Приложения на 6 л в 1 экз. Правила составления делового письма

системы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. В 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись приложений к письму от ___________ № ___________

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь»

от 18.04.2001 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 1

к письму ЗАО «Маяк»

от 08.04.2001 № 87/03-12

Приложение № 3

к приказу директора

ЗАО «Маяк»

от 12.05.2001 № 17

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки 49 , например:

Приложение № 1 к приказу директора завода от 30.11.2001 № 71

2.4 Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

или

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности 50 . При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки 51 , например:

Реквизит «Гриф согласования документа»

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа - одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности».

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

13.07.2001 52

При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в име­нительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.2001 № 3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2001 № 7/05-09

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности 53

    с организациями, интересы которых затрагивает документ

    с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

    с общественными организациями (при необходимости);

    с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.

    с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документа»

Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.

Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

Юрисконсульт

Смелов К. И. Смелов

03.08.2001

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

Гл. бухгалтер

Не согласен

Павлов Н.Д. Павлов

17.07.2001

Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения 54 .

Внутреннее согласование документа целесообразно прово­дить в следующей последовательности 55:

    составитель документа;

    руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

    заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

    общественные организации (при необходимости);

    руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

    заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

    руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,

Реквизит «Печать»

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов 56:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ 57 , например:

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п.

Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:

Иванов 123-78-89

Емельянов Петр Васильевич 145-22-34

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:

Авдеева Ольга Петровна

Г. Новосибирск, 630102

Ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

Москва, 103030

Скатерный пер., д 22,

Г.Н.Некрасову

А.Н.Смирнову

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного

Лесотехнического Университета

проф. В.Н.Старжинскому .

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например: О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.

Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз. В сброшюрованном приложении кол-во листов не указывается.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся, если необходимо подтвердить действительность первой подписи, и в особо важных документах. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности. Например: Директор института Подпись А.С.Маркин


Главный бухгалтер Подпись Р.П.Волков .

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ

Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.

Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.

2.4.2.1 Заголовок к тексту (реквизит 17)

Приложение; на 2 л. в 3 экз.

на 12 л. в 3 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например: Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации в 3 экз.

2.4.3 Согласование, подписание и утверждение документа

4.2.1 Заголовок к тексту (реквизит 17)

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт -приема помещения; правила - трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка и значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дело и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148x210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печается без кавычек и не подчеркивается.

2.4.2.2 Отметка о наличии приложения (реквизит 20)

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТ Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение; на 2 л. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например;

Приложение: 1 Инструкция по делопроизводству

на 12 л. в 3 экз.

2 Отзыв на проект инструкции на 2 л.

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 № 01-17/785 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например: Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в

министерствах и ведомствах Российской Федерации в 3 экз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются.

Одна тысяча экземпляр ов буклетов

А в чем вопрос?

Вопрос № 300747

Добрый день! Нужны ли запятые в следующем предложении: "После регистрации и подписания с Вашей стороны второй экземпляр Соглашения прошу направить по адресу компании."

Ответ справочной службы русского языка

Постановка запятых не требуется.

Вопрос № 300539

Добрый день! У меня немного необычный лингвистический вопрос, возникший при написании статей. Возможно, вы сможете что-то подсказать. Если девушка, например, Ольга Ивановна Годунова, использует псевдоним, например, Саурон или Гэндальф - мужское имя, то каким образом в статье должно склоняться имя? «Саурон сделала» или «Саурон сделал»? Не в рамках описания роли на сцене театра, а просто как избранный псевдоним в повседневной жизни, но в том же сообществе, то есть через строку идет упоминание женского имени. Например: «Саурон сделал(а) доклад». И: «Ольга Ивановна Годунова также утверждает в нем, ...» . Другой аналогичный вариант текста в статье, с непосредственным уточнением в скобках: «Саурон (Ольга Ивановна Годунова) сделал(а) доклад». И далее по тексту. Есть ли какие-то законы или правила, регулирующие склонение и семантическое согласование в таких случаях?

Ответ справочной службы русского языка

Правила об употреблении подобных псевдонимов нет, но можно попробовать опереться на прецедент. Псевдоним Жорж Санд устойчиво используется как женское имя. Например:

Отчего, например, так понравилась Жорж Санд? «А потому, отвечает Белинский, что для нее не существуют ни аристократы, ни плебеи; для нее существует только человек, и она находит человека во всех сословиях, во всех слоях общества, любит его, сострадает ему, гордится им и плачет за него…» [Е. А. Соловьев-Андреевич. Александр Герцен. Его жизнь и литературная деятельность (1897)]

Жорж Санд стала известной сразу по выходу первых романов «Индиана» и «Валентина». [А. Всеволжский. Мятежная Аврора (2004) // «Вокруг света», 2004.07.15]

