— обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.
ФАЙЛЫ
По каким причинам могут списать трудовые книжки
Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:
- Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.
Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.
Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:
- Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
- Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.
Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.
Порядок списания
Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.
Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.
Как составить акт на списание трудовых книжек
Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.
Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.
Структура документа такова:
К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.
Как уничтожают документы
Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.
Как исправить ошибку в акте
Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:
- зачеркнуть ошибку аккуратно;
- сверху надписать верный вариант;
- рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
- расписываются члены комиссии.
В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.
вопрос: как поступать если трудовая книжка(новая) испорчена при оформлении? как ее списать?
Ответ
Ответ на вопрос:
Если трудовая книжка испорчена, то ее нужно списать как бланк строгой отчетности.
Наименование организации
ПРИКАЗ № 65
о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов, а также последующего уничтожения документов
г. Москва 15.02.2011
В связи с ___________________________________, а также уничтожения испорченных бланков строгой отчетности
ПРИКАЗЫВАЮ:
Председатель комиссии: руководитель архива А.В. Дежнева
;
- члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева
, секретарь Е.В. Иванова
.
2. Комиссии провести экспертизу ценности документов ЗАО «Альфа» (далее - экспертиза).
3. Экспертизу провести в срок до 1 марта 2011 года, по завершении экспертизы представленных документов произвести уничтожение следующих бланков :
- удостоверения сотрудников в количестве ___________________ штук;
- бланк письма ____________ в количестве _________________ штук ;
- испорченных бланков трудовых книжек в количестве ________________штук;
……. .
4. Руководителю архива А.В. Дежневой и бухгалтеру В.Н. Зайцевой организовать методическую подготовку проведения экспертизы.
Мы рекомендуем почитать о том, как выдать работнику трудовую книжку материал по этой ссылке.
5. Сотрудникам структурных подразделений, ответственным за подготовку документов к передаче в архив организации, представить комиссии документы своего подразделения, в том числе и все подлежащие уничтожению документы.
6. Секретарю Е.В. Ивановой оформить результаты экспертизы протоколом и представить протокол в срок до 2 марта 2011 года, по факту уничтожения бланков (п. 3. Приказа) оформить Акт по форме 0504816
7. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
| Генеральный директор | А.В. Львов | |||
| С приказом ознакомлены: | ||||
| Руководитель архива | А.В. Дежнева | |||
| 15.02.2011 | ||||
| Бухгалтер | В.Н. Зайцева | |||
| 15.02.2011 | ||||
| Секретарь | Е.В. Иванова | |||
| 15.02.2011 |
- Сформируйте комиссию . Для этого можно использовать прилагаемый приказ или приказ , подготовленный в произвольной форме :
- По результатам работы комиссии создайте Акт, в котором отразите все подлежащие уничтожению документы, уничтожение документов произведите любым способом из описанных в п. 1. Приложения к ответу. По факту уничтожения в акте произведите соответствующие отметки, подпишите акт. Подписанный членами комиссии акт передайте на утверждение руководителю организации
Утверждаю
| АКТ № |
| Дебет счета | Кредит счета |
Комиссия в составе
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
| в том, что за период с “ | ” | 20 | г. по “ | ” | 20 | г. |
подлежат списанию:
| Бланк строгой отчетности | Причина списания | Дата уничтожения (сжигания) | |
| Номер | серия | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Члены комиссии: | |||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| “ | ” | 20 | г. |
Подробности в материалах Системы:
1.Ответ: Как выявлять и уничтожать устаревшие документы.
Выявление документов с истекшим сроком хранения
Как выявить документы с истекшим сроком хранения
Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, ( Правил, одобренных ).
В ходе проведения экспертизы комиссия , в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению ( Правил, одобренных ). акта приведена в , одобренных
В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 года ( Правил, одобренных ).
Требования к уничтожению документов
Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, ().
Способы уничтожения документов
Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения
Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.
Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
- порвать вручную;
- измельчить в шредере;
- сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.
Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей ( ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного ).
Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в .
В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. Такой порядок установлен Правил, одобренных
Вопрос из практики: как уничтожить испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее
Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее нужно уничтожить с . Такой порядок установлен в Правил, утвержденных .
При этом конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей . Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.
Совет: к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно приложить их подлинные номера. Для этого вырежьте номера из бланков перед их уничтожением и вклейте в акт. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.
Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.
Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.
В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:
- в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
- в качестве расходов работодателя.
Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Трудовая книжка – актив организации
1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41
Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.
Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:
- товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
- реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
- работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
2) Как материалы с использованием счета 10
В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.
Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).
Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.
Обратите внимание: компании, применяющие , не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.
Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.
Примечание:
В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.
Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.
Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.
Проводки в бухгалтерском учете:
| Приобретенные формуляры учтены как МПЗ | ||
| Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков | ||
| Формуляры приняты на хранение как БСО | ||
| Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов | ||
| Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей) | ||
| Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам | ||
| Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу предприятия) |
Если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры труд. книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства, вследствие которых работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:
Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухучете делаются следующие записи:
В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.
