Рис. 3. Бланк приказа с продольным расположением реквизитов
Рис. 4. Бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Рис. 5. Бланк акта с угловым (флаговым) расположением реквизитов
Рис. 6. Бланк справки структурного подразделения с продольным расположением реквизитов
Рис. 7. Бланк справки структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Рис. 8. Бланк справки структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.
Дополнительная информация:
бланк документа;
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа;
классификация бланков документов;
размеры полей;
формат бланка документа;
реквизит документа;
реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";
реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";
реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";
реквизит "08 - наименование организации";
реквизит "10 - наименование вида документа ";
реквизит "11 - дата документа";
реквизит "12 - регистрационный номер документа";
реквизит "14 – место составления или издания документа";
реквизит "18 - заголовок к тексту";
реквизит "19 - отметка о контроле".
Бланк организации
На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.
Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5).
Примеры оформления бланка организации также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Бланк структурного подразделения
Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.
Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. 1
На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.
Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения
Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
Новая страница 1
Изменился состав реквизитов бланков. Теперь он следующий:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа.
Сразу же следует сделать несколько пояснений.
Вновь введенные реквизиты «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)», как и ранее существовавший реквизит «Код организации», в привычном понимании этого слова реквизитами не являются, так не имеют собственного места на бланке, а указываются только в бланках писем в составе справочных данных наряду с почтовым адресом организации, телефонами и другими сведениями.
Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.
Рассмотрим, какие требования к бланкам документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.
Для изготовления бланков ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5 (размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5 – использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно использовать для бланков писем с небольшим текстом.
Размеры служебных полей в документах не изменились. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает изготавливать бланки с угловым и продольным расположением реквизитов, поэтому, как и в ранее действовавшем стандарте, в приложении к ГОСТу приведены две схемы расположения реквизитов и, соответственно, образцы бланков с угловым и продольным расположением реквизитов.
При проектировании бланков реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается размещать на уровне реквизита «Наименование организации».
Положения, касающиеся видов бланков, остались без изменений. ГОСТ 6.30-2003 разрешает использовать организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам бланки документов трех видов:
– общий бланк;
– бланк письма;
– бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказа, распоряжения, протокола и др.).
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме служебных писем. Бланк структурных подразделений используется в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать документы, в том числе вести переписку.
Решение о том, какие бланки использовать, принимается самой организацией.
К сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем присутствует реквизит «Справочные данные об организации».
ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации, имеющим наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка печатают на одном уровне на русском языке – слева, на национальном языке – справа.
Рассмотрим основные требования к оформлению реквизитов бланка.
1. Государственный герб Российской Федерации. В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть I , ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к закону и исходить из того, что сказано в нем.
2. Герб субъекта Российской Федерации. В стандарте содержится следующее положение, касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации».
К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству (Федеральный закон от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации») муниципальные образования (городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную символику, в том числе и герб.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования.
4. Код организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Органы власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.
В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.
5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Как было сказано выше, этот реквизит указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.
В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием. Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.
ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.
6.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Сведения об идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».
ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:
– код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN );
– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
– контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C ).
Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.
Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.
С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который представляет собой девятизначный цифровой код.
7. Наименование организации. Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации. Наименование организации должно включать:
· сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;
· указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);
· собственное индивидуальное название организации;
· сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках);
· наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
8. Справочные данные об организации – реквизит, используемый только в бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов, факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и ИНН/КПП. Других изменений, по сравнению со стандартом 1997 г., нет. Напомним, что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей последовательности:
· название улицы, номер дома, номер квартиры;
· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
· название области, края, автономного округа (области), республики;
· название страны (для международных почтовых отправлений);
· почтовый индекс.
Стандарт не исключает возможности указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса web -страницы в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.
9.Наименование вида документа. В стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Наименование вида документа указывается в бланке при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.
В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.
10.Дата документа. Как уже говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты, которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит следующим способом:
__________________ № ___________ (в угловом бланке)
_____________ № _______
(в продольном бланке).
Как и старый стандарт, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
· цифровой – в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2003;
Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
11.Регистрационный номер документа. В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Кроме того, в стандарте содержится указание о том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.
На № __________ от ____________
Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.
13. Место составления или издания документа. Положения, касающиеся этого реквизита, остались без изменений. Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите « Справочные данные об организации».
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).
Место составления или издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ создается не в месте нахождения организации).
При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.
Общий бланк
Бланк письма
Двуязычный бланк
При составлении служебных документов одним из обязательных условий является использование бумаги стандартных размеров.
Однако на "чистом" стандартном листе бумаги можно составлять только некоторые виды документов: заявления, предложения, жалобы, докладные записки, объяснительные записки.
Для большинства служебных документов необходимы стандартные листы бумаги, на которые заранее нанесены реквизиты, идентифицирующие автора официального письменного документа (организацию). Набор таких реквизитов называется бланком документа.
Реквизиты, входящие в состав бланка, делятся на постоянные и переменные. Для переменных реквизитов в бланке посредством прочерков отводятся специальные места (зоны).