Но один из пятидесяти экземпляр ов, отпечатанных в 1846 году, приобрела Е. Г. Бекетова, переводчица Вальтера Скотта, Диккенса, Теккерея, Жорж Санд, Гюго, Бальзака и многих других прекрасных писателей. [В. Баевский. Ассиар // «Знамя», 2005]

Однако интересно, что современник писательницы Н. Г. Чернышевский в стать е «Жизнь Жоржа Санда », комментируя публикацию ее мемуаров, склоняет новаторский для того времени псевдоним Джорж Санд как мужское имя, а согласует с ним слова как с женским именем. Ср.:

Едва ли какое-нибудь явление в изящной словесности последних двух или трех лет имело столь сильный успех, как мемуары Жоржа Санда. <...> Казалось, что Жорж Санд намерена дать им [ «Записок»] громадный размер... <...> Итак, вполне переводить «Записки» г-жи Жорж Санд невозможно. Тем не менее, автобиография заключает в себе очень много интересных фактов и прекрасных эпизодов. Иначе и быть не могло. Жизнь Жоржа Санда замечательна не только высоким психологическим развитием: она также богата драматическими [положениями]. Все это вместе сообщает ее «Запискам» высокую занимательность. Кроме того, Жорж Санд принимала сильное участие в исторических событиях, сближалась со многими замечательными людьми, и ее «Записки» прекрасно знакомят нас с некоторыми из них. <...>

Вероятно, в этой статье отражен начальный этап освоения мужского имени как женского псевдонима. Сейчас для нас более естественными кажутся сочетания жизнь Жорж Санд, мемуары Жорж Санд .

Вопрос № 299906

Добрый день! Каким членом предложения является слово "экземпляр ": Экземпляр трудового договора мною получен. Благодарю.

Ответ справочной службы русского языка

Это подлежащее.

Вопрос № 294620

Как правильно: экземпляр накладной, выписаннОЙ поставщиком или экземпляр накладной, выписаннЫЙ поставщиком

Ответ справочной службы русского языка

Верен первый вариант, поскольку поставщик выписывает накладную (в одном или нескольких экземпляр ах).

Вопрос № 294482

Здравствуйте. Предложение: "Полезно иметь дополнительный экземпляр или копию, на которой (-ом, -ых) можно будет делать пометки". Какое окончание правильно будет поставить в местоимении "который". Каким правилом этот выбор регламентирован? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Можно написать так: Полезно иметь дополнительный экземпляр (копию), на котором...

Вопрос № 290373

"Перечень актов, оформленных по результатам контрольного мероприятия на 2 листах в 1 экземпляр е" Нужна ли запятая после слова мероприятия?

Ответ справочной службы русского языка

Постановка запятой зависит от смысла: перечень актов... на двух листах (запятая ставится); оформленных... на двух листах (запятая не ставится).

Вопрос № 290365

Работниками ООО «Союз», в рамках служебного задания, был составлен справочник «Медицинские учреждения города». Данный справочник был издан большим тиражом и распространялся на территории гор. Новосибирска. Некоторое время спустя представители ООО «Союз» обнаружили в местах распространения своего справочника, другой справочник, издаваемый ООО «Момент». Содержание нового справочника было идентичным содержанию справочника «Медицинские учреждения города». ООО «Союз» обратилось в суд с иском об обязании ООО «Момент» прекратить нарушения исключительного права на произведение – Справочник «Медицинские учреждения города», изъять все распространяемые экземпляр ы справочника «Медицина города» из гражданского оборота. ООО «Момент» с иском не согласилось, мотивировав свои возражения тем, что справочник истца не является результатом творческой деятельности и, соответственно не может признаваться объектом интеллектуальной собственности; в обоих справочниках содержится общедоступная информация о наименованиях медицинских учреждений, видах оказываемой медицинской помощи, телефонах и адресах. Какие юридически значимые обстоятельства необходимо установить для правильного разрешения дела? Разрешите спор по существу.

Ответ справочной службы русского языка

"Справочная служба русского языка" не дает юридических консультаций. Вы обратились не по адресу.

Вопрос № 289924

Каких только экземпляр ов НЕ встретишь на просторах инета! Или Каких только экземпляр ов НИ встретишь на просторах инета!

Ответ справочной службы русского языка

Верно: Каких только экземпляр ов не встретишь на просторах инета!

Вопрос № 285142

Добрый день! Ситуация: контрагента в письме просят вернуть после подписания один экземпляр акта приема-передачи. Как верно построить фразу: Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннЫЙ с вашей стороны, направить по адресу... ИЛИ Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннОГО с вашей стороны, направить по адресу...

Ответ справочной службы русского языка

Контрагент подписывает оба экземпляр а по отдельности, поэтому верно: один экземпляр ... акта приема-передачи, подписанный с вашей стороны.