Таким образом, возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:
Кроме того, если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент, обязан рассчитать и удержать (письмо Минфина от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).
Примечание: существует иная точка зрения по данному вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (такая норма применяется к паспорту, диплому об образовании и т. д.). Получается, что при оформлении бланка на имя работника работодатель право собственности утрачивает, а сотрудник его не приобретает.
При этом, поскольку работник не может купить бланк самостоятельно в обход работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с НК РФ не представляется возможным. Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.
Есть и более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу труд. книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.
Трудовая книжка – расход организации
В данном случае мнения Минфина отражены в следующих официальных разъяснениях:
- письмо от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305;
- письмо от 29.01.2008 № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям),
согласно которым работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков. Таким образом, право собственности на бланки у работодателя не возникает.
При этом предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.
Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.
Следовательно, в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:
| Формуляры приняты на забалансовый счет в качестве БСО | ||
| Стоимость формуляров принята в качестве расходов | ||
| Отражён НДС | ||
| Списаны бланки, оформленные сотрудникам | ||
| Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании | ||
| Начислен НДС со стоимости выданных формуляров | ||
| Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу организации) |
Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.
Открытие расчетного счета в банке "Тинькофф"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Точка"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Восточный банк"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Открытие"
|
|
Открытие расчетного счета в банке "ВТБ"- Похожие записи
-
Запись о награждении в трудовой книжке: образец
В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.
Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?
Вам понадобится
- - испорченные бланки трудовой книжки (если они есть);
- - дубликат трудовой книжки;
- - акт о списании бланков строгой отчетности (в данном случае трудовой книжки).
Инструкция
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и . Неудивительно, что к оформлению существует ряд требований. Тем более бланки трудовой книжки относятся к документам строгой отчетности. Хранить и вести книжку обязан работодатель, он же выдает ее рабочему, который впервые оформляется на первое рабочее место.
До 2006 года индивидуальные предприниматели не имели права вести трудовые книжки , но с 2006 года статья 309 ТК РФ закрепила за ними такую обязанность. Для учета трудовых книжек работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу движения трудовых книжек. Ответственность за сохранность и оформление трудовой книжки лежит на работодателе до момента увольнения работника и выдачи ему на руки его трудовой.
При неправильном оформлении бланков трудовой книжки или их порче нужно составить соответствующий акт об их списании и уничтожить бланки. Если вины рабочего в неправильном оформлении или порче трудовой книжки нет, стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель за свой счет.
Для составления акта назначается приказом руководителя ликвидационная комиссия, в которую входит главный бухгалтер, лицо, ответственное за хранение и учет трудовых книжек, а также руководитель предприятия. Поскольку акт списания трудовых книжек не регламентируется четкой формой, его можно выполнить в свободной форме или же на бланках актов предприятия.
В акте обязательно указывается наименование организации, название документа, дата его составления, отражается хозяйственная операция списания, количество списываемых трудовых книжек и их стоимость. Также в акте о списании трудовой книжки указывается причина списания и реквизиты трудовой книжки. Акт заверяется подписью руководителя и членов комиссии с описанием занимаемых ими должностей, а также печатью предприятия.
После составления акта о списании бланков трудовой книжки, соответствующие данные вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек, после чего списывается стоимость бланков строгой отчетности (в данном случае трудовой книжки) с бухгалтерского счета предприятия. Работнику при списании трудовой книжки выдается дубликат трудовой книжки, который он использует далее как трудовую.
Обратите внимание
Акт о списании трудовой книжки заверяется не одним лицом, а комиссией, так как трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности.
К акту об уничтожении бланков трудовой целесообразно прилагать их настоящие номера. Эти номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением.
Приобретение, хранение и выдача бланков трудовых книжек работникам по действующему законодательству является обязанностью работодателя. Трудовая книжка и вкладыш в нее являются бланками строгой отчетности, поэтому существуют некоторые нюансы отражения в бухгалтерском учете их приобретения и выдачи сотрудникам.
Вам понадобится
- Документы, подтверждающие приобретение и оплату бланков строгой отчетности (кассовый и товарный чек, платежное поручение, товарная накладная).
Инструкция
Отразите приход бланков трудовой книжки и/или вкладышей в нее в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки. Эта книга должна быть оформлена в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек и храниться в бухгалтерии вместе с бланками строгой отчетности.
Сделайте в бухгалтерском учете на основании документов, подтверждающих поступление и оплату бланков трудовой книжки, необходимые :Дебет счета 10 «Материалы», Кредит 60 «Расчеты с поставщиками» - получены бланки трудовой книжки;Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» - учтен НДС, предъявленный продавцом;Дебет счета 006 «Бланки строгой отчетности» - оприходованы трудовые книжки и вкладыши в нее.