Таким образом, бланк документа представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов.
Для изготовления бланков документов применяются два стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Листы документа должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, верхнее, нижнее, 10 мм - правое.
Реквизиты бланка могут располагаться двумя различными способами: угловым и продольным. Выбор способа расположения реквизитов в бланке зависит от вида документа.
Угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа) целесообразно в тех случаях, когда оформляемый на бланке документ имеет надписи, помещаемые в правом верхнем углу, например: гриф утверждения в должностной инструкции, адресат в служебном письме.
При отсутствии в документе таких реквизитов нет необходимости "сдвигать" бланк в левый угол верхней части документа. В данном случае реквизиты бланка располагают продольно, вдоль верхнего поля документа. Такое размещение бланка удобно для большинства внутренних документов организации (например, для приказов и протоколов).
По составу реквизитов различают три вида бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Ниже перечислен состав реквизитов бланков названных видов:
| Вид бланка | Состав реквизитов |
| Общий бланк | Герб или эмблема, наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа |
| Бланк письма | Герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа |
| Бланк конкретного вида документа | Герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа |
Из приведенной таблицы видно, что некоторые реквизиты являются "универсальными", т. е. входят в бланки всех видов, например:
наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа.
На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. При этом в общий бланк добавляют реквизит "Наименование вида документа". Очевидно, что для часто составляемых документов (например, приказов) использование общего бланка неудобно. В данном случае целесообразно иметь бланки конкретных документов.
Специальный бланк для писем необходим в связи с главной особенностью этого документа - он предназначен для направления в другие организации и должен содержать подробные справочные данные отправителя письма.
В крупных организациях бланк письма может дополняться такими надписями, как "Наименование должности" (например, заместитель директора) и "Наименование структурного подразделения" (например, "Отдел маркетинга"), которые указываются после реквизита "Наименование организации".
Потребность в должностных бланках и бланках структурных подразделений возникает в тех случаях, когда решение отдельных специальных вопросов производственно-хозяйственной деятельности делегируется заместителям руководителя организации или руководителям структурных подразделений, т. е. когда названные должностные лица получают право подписывать служебные письма, отправленные из организации - автора документа.
При изготовлении бланков документов может использоваться только русский язык, т. е. государственный язык Российской Федерации, или два языка:
· русский и национальный {государственный язык субъекта Российской Федерации);
· русский и иностранный (например, английский).
Необходимость изготовления двуязычных бланков устанавливается соответствующими актами субъектов Российской Федерации или (для негосударственных организаций) самой организацией.
Особенности оформления реквизитов, входящих в бланки документов, будут даны в материалах следующего занятия.
Нормативная база:
1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2.ГОСТ Р 630-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Контрольные вопросы:
1. В чем заключается основное значение бланка для официального письменного документа?
2. Каким способом в бланке документа обозначаются переменные реквизиты?
3. На бумаге каких стандартных форматов изготавливаются бланки документов?
4. Какие поля должны иметь листы документа?
5. От чего зависит выбор способа расположения реквизитов бланка?
6. Почему целесообразно иметь в организации не только общий бланк, но и бланк конкретного вида документа?
7. Почему бланк письма включает намного больше реквизитов, чем бланки других видов?
8. В каких случаях для служебных документов применяются двуязычные бланки?
№ 3 Практические задания:
1. Найдите ошибки в следующих предложениях:
1.1.Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих вид официального письменного документа.
1.2.В бланк документа входят только постоянные реквизиты.
1.3.Для изготовления бланков служебных документов используется только стандартный формат бумаги А4.
1.4.Левое и правое поля листов документа должны быть не менее 20 мм.
1.5.Реквизит "Код организации" входит в состав общего бланка.
2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:
2.1. Положение о канцелярии, утвержденное генеральным директором.
2.2. Протокол заседания аттестационной комиссии.
2.3. Письмо-приглашение на вы ставку-яр марку.
2.4. Приказ об объявлении субботы рабочим днем.
2.5. Инструкция по ведению конфиденциального делопроизводства, утвержденная приказом руководителя организации.
3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:
3.3. Наименование вида документа.
3.4. Дата документа.
3.5. Место составления документа.
3.6. Наименование организации.
3.7. Наименование структурного подразделения организации.
№ 4 Бланк служебного документа
Основные термины
· Государственный герб Российской Федерации.
· Герб субъекта Российской Федерации.
· Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи
вания).
· Наименование организации.
· Дата документа.
· Регистрационный номер документа.
· Место составления или издания документа.
· Наименование вида документа.
Каждый вид бланка служебного документа содержит присущий ему набор реквизитов. Некоторые реквизиты входят в состав бланков всех видов (например, наименование организации, дата документа), другие характерны только для отдельных видов бланков (например, справочные данные об организации, наименование вида документа).
В большинстве организаций, независимо от их организационно-правовой формы, бланки включают графические реквизиты - герб или эмблему. Использование в документах изображений Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Федеральным конституционным законом 25.12.00 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" от и правовыми актами субъектов Российской Федерации. Допускается изображение герба в многоцветном и одноцветном вариантах, а также без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, т. к. эти бланки подлежат учету.
