Маринина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответ­ствии с распределением, например:

Председатель комиссии В.Д. Иванов

Члены комиссии А.С. Красавин О.И. Рысков

А.Н. Сокова

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согла­сования оформляют следующим образом:

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего до­кумент, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С.Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим обра­зом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к до­кументу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы про­ставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого доку­мента.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование доку­мента и его приложения.

25.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами, а также на иных документах, предусматриваю­щих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже рек­визита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициа­лы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадровТ.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмот­рению организации.

27.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию ис­полнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе распо­лагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в ле­вом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включа­ет в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетель­ствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткиесведения об исполнении; слова «В дело"; номер дела, в котором будет хра­ниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписыва­ется и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29.Отметка о поступлении документа в организацию содержит очеред­ной порядковый номери дату поступления документа (при необходимости –часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию простав­лять в виде штампа.

30.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы доку­мента и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым Кодексом РФ. На основании статей Кодекса в учреждении должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения, перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

1 Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

2 Приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе работника);

3 Трудовые книжки;

4 Личные карточки формы Т-2;

5 Личные дела;

6 Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Схему документов при приеме, увольнении, переводе см Приложение № 13

Прием на работу:

1 Одним из основных документов, регулирующих правоотношения работника с учреждением, является трудовой договор.

2 После подписания договора издается приказ о приёме работника. На основании приказа оформляется личная карточка Т – 2, заводится личное дело. Вносится запись в трудовую книжку

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию. Где присваивают табельный номер и открывают лицевой счёт по зарплате.

Увольнение:

1 Заявление пишется за две недели до предполагаемого увольнения

2 Издаётся приказ по личному составу об увольнении

3 В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке Т -2

4 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию, где производится полный расчёт с работником.

При переводе:

1 Издаётся приказ по личному составу о переводе на другую должность

2 На основании приказа делается запись в трудовой с указанием новой должности и в личной карточке.

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию.

1.4.1. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются учреждение и работник (см Приложение № 14)

В соответствии со статьёй 67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда.

1 Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес)

2 Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник.

3 Дату начала работы и ее окончания, если заканчивается срочный договор

4 Оплату труда

5 Обязанности учреждения по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок, совмещение профессий; повышение квалификации; дополнительные отпуска и т.д.

Договорная форма найма, учреждения и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

1 На постоянных работников;

2 На временных;

3 Работающих на основном месте работы;

4 Работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией ил должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утверждённую руководством учреждения.

Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределённый срок, на определённый, но не более 5 лет, на время выполнения определённой работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по соглашению сторон следующие условия:

1 Основания увольнения работника;

2 Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством

3 Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписываются обеими сторонами, заверяются печатью. Один экземпляр хранится в учреждении, другой у работника.

Трудовой договор включается в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

• 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.
• 2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.
• 3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.
• 4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.
• 5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.
• 6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.
• 7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:
  • - личные работников;
  • - личные (наградные) дела;
  • - личные дела по аттестации (аттестационные дела);
  • - личные дела учащихся, студентов, аспирантов;
  • - личные дела по усыновлению детей;
  • - регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

личные (учетные) дела пострадавших;

личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

персональные дела членов партии;

выездные дела;

судебно-следственные дела;

истории болезней.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции):

Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.

Заглавие - "По личному составу".

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

название организации;

наименование вида документа;

место составления;

дата, номер;

заголовок;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу.

Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

выписка из приказа;

дата и номер подлинного документа;

место составления;

заголовок;

констатирующая часть текста;

распорядительная часть (необходимый пункт);

заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

слово "Верно";

наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

дата заверительной надписи

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

от кого направлено;

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

дата составления;

Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

квалификации;

месте работы;

сроке действия;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

место работы;

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

оплата труда;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

формирование хранение документ личный состав

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат . Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

Документация, связанная с комплектованием персонала организации;

Документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

Документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

Документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• (форма № Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (форма № Т-12);
• личные заявления работников предприятия.

Являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Россий­ского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

• личная карточка формы Т-2;
• карточка формы Т-4;
• личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
• журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

• заявления;
• структура и штатная численность;
• трудовые договоры (контракты) и др.

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

— анкета или личный листок по учету кадров;

— или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— копии характеристик;

— трудовой договор;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

— стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);

— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

— цели анкетирования;

— правила заполнения граф;

— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

— последствия отказа отвечать на вопросы;

— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

— данные о работе после заполнения личного листа;

— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

— название вида документа (характеристика);

— указание должности лица, которому выдается характеристика;

— наименование организации, выдающей характеристику;

— имя, отчество и фамилия сотрудника;

— подписи, печать.

– документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.