Вопрос № 283839

Несколько - это сколько? Можно сказать, что 14-15 (штук, экземпляр ов) - это "несколько" (штук, экз.)? Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Несколько словари определяют как «некоторое, небольшое количество» (см., например, «Толковый словарь русского языка» С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой). Точного указания («несколько – строго от... и до...») не существует, а «небольшое количество» – относительное понятие. Если речь идет, например, о 15 экземпляр ах книги из 10-тысячного тиража, слово несколько может быть использовано, а вот 15 экземпляр ов из 30 – это вряд ли несколько.

Вопрос № 283749

Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Вот ответ на вопрос 206981 («Как правильно в деловой переписке в конце документа группировать ссылку на приложения к документу: ПриложениЕ: перечисления приложений или ПриложениЯ: перечисление приложений?»): Ответ справочной службы русского языка Правильно: _приложения_. К сожалению, он противоречит ГОСТ Р 6.30-2003: «Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляр ов; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.». Пожалуйста, исправьте ответ, если он действительно содержит ошибку, или дайте ссылку на нормативный документ, если вы уверены в его правильности. Большое спасибо за вашу работу! С уважением, Мила

Ответ справочной службы русского языка

Спасибо за замечание! Ответ исправлен.

Вопрос № 282697
Нужны ли тире в следующих предложениях? 1. Тираж марок - по 60 тысяч экземпляр ов; 2. Достать клеща - не проблема.

Ответ справочной службы русского языка

Тире в этих предложениях возможно.

Вопрос № 280783
Количественные числительные - употребление со сказуемым.

Верно ли, что в фразе:

"600 экземпляр ов книг находИтся на складе" нужно употреблять форму единственного числа, т.к. речь идет о неодушевленных предметах, или форма "находЯтся" является равноправной заменой?

Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Корректна форма ед. числа. Подробнее см. в «Письмовнике ». Обрaтите внимание: если речь идет о разных книгах, лучше написать: 600 книг , a если речь идет об одной книге, то: 600 экземпляр ов книги .

Вопрос № 280179
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как более корректно написать: "в 2 экземпляр ах" или "в 2-х экземпляр ах". Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: в 2 экземпляр ах.

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему;
  • основной документ и приложение связаны содержанием:
    • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
    • приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
    • приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

  1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:

Приложение: в 1 экз.

или если документ-приложение не назван в тексте:

Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только первому (основному) адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам

Как уже было сказано, на практике возникают ситуации, оформление которых не предусмотрено Стандартом. Рассмотрим их.

1. В качестве приложений к сопроводительному письму могут пересылаться документы на бумажном носителе и на электронных носителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах). В этом случае отметка о наличии приложений может быть оформлена следующим образом:

Поскольку количество листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывают для контроля комплектности документов при их отправке и получении, при пересылке документов на электронных носителях достаточно указать количество самих носителей.

Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:

Приложение: Проект договора поставки электротехнической продукции на компакт-диске в 1 экз.

2. Особым образом оформляется отметка о приложении при пересылке конфиденциальных документов (документов, содержащих служебную тайну с грифом “Для служебного пользования”, коммерческую тайну с грифом “Коммерческая тайна” либо иную конфиденциальную информацию с грифами “Конфиденциально” или “Строго конфиденциально” или иными).

Хотя нормативными правовыми актами не установлено особого порядка оформления сопроводительных писем и отметки о наличии приложения при пересылке конфиденциальных документов, на практике такие правила сложились. Эти правила закрепляются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях), которыми в организациях регламентируются вопросы конфиденциального делопроизводства.

В соответствии с этими правилами при пересылке конфиденциальных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложения дополнительно указывается номер документа-приложения (имеется в виду регистрационный номер документа) и гриф ограничения доступа к документу, например:

Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием

Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы: распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), любые виды договоров, особенно гражданско-правовых, различные акты (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планы, программы, отчеты и др.

Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.

Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение. Приведем в качестве примера текст распорядительного документа.

Оформление с одним приложением

Оформление с несколькими приложениями

Соответственно, на каждом приложении к основному документу оформляется отметка о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 6.30-2003:

Приложение 2
к приказу Росархива
от 15.03.201 1 №35

Слово “приложение” может печататься прописными буквами со знаком № , допускается также центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки:

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам, например на приложении к договору:

Если приложением к документу является документ, утверждаемый распорядительным документом (например, приказом), то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом документе-приложении должен быть еще и гриф утверждения. Поскольку гриф утверждения также содержит ссылку на основной документ (например, приказ), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусмотрено следующее.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива от 12.11.2009 №125

То есть в данном случае чтобы не повторять ссылку на распорядительный документ (приказ) в отметке о приложении и в грифе утверждения, дата и номер распорядительного документа приводятся один раз – в грифе утверждения.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД