В разделе на вопрос В чём разница между актом и протоколом? заданный автором Ася Мешавкина лучший ответ это Акт - это документ, подтверждающий совершение некоего события (действия) . Проще говоря, актом подтверждается, что в конкретном месте и в конкретное время при конкретных обстоятельствах произошло конкретное событие. Акты имеют право составлять как любые граждане, так и любые юридические лица.
Протокол - это документ, квалифицирующий событие (действие, бездействие лиц) как правонарушения (28.3. Кодекса РФ об административных правонарушениях) . В отличии от акта, в протоколе помимо указания места, времени и обстоятельств совершения события, делается вывод о том, что данное событие является правонарушением. Протоколы имеют право составлять только уполномоченные на то лица, которым законодательством предоставлено право давать правовую оценку событию, указанному в протоколе. Таким образом, если в акте делается вывод о том, что событие является правонарушением, это уже, по сути, протокол, несмотря на то, что такой документ назвали актом. А протокол имеет право составлять только уполномоченное лицо. Соответственно, действия должностного лица по составлению такого протокола могут быть обжалованы.
Например:
Налоговый инспектор составил документ под названием АКТ, в котором указал, что продавец нарушил правила торговли, т. е. совершил административное правонарушение по ст. 14.5. Кодекса РФ об административных правонарушениях. В данном случае, несмотря на то, что документ называется актом, по сути, он является ПРОТОКОЛОМ. А протокол по ст. 14.5. Кодекса РФ об административных правонарушениях имеет право составлять только должностное лицо, уполномоченное законодательством давать правовую оценку событиям. Налоговая инспекция не входит в перечень органов, которые уполномочены давать правовую оценку событиям. Следовательно, в случае признания действий должностных лиц неправомерными, данный ПРОТОКОЛ (несмотря на то, что он называется актом) должен быть признан недействительным на том основании, что составлен НЕ УПОЛНОМОЧЕННЫМ лицом
Должностные лица обязаны давать в протоколах правовую оценку событиям (квалифицировать как правонарушение) только в пределах своих полномочий.

Ответ от Ёветлана Карасева [гуру]
По-моему, решение - это Постановление.
Протокол составляет официальное уполномоченное лицо (мент) , а АКТ можем составить мы, техник-смотритель.. .
Вот из Википедии - специально посмотрела:
Протокол - запись в определённом формате, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие) события (например: полицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т. п.) .
Акт (документация) - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, в том числе

Начинающие водители иногда сталкиваются с тем, что не видят отличий между протоколом и постановлением. Это два связанных друг с другом документа, однако путать протокол и постановление не стоит. Для того, чтобы различать протокол и постановление, стоит сначала дать подробное описание этим двум документам и обозначить основные особенности каждого.

Протокол — это документ, который фиксирует само правонарушение. То есть в его задачи входит документально зафиксировать и описать нарушение, собрать информацию об участниках происшествия, сохранить контактные данные о свидетелях. Таким образом, цель протокола — дать начало дальнейшему разбирательству.

Процесс заполнения протокола так же очень важен. Инспектор должен зафиксировать не только показания свидетелей и пострадавших, но и тщательно записать точку зрения обвиняемого в правонарушении. Так же при составлении протокола виновному должны в полной и доступной форме разъяснить его права и то, в чем его обвиняют. Никогда не стоит подписывать протокол, не перечитав его. Вносите те правки, которые считаете нужным. Ни в коем случае не оставляйте пустых мест в протоколе, а все то, что вам кажется неправильным (например, отсутствие зарисовок схем ДТП), отмечайте отдельно.

После того, как протокол был заполнен, вы должны его подписать. Если же вы не хотите этого делать, то инспектор может сделать приписку о том, что виновный от подписи отказался. Однако это практически ничего не изменит. Если вы заметили нарушения при составлении протокола, вам не дали его перечитать или же в него была внесена ложная информация, то напомните инспектору, что он нарушает ваши права как гражданина и участника дорожного движения. Если же и это не поможет, то зафиксируйте происходящее на видео и обратитесь в полицию.

Когда составляется протокол?

В целом он составляется тогда, когда инспектор ГИБДД обнаружил нарушение, но вынести по нему какое либо постановление он не может или не уполномочен. Это возможно в следующих случаях:

• Водитель не согласен с нарушением и желает его оспорить. В этом случае протокол будет служить основным документом при судебном разбирательстве;
• Если нарушивший правила является военнообязанным;
• Если нарушивший правила является несовершеннолетним;
• Если инспектор ГИБДД не может самостоятельно вынести решение. Например, если нарушение предусматривает административный арест или лишение прав .

Протокол ГИБДД включает в себя следующее:

• Место составления протокола;
• Время составления протокола;
• Информация о том, кто заполнил протокол: ФИО и должность;
• Информация о нарушителе;
• Информация о свидетелях, понятых, пострадавших и других граждан, участвовавших в происшествии;
• Описание времени, места и характера нарушения;
• Ссылка на статью, которая была нарушена;
• Показания свидетелей и пострадавших;
• Дополнительная информация, имеющая какое — либо отношение к делу.

Что такое постановление?

Постановление — это документ, содержащий решение уполномоченного сотрудника или суда о том, какое наказание последует за нарушением ПДД. Постановление содержит в себе информацию о размере штрафа или иной мере наказания, которая будет применена к виновному. Составлено постановление может быть сотрудником ГИБДД только в том случае, если инспектор может вынести решение по нарушению, и водитель с ним полностью согласен.

В ином случае решение должен принимать суд. В этом случае постановление нарушитель получит только в том случае, если суд примет сторону сотрудника ГИБДД и подтвердит факт нарушения. Однако даже в этом случае решение суда можно будет оспорить .

Что включает в себя постановление?

В чем же отличие протокола от постановления?

Из приведенных выше данных можно сделать следующие выводы:

• Оба документа составляются при нарушении правил дорожного движения. Однако протокол описывает это нарушение, а постановление уже указывает на то, какое наказание за это ждет;
• Протокол от постановления так же отличается тем, что его может составить абсолютно любой инспектор ГИБДД — все необходимые полномочия у них имеются;
• Протокол учитывает личное мнение каждого участника происшествия: пострадавших, свидетелей, виновного. Постановление подобных пунктов не имеет совсем, так как для его составления мнение участников уже учтено;
• Обвиняемый в нарушении может по своему усмотрению вносить правки в протокол. В составлении постановления виновный участия не принимает;
• Эти два документа имеют массу внешних различий, и в своей форме мало похожи друг на друга.
• Самое важное, чем отличается протокол от постановления — это тем, что постановление можно обжаловать. Если у вас имеются какие — то претензии к протоколу, то они в этот же протокол и заносятся. Постановление же можно обжаловать в судебном порядке уже после его вынесения.

Не смотря на то, что постановление так сильно отличается от протокола, не стоит забывать и о том, что они имеют массу общих черт. И это касается не только вносимых данных. Никогда не стоит забывать о том, что и протокол, и постановление составляются с учетом определенных правил. Инспектор ГИБДД должен представляться, показывать документы, вести себя вежливо и общаться без оскорблений. При этом в обязанности инспектора так же входит разъяснение прав обвиненного в правонарушении гражданина и фиксация его мнения по поводу ситуации. Ну и конечно же все документы должны быть заполнены по форме и переданы вам для ознакомления и подписания. Если ваши права ущемляют, то вызывайте полицию — весьма вероятно, что перед вами мошенник.

О том, в чем отличие протокола о постановления. Какая информация должна быть указана каждом документе? Чем отличается протокол от постановления ГИБДД Протокол процессуальный документ, который. Автолюбители часто сталкиваются с сотрудниками ДПС, но в чем разница между протоколом и постановлением ГИБДД понимает. Что может оформить инспектор гибдд протокол или постановление? Чем отличается акт от протокола. И если протокол составлен, а постановление ещ не вынесено, то такой протокол должен быть рассмотрен в ГИБДД или.Рассмотрим, в чем разница между протоколом и постановлением ГИБДД. Для этого в течение 10 дней после получения документа нужно отправить жалобу в ГИБДД или суд заказным. В чем разница протокола и постановления авто

Таким образом, отличие протокола от постановления ГИБДД в том, что на его основании исход административного дела разрешается в результате. В чем разница между постановлением и протоколом 2017. В чем же отличие протокола от постановления? Все это поможет в обжаловании протокола или неправомочных действий ответственного. По словам представителей прессслужбы ГИБДД, во все управления инспекции уже. Образец протокола или постановления ГИБДД по делу об административном правонарушении вы можете. В чем разница между протоколом и постановлением. Инспектор, составивший протокол или постановление на основании ст. Также хочется отметить факт, когда Надеюсь статья была вам очень полезна и вы усвоили в чем же отличие протокола от