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не воспроизводится. Такие бланки, как правило, содержат изображение эмблемы, т. е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации.
Товарный знак или знак обслуживания - это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охраняется законом. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Эмблема располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.
После герба или эмблемы в бланке любого вида указывается наименование организации. Именно организация - юридическое лицо - является автором документа (а не подписавший документ руководитель организации).
Наименование организации должно полностью соответствовать тому наименованию, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем - сокращенное (в скобках), ниже полного или за ним.
При наличии у данной организации вышестоящего органа его наименование полное или сокращенное (или оба), указывают выше наименования самой организации.
Наименование организации в бланке служебного документа может быть дано на двух языках в следующих случаях:
· в организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта РФ (национальный), наименование организации печатается на двух языках (слева – на русском, справа - на национальном) на одном уровне;
· при ведении переписки с иностранными корреспондентами наименование организации печатают на русском и иностранном языках, располагая их аналогичным способом.
Дата документа оформляется преимущественно цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:
День, месяц, год.
День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, а год обозначается четырьмя цифрами.
Для обозначения дней и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т. е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется ноль. Например: 06.05.2006
После написания даты цифровым способом не ставится буква
"г" с точкой или просто точка, за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение, т. к. в конце предложения всегда ставится точка.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором месяц указывается словом, а после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или полностью пишется слово "год".
В бланке документа для даты отводится специальное место, обозначаемое соответствующим прочерком (т. е. сама дата вносит ся в бланк только после того, как документ подготовлен и подписан руководителем).
Для регистрационного номера документа в бланках также отводится специальное место, обозначаемое прочерком после значка "номер".
Документы регистрируются по специальным правилам, закрепляемым в инструкциях по ведению делопроизводства (что будет рассмотрено более подробно в следующих занятиях).
В каждом документе должно быть указано, где он составлен или издан, т. е. названа местность (территория), на которой создавался
документ. При этом обязательно учитывается официальное административно-территориальное деление страны - наименование областей, краев, районов, где находятся населенные пункты в различных регионах. Например:
г. Рязань
г. Химки Московской обл.
пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.
Следует учитывать, что названия городов и поселков, расположенных в различных регионах, могут совпадать, поэтому данный реквизит особенно важен для служебных документов. Например:
г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр.
Если местонахождение организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.
Рассмотренные выше реквизиты достаточны для создания общего бланка организации. Примеры:
Оформление общего бланка федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов
Оформление общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов
Наименование вида документа (приказ, должностная инструкция, акт и т. п.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. В бланках документов этот реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями, предусмотренными "Общероссийским классификатором управленческой документации".
Наименование вида документа употребляется только в бланках конкретных видов документов. Таким образом, на основании общего бланка проектируется бланк конкретного вида документа путем дополнения общего бланка реквизитом "Наименование вида документа". Примеры:
Оформление бланка конкретного вида документа (распоряжения) федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов
Оформление бланка конкретного вида документа (должностной инструкции) негосударственной организации
Обратите внимание: в последнем примере реквизиты бланка конкретного документа имеют угловое расположение в связи с тем, что в дальнейшем при оформлении этого вида документа в правом верхнем углу будет располагаться реквизит "Гриф утверждения" (более подробно документы данного вида будут рассмотрены на последующих занятиях).
Нормативная база
1. Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ
"О Государственном гербе Российской Федерации".
2. Закон Российской Федерации от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров".
3. Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221.
4. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.
Контрольные вопросы
1. Имеют ли право акционерные общества воспроизводить на бланках служебных документов Государственный герб Российской Федерации?
2. Каким способом принято изготавливать гербовые бланки?
3. Можно ли изображать в бланке документа "произвольный" товарный знак (не зарегистрированный в установленном порядке)?
4. Может ли частный предприниматель (без образования юридического лица) зарегистрировать свой знак обслуживания?
5. Каким нормативным актам должно соответствовать наименование организации (как полное, так и сокращенное), указанное в бланке служебного документа?
6. Допустимо ли обозначать дату документов римскими цифрами?
7. Почему для даты и регистрационного номера в бланке необходимо обозначить специальные места (поставить прочерки)?
8. Какой признак положен в основу при указании в бланках документов места составления или издания служебных документов?
9. Почему для отдельных городов и поселков необходимо указывать не только их наименования, но и районы, области, края, где они расположены?
10. в каком классификаторе технико-экономической информации содержатся наименования видов документов?
№ 4 Практические задания
1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов, входящих в бланки служебных документов.
1.7.12.10.2006 г.
1.9.Московская обл., г. Подольск
1.10.г. Раменское, Воскресенского р-на
1.12.Ставропольский кр., г. Георгиевск
Документы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office , сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.
Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Бланк условно можно разделить на три части.
1. Шапка документа или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
2. Рабочее поле документа включает реквизиты:
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
3. Служебное поле документа использует следующие реквизиты:
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.
Бланки документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 - эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).