К ним, например, относят превышение допустимых периодов для составления документа или передачи его должностному. Что выписывает инспектор ГИБДД, протокол или постановление? К последним, например, относят указание в документе на возможность у нарушителя. Также следует отметить, что в протоколе должны быть. Постановление и протокол при остановке инспекторами ГИБДД в чем разница? Протокол постановление определение в чем разница. И если протокол составлен, а постановление ещ не вынесено, то такой протокол должен быть рассмотрен в ГИБДД или в суде. Рассмотрим, в чем разница между протоколом и постановлением ГИБДД. ТС находилось во владении или в. В чем разница между постановлением определением и решением По ходатайству лица, обратившегося с

И так, между протоколом и постановлением есть одна существенная разница Протокол это всего. Что может оформить инспектор гибдд протокол или постановление? Рассмотрим, в чем разница между протоколом и постановлением ГИБДД. ГИБДД лишь в исключительных случаях. Что может оформить инспектор гибдд протокол или постановление? Конкретное отличие постановления от протокола, в каких случаях постановление или протокол составлены не верно. В чем разница и протокола Между документами, составляемыми инспектором для оформления нарушения. Это 3 основных документы, которые инспекторы ГИБДД составляют за нарушение. Зыков Александр Александрович, г. Протокол или постановление в чем разница

Что может оформить инспектор гибдд протокол или постановление? В чем отличие протокола от постановления. В чем разница постановления и протокола Между документами. Постановление и протокол при остановке инспекторами ГИБДД в чем разница? Фиксация допущенных водителем ошибок на дороге может быть оформлена в виде протокола или постановления, но в чем между этими документами разница. Постановление или протокол гибдд? E56 Блог Протокол и постановление водителю необходимо знать, в чем отличия! В чем отличие постановления от протокола Протокол документ, фиксирующий нарушение. В чем разница между этими документами? Автор Инстаграм Автор ВК Добавляйтесь! В чем состоит отличие протокола ГИБДД от постановления? Протокол и постановление ГИБДД об административном правонарушении отличия. Постановление или протокол ГИБДД? В чем отличие постановления и протокола при нарушении ПДД.

Опорный конспект лекции

13.1. История делопроизводства в России

13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций

13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Опорный конспект лекции

14.1. Современная структура управления документацией в России

14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией

14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов

Опорный конспект лекции

15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов

15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд

15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов

Опорный конспект лекции

16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа

16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец

16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом

Управление делами приказ

Федеральная архивная служба россии

16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации

Комитет по содержанию жилищного фонда

Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке

Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке

Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке

Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов

Опорный конспект лекции

17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов

17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа

Министерство труда и социального развития российской федерации

17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов

Опорный конспект лекции

18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов

18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись

18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа

18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах

18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов

Опорный конспект лекции

19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа

19.2. Рубрикация текста документа

19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов

19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации

Опорный конспект лекции

20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов

1) По видам деятельности:

10) По стадиям создания:

11) По срокам хранения:

12) По функции управления:

20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание

20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления

20.5. Положения. Правила их составления и оформления

20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления

20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа

20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 21. Система распорядительной документации

Опорный конспект лекции

21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений

21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов

21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов

21.4. Согласование и подписание распорядительных документов

21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности

21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия

00.00.200__ №

12.05.2008 № 26-Л/с

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 22. Система информационно-справочной документации

Опорный конспект лекции

22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений

22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений

22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления

22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления

22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 23. Документы личного характера

Опорный конспект лекции

23.1. Назначение и состав документов личного характера

23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки

23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства

Характеристика на __________________________________

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

5. Заключение

1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала

2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену

6. Темы курсовых работ по курсу

Оглавление

Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5

7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.

Часть 2. Основы делопроизводства»

Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления

Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов

Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов

Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов

Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов

Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов

Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации

Тема 21. Система распорядительной документации

Тема 22. Система информационно-справочной документации

Тема 23. Документы личного характера

9. Словарь основных терминов

22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления

В системе информационно-справочной документации особую группу представляют документы, создание которых так или иначе связано с деятельностью группы лиц, коллектива. К таким документам относятся акт и протокол.

Слово «акт » в делопроизводственной практике имеет несколько значений:

юридические акты – закон, указ постановление, издаваемые правительством, общественной организацией или должностным лицом;

акты гражданского состояния – записи о рождении, смерти, браке, разводе, усыновлении и т.п., осуществляемые специальными государственными органами;

административные акты – приказ, распоряжение, указание, решение, издаваемые руководителем или заместителем руководителя организации, учреждения, предприятия;

хозяйственные акты – документы, отражающие явления, факты или сложившиеся отношения.

В отличие от юридических, административных и других актов, где под словом «акт» понимается преимущественно само явление, оформленное или даже не оформляемое документом, под хозяйственным актом понимается информационно-справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий или действий (18).

В практике управления существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

ликвидации (организации, структурного подразделения),

проверки (состояния оборудования и пр.),

испытания (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи, или приема-передачи, сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов),

инвентаризации,

списания;

• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи грузов, нарушений правил транспортировки и пр. Коммерческий акт составляется, как правило, на типографском трафаретном бланке установленного образца.

Акт составляется коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух человек. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда НЕЧЕТНЫМ.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями на регулярной основе, так и специально созданными комиссиями. Цель работы, полномочия и состав комиссии определяются в распорядительных документах организации – в приказе руководителя, в распоряжении заместителя руководителя.

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.

Члены комиссии должны изучить существо вопроса, законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, качественные показатели и другие сведения.

На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется:

целью и задачами работы комиссии,

количеством заинтересованных сторон,

нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях.

Акты оформляются на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (углового или продольного). Если акт является внешним документом, то бланк должен включать все необходимые реквизиты организации (бланк для письма).

Датой акта является, как правило, дата актируемого события. Если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату ОКОНЧАНИЯ РАБОТЫ. Эта дата является датой составления документа (19).

Регистрационный номер акта обычно проставляется при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т.п.). При актировании единичных фактов и событий регистрационный номер может отсутствовать.

Заголовок акта может отвечать на вопросо чем? – А К Т о списании материальных ценностей; или на вопросчего? - А К Т приема-передачи;А К Т инвентаризации,А К Т ликвидации торгово-закупочного кооператива «Пеликан».

Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введения и констатирующей части. При необходимости в актах (проверок, обследований, ревизий и др.) допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержатся выводы, рекомендации, решения или предложения комиссии, составившей акт.

Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основанием для составления акта может быть договор, докладная записка, распорядительный документ. Основание закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов. Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через один межстрочный интервал от границы левого поля (без абзацного отступа) через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Например:

Основание: приказ генерального директора от 20.02.2008 № 12 «Об обеспечении сохранности документального фонда»

Ниже слова «Основание» (через два межстрочных интервала) отдельной строкой печатаются слова «Составлен комиссией», которые заканчиваются двоеточием.

Через два межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых актах оформляются полные наименования должностей, т.е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения.

Список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами с точкой (знак под знаком) и печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей.

В вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т.п.).

Подобная формализация вводной части текста акта исключает использование устаревшего канцелярского оборота: Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что..., который не соответствует официально-деловому стилю современного русского литературного языка и употребляться не должен.

Констатирующая часть текста отражает существо и результаты работы комиссии, представляет собой, как правило, сплошной связный текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени их значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.

Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста.

При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами.

Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание визируется должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем организации, или его заместителями, по указанию (приказу, распоряжению) которых комиссия получила свои полномочия. Утверждение акта может быть осуществлено также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа в соответствии с ГОСТ.

Для ряда актов - по материальным, финансовым и другим важным вопросам – необходимо также заверение печатью .

Формуляр акта

Наименование министерства Гриф утверждения

или ведомства (при необходимости)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного

подразделения

А К Т

Место издания

Заголовок к тексту

Основание: Распорядительный или нормативный документ, послуживший основанием

для написания акта (через один интервал)

Составлен комиссией:

Председатель Наименование должности И.О. Фамилия

Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через один-полтора интервала, нумеруются арабскими цифрами)

Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта

Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.

Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала.

Приложение: (если необходимо)

При необходимости указывают количество экземпляров (через 2-3 интервала от текста или приложения).

Составлен в двух экземплярах:

1-й – кому (куда)

2-й – кому (куда)

Председатель Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Присутствовали Личная подпись И.О. Фамилия

Протокол – документ, создаваемыйколлегиальным органом или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях. На основании протокола издаются распорядительные документы – постановление, решение.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка (протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол правонарушения и др.), а также протоколы договорного типа (протокол разногласий, протокол согласования разногласий, протокол согласования цены и пр.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основе черновых рукописных записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.п.).

Протокол ведется, как правило, во время заседания, а оформляется не позднее чем через три (пять) дня со дня проведения заседания на общем бланке, или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по типу общего бланка, или на специальном бланке протокола. Если протокол содержит несколько страниц, то на бланке оформляется только первый лист, а последующие страницы - на обычной бумаге.

Дата протокола - дата ПРОВЕДЕНИЯ совещания, а не оформления протокола. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, напр., 20 - 25.07.2008.

Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (календарного, учебного и др.).

Заголовок к тексту – указание на вид коллегиального органа в родительном падеже (заседания, совещания, собрания ) и название коллегиального органа (заседания чего? - кафедры русского язык; совещания чего? - аппарата управления ).

Место составления протокола указывается по факту проведения заседания и должно соответствовать почтовым правилам РФ: г. Дубна Московской обл.(20).

По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными,по полноте записи - полными и краткими..

В кратких протоколах указывают повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения; текст полностью НЕ приводится.

Краткие протоколы могут вестись на оперативных производственных совещаниях, а также в тех случаях, когда заседания стенографируются или записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры. Подписанные председателем и секретарем стенограммы прилагаются к протоколу.

Такие протоколы не дают полного представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому предпочтительнее полныепротоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу совещания (заседания).

Структура протокола (как полного, так и краткого) состоит из трех частей:

заголовочная (вводная), содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня;

основная, фиксирует ход заседания;

оформляющая, подписи участников.

1) Заголовочная (вводная) часть протокола с юридической точки зрения обычно несет в себе большую смысловую нагрузку. Например, протокол не может считаться действительным, если на заседании не будет кворума (достаточного числа участников для принятия решения), поэтому важнейший элемент преамбулы – состав присутствующих. В зависимости от характера события эти сведения могут оформляться отдельным документом или перечисляться поименно. Также необходимо в этой части перечислить приглашенных, состав которых нередко имеет определяющее значение для постановляющей части протокола.

Заголовочная часть начинается с указания фамилии председателя и секретаря. После слов председатель и секретарь возможно тире. Инициалы имени и отчества можно поставить и перед фамилией.

Следующий элемент вводной части с указанием состава присутствующих отделяется от предыдущего элемента двумя межстрочными интервалами:

Если присутствующих на заседании не более 15 человек, то после слова «присутствовали» ставится двоеточие, далее указываются фамилии, инициалы в алфавитном порядке (последовательность указания фамилии, инициалов имени и отчества не имеет значения) без наименования должности через один межстрочный интервал.

Если (на расширенных заседаниях) общее количество присутствующих больше 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись: Присутствовали 45 работников (список прилагается).

Аналогичным образом оформляется состав приглашенных, но с указанием их должности с включением в нее наименования организации (для иногородних указывается также географическое название места, откуда они прибыли).

Ниже состава присутствовавших (или приглашенных) через 2-3 межстрочных интервала оформляется повестка дня.

Оба слова печатаются на отдельной строке без абзацного отступа (допустимо - прописными буквами), после них можно поставить двоеточие, точка в конце не ставится. Возможно расположение этих слов по центру.

С новой строки перечисляются вопросы, выносимые на рассмотрение коллегиального органа. В конце формулировки пункта точка не ставится. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога О /об.

В повестке дня НЕ рекомендуются вопросы типа «РАЗНОЕ». Каждый вопрос должен иметь четкую формулировку. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их важности. В ряде случаев (при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов) повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, делается лишь отсылочная запись: Повестка дня заседания прилагается.

Вместо слов «повестка дня» возможны другие варианты: Рассмотренные вопросы.

2) Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Каждое из этих слов пишется прописными буквами на отдельной строке, после них может ставиться двоеточие.

В разделе СЛУШАЛИ в кратких протоколах указывается фамилия, инициалы выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме приводятся: фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (Слушаликого ), содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). После фамилии выступающего ставится тире и передается или стенографическая запись выступления или краткое ее содержание.

Изложение выступления формулируется от третьего лица. При наличии текста выступления или тезисов они не записывается в протокол, а через тире после фамилии делается запись: Текст доклада прилагается.

Аналогично оформляется часть текста, начинающаяся словом «выступили», но фамилии выступающих указываются в именительном падеже и отвечают на вопрос кто? После тире косвенной речью записывается содержание выступления. Каждое выступление начинается с новой строки, с абзаца.

В этом разделе в кратких протоколах указываются только фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В полных протоколах фиксируется также сами выступления, включая вопросы к докладчику. Вопросы и ответы на них оформляются так:

Вопрос: Какие финансовые документы были подготовлены к предстоящей встрече представителей фирм?

Ответ: Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка.

В особо важных случаях выступивший должен завизировать протокол. Визапроставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ ) записывается принятое решение. Оно может иметь инструктивный и распорядительный характер и начинаться глаголом неопределенной формы:обеспечить, выделить, направить, поручить, представить, завершить, реорганизовать и пр.

Текст этой части может иметь позитивные оценки: одобрить, утвердить, огласить и др. Иногда указываются результаты голосования по каждому пункту повестки дня, например, заседания ученого совета по присуждению ученых степеней кандидатов и докторов наук:

За – 15,

Против – 1,

Воздержалось – 1.

Единогласно.

Решение формулируется кратко, четко, конкретно, недвусмысленно. Текст делятся на пункты, подпункты 1.1, 2.1. и т.д. Постановляющая часть не должна содержать общие формулировки типа ПОВЫСИТЬ, ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ и пр. Четкость и конкретность по схеме –ЧТО выполнить, КОМУ, К КАКОМУ СРОКУ .

3) В оформляющей части проставляются подписи председателя и секретаря заседания.

Некоторые протоколы, например, заседания комиссии по трудовым спорам или совета директоров акционерного общества подписываются всеми присутствовавшими на заседании членами комиссии или совета. Личные подписи проставляются на первом экземпляре документа.

Значительная часть протоколов является документами постоянного или долговременного сроков хранения (протоколы заседаний ученых советов, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций и их ликвидации, протоколы счетных комиссий и т.д.).

Протоколы подлежат обязательной регистрации по месту их создания. Отдельные протоколы подлежат утверждению или вышестоящим органом, или руководителем ведомства.

Формуляр протокола

Наименование министерства

или ведомства

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного

подразделения

ПРОТОКОЛ

00.00.200___ №

Место издания

собрания трудового коллектива (в род. падеже)

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: И.О. Фамилии членов коллегиального органа (в алфавитном порядке)

Приглашенные: должность, И.О. фамилии (в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О чем слушался вопрос. Доклад (отчет, сообщение), наименование должности, И.О. Фамилия в род. падеже.

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия (в род. падеже) – Запись доклада от третьего лица или -Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия (в именит. падеже) – Запись выступления от третьего лица или – Текст выступления прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

1.1. Постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок.

2. СЛУШАЛИ:

Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.

Председатель личная подпись И.О. Фамилия

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:

1. протокол;
2. докладная записка;
3. объяснительная записка;
4. справка;
5. письма;
6. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно - справочных документов является акт. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

1. название организации;
2. наименование структурного подразделения;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок;
7. текст;
8. приложения;
9. подписи (членов комиссии);
10. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Следующий вид информационно - справочного документа - протокол. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1. наименование организации или ведомства (если есть);
2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;
3. наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
4. дата заседания, номер (в течение календарного года);
5. место составления (город);
6. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
7. текст вводной и основной части;
8. подписи;
9. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно - справочного документа - докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

А) информационные; б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование структурного подразделения(если есть);
2. дата, номер;
3. адресат;
4. заголовок;
5. текст;
6. приложения;
7. подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа - докладная записка;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. адресат;
7. заголовок;
8. текст;
9. приложения;
10. подпись.

Следующий вид информационно - справочного документа - объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. наименование вида документа;
5. дата, номер;
6. место издания;
7. адресат;
8. заголовок;
9. текст;
10. подпись.

Следующий вид информационно - справочного документа - справка. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. наименование вида документа;
5. дата, номер;
6. место издания;
7. адресат;
8. заголовок;
9. текст;
10. подпись;
11. печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно - справочного документа - доклад. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно - справочного документа - телеграмма. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Следующий вид информационно - справочного документа - телефонограмма. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации - отправителя;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место составления;
6. адресат;
7. заголовок;
8. текст;
9. подпись;
10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

1. письмо - просьба;
2. письмо - предложение;
3. письмо - претензия;
4. письмо - запрос;
5. письмо - извещение;
6. информационное письмо;
7. письмо - отказ;
8. письмо - напоминание;
9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. адрес организации (почтовый, телеграфный);
5. номер телефона, факса, телетайпа;
6. номер счета в банке;
7. дата, номер;
8. ссылка на индекс и дату входящего документа;
9. адресат;
10. заголовок;
11. текст;
12. приложения;
13. подпись;
14. печать;
15. фамилия и телефон исполнителя;
16. гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:

Полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия; способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ...

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".

Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ...

Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

Принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
3. номер документа в цифровой или буквенной форме;
4. дата в буквенно - цифровой форме;
5. адрес получателя;
6. вступительное обращение;
7. заголовок;
8. текст;
9. заключительная формула вежливости;
10. личная подпись автора письма;
11. ниже подписи - её расшифровка;
12. на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

Указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